GUIDE DE L'UTILISATEUR DU SITE DE ZÜRICH ACCUEIL

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1 GUIDE DE L'UTILISATEUR DU SITE DE ZÜRICH ACCUEIL Merci à Lausanne Accueil De nous avoir permis d utiliser leur travail. Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 1 / 29

2 Évolutions Versions Dates Vérificateur Approbateur Évolution(s) essentielle(s) /08/2012 Création du document /06/2013 Modification pour Zürich Accueil Diffusion Département Zürich Accueil Nom Membres et visiteurs de Zürich Accueil Rédaction Rédacteur (nom, prénom - fonction) Alexandre PELON Webmaster Manuel Le-Gall Président Vérificateur (nom, prénom - fonction) Muriel KEMBALL Présidente Approbateur (nom, prénom - fonction) Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 2 / 29

3 Sommaire 1 INTRODUCTION DOCUMENTATION INFORMATIONS PRINCIPALES Site de Zürich Accueil Se connecter au site Se déconnecter du site Mot de passe oublié Comment contacter l association? Adresse postale Adresse ADHESIONS Nouvelle adhésion Bulletin d adhésion Payer la cotisation Renouvellement d adhésion Effectuer une demande de renouvellement Payer la cotisation Annuler le renouvellement Départ de l Association Questions au sujet des adhésions LES ACTIVITES DE ZÜRICH ACCUEIL Organisation des activités, visites et rencontres Abonnements aux newsletters d une activité Comment s abonner? Comment se désabonner? Les rendez-vous Qu est-ce qu un rendez-vous? Comment s inscrire à un Rendez-vous?...18 Comment se désinscrire d un Rendez-vous? Comment modifier une inscription à un Rendez-vous? Le calendrier AUTRES FONCTIONNALITÉS Annuaire Bons plans Forum Nouveau sujet...23 Participer à une conversation Les Gazettes Petites annonces Photos Créer un album Visualisation des photos dans un album Les Guides de Zürich Accueil Nos Sponsors et nos partenaires Votre Fiche Personnelle Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 3 / 29

4 1 INTRODUCTION Ce document a pour objectif de détailler les fonctionnalités du site et d expliquer comment les utiliser. Les principaux points abordés sont les suivants : - Informations principales - Adhésions et renouvellement - Activités et rendez-vous - Autres fonctionnalités, utilisation des bons plans, petites annonces, forum, photos, newsletters, Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 4 / 29

5 2 DOCUMENTATION 2.1 Informations principales Site de Zürich Accueil Le site de Zürich Accueil est accessible via l adresse suivante : Cette version du site est en ligne depuis le 03 mars L objectif de cette dernière version est d offrir plus interactions aux membres et visiteurs, en permettant l adhésion en ligne, de s abonner à des newsletters et de s inscrire aux sorties, visites et rendez-vous d activités Se connecter au site Chaque membre reçoit un mail avec ses informations de connexion. Pour se connecter, renseigner son mail et son mot de passe dans l encadré situé en haut à droite de la page d accueil du site, puis cliquer sur le bouton «OK». Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 5 / 29

6 La connexion est valide quand l encadré suivant s affiche : La connexion au site a une durée illimitée afin d éviter de renseigner les informations de connexion trop souvent Se déconnecter du site Pour se déconnecter, cliquer sur le bouton «Se déconnecter» situé dans l encadré en haut à droite du site : Mot de passe oublié En cas d oubli du mot de passe, cliquer sur le bouton «mot de passe oublié?» situé dans l encadré en haut à droite du site : Si vous êtes connecté, ce bouton n est pas visible. Il faut vous déconnecter avant de cliquer sur ce bouton. Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 6 / 29

7 La page suivante s ouvre : Renseigner votre adresse mail et cliquer sur «Retrouver mon mot de passe». Un mail contenant le mot de passe est alors envoyé à l adresse indiquée dans votre fiche d inscription Comment contacter l association? Adresse postale Zürich Accueil CH 8000 Zürich Adresse Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 7 / 29

8 2.2 Adhésions Vous retrouverez dans ce paragraphe toutes les informations relatives aux adhésions Nouvelle adhésion Une nouvelle adhésion se fait en deux étapes : - Remplir le bulletin d adhésion via le site - Payer la cotisation Votre adhésion et votre accès aux parties privées du site sont valables du 1 er septembre au 31 août de l année suivante. Si l adhésion est effectuée entre le 1 er septembre et le 30 avril, celle-ci est valable pour l année en cours. Si l adhésion est effectuée à partir du 1 er mai, celle-ci concerne l année en cours et est valable pour l année suivante Bulletin d adhésion Pour toute nouvelle adhésion à l Association, le futur membre va dans le menu horizontal «Adhésion» et sélectionne «Bulletin d adhésion» : Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 8 / 29

