Certificat encadrant opérationnel d équipe

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1 Certificat encadrant opérationnel d équipe Ce programme de formation prépare à l obtention du CP FFP (Certificat Professionnel de la Fédération de la Formation Professionnelle) : Encadrant Opérationnel d équipe INTITULE DE LA FORMATION La formation s intitule «Formation Management Opérationnel». PUBLIC CIBLE Cette formation s adresse : - Aux encadrants de proximité déjà en poste qui souhaitent développer leurs compétences - Aux personnes qui vont être amenées à prendre des responsabilités de manager par promotion interne - Aux demandeurs d emploi en recherche d un poste d encadrement PROGRAMME Objectifs generaux de la formation : A la fin de la formation, le stagiaire devrait être capable de : - Optimiser son positionnement en développant son leadership et sa communication interpersonnelle. - Développer sa capacité à motiver son équipe et ses membres - Structurer sa pratique de manager à travers l acquisition d outils opérationnels MODULE 1 : CONNAISSANCE DE SOI, COMPORTEMENTS PROFESSIONNELS ET COMMUNICATION INTERPERSONNELLE (2 JOURS) A la fin du module, le stagiaire devrait être capable de se positionner efficacement en tant qu encadrant et d adapter sa posture aux diverses situations professionnelles qu il rencontrera.

2 Connaissance de soi (0,5 jour) Mieux se connaître pour mieux manager : - Réaliser un test de potentiel (test manager et quotient émotionnel : central test) - Analyser à travers les tests ses points forts et points à améliorer - Définir un plan de progression personnel Identifier son style de management Comportements professionnels (0,5 jour) Identifier la posture professionnelle à adopter, ainsi que les comportements et attitudes attendus sur le poste Identifier les conséquences dommageables d un manque de professionnalisme de ses comportements : - Vis-à-vis de ses collaborateurs - Vis-à-vis de son employeur - Vis-à-vis de soi-même Noter les principaux codes et les règles applicables dans l entreprise Définir un plan personnel d amélioration Communiquer à l oral (1 jour) Réaliser un diagnostic de ses points forts et ses points à améliorer Identifier les bases de la communication interpersonnelle - Appréhender la notion de cadre de référence - Identifier les attitudes et comportements, obstacles à une communication efficace Pratiquer l écoute active : - Identifier les composantes de l écoute active - Pratiquer la reformulation et le questionnement - Adopter une attitude empathique S affirmer dans sa relation avec les autres - Distinguer l attitude assertive et les attitudes non assertives - Identifier ses freins à adopter une attitude assertive - Réaliser un feedback efficace - Dire non en adoptant une attitude respectueuse

3 MODULE 2 : EFFICACITE PROFESSIONNELLE (1 JOUR) A la fin du module, le stagiaire devrait être capable d optimiser son activité professionnelle par une meilleure gestion de son temps, la fixation d objectifs et un traitement efficace de l information. Objectifs pédagogiques du module : Gérer son temps - Réaliser un diagnostic de son organisation et ses priorités - Identifier les facteurs perte de temps - Identifier les outils de planification - Gérer les interruptions - Gérer les perturbateurs Maîtriser la formulation d objectifs individuels et collectifs - Identifier la notion d objectif - Formuler des objectifs efficaces Améliorer le traitement des informations reçues - Prendre des notes efficaces - Travailler sa mémoire - Gérer la communication par mail Elaboration d un plan individuel d actions MODULE 3 : BATIR UNE ÉQUIPE DE TRAVAIL EFFICACE (1,5 JOUR) A la fin du module, le stagiaire devrait être capable de constituer une équipe de travail solide et efficace. Objectifs pédagogiques du module : Introduire la notion d équipe de travail : - Définir une équipe - Identifier les éléments pour constituer une équipe - Identifier les moyens de rendre une équipe plus performante Identifier les avantages et contraintes au travail en équipe

