Règlement des compétences et des droits de signature de l EPFL

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1 ÉCOLE POLYTECHNIQUE FÉDÉRALE DELAUSANNE Règlement des compétences et des droits de signature de l EPFL EPFL / VPPL / Page /

2 Table des matières Chapitre I : Champ d application... Art. Buts... Art. Champ d application... Art. Notes... Art. 4 Révisions... Chapitre II : Structure de l EPFL, niveaux hiérarchiques et signatures...4 Art. 5 Structure de l EPFL et niveaux de compétence des droits de signature...4 Art. 6 Droits de signature liés aux attributions budgétaires et aux transferts de réel...4 Art. 7 Droits de signature pour les engagements (commandes et contrats) et les factures...5 Art. 8 Compétences des Centres d Achats...5 Art. 9 Contrôle des signatures...5 Art. 0 Octroi des droits de consultation pour les systèmes d information (infocentres)...5 Art. Demandes de voyage à l étranger et remboursement des frais...5 Art. Contrôle et libération des paiements...5 Chapitre III : Registre des personnes autorisées, délégation...6 Art. Registre des signatures...6 Art. 4 Procurations...6 Art. 5 Règles particulières...6 Art. 6 Signatures et timbre analytique...7 Chapitre IV : Comptes bancaires et postaux...8 Art. 7 Art. 8 Art. 9 Principes...8 Ouverture d un compte bancaire ou postal...8 Signatures des ordres de virement...8 Chapitre V : Dispositions finales...9 Annexes...0 EPFL / VPPL / Page /

3 Chapitre I : Champ d application Art. Buts Ce document définit les compétences en matière de signature pour toutes les opérations qui aboutissent à une transaction financière, soit : les contrats d achat de biens et de services, la libération des factures fournisseurs pour le paiement, les autorisations de voyages et les demandes de remboursement des notes de frais, les transferts budgétaires et les écritures comptables (transferts internes de fonds à fonds). Ce règlement précise également l octroi des droits de consultation aux systèmes d information de l EPFL (infocentre). Les règles applicables aux contrats de recherche sont précisées dans les Directives sur les contrats de recherche (DCR) et dans le Règlement financier de l EPFL. Art. Art. Art. 4 Champ d application Le présent règlement s applique à tous les collaborateurs engagés par l EPFL. Il est complété par les directives citées en annexe et mises à jour périodiquement par la Direction de l'epfl 4. Le Président, les Vice-présidents et les Doyens peuvent édicter des règles particulières plus restrictives propres à leur domaine d activité. Notes Tous les termes représentant des fonctions désignent des personnes des deux sexes. Cette directive sera adaptée aux évolutions technologiques à venir, notamment, aux autorisations électroniques. Les règles spécifiques liées à l utilisation des cartes d achats et de crédits seront édictées dès l introduction de ces moyens de paiement à l EPFL. Révisions Toute demande de révision doit être adressée au Vice-président de la VPPL. Ainsi que les contrats-cadres et tous les engagements contractuels autres que ceux liés à l engagement de personnel sous contrat EPFL. Art 7. du Règlement financier de l EPFL (Processus d approbation des contrats de recherche, licences et transferts technologiques). Ou engagé par le CEPF (professeurs), voire le Conseil Fédéral (Président). 4 Ordonnance sur l'organisation de l EPFL du.0.0 : Art. 4 (Tâches de la Direction de l EPFL) La Direction de l EPFL: a. établit les règlements qui relèvent de ses compétences légales; b. se dote d un règlement d organisation interne; c. adopte, sur proposition du Doyen de faculté, les règlements de faculté; EPFL / VPPL / Page /

