LE FESTIVAL DES CULTURES DE L IMAGINAIRE 23 & 24 MAI 2015 PARIS EXPO - PORTE DE VERSAILLES

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1 D O S S I E R D I N S C R I P T I O N A M A T E U R / F A N Z I N E LE FESTIVAL DES CULTURES DE L IMAGINAIRE 23 & 24 MAI 2015 PARIS EXPO - PORTE DE VERSAILLES

2 STAND AMATEUR FANZINE 2 SI VOUS RÉPONDEZ À CES CRITÈRES Ou vous êtes une association loi 1901 vendant des produits à moins de 15 Ou vous êtes un particulier ou un collectif de particuliers vendant des produits à moins de 15 Vous ne vendez pas de produits alimentaires à consommer sur place. CONTACTS SERVICE COMMERCIAL : Tel. / Fax : +33 (0) commercial@geekopolis.fr SERVICE TECHNIQUE : technique@geekopolis.fr MARKETING / COMMUNICATION : communication@geekopolis.fr PROGRAMMATION / ACTIVITÉS contenu@geekopolis.fr VERSEMENT DE L ACOMPTE ET DU SOLDE Par chèque à l'ordre d'e-logeek à envoyer à ApHV - 75 boulevard Joffre Herblay ATTENTION : pas d'envoi de chèque à l'adresse d'e-logeek Par virement sur le compte IBAN FR / BIC CCFRFRPP PARTIE RÉSERVÉE À L ORGANISATION CALENDRIER GEEKOPOLIS 15 octobre 2014 : ouverture des inscriptions et versement du premier acompte (50%) 16 février 2015 : versement du solde (50%) 15 avril 2015 : clôture des inscriptions et envoi de l implantation des stands 1er mai 2015 : envoi du dossier exposant et envoi de l implantation des stands 22 mai 2015 : montage mai 2015 : 3ème édition de Geekopolis 24 mai 2015 (minuit) : fin du démontage 1er juin 2015 : facturation Dossier à renvoyer dans son intégralité à : ApHV - 75 boulevard Joffre Herblay ATTENTION : pas d'envoi de dossier à l'adresse d'e-logeek N :... ARRIVÉ LE :... COM. RÉF. :... CATÉGORIE :... MONDE :... VALIDÉ LE :...

3 IDENTITÉ 3 VOUS ÊTES : Un particulier Un collectif de particuliers Une association Nom prénom / Nom du collectif / Raison sociale : Adresse :... Ville :... Code postal :... Pays :... Tél. :... Portable :... Fax : Site Internet :... Pour les particuliers : Fournir une copie de la carte d identité Pour les collectifs de particuliers : Nombre de membres :... Nom prénom (du responsable) :... Nom prénom (pour chaque membre du collectif) : Fournir une copie des cartes d identité Pour les associations Contact : Nom prénom : Poste occupé :... Tél. :... Portable :... Fax : Numéro :... Fournir une copie de la parution au Journal Officiel Je soussigné :... Représentant :... Déclare avoir pris connaissance du règlement de Geekopolis 2015 et m engage à en respecter les clauses et à les faire respecter par les autres membres du stand dont je suis responsable. Signature (avec la mention manuscrite bon pour accord ) Tampon : (1) Sociétés et entreprises individuelles (dont auto-entrepreneurs)

4 CHARTE 4 DÉTAILS Cette catégorie de stand a été créée pour la promotion et la vente de produits non commercialisés de manière professionnelle et dont le prix de vente est inférieur à 15. Ces stands, réservés uniquement aux amateurs et aux fanzines, seront pré-équipés (voir détails plus loin). Ils seront attribués au fur et à mesure des demandes. Leur tarif varie selon la taille du stand et les options retenues. Cette somme couvre les frais de dossier, l'emplacement du stand, son équipement, un nombre de pass exposant lié à la taille du stand et les options retenues. Pour bénéficier d'un stand amateur / fanzine, vous devez remplir les conditions suivantes : 1/ Etre une association, un particulier ou un collectif de particuliers 2/ Avoir une activité et des produits liés à l'un des 5 mondes de Geekopolis 3/ Ne vendre sur le stand que les produits issus de votre activités (fanzines, dessins, badges, cartes...) et non commercialisés de manière professionnelle 4/ Ne pas vendre de produits à plus de 15 5/ Ne pas vendre de produits proposés par des stands ne bénéficiant pas du tarif préférentiel réservé aux stands amateurs / fanzines 6/ Ne pas vendre de produits alimentaires à consommer sur place 7/ Ne pas effectuer sur le stand d'activité de promotion d'un ou plusieurs évènements (sauf autorisation express de l'organisation de Geekopolis). L ESTHÉTISME L ESTHÉTISME DU STAND SERA UN POINT PRIMORDIAL! CHAQUE STAND DEVRA S INTÉGRER VISUELLEMENT AU FESTIVAL ET AU MONDE AUQUEL IL APPARTIENT! Signature (avec la mention manuscrite bon pour accord ) Tampon :