4 Appréhender le fonctionnement d une équipe : - Identifier les mécanismes de la dynamique des groupes - Identifier les motivations individuelles et collectives - Identifier les comportements performants et ceux dysfonctionnels en matière de travail de groupe Identifier le stade de développement de son équipe : de la juxtaposition d individu à l équipe autonome Poser les bases de son équipe : - Définir la mission de l équipe - Fixer des objectifs collectifs - Définir le fonctionnement collectif - Clarifier les rôles de chacun - Clarifier les relations de l équipe avec l ensemble de ses interlocuteurs Animer une équipe solidaire : - Développer la communication entre les membres - Stimuler la coopération dans l action - Renforcer l identité du groupe - Développer le sentiment d appartenance - Valoriser les réussites - Assumer son leadership Développer la performance de l équipe : - Déterminer des indicateurs de performance collectifs et individuels - Piloter l activité de l équipe en impliquant les collaborateurs - Mettre en place des points de suivi collectifs et individuels - Responsabiliser et déléguer MODULE 4 : CLARIFIER LES TACHES ET LES COMPETENCES DE SES COLLABORATEURS (0,5 JOUR) A la fin du module, le stagiaire devrait être capable de réaliser des fiches de poste et de cartographier les compétences de l ensemble de ses collaborateurs.

5 Réaliser des fiches de poste pour ses collaborateurs : - Appréhender la finalité de cet outil - Identifier les éléments qui le constituent - Utiliser une méthodologie de réalisation efficace - Communiquer auprès de son personnel autour de la mise en œuvre des fiches de poste - Assurer le suivi de l outil pour le rendre pertinent Cartographier les compétences de ses collaborateurs : - Identifier les compétences par métiers dans son service - Retranscrire ces compétences individuelles dans un tableur MODULE 5 : CONDUIRE DES REUNIONS D EQUIPE (1,5 JOURS) A la fin du module, le stagiaire devrait être capable de conduire efficacement des réunions de travail. Objectifs pédagogiques du module : Identifier les freins à l efficacité des réunions Identifier les différents types de réunion Identifier les composantes de la réunion : l objectif, le sujet, les enjeux, l animateur, les participants, les supports matériels et leur utilisation, le temps et l espace Identifier les phases de la réunion et leur contenu : - Préparation, - Ouverture, - Déroulement, - Clôture - Et suivi de la réunion Appréhender l environnement de l animateur : - Identifier son rôle - Identifier les problèmes qu il peut rencontrer - Lister les différents outils d animation Gérer les participants en réunion - Appréhender la dynamique de groupe - Identifier les outils du travail de groupe - Gérer les situations difficiles dans le groupe

6 MODULE 6 : CONDUIRE UN ENTRETIEN D EVALUATION (1,5 JOURS) A la fin du module, le stagiaire devrait être capable de réaliser efficacement les entretiens d évaluation de leurs collaborateurs. Objectifs pédagogiques du module : Gérer son temps - Réaliser un diagnostic de son organisation et ses priorités - Identifier les facteurs perte de temps - Identifier les outils de planification - Gérer les interruptions - Gérer les perturbateurs Définir l entretien d évaluation Identifier les enjeux de l entretien annuel : - pour l entreprise, - pour le responsable RH, - pour le manager de proximité - et pour le salarié Noter les règles d or de l entretien d évaluation Fixer des objectifs : - Identifier les différents types d objectifs - Identifier les règles à respecter pour fixer des objectifs efficaces Préparer son entretien : - S approprier la grille de l entreprise - Réunir les informations nécessaires à l analyse objective de la performance du salarié - Préparer des objectifs - Anticiper les situations difficiles Favoriser la préparation de l entretien par le salarié : - Lui fournir la grille - L encourager dans sa démarche de préparation - Communiquer sur l importance et l utilité de l entretien

