EMPLACEMENT, TARIFS ET CONTENU DE L ESPACE DE L EXPOSANT

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1 EMPLACEMENT, TARIFS ET CONTENU DE L ESPACE DE L EXPOSANT La salle des exposants du GeekFest Montréal est située dans la cafétéria du Collège de Maisonneuve. Le GeekFest Montréal aura lieu les 7 et 8 Novembre Chaque espace loué comprend : deux (2) laissez-passer, un (1) espace de 6 par 6, une (1) table de 65 cm de large par 150 cm de long et deux (2) chaises. L ajout de table ne donne pas de laissez-passer supplémentaire. Tout matériel supplémentaire dans l espace attribué est la responsabilité de l exposant. L organisateur ne fournira ni les nappes ni les jupes de table. En raison de l espace limité, L organisateur ne peut garantir que tous les espaces exposants auront accès à une prise électrique. Il ne faut en aucun cas bloquer l accès aux appareils de protection contre les incendies (alarmes, extincteurs, etc.) et aux sorties de secours. L organisateur se réserve le droit de demander aux exposants de déplacer tout objet faisant obstruction. L exposant ne peut vendre que des produits commerciaux, neufs ou usagés. La contrefaçon est interdite, donc la vente d images officielles, reproduites ou copiées en tout ou en partie est interdite, peu importe le format ( Disney, Nightvale et Homestruck, etc.)l exposant ne peut vendre que des œuvres d art et des produits d artisanat qu il a confectionnés. Si le participant fait partie d un groupe, cercle ou studio (ci-après «groupe») et vend des œuvres de membres qui ne sont pas présents, il doit en informer le personnel à son arrivée au festival. Un document de consentement signé par les autres membres est obligatoire. Si l exposant ne possède pas un tel document, il ne pourra vendre que ses œuvres et non celles des membres de son groupe. Les œuvres comprenant de la nudité ou du contenu sexuel ne peuvent être exposées à moins d être recouvertes de manière à ce que les éléments explicites ne puissent être vus par les mineurs. Vendre ou exposer des items à caractère sexuel à un mineur constitue un acte criminel. L exposant doit s assurer que son client a plus de 18 ans en exigeant une preuve d identité avec photo. L acceptabilité d une œuvre ou d un produit est à la discrétion des responsables de la salle des exposants et en est reconnu comme responsable légal. Tout exposant contrevenant sera expulsé de la salle des exposants sans remboursement. L acceptabilité d une œuvre ou d un produit est à la discrétion des responsables de la salle des exposants. NOTE : L organisateur se réserve le droit d inspecter les espaces durant l installation et durant le festival. L organisateur peut à tout moment expulser un exposant du festival, sans avertissement s il contrevient aux règles de la salle des exposants, et ce, sans être responsable des frais de location, perte de revenus, ou tout autre dommage. CE CONTRAT CONSTITUE LE SEUL AVERTISSEMENT. 1

