Accompagnement à la structuration de la fonction d audit interne

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1 Accompagnement à la structuration de la fonction d audit interne Appel d offres 22 décembre 2015 Direction émettrice : Direction générale Interlocuteur pour l appel d offres : Joëlle LE NORMAND, Déléguée aux affaires générales Date d émission de l appel d offres : 22 décembre 2015 Date limite de retour des réponses à l appel d offres : 22 janvier

2 I. Présentation d Unifaf Unifaf est l'organisme paritaire collecteur agréé (OPCA) pour gérer les fonds de la formation professionnelle continue des entreprises de la branche sanitaire, sociale et médico-sociale privée à but non lucratif, pour l ensemble du territoire national comprenant la métropole et les DOM. Unifaf est également l organisme paritaire agréé au titre du congé individuel de formation (OPACIF) et est désigné comme organisme collecteur de la taxe d apprentissage (OCTA) pour cette même branche. Unifaf est une association gérée par un Conseil d administration paritaire composé : - D un collège «employeurs» : l Unifed, qui fédère les 5 organisations d employeurs : o La FEHAP : Fédération des établissements hospitaliers et d'aide à la personne, o La FEGAPEI : Fédération nationale des associations gestionnaires au service des personnes handicapées, o La Croix-Rouge Française (CRF), o UNICANCER : Fédération Française des centres de lutte contre le cancer, o Le SYNEAS : Syndicat d employeurs associatifs de l action sociale et de la santé. - D un collège «salariés» qui regroupe les six organisations syndicales de salariés représentatives au niveau de la Branche professionnelle (CFDT, FO, CGT, CFE-CGC, CFTC et SUD). Unifaf est régi par les dispositions issues de l accord de branche du 7 mai accord qui s inscrit dans le nouvel environnement juridique mis en place par la loi de sécurisation de l emploi du 14 juin 2013 et la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, l emploi et la démocratie sociale. Unifaf a pour principales missions de : - collecter, gérer et redistribuer les fonds destinés à la formation professionnelle : plan de formation, professionnalisation, congé individuel de formation, compte personnel de formation ; - mutualiser les fonds de la formation professionnelle pour en optimiser l utilisation et la répartition entre les établissements adhérents ; - concourir à l'information, la sensibilisation et l'accompagnement des entreprises dans l'analyse et la définition de leurs besoins en matière de formation professionnelle ; - assurer un service de conseil aux salariés en matière d élaboration de leurs projets de formation tant professionnels que personnels, sur tous les dispositifs permettant d y concourir ; - développer des partenariats politiques, techniques et financiers avec les acteurs institutionnels notamment ; - garantir la qualité des formations qu il finance. En 2014, Unifaf a réalisé une collecte d environ 413 millions d euros, ayant permis de financer départs en formation. 1 Accord sur la formation professionnelle de la branche sanitaire, sociale et médico-sociale privée à but non lucratif du 7 mai

3 Unifaf compte 8000 établissements adhérents (associations, fondations, ) à but non lucratif, gestionnaires d établissements sanitaires, médico-sociaux et sociaux (ex : hôpitaux, centres de rééducation fonctionnelle, maisons de retraite, maisons d enfants à caractère social, instituts médicopédagogiques,...), qui emploient plus de salariés et accueillant travailleurs handicapés en ESAT (établissements et services d aide par le travail). Unifaf compte près de 350 salariés et est structuré par un siège national et 22 services techniques régionaux où siègent également des Délégations Régionales Paritaires (DRP), en charge de décliner régionalement les orientations prises par le Conseil d administration au niveau national. Les services techniques régionaux ont été regroupés en 5 inter-régions afin de renforcer leur animation. II. Contexte de la demande Contexte général La loi du 5 mars 2014 a marqué un changement de paradigme dans l environnement de la formation professionnelle avec le passage d une logique de dépenses et d obligation fiscale pour les entreprises à celle d un investissement dans le développement des compétences des salariés. Le caractère obligatoire du versement à l OPCA des cotisations s estompe progressivement, laissant aux entreprises la possibilité de gérer directement leur activité formation. Cette évolution a également pour effet de renforcer la concurrence entre les OPCA. La loi du 5 mars a, par ailleurs, confié aux OPCA une mission nouvelle visant à s assurer de la qualité des formations délivrées par les organismes de formation, sur la base de critères définis par le décret n en date du 30 juin Dans ce cadre, Unifaf travaille à la mise en place d un dispositif de contrôle qualité pour le 1 er janvier Dans le même temps, les pouvoirs publics portent une vigilance accrue sur l utilisation et la gestion par les OPCA des fonds de la formation professionnelle. Depuis 2012, la Délégation Générale à l Emploi et à la Formation Professionnelle (DGEFP) exerce sa tutelle sur les OPCA dans le cadre d une convention d objectifs et de moyens (COM) pluriannuelle. De même, l Inspection Générale des Affaires Sociales (IGAS) a réalisé une mission d audit sur le contrôle par les OPCA du service fait par les organismes de formation, ayant abouti à la publication d un rapport en novembre Contexte spécifique Au-delà de la certification annuelle des comptes par un commissaire aux comptes, Unifaf n a pas d obligation réglementaire en matière de contrôle et d audit internes. Toutefois, l entreprise a une culture de contrôle interne «qualité» depuis de nombreuses années, centré sur la conformité dans l application des procédures de gestion des différents dispositifs de formation. Dans la cadre du projet de transformation «Unifaf 2017» et de la réorganisation des services du siège correspondante, la direction générale a pris la décision de créer une fonction d audit interne. La responsabilité en a été confiée au délégué aux affaires générales, poste nouvellement créé en juin 2015, et rattaché au directeur général. Parallèlement, le poste de contrôleur interne a été supprimé. Les fonctions qu il occupait pourraient être confiées progressivement aux animateurs interrégionaux sur la qualité de la gestion. 3