7 Conduire l entretien d évaluation : (mises en situation filmées puis analysées) - Gérer les différentes étapes de l entretien - Utiliser et remplir la grille - Gérer les situations difficiles Suivre et accompagner le salarié après l entretien MODULE 7 : CONDUIRE UN ENTRETIEN PROFESSIONNEL (1,5 JOURS) A la fin du module, le stagiaire devrait être capable de réaliser efficacement les entretiens professionnels de leurs collaborateurs. Objectifs pédagogiques du module : Définir l entretien professionnel Identifier les enjeux de l entretien professionnel : - pour l entreprise, - pour le responsable RH, - pour le manager de proximité - et pour le salarié Noter les règles d or de l entretien professionnel Préparer son entretien : - S approprier la grille de l entreprise - Réunir les informations nécessaires à l analyse objective du parcours professionnel du salarié : fiche de poste, fiches métiers de l entreprise, entretien professionnel passé, formations réalisées, - Réunir les informations sur le financement des formations du personnel - Réunir les informations sur les postes à pourvoir prochainement Réunir les informations sur les évolutions prévisibles de l entreprise sur les prochaines années Favoriser la préparation de l entretien par le salarié : Lui fournir la grille L encourager dans sa démarche de préparation Communiquer sur l importance et l utilité de l entretien Conduire l entretien professionnel : (mises en situation filmées puis analysées) Gérer les différentes étapes de l entretien Utiliser et remplir la grille Suivre et accompagner le salarié après l entretien

8 MODULE 8 : DÉLEGUER ÉFFICACEMENT (1,5 JOUR) A la fin du module, le stagiaire devrait être capable de déléguer une tâche ou une mission à l un de ses collaborateurs de manière efficace. Objectifs pédagogiques du module : Identifier les raisons pour lesquelles déléguer : - pour le manager, - pour le salarié Identifier les freins possibles à une délégation Noter les règles d or de la délégation Préparer la délégation : - Analyser votre activité pour identifier les tâches ou missions qui pourraient être déléguées - Identifier la personne à qui déléguer - Prévoir les moyens à mettre en œuvre Conduire l entretien de délégation : (mises en situation filmées puis analysées) - Gérer les différentes étapes de l entretien - Vendre la délégation à son collaborateur - Adopter une attitude pertinente - Planifier le suivi en fonction de l autonomie du salarié Suivre et contrôler la délégation MODULE 9 : RECRUTER (2 JOURS) A la fin du module, le stagiaire devrait être capable de déléguer une tâche ou une mission à l un de ses collaborateurs de manière efficace.

9 Objectifs pédagogiques du module : Appréhender le cadre juridique du recrutement : - Identifier les différentes discriminations - Identifier les règles juridiques en matière de recrutement - Identifier les risques et sanctions Repérer et classer par ordre chronologique les différentes phases d un recrutement Rédiger une offre d emploi et la diffuser Réaliser le traitement des candidatures Pratiquer l entretien de recrutement : - Préparer l entretien - Conduire l entretien Décider et informer les candidats Accueillir et intégrer le nouveau salarié : - Organiser la première journée du salarié - Fixer des objectifs au nouveau recruté - Réaliser des évaluations intermédiaires durant la période d essai MODULE 10 : GÉRER LES CONFLITS INTERPERSONNELS (1 JOUR) A la fin du module, le stagiaire devrait être capable de déléguer une tâche ou une mission à l un de ses collaborateurs de manière efficace. Objectifs pédagogiques du module : Appréhender la notion de conflit : - Définir la notion de conflit - Identifier la nature d un conflit - Identifier les formes de conflits Repérer les étapes du conflit

10 Repérer les différentes attitudes possibles face à un conflit et leurs conséquences. Prendre conscience de son rôle dans le conflit Communiquer de façon juste lors d une situation conflictuelle Traiter les conflits en situation professionnelle MODULE 11 : DÉVELOPPER LES COMPÉTENCES DE SES COLLABORATEURS (1 JOUR) A la fin du module, le stagiaire devrait être capable de mettre en œuvre des actions pour développer les compétences de ses collaborateurs en fonction des besoins de l entreprise. Objectifs pédagogiques du module : Former son personnel : -Analyser les besoins en compétences de ses collaborateurs - Distinguer les différentes modalités de réalisation de la formation (formation intra ou inter entreprises, coaching, VAE, alternance, ) ainsi que leurs points forts et contraintes - Appréhender les différents dispositifs de financement des actions de formation de son personnel - Formaliser le plan de formation - Evaluer les actions de formation réalisées Mettre en œuvre une GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) - Définir la GPEC et sa finalité - Identifier ses outils - Appréhender la réglementation - Analyser le contexte de l entreprise - Déterminer un plan d action en adéquation avec ses besoins en compétences - Communiquer et impliquer le personnel