2 CONDITIONS ET RÈGLEMENTS 1. Les marchands et exposants se conformeront aux lois et règlements fédéraux, provinciaux et municipaux, particulièrement en ce qui concerne les armes et le copyright. 2. Les marchands et exposants sont responsables du paiement des taxes applicables et de l obtention de tout permis pouvant être requis pour vendre ou exposer à GeekFest. 3. Ni GeekFest ni le Collège de Maisonneuve ne peuvent être tenus responsables pour quelque inconvénient qui puisse arriver à un marchand ou exposant, incluant, mais non limité, aux dommages, vols et blessures, et ce que la cause en soit accidentelle, naturelle, une négligence de la part du Collège de Maisonneuve, du GeekFest ou d un autre marchand/exposant, ou de toute autre cause. Le marchand ou exposant est seul responsable de ses biens et des biens des autres qui peuvent être endommagés par son exposition et/ou les activités qui en découlent. L exposant comprend que l organisateur et le Collège de Maisonneuve n offrent aucune assurance englobant les exposants et leurs biens, et qu il est la responsabilité de l exposant d obtenir ces assurances s il y a lieu. L exposant doit souscrire à des assurances nécessaires contre la perte ou les dommages aux biens, les blessures et les décès, ainsi que contre toutes les responsabilités qui en découlent. 4. Pour des raisons de sécurité, les marchands et exposants sont requis de conserver leur aire désignée propre en tout temps et de s assurer que les aires de circulation et d évacuation demeurent libres. Toute marchandise, étalage, chaises, étagères et autres doivent demeurer à l intérieur de chaque espace alloué. 5. Les lieux doivent être remis dans le même état que celui dans lequel ils ont été trouvés, propres et sans dommages. Les marchands et exposants seront tenus responsables de tout dommage causé à l édifice et/ou aux autres aires d exposition. De plus, le GeekFest ne peut garantir que nous serons autorisés à utiliser du ruban à gommer sur les murs, soyez donc prêt à devoir passer à une autre alternative. 6. GeekFest tolère le partage et la «sous-location» de table, mais tient le signataire ci-dessous entièrement responsable en ce qui concerne le respect de nos règlements et du ENTENTE RELATIVE AUX ESPACES MARCHANDS 2

3 paiement des frais. Il s agit là aussi d un privilège et non d un droit, et il peut être révoqué par le GeekFest en tout temps. Choisissez sagement vos amis. 7. GeekFest se réserve le droit de demander le retrait de tout matériel qui, du seul point de vue du GeekFest, sera jugé offensant, dangereux, possiblement illégal, trop bruyant ou sans rapport avec notre évènement. La vente de nourriture et de boissons est interdite sans autorisation préalable. 8. GeekFest fera de son mieux pour accommoder vos requêtes, mais se réserve le droit de modifier l agencement des tables et/ou les heures d ouverture si nécessaire afin de respecter les objectifs du congrès et les exigences du Collège de Maisonneuve. 9. Dans le but de faciliter la sécurité de vos étalages, l organisateur garantit la fermeture à clé des portes de la salle des exposants de 18 h le samedi jusqu à 8 h le dimanche. L exposant peut laisser son équipement et sa marchandise dans la salle; cependant, le festival GeekFest ne sera pas tenu responsable des pertes ou vols d objets personnels ou marchandise durant les heures d installation, d ouverture, de fermeture ou de démontage. Tout bien de l exposant est au soin de ce dernier et il doit en assurer la garde et le contrôle pendant le transport vers les lieux d exposition ou hors de ceux-ci. L exposant doit démonter son espace entre 16 h et 21 h le dimanche 6 juillet 2014 (sous réserve de changements, l organisateur communiquera avec l exposant par écrit s il y a lieu). Veuillez noter que la salle des exposants ne sera pas ouverte au public le vendredi. L organisateur se réserve le droit de modifier cet horaire en fonction de ses besoins et avisera l exposant de toute modification. 10. Au cas où GeekFest serait annulé ou est dans l obligation de fermer la salle des marchands pour la totalité ou une partie du congrès, GeekFest devra rembourser le marchand ou exposant sur une base proportionnelle. GeekFest est libéré de toute réclamation pouvant découler des conséquences. 11. Si un marchand ou exposant ne respectait pas de quelque façon les termes et conditions de cet accord, GeekFest a le droit de mettre fin au dit accord. GeekFest conservera les frais payés en tant que compensation (non une pénalité). Étant acquis que GeekFest sera pénalisé par le manquement de l exposant et qu il n y a aucune autre façon précise d en déterminer le coût. Si un marchand ou un exposant devait ne pas occuper son espace, GeekFest ne remboursera pas le marchand ou l exposant, pour la même raison, et peut si c est son choix réassigner ou occuper le dit espace comme il lui plaît. 12. Tout comportement de la part du marchand ou exposant, ou de la part des agents et représentant du marchand ou exposant, jugé, dans la seule opinion de GeekFest, de nature à jeter le trouble résultera en l expulsion des dits fauteurs du congrès, avec l annulation de leur adhésion et le non-remboursement de leurs frais. 3