5 FICHE STAND 5 NOM DU STAND :... RESPONSABLE DU STAND : Nom :... Prénom :... Tél. :... Portable :... Fax : MONDE : Avalon Little Tokyo Metropolis Nautilus TekLab SECTEUR(S) : Livre Vidéo Jeu Technologie Produit dérivé Art Artisanat Autre (précisez) : STAND PRÉ-ÉQUIPÉ DESCRIPTION PU HT DÉTAIL QUANTITÉ TOTAL HT 5 m 2 (2 M X 2,5 M) Pré-équipé 100,00 Stand cloisonné 1 table (2 m x 0,70 m) 2 chaises 2 badges exposants 1 alimentation électrique (250 W) ATTENTION : aucun spot ne sera fourni, mais l'exposant pourra en amener un (en respectant la puissance électrique maximale disponible, soit 250 W par module). TOTAL A DIVERS DESCRIPTION PU HT QUANTITÉ TOTAL HT Badge exposant supplémentaire 31,82 Invitation 1 jour 15,45 Invitation 2 jours 28,18 Pour les besoins spécifiques (cariste et chariot élévateur, nacelle, élingues, pose de drop...), contacter le service technique. TOTAL B

6 FICHE STAND 6 MONTANT TOTAL : TOTAL A =... Montant TVA (20 %) =... TOTAL B =... Montant TVA (10 %) =... Montant total TTC =... Signature (avec la mention manuscrite bon pour accord ) Tampon :

7 ANNEXE 7 RÉGLEMENT GÉNÉRAL ARTICLE 1 - GÉNÉRALITÉS 1.1 La participation au festival «GEEKOPOLIS» organisé par la société E-logeek, ci-après dénommé l'organisateur, engendre automatiquement la pleine acceptation par les exposants du présent règlement. 1.2 L'exposant, ou son représentant, s'engage à respecter et à faire respecter les prescriptions du guide de l'exposant qui lui sera envoyé par l'organisateur. 1.3 L'organisateur détermine l'ensemble des modalités organisationnelles du festival. A ce titre, il a la possibilité de les modifier. ARTICLE 2 - ANNULATION DU FESTIVAL 2.1 Dans le cas où, pour des raisons majeures, imprévisibles ou économiques, le festival ne pourrait avoir lieu, les inscriptions seront annulées et les sommes disponibles, après paiement des dépenses engagées, seront rétrocédées aux exposants au prorata des sommes versées par chacun d'entre eux. 2.2 En cas d'annulation de la part de l'organisateur, les exposants ne pourront réclamer aucun dédommagement au titre des dépenses engagées en vue de leur participation. ARTICLE 3 - PARTICIPATION 3.1 Le simple envoi du dossier d'inscription ne vaut pas inscription. L' inscription sera confirmée par écrit par l'organisateur et c'est à réception de cette confirmation que l'inscription sera validée. L'organisateur a la possibilité de refuser un dossier sans avoir à en motiver les raisons. 3.2 Dès notification par l'organisateur de la validation de l'inscription, le dossier d'inscription devient l'élément contractuel entre l'exposant et l'organisateur, tant juridiquement que financièrement. Le présent règlement général définit en cela les obligations de chacun. 3.3 Sauf autorisation écrite et préalable de l'organisateur, aucune sous-location ou mise à disposition de stand ou d'équipement ne sera acceptée. ARTICLE 4 - ANNULATION DE LA PARTICIPATION 4.1 En cas de désistement du fait de l'exposant, celuici devra en informer l'organisateur par lettre recommandée avec accusé de réception. 4.2 En outre, et selon la date de réception de la lettre de désistement, l'organisateur conservera à titre d'indemnité : - entre la validation de l'inscription et le 15 /12/14 : 30% des sommes dues, - entre le 16/12/14 et le 15/02/15 : 60% des sommes dues, - entre le 16/02/15 et le 23/05/15 : 100% des sommes dues. 4.3 En cas de non occupation d'un emplacement deux heures avant la fin de la phase d'installation et ce quelle que soit la cause invoquée, l'exposant normalement bénéficiaire de cet emplacement sera considéré comme démissionnaire. L'organisateur pourra alors disposer de l'emplacement et n'aura aucun remboursement à effectuer auprès de l'exposant démissionnaire, y compris en cas de nouvelle location de l'emplacement à un autre exposant. ARTICLE 5 - TARIFS ET PAIEMENT 5.1 L'organisateur fixe les tarifs de location des stands et des équipements. Il pourra procéder à leur modification en cas de changement tarifaire des éléments intervenants dans le calcul des tarifs présentés (dispositions fiscales et sociales, coût de la main d'œuvre, coûts de location, prix des matériaux...). En tout état de cause, l'organisateur avisera les exposants de la hausse des tarifs par courrier simple. 5.2 L'exposant s'acquittera des acomptes et du solde dus selon le calendrier présenté. Tout défaut de paiement devra être régularisé dans les plus brefs délais. Si le versement du solde n'a pas été effectué le jour de l'installation, l'accès au stand sera interdit à l'exposant bénéficiaire qui sera considéré comme démissionnaire. L'organisateur pourra alors disposer de l'emplacement et n'aura aucun remboursement à effectuer auprès de l'exposant démissionnaire, y compris en cas de nouvelle location de l'emplacement à un autre exposant. ARTICLE 6 - ATTRIBUTION DES EMPLACEMENTS 6.1 L'organisateur établira le plan du festival en tenant compte au mieux des contingences des exposants, mais également de l'homogénéité du salon, des thématiques, des prestations annexes demandées, de la date d'envoi du dossier d'inscription L'attribution des emplacements sera notifié à chaque exposant avec un plan coté et selon le calendrier présenté. Les informations ainsi communiquées ne seront qu'indicatives et seront susceptibles de subir des modifications que l'organisateur n'aura pas l'obligation de communiquer à l'ensemble des exposants mais uniquement aux exposants concernés. ARTICLE 7 - AMÉNAGEMENT ET TENUE DES STANDS 7.1 Les stands seront fournis nus ou pré-équipés selon la catégorie du stand. Un certain nombre de services