4 L objectif de la création de la fonction d audit interne est de sécuriser l ensemble des processus d Unifaf, déployés au siège et au sein des services régionaux, en disposant d une fonction à même de conseiller l entreprise sur les moyens de les améliorer. III. Objet de la prestation et livrables Le présent appel d offres a pour objet d accompagner Unifaf dans la mise en place et la structuration de la fonction d audit interne. A l issue de ce travail, et une fois ce dernier validé, il pourrait être demandé au prestataire d accompagner Unifaf dans la construction du plan d audit et d exécuter tout ou partie des missions d audit interne qui seront programmées dans ce cadre. Pour cette mission, Unifaf recherche un prestataire spécialisé en audit interne, ayant idéalement travaillé auprès d organismes paritaires avec mission de service public. Le démarrage est prévu à partir de février L accompagnement à la construction de la fonction d audit interne L accompagnement à la construction de la fonction d audit interne doit permettre de poser des bases solides pour le déploiement de la fonction pour les années à venir. Il est attendu du prestataire un appui méthodologique pour la construction de la fonction d audit interne. Cet accompagnement doit permettre de dresser un diagnostic initial sur la situation d Unifaf, puis de proposer un plan de développement de la fonction permettant d en définir l organisation, la gouvernance, les processus de fonctionnement et de l outiller en conséquence. a. Le diagnostic initial Il doit permettre de : - préciser le périmètre de la fonction ; - dresser la cartographie des processus, définir l univers d audit et les risques majeurs pour Unifaf. Le prestataire indiquera la méthode utilisée pour ce faire et produira un rapport de diagnostic. b. Le plan de développement stratégique Le prestataire travaillera ensuite à la construction d un plan de développement de la fonction d audit interne, au regard du contexte de l entreprise, des enjeux auxquels elle doit répondre et des objectifs qu elle souhaite atteindre. Cette démarche doit notamment permettre de définir la valeur ajoutée de la fonction, ses clients, et de la calibrer pour s assurer de sa correspondance avec les attentes de l entreprise. Il est notamment attendu du prestataire qu il construise et propose plusieurs scenarios possibles de développement de la fonction. Chaque scénario devra notamment inclure : - la définition de la mission de la fonction et sa gouvernance ; 4