9 La page suivante s affiche : Tous les champs encadrés en rouge doivent obligatoirement être renseignés faute de quoi la demande d adhésion ne pourra être envoyée. Par soucis de facilité pour les animatrices et animateurs, veuillez mettre le nom et prénom du membres participant le plus souvent aux activités en premier. Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 9 / 29

10 Important Vous devez choisir une option pour les demandes suivantes : «Acceptez-vous d apparaitre dans l annuaire sur le site», «J autorise Zürich Accueil à utiliser des photos» et «Voulez-vous recevoir la Gazette au format». Une fois le formulaire complété, le futur membre lit la charte du membre, les statuts et le règlement intérieur de Zürich Accueil, avant de cocher la case «J'accepte le règlement intérieur» et de cliquer sur le bouton «Envoyer la demande d adhésion». La fenêtre suivante s affiche : Cliquer sur le bouton «OK» et effectuer la deuxième étape de l adhésion (Payer la cotisation). Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 10 / 29

11 Payer la cotisation Le règlement de la cotisation peut être effectué : - soit en main propre auprès d un des membres du Conseil d Administration lors d une activité, - soit par virement sur le compte de l Association : PostFinance n : IBAN : CH BIC : POFICHBEXXX Une fois le règlement transféré sur le compte, votre demande d adhésion sera validée par la Trésorière ou le Président Renouvellement d adhésion Le renouvellement d une adhésion se fait en deux étapes : - Effectuer une demande via le site - Payer la cotisation Une fois le renouvellement effectué et validé par un membre du Conseil d Administration, l adhésion sera prolongé jusqu au 31 août de l année suivante Effectuer une demande de renouvellement Pour effectuer un renouvellement d adhésion, se connecter au site, aller dans le menu horizontal «Adhésion» et sélectionner «Fiche personnelle», puis cliquer sur le bouton «Cliquez ici pour accéder au renouvellement». Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 11 / 29

12 Ce bouton ne s affiche que si le renouvellement n est pas encore fait ou qu il est en attente de validation. La fenêtre suivante s affiche : Avant d envoyer votre demande, vérifier vos coordonnées sur votre fiche personnelle en cliquant sur le bouton encadré en rouge ci-dessous. Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 12 / 29

13 Pour envoyer la demande de renouvellement, cliquer sur le bouton «Envoyer la demande». Le message suivant s affiche : Pour que la demande de renouvellement soit validée, effectuer la deuxième étape du renouvellement (Payer la cotisation) Payer la cotisation Le règlement de la cotisation peut être effectué : - soit en main propre auprès d un des membres du Conseil d Administration lors d une activité, - soit par virement sur le compte de l Association : PostFinance n : IBAN : CH BIC : POFICHBEXXX Une fois le règlement transféré sur le compte, votre demande d adhésion sera validée par la Trésorière ou le Président Annuler le renouvellement Pour annuler une demande de renouvellement non encore validée, se connecter au site, aller dans votre «Fiche Personnelle» et cliquer sur le bouton «Cliquez ici pour accéder au renouvellement». Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 13 / 29

14 Ce bouton ne s affiche que si le renouvellement n est pas encore fait ou qu il est en attente de validation. La fenêtre suivante s affiche : Cliquer ensuite sur le bouton «Cliquez ici pour annuler votre demande». Votre demande de renouvellement est ainsi annulée Départ de l Association Il n y a rien à faire pour quitter l Association. En effet, votre adhésion sera valide jusqu au 31 aout et ne sera pas prolongée si une demande de renouvellement n est pas explicitement effectuée. Votre fiche reste dans les archives du site mais vous ne faite plus partie des membres. Votre mot de passe et l accès à votre fiche personnel sont eux toujours actifs, vous permettant de renouveler votre adhésion si vous revenez dans la région et souhaitez de nouveau faire partie de Zürich Accueil. Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 14 / 29

15 2.2.4 Questions au sujet des adhésions Pour toute question relative aux adhésions et renouvellements, merci de contacter la responsable Communication à l adresse mail : 2.3 Les activités de Zürich Accueil Vous retrouverez dans ce paragraphe toutes les informations relatives aux activités organisées par Zürich Accueil Organisation des activités, visites et rencontres Toutes les activités sont regroupées par famille : évènements, activités culturelles, activités ludiques, activités manuelles & artistiques, activités sportives, activités mamans & enfants, rencontres & échanges et enfin, activités organisées par les Associations amies. Inscrivez-vous à chaque rendez-vous auquel vous souhaitez participer. Chaque rendez-vous peut : - Avoir un nombre limité de places - Etre conditionné par un paiement préalable sur le compte de Zürich Accueil - Avoir une date limite d'inscription N'hésitez pas à contacter les responsables d'activités pour plus d'informations Abonnements aux newsletters d une activité Abonnez-vous à la newsletter de l activité pour recevoir les informations concernant cette activité. Seul les responsables peuvent les envoyer Comment s abonner? Pour s abonner a la newsletter d une activité, aller sur la page de l activité et cliquer sur le bouton «J aime cette activité» dans l encadré ci-dessous. Pour vous désinscrire, cliquer sur la touche «Je n aime plus cette activité» à la même place. Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 15 / 29