4 3 2 1 Sortie de secours Entrée principale D2646E ZONE A ZONE B ZONE C AIRE DE REPOS TERRASSE PLAN DE LOCALISATION ENTENTE RELATIVE AUX ESPACES MARCHANDS 4

5 Nom de l entreprise: Nom de la personne-ressource: Titre: Adresse: Ville: Province: Code Postal: Téléphone : Courriel : Site web : Moyen de communication privilégié : Téléphone Courriel Courrier Meilleur moment pour vous joindre : Jour Soir Weekend Choisir votre emplacement Veuillez présenter votre demande ci-dessous. Prix 1e table Par table additionnelle Table pour marchand (Zone A) 200$ 150,00 $ Table pour marchand (Zone B) 150$ 100,00 $ Table pour marchand (Zone C) 100$ 75,00 $ # table additionnelle Total Options supplémentaires Prix Quantité Total Laissez-Passer supplémentaire 25,00$ Repas pour 2 personnes servi à votre table 20$ /Jour Envoyez une copie numérisée de ce document à en mentionnant votre méthode de paiment privilégiée (Paypal, Chèque ou autre arrangement) par chèque, libellé à l ordre de SAJDR, veuillez l envoyer à l addresse suivante : Production Geek Québecois 972 Avenue Casot Québec, Québec G1S 2Y1 Total du contrat : Paiement reçu :

6 L entreprise ou l artiste soussignée (ci-après appelée «le marchand») s engage à louer un espace au Festival Geek de Montréal (GeekFestMTL), organisé par Production Geek Québécois (ci-après appelée «l organisateur»), qui se tiendra au collège de Maisonneuve les 6 et 7 Novembre 2015, conformément aux conditions et aux considérations énoncées suivants. L entente entrera en vigueur dès que les modalités auront été acceptées par les deux parties, par écrit ou verbalement. L organisateur se réserve le droit de modifier les modalités relatives aux stands des marchands, aux tarifs, aux règlements ou à tout autre élément, et ce, sans préavis. Tout prenant compte de la zone sélectionnée par le client. Chaque stand/espace comprend : Votre nom et logo dans la section «Marchands» du site web Un espace de 6 pieds par 6 pieds avec une table d environ 6 pieds de long (Voir plan en annexe pour le positionement des zones) Deux laissez-passer Deux chaises Une option d avoir un repas et de deux boissons livré à votre table entre Midi et 13h est disponible au coût de 20$ par jour est disponible pour les deux jours de l évènement. Tout paiement doit être réglé par chèque à l ordre de «SAJDR». L organisateur n acceptera aucun agent comptant par la poste. Dans l éventualité où l événement n aurait pas lieu, l organisateur remboursera au marchand tous les versements, sans pénalité. Le 1er versement (50 % du montant total) est exigible dix (10) jours ouvrables après la signature de la présente entente. Le solde doit être payé au plus tard le 15 août Les places sont limitées et seront attribuées par ordre de réservation avec dépôt. L organisateur fera tout en son pouvoir pour tenter d attribuer au marchand l espace que ce dernier aura choisi. Toutefois, il pourrait être nécessaire de modifier la disposition de la salle des marchands; l organisateur se réserve le droit de modifier, voire d échanger les places assignées aux marchands. Les espaces sont attribués selon leur disposition sur le plan. (Voir annexe) Représentant du marchand Signataire autorisé: (en caractères d imprimerie) Nom, titre Signature: Date: Nous certifions avoir lu et compris toutes les clauses du document présent Représentant de Production Geek Québecois Signataire autorisé: (Caractères d imprimerie) Nom, titre Signature: Date:

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