5 - le processus d audit interne correspondant, qui comprendra, entre autres, les modalités de synthèse et de reporting de la fonction et le processus de suivi des recommandations ; - la définition et la construction des outils et formats de livrables de l audit interne ; - les conditions de réussite (ex. : besoins de financement, ressources organisationnelles nécessaires, niveau d expertise, etc ), - les avantages et les inconvénients des solutions présentées. Le plan de développement traitera également des questions de communication permettant d installer la fonction. c. Arbitrages et poursuite de la prestation Le prestataire présentera le plan de développement stratégique de la fonction d audit interne à la direction, pour validation et arbitrage sur les différents scénarios construits et décision sur l orientation à prendre. Pour l ensemble de la prestation faisant l objet du présent appel d offres, le prestataire veillera à associer la déléguée aux affaires générales, responsable de l audit interne pour Unifaf, afin de co-construire avec elle la fonction, son pilotage et sa mise en œuvre. A l issue de cette séquence de validation, et le cas échéant, il pourrait être demandé au prestataire d accompagner la déléguée aux affaires générales dans la construction du plan d audit et d exécuter tout ou partie des missions d audit interne correspondantes. 2. Projection sur la construction du plan d audit et exécution des missions d audit interne correspondantes Sous réserve de la validation et des arbitrages rendus par la direction d Unifaf à l issue de la réalisation du diagnostic préalable et du plan de développement stratégique de la fonction, le prestataire pourrait être sollicité pour accompagner la déléguée aux affaires générales dans : - la construction d un plan d audit - le processus de validation auprès de la direction - la définition des programmes de travail en déclinaison du plan d audit - l exécution de tout ou partie des missions d audits internes prévues dans le plan d audit, et conformément au processus préalablement défini. Le cas échéant, le prestataire pourrait exécuter tout autre audit commandité à l audit interne. IV. Pilotage et suivi de la prestation Le pilotage de la prestation est assuré par la déléguée aux affaires générales, Joëlle LE NORMAND. En sa qualité de responsable de l audit interne, elle sera l interlocutrice permanente du prestataire. Les livrables feront l objet de validations intermédiaires, selon un planning détaillé par le prestataire. Ce dernier pourra participer aux différentes séances de restitution avec la direction, aux côtés de la déléguée aux affaires générales. V. Calendrier Il est souhaité un démarrage de la prestation en février

6 Il appartient ensuite au délégué aux affaires générales de déterminer, en lien avec le prestataire, le calendrier pertinent de déploiement de la prestation objet du présent appel d offres. En tout état de cause, l objectif est d être en mesure de présenter un plan d audit à l instance de validation fin juin VI. Modalités de sélection du prestataire Les soumissionnaires doivent adresser une proposition d accompagnement d Unifaf qui détaille à minima : - leur compréhension générale de la mission - la démarche et la méthode d intervention proposées pour le déroulement de la mission, de façon séquencée : les étapes et leur enchainement, la méthode, la liste des livrables, le nombre de jours attribués à chaque tâche, et le niveau des consultants proposé à chaque fois - un calendrier indicatif d intervention - les modes de collaboration avec Unifaf, et en particulier avec la déléguée aux affaires générales - les références du cabinet, notamment sur des prestations similaires - les CV détaillés des consultants proposés pour l accompagnement à la construction de la fonction d audit interne - Une proposition financière qui précise, pour l accompagnement à la structuration de la fonction d audit interne : o Le nombre de jours/hommes envisagés, avec le détail du nombre de jours affectés pour chaque niveau de consultant o Un coût journée HT et TTC pour chaque niveau de consultant (directeur de mission, consultant, etc ). Dans l hypothèse du recours au prestataire pour la construction du plan d audit et l exécution des missions d audit interne correspondantes, il est demandé aux soumissionnaires de joindre à la proposition d accompagnement un scénario budgétaire indicatif comprenant des tarifs de référence forfaitaires (HT et TTC) à segmenter autour de plusieurs missions d audit types. Les soumissionnaires doivent adresser leur proposition au plus tard le 22 janvier 2016 (date d envoi du mail et cachet de la poste faisant foi). Les offres seront à adresser à Joëlle LE NORMAND : - Par courriel : joelle.le-normand@unifaf.fr - Et par courrier postal, en deux exemplaires : A l attention de Joëlle LE NORMAND Unifaf Direction générale 31, rue Anatole France LEVALLOIS-PERRET Cedex. Les questions éventuelles sont à adresser du 4 au 13 janvier 2016, par courriel, à l adresse suivante joelle.le-normand@unifaf.fr. Unifaf se réserve la possibilité d auditionner les soumissionnaires, ou un nombre restreint d entre eux, au cours de la période du 1 er au 5 février

7 VII. Critères de sélection des prestataires Les critères de sélection du prestataire seront les suivants : - Compréhension de la problématique, de la démarche et de la demande d Unifaf ; - Intérêt et pertinence de la démarche et de la méthodologie, adéquation au besoin ; - Références du cabinet et des consultants proposés en matière d accompagnement à la structuration de fonctions d audit interne ; - Références du cabinet sur des prestations d exécution de missions d audit interne ; - Rapport qualité/prix - Conformité de la réponse à l appel d offres, y compris procédure administrative. 7