4 Chapitre II : Structure de l EPFL, niveaux hiérarchiques et signatures Art. 5 Structure de l EPFL et niveaux de compétence des droits de signature 5 A chaque niveau de la structure de l Ecole correspond un niveau de compétence des droits de signature selon le tableau ci-après. Niveau Niveau Niveau Niveau 4 Fonds Agrégation des imputations comptables Imputations comptables SB : Doyen STI : Doyen Services généraux Section Section Décanat Atelier Fonds Fonds Fonds Section n Direction de l EPFL Direction de l EPFL Président Président Vice-Présidents Vice-Présidents Secrétaire-Général Secrétaire-Général IC : Doyen ENAC : Doyen SV : Doyen CDH : Responsable Institut Institut Institut n Centre Centre Centre n Chaire Labo Labo n Fonds Fonds Fonds Présidence : Président, Secrétaire général, Délégué VPR : Vice-Président, Délégués VPF : Vice-Président Doyen Ressources académiques VPPL : Vice-Président, Délégués Domaine Domaine Domaine n Service Service Fonds Fonds Fonds Art. 6 Droits de signature liés aux attributions budgétaires et aux transferts de réel Les attributions budgétaires et les transferts de réel doivent porter soit la signature du responsable du fonds, soit celle du responsable du centre financier émetteur. Les coûts induits générés par les investissements et supportés par d autres centres de frais (ressources humaines, transformation des bâtiments, énergie, logiciels, réseaux, sécurité, etc.) doivent être approuvés par les responsables de ceux-ci préalablement à toute attribution de moyens. 5 Voir Règlement financier de l EPFL du er janvier 00 EPFL / VPPL / Page 4 /

5 Art. 7 Droits de signature pour les engagements (commandes et contrats) et les factures Tout engagement et toute facture doivent comporter au minimum la signature du responsable du fonds. Dès que leur montant dépasse CHF 5'000.- ils doivent comporter conjointement : a. la signature du responsable du fonds, b. la signature d un responsable du niveau de compétence requis selon le tableau ci-dessous. Tableau des niveaux de compétence minimum requis : Niveau de Montants inférieurs à CHF dès compétence 5' ' ' ' F Signature de base - Niveau de compétence Deuxième signature - Niveau de compétence impératif minimum Art. 8 Compétences des Centres d Achats 6 Demandes d achat adressées à un Centre d Achats : elles seront munies des signatures réglementaires selon art. 7, déléguant ainsi au Centre d Achats le pouvoir de procéder à l acquisition indiquée sur les demandes et de signer les factures y relatives. Commandes établies par les unités et devant transiter par un Centre d Achats : la deuxième signature est de la compétence du Centre d Achats, aussi bien pour la commande que pour la facture. Art. 9 Contrôle des signatures Chaque unité (centre financier) est responsable de mettre en œuvre les mesures propres à assurer l'application des règles définies dans cette directive et de contrôler la validité du registre des signatures. Le Service financier veille au respect des règles de compétence en fonction des limites définies dans ce règlement. Art. 0 Art. Art. Octroi des droits de consultation pour les systèmes d information (infocentres) L octroi des droits de consultation des systèmes d information de l EPFL est également subordonné à la présente directive. Un collaborateur au bénéfice d une procuration ne peut pas octroyer des droits sur les systèmes d information. Demandes de voyage à l étranger et remboursement des frais Une directive sur le remboursement des frais et les demandes de voyages à l étranger précise les règles en vigueur pour ce type de transaction. Contrôle et libération des paiements Le Service financier met en œuvre un système de contrôle spécifique pour la libération des paiements. Ce système de contrôle est décrit dans une procédure approuvée par la Direction de la VPPL. 7 6 Voir Directives d Achats et d Inventaire de l EPFL. 7 La Direction de la VPPL est composée du Vice-président, du Délégué à la planification et aux finances et du Délégué à la logistique. EPFL / VPPL / Page 5 /