8 ANNEXE 8 RÉGLEMENT GÉNÉRAL (SUITE) (location d'équipements, fourniture d'électricité, d'accès Internet, de téléphonie...) sont proposés dans le dossier d'inscription. D'autres services seront proposés dans le dossier des actions marketing. Toute demande de service effectuée après la date limite de commande des options sera majorée de 20 %. 7.2 L'exposant devra mettre en place un stand visuellement attirant, dans l'esprit du festival et de l'espace dans lequel le stand est implanté. 7.3 L'exposant sera seul responsable de la mise en place des aménagements particuliers de son stand. Les règles de sécurité devront être respectées, en particulier celle concernant le non dépassement des espaces et volumes alloués au stand. L'organisateur aura le droit d'intervenir (demande de modification, de suppression...) sur les aménagements qui nuiraient à l'aspect du festival, qui perturberaient les stands voisins, qui gêneraient le public, qui ne respecteraient pas les règles de sécurité L'affichage sauvage sera strictement interdit et pourra se voir sanctionné. L'affichage sera autorisé au ruban adhésif ou à la pâte collante et uniquement sur les cloisons et sur la structure modulaire des stands. En fin de festival, toute trace d'affichage devra être retirée. 7.5 Les appareils audio et vidéo seront autorisés dans la mesure où ils ne serviront pas à faire de la publicité intempestive et où ils respecteront les stands voisins (niveau sonore...). 7.6 L'exposant sera individuellement redevable des droits d'utilisation des œuvres protégées. 7.7 Les stands devront obligatoirement être ouverts durant l'intégralité des temps d'ouverture du festival au public. ARTICLE 8 - MONTAGE ET DÉMONTAGE 8.1 L'exposant et les éventuels prestataires qui assureront le montage de son stand se conformeront scrupuleusement aux instructions qui seront fournies dans le dossier exposant tant pour le montage, le démontage que le réassort des stands. 8.2 Aucune marchandise et aucun matériau ne pourront être stockés dans l'enceinte du festival avant la période de montage. 8.3 L'exposant sera totalement autonome pour le montage et le démontage de son stand. 8.4 Tous les stands devront être complètement montés et aménagés au plus tard à l'ouverture du festival au public. ARTICLE 9 - LÉGISLATION 9.1 L'exposant s'assurera de la conformité de ses produits aux regards du droit français, de la fiscalité et des règlements douaniers pour les produits en provenance de pays hors UE. 9.2 La vente de produits de contrefaçon ne sera pas autorisée. L'exposant ne respectant pas cette clause se verra obligé d'enlever immédiatement les produits problématiques. 9.3 La vente de produits particuliers (objets à caractère pornographique, armes blanches...) sera autorisée dans la mesure où elle respecte scrupuleusement la législation en vigueur (âge des clients, armes sous emballage...) ARTICLE 10 - ASSURANCE ET DÉTÉRIORATIONS 10.1 L'organisateur a souscrit une assurance responsabilité civile pour l'organisation du festival. Une attestation d'assurance explicitant les risques couverts ainsi que les montants des garanties pourra être envoyée aux exposants en faisant la demande L'exposant devra posséder une assurance responsabilité civile couvrant l'intégralité de ses activités et de son personnel sur le festival. Une attestation d'assurance devra être fournie à l'organisateur avant l'ouverture du festival L'organisateur ne sera aucunement responsable des détériorations causées aux aménagements, équipements, matériels et marchandises que l'exposant mettra en place sur son stand L'exposant devra rendre son stand dans l'état où il l'a réceptionné. L'organisateur constatera et évaluera toute détérioration éventuelle provoquée par l'exposant sur son stand, son équipement et son environnement (sol...). Les dégâts seront par la suite facturés à l'exposant concerné. En cas de détérioration préalablement existante notée lors de la réception du stand, l'exposant devra établir un constat écrit avec l'organisateur. ARTICLE 11 - NETTOYAGE ET SÉCURITÉ 11.1 L'organisateur se chargera du nettoyage des allées du festival et des zones communes. L'exposant sera en charge du nettoyage quotidien de son stand, nettoyage qui devra être effectué avant l'ouverture au public L'exposant devra évacuer les déchets de toutes sortes (documents, emballages, détritus...) de son stand à la fin du festival. Si ce n'est pas le cas, les frais d'enlèvement seront facturés à l'exposant concerné.