11 ORGANISATION DE LA FORMATION Durée de la formation : 15 jours. Période de la formation : nous consulter Organisation dans le temps : Le centre de formation planifie la formation sur 6 à 8 mois à raison de 2 modules par mois (un module toutes les 2 semaines environ) en tenant compte des éventuelles périodes de vacances. Afin d individualiser au mieux les parcours et d adapter l organisation aux demandes de clients particuliers ou entreprises, le centre de formation peut autoriser les stagiaires à effectuer leur formation sur 3 années maximum. MÉTHODES ET MODALITÉS PÉDAGOGIQUES La formation est organisée pour permettre une alternance tant des méthodes pédagogiques que des techniques. Concernant les méthodes pédagogiques : - Pour la transmission des savoirs, les méthodes affirmatives et interrogatives sont favorisées. Les premières permettent de sécuriser la transmission, les secondes d encourager une participation du formé et une découverte progressive et active du savoir. - Pour la transmission des savoir-faire et savoir-être, les méthodes actives sont choisies, car elles permettent un apprentissage autonome du formé qui s approprie le savoir en s exprimant, en agissant et en résolvant des problèmes. Concernant les techniques : - Plusieurs seront alternativement proposées aux stagiaires : exposé (assisté d un power point), étude de cas, exercice, mise en situation, jeux de rôle,

12 REFERENTIEL DE FORMATION Certificat Encadrant opérationnel d équipe 1. INTITULÉ DE LA FORMATION La formation s intitule «Formation Management Opérationnel». 2. INTITULÉ DU CERTIFICAT Le Certificat Professionnel de la Fédération de la Formation Professionnelle délivré est intitulé CP FFP d Encadrant opérationnel d équipe. 3. PROCESSUS DE VALIDATION ATTRIBUTION FINALE DU CERTIFICAT : Le certificat est attribué automatiquement à partir du moment ou le stagiaire valide chacune des épreuves. Le stagiaire doit obtenir une note équivalente ou supérieure à 10 pour valider l épreuve qu il présente. Le stagiaire dispose d un délai d un an après la fin de son parcours de formation pour valider l ensemble des épreuves du certificat. EPREUVE 1 : CAPACITE A TRAVAILLER EN GROUPE / LEADERSHIP (EN LIEN AVEC LES MO- DULES 1, 2 ET 3) Le jury de validation de l épreuve: Le jury neutre de validation de l épreuve est composé de 2 professionnels avec les profils suivants : - Consultant formateur spécialisé en management et Ressources Humaines, - Psychologue du travail, - Dirigeant d entreprise, manager de proximité, responsable des ressources humaines,... Ses membres n ont pas dispensé la formation sur laquelle le stagiaire est évalué. L évaluation de l épreuve: L évaluation de l épreuve s effectue sur la base d une grille unique divisée en 2 parties : l une portant sur la mise en situation et l autre sur l un entretien individuel de débriefing. L évaluation portera sur :

13 les capacités de chaque candidat à conduire et/ou travailler en équipe, se posi- tionner avec assertivité, utiliser les outils de l écoute active et respecter les autres (mise en situation) les capacités de chaque candidat à réaliser une analyse objective d une situation vécue et d en tirer des axes de progrès (entretien de débriefing). La composition du jury est identique sur les 2 parties de l épreuve. Le jury, après concertation, remet une note unique pour l épreuve à la Dirigeante du Cabinet qui constate la validation ou non de l épreuve. La mise en situation: Durée : 1 heure Contenu : Une mise en situation de travail en groupe de 3 à 8 stagiaires à partir d un sujet imposé aux candidats autour d un problème à débattre, d un projet à engager, d une décision à prendre ou d une production à réaliser. La mise en situation n a pas pour but de mettre les candidats en concurrence. Elle doit permettre de juger de leurs aptitudes comportementales et managériales. Les membres du jury de validation de l épreuve restent observateurs des candidats durant l exercice. L entretien de débriefing: Durée : 20 minutes par candidat Contenu : L entretien doit permettre au candidat de présenter son évaluation du fonctionnement du groupe et des rôles tenus par ses membres, ainsi que d analyser son positionnement lors de l épreuve. Durant l entretien, le jury facilite l expression du candidat, sa prise de recul et son analyse de la situation. EPREUVE 2 : CAPACITE A PRATIQUER UN ENTRETIEN DE MANAGEMENT (EN LIEN AVEC LES MO- DULES 6, 7, 8 ET 9) Une simulation d entretien Le jury de validation de l épreuve :