6 Chapitre III : Registre des personnes autorisées, délégation Art. 4 5 Registre des signatures Chaque responsable de centre financier doit déposer un spécimen de signature et signer la décharge liée à l octroi de ces responsabilités. Le registre des signatures des responsables de centres financiers est géré par chaque entité de niveau (Présidence, Vice-présidences et Facultés). Une copie des signatures est conservée par la VPPL. Chaque responsable de centre financier tient à jour un registre des droits de signatures pour le centre financier qu il dirige. Le registre des signatures de chaque centre financier doit être tenu à jour et être disponible sur demande. Les compétences de signature ne sont plus valables en cas de cessation des rapports de travail, en cas de mutation interne dans une autre unité de l EPFL ou sur décision du responsable du centre financier. Art. 4 Procurations Les compétences de signature peuvent être déléguées. Elles sont répertoriées dans le registre des signatures du centre financier. Toute personne qui délègue des compétences reste solidairement responsable des engagements pris par le bénéficiaire de la procuration. Art. 5 Règles particulières Ressources humaines Un document spécifique règle les droits de signature pour toutes les transactions liées à la gestion des contrats de travail dans le domaine des ressources humaines. 8. Transactions liées au domaine immobilier La CEPI (Constructions et Exploitation du Patrimoine Immobilier) est dotée d un règlement de compétence de signature spécifique adapté aux transactions financières liées au domaine immobilier et documenté en annexe 4. Centres d achats Les centres d achats sont compétents pour les commandes, les achats et la libération des paiements conformément aux Directives d achat et d inventaire de l EPFL du 8 juillet Voir Compétences en matière de gestion des ressources humaines à l EPFL, du er janvier 00 EPFL / VPPL / Page 6 /

7 Art. 6 Signatures et timbre analytique Les personnes autorisées de niveaux,, et 4, ainsi que les responsables de fonds indiqueront leur niveau de compétence sur le timbre analytique, dans la case qui convient à côté de leur signature (voir exemple ci-après). Compte budgétaire N du fonds à débiter N du centre financier à débiter Code opération Niveau de compétence 4 Signature de base Deuxième signature Zone réservée au Service financier EPFL / VPPL / Page 7 /

8 Chapitre IV : Comptes bancaires et postaux 9 Art. 7 Principes 0 Toute demande d ouverture d un compte bancaire ou postal au nom de l EPFL doit être approuvée par le Service financier. L ouverture et la gestion de comptes bancaires ou postaux au nom de l EPFL doivent être limitées à la gestion d évènements exceptionnels. Ces comptes ne seront ouverts que pour une Faculté, une Vice-présidence et exceptionnellement pour un Institut ou un service central de l Ecole. Art. 8 Art. 9 Ouverture d un compte bancaire ou postal L ouverture d un compte bancaire ou postal doit être demandée auprès du Service financier en indiquant le motif (conférence, séminaire, colloque), le nom des personnes autorisées à signer les ordres de virement, l adresse de l unité et, le cas échéant, la date de clôture du compte. Le Service financier supervise les démarches nécessaires à l ouverture du compte désiré. Signatures des ordres de virement Les signatures sur les comptes bancaires sont collectives à deux, quel que soit le montant. 9 Voir le Règlement financier de l EPFL du er janvier 00 0 Voir manuel de procédure comptables de l EPFL EPFL / VPPL / Page 8 /

9 Chapitre V : Dispositions finales Le présent règlement est approuvé par la Direction de l'epfl lors de sa séance de Direction de l'epfl du 8 juillet 00. Il entre en vigueur le septembre 00. Pour la Direction de l EPFL : Professeur Patrick Aebischer Président Susan Killias Secrétaire générale Lausanne, le 8 juillet 00 EPFL / VPPL / Page 9 /