9 ANNEXE 9 RÉGLEMENT GÉNÉRAL (SUITE) 11.3 Tous les tissus (tentures, nappages...) utilisés sur les stands et placés au contact du public devront être aux normes M1 ou B1 (matière ininflammable). Du tissu de décoration M1 peut être commandé dans le dossier d'inscription La présence sur les stands de tout produit inflammable, explosif, détonant, bref dangereux sera interdite L'organisateur ne sera aucunement responsable du gardiennage des stands, des aménagements, des équipements et des marchandises s'y trouvant, hormis pendant les heures de fermeture au public et aux exposants. ARTICLE 12 - ACCÈS AU FESTIVAL 12.1 Personne ne pourra être accepté dans l'enceinte du festival sans un titre d'accès mis en place par l'organisateur (ticket, pass, badge exposant, invitation...) Les badges exposant seront utilisables pendant les heures d'ouverture du festival aux exposants. Ils seront donnés aux exposants dès leur arrivée sur le festival. Les badges exposant non utilisés ne seront pas remboursés. Plusieurs personnes pourront utiliser un même badge exposant sur la durée du festival, à partir du moment où une seule personne l'utilise sur une même journée. Toute personne ne respectant pas cette clause se verra interdite d'accès au festival ou exclue de celui-ci, le badge exposant lui étant repris La revente de titres d'accès (ticket, pass, badge exposant, invitation...) sera strictement interdite. Toute personne ne respectant pas cette clause se verra interdite d'accès au festival ou exclue de celui-ci. ARTICLE 13 - COMMUNICATION 13.1 L'exposant renonce à tout recours contre l'organisateur, les producteurs ou les distributeurs du festival concernant la diffusion, en France ou à l'étranger, pour les besoins de la manifestation, sur tout support de communication (télévision, magazines, affiches...) de visuels de son stand, de son logo, de sa marque, de son personnel, de ses produits et/ou de ses services. Il s'engage à ce que les personnes travaillant avec lui ou pour lui (prestataires, sous-traitants, fournisseurs...) respectent également cette clause L'exposant sera entièrement responsable des objets publicitaires qu'il distribuera et de leur usage, en particulier en cas de détérioration causée par l'un d'eux Aucune distribution de tracts ou d'autres documents et aucune enquête ne seront acceptées dans l'enceinte du festival et dans ses alentours sans autorisation écrite préalable de l'organisateur. ARTICLE 14 - CONSÉQUENCES 14.1 La signature du présent règlement par l'exposant indique qu'il en accepte toutes les clauses ainsi que les nouvelles qui pourraient être ajoutées plus tard par l'organisateur dans l'intérêt du festival, des exposants et/ou des visiteurs Tout manquement au règlement du festival (non respect des règles de sécurité, non occupation du stand, défaut d'assurance, revente de badges exposants...) par un exposant pourra déboucher sur son exclusion immédiate et sans préavis, et ce sans aucun versement d'indemnité L'organisateur pourra statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement et apporter de nouvelles clauses à chaque fois que cela sera nécessaire. ARTICLE 15 - CONTESTATION 15.1 En cas de contestation, l'exposant s'engage à transmettre ses griefs à l'organisateur avant toute procédure judiciaire, griefs qui seront évoqués en dehors du festival afin de ne pas en gêner le bon déroulement Les tribunaux du siège de l'organisateur, qui appliqueront la loi française, le texte en langue française du présent règlement faisant foi, seront compétents pour tout litige concernant son exécution. Signature (avec la mention manuscrite bon pour accord ) Tampon :

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