14 Le jury neutre de validation de l épreuve est composé de 2 professionnels avec les profils suivants : - Consultant formateur spécialisé en management et Ressources Humaines, - Psychologue du travail, - Dirigeant d entreprise, manager de proximité, responsable des ressources humaines,... Ses membres n ont pas dispensé la formation sur laquelle le stagiaire est évalué. L évaluation de l épreuve : L évaluation s effectue sur la base de la grille utilisée pour évaluer les simulations d entretiens durant la formation. Le jury remet une note commune par candidat pour l ensemble de l épreuve à la Dirigeante du Cabinet qui constate la validation ou non. La simulation d entretien: Durée : 20 minutes de simulation par candidat La simulation d entretien s effectue sur l un des entretiens abordés dans le parcours de formation. Les entretiens visés sont : l entretien annuel, l entretien professionnel, l entretien de délégation et l entretien de recrutement. Un tirage au sort pour chaque stagiaire validant l épreuve est effectué par le Responsable pédagogique. Il détermine l entretien sur lequel sera évalué le stagiaire. Le tirage au sort a lieu une semaine avant l épreuve pour laisser le temps au stagiaire de préparer avec le binôme de son choix son entretien. La préparation s effectue en dehors du temps de formation et en autonomie. EPREUVE 3 : CAPACITE A METTRE EN PLACE UN MANAGEMENT OPERATIONNEL D EQUIPE EFFI- CACE (EN LIEN AVEC L ENSEMBLE DES MODULES) Une présentation orale Le jury de validation de l épreuve:

15 Le jury neutre de validation de l épreuve est composé de 2 professionnels avec les pro- fils suivants : - Consultant formateur spécialisé en management et Ressources Humaines, - Psychologue du travail, - Dirigeant d entreprise, manager de proximité, responsable des ressources humaines,... Ses membres n ont pas dispensé la formation sur laquelle le stagiaire est évalué. L évaluation de l épreuve : L évaluation de l épreuve s effectue sur la base d une grille. Le jury, après concertation, remet une note unique pour l épreuve à la Dirigeante du Cabinet qui constate sa validation ou non. Une présentation devant un jury. Les éléments de la présentation seront devront être travaillé en autonomie par le stagiaire en dehors du temps de formation. Cependant, le stagiaire, qui en fait la demande, peut bénéficier d un accompagnement à distance en envoyant par mail sa présentation au formateur au moins 21 jours avant la validation. Ce dernier réalise un retour sur le travail réalisé dans les 15 jours suivant la réception du mail. Il donne, si besoin, des conseils et/ou préconisations au stagiaire. Durée de la présentation : 30 min Temps de questions/réponses : 20 min Il doit notamment comporter : - une présentation de son entreprise - une présentation de son poste - une description de son équipe (si en poste) - une description de son système d animation d équipe avant la formation et des outils managériaux utilisés (si en poste) - la mise en avant critique des points forts et des axes d amélioration à apporter en lien avec les acquis de la formation (si en poste) - la présentation de plan d action cohérent de mise en œuvre des acquis de formation afin de gagner en efficacité - la mise en avant des freins et résistances éventuels et la façon envisagée pour les traiter.

16 4. ACTIONS EN CAS DE NON-OBTENTION DU CERTIFICAT En cas d échec, le stagiaire qui échoue à l un des modules pourra être, à sa demande, convoqué à la séance de validation suivante organisée par l organisme certificateur. L organisme certificateur s engage à organiser au minimum une séance de rattrapage par an. Il pourra bénéficier, s il le souhaite, d un accompagnement individuel d une demi- journée moyennant le paiement d une facturation complémentaire.

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