10 Annexe - liste des règlements et directives cités Annexes Type Règlement Règlement Directives Directives Directive Règlement Procédure Document Compétences en matière de gestion des ressources humaines Règlement financier annoté de l EPFL Directive sur les contrats de recherche à l EPFL Directives d achat et d inventaire de l'epfl Directive sur les autorisations de voyage à l étranger et le remboursement des frais à l EPFL Règlement des compétences et des droits de signature de l EPFL Procédure de contrôle spécifique pour la libération des paiements par le Service financier. Annexe - Mise en œuvre Spécimen de signatures des responsables de centres financiers Une liste des responsables de centre financier sera éditée pour la Présidence, les trois Vice-Présidences et les Facultés. Cette liste servira de base de référence pour le registre des signatures de l EPFL. La mise en œuvre sera assurée par les responsables finances des Vice-Présidences et des Facultés. Un spécimen de chaque signature sera apposé sur cette liste. L original sera conservé par la structure de niveau et une copie transmise à la Vice-présidence Planification et logistique pour enregistrement (scannage des signatures). Spécimen de signatures par centre financier Chaque responsable de centre financier met en œuvre la présente directive pour l ensemble des responsables de fonds du centre financier dont il a la responsabilité, ainsi que des personnes autorisées par procuration. Un spécimen du registre des signatures est présenté en annexe. Ce registre par centre financier doit être tenu à jour et à disposition de la Direction de l EPFL sur demande. EPFL / VPPL / Page 0 /

11 Annexe Registre des signatures par centre financier Faculté / Vice - présidence VPPL N du centre financier & description F005 Description Service financier Responsable Bertold Walther Personne déléguée Martin Schlatter Responsable de fonds) N du fonds Responsables de fonds Signature du responsable du fonds Date Liste des personnes au bénéfice d une procuration N du fonds Signature responsable du fonds Limite montant Nom du bénéficiaire de la procuration Signature du bénéficiaire de la procuration EPFL / VPPL / Page /

12 Annexe 4 règlement des signatures CEPI Règlement des droits de signature pour les achats, les engagements et les transactions financières Constructions et Exploitation du Patrimoine Immobilier (CEPI) Dans le domaine des constructions et de la gestion immobilière, des règles spécifiques s'appliquent en vertu de dispositions légales et d'une ordonnance, ainsi que de directives du CEPF.. Cadre légal OILC (Ordonnance sur la gestion de l'immobilier et de la logistique de la Confédération) du L'OILC distingue trois types de crédits, à solliciter à travers un Message annuel du Conseil fédéral à l'intention du Parlement, soit : Crédit-cadre : permettant à chaque institution d'ouvrir des crédits d'ouvrages à concurrence de,0 mio par cas, à l'exception des crédits d'études, qui peuvent dépasser cette limite. Crédits d'ouvrages entre,0 mio et 0,0 mio : à présenter et à justifier individuellement dans le Message Crédits > 0,0 mio : à développer de façon détaillée dans le Message. Le Conseil des EPF coordonne l'élaboration du Message sur la base des éléments préparés par les institutions. Tous les crédits d'investissement du domaine immobilier sont des crédits d'engagement pluriannuels. LMP / OMP La loi et l'ordonnance sur les marchés publics comprennent des chapitres spécifiques pour le domaine des constructions.. CEPF Ordonnance concernant la gestion immobilière dans le domaine des EPF du Cette ordonnance reprend la structure de l'oilc et précise son contenu dans le contexte spécifique des organes de construction du CEPF. Directives et manuel de gestion Ces documents représentent le volet opérationnel de l'ordonnance du CEPF. Les directives ont force obligatoire pour les organes de construction. Outils de gestion La gestion financière des crédits de construction se fait pour l'ensemble du domaine des EPF avec le logiciel ARGUS. Différentes catégories de crédits sont prévues : crédits d'études, crédits d'ouvrage pour nouvelles constructions et transformations, crédits d'entretien EPFL / VPPL / Page /

13 . Règlement des compétences et des signatures La double signature est obligatoire à partir d'un certain montant, mais les services de la CEPI sont libres de fixer des seuils plus bas. Le registre des signatures se fait par analogie avec le chapitre III du Règlement des signatures. Octrois de crédits Les projets inférieurs à 0'000.- ne font pas l'objet de fonds spécifiques. Ils sont pris en charge par les crédits d'ensemble des services de la CEPI et suivent les règles de commandes/contrats d'entreprises, contrats de mandats et facturation ci-dessous. Tous les projets supérieurs à 0'000.- sont gérés à travers l'octroi de fonds spécifiques. La liste des compétences de la CEPI est approuvée par le Vice-Président VPPL. EPFL / VPPL / Page /

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