16 Comment se désabonner? Pour se désabonner aux newsletters d une activité, aller sur la page générale des activités et cliquer sur le bouton «Voir vos inscriptions aux activités et rendezvous». Puis cliquer sur le bouton «Annuler l inscription», situé à droite de l activité concernée. La fenêtre suivante s affiche : Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 16 / 29

17 Cliquer sur le bouton «OK» pour valider le désabonnement. L abonnement est ainsi annulé Les rendez-vous Qu est-ce qu un rendez-vous? Les rendez-vous sont liés à une activité ou correspondent à une sortie (ou partie de sortie). Un rendez-vous est caractérisé par : - Un titre - Une description - Un lieu - Une date - Une heure de début - Une heure de fin ou une durée - Un prix - Des informations complémentaires (moyen d accès, informations à communiquer lors de l inscription, ). Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 17 / 29

18 Chaque Rendez-vous peut : - Avoir un nombre limité de places - Etre conditionné par un paiement préalable sur le compte de Zürich Accueil - Avoir une date limite d'inscription Comment s inscrire à un Rendez-vous? Pour s inscrire à un rendez-vous, aller sur la page de l activité ou de la catégorie de sortie, puis descendre au niveau de la liste des rendez-vous : Puis cliquer sur le bouton «Inscription», situé à droite du rendez-vous concerné. Pour s inscrire, renseigner le nombre de places désirées et cliquer sur le bouton «Envoyer votre demande». Si la date du rendez-vous se situe après la date de fin de d adhésion, l inscription à ce rendez-vous ne sera pas possible. Il faut effectuer le renouvellement de l adhésion avant et une fois celui-ci validé, l inscription sera de nouveau possible. Un mail est alors envoyé à l organisateur afin de le prévenir de l inscription et la page suivante s affiche : Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 18 / 29

19 Votre demande d inscription est ainsi en attente de validation par le/la responsable d activité. Vous recevrez un mail lorsque votre demande sera validée par le responsable du rendez-vous. Si un rendez-vous nécessite un paiement préalable sur le compte de Zürich Accueil, un mail intermédiaire est envoyé au membre lui indiquant que son inscription est validée provisoirement et est en attente du paiement. Le mail de validation définitive est envoyé une fois le paiement reçu sur le compte de l Association. Une fois le nombre de places limite atteint pour un rendez-vous, les inscriptions peuvent se faire sur liste d attente Comment se désinscrire d un Rendez-vous? Les désinscriptions aux rendez-vous ne sont pas possibles via le site. Il faut en faire la demande auprès du responsable du rendez-vous, qui est le seul à pouvoir effectuer la désinscription. Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 19 / 29

20 Comment modifier une inscription à un Rendez-vous? La modification d une inscription (Nombre de places, ) à un rendez-vous n est pas possible via le site. Il faut en faire la demande auprès du responsable du rendezvous, qui est le seul à pouvoir effectuer une modification Le calendrier La page calendrier permet de visualiser sous forme de calendrier mensuel, tous les rendez-vous et sorties organisés. Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 20 / 29

21 2.4 Autres fonctionnalités Annuaire La page «Annuaire» permet de rechercher les coordonnées et informations principales des membres souhaitant figurer dans l annuaire. Renseigner le nom ou le prénom de votre recherche dans la zone de saisie : Et cliquer sur le bouton «Rechercher» et la liste des résultats s affiche : Cliquer sur le nom recherché afin d afficher la fiche du membre : Bons plans Cette page permet de regrouper tous les bons plans que les membres souhaitent faire partager à toute l Association. Chaque membre peut publier un bon plan en cliquant sur le bouton «Proposer un bon plan» : Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 21 / 29

22 Puis renseigner les informations de votre bon plan : Et cliquer sur le bouton «Proposer». Le bon plan ne sera pas immédiatement visible car les nouveaux bons plans sont modérés par les responsables du site. Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 22 / 29

23 2.4.3 Forum Cette page permet de regrouper tous les sujets de conversation sur lesquels les membres souhaitent échanger Nouveau sujet Chaque membre peut publier un nouveau sujet en cliquant sur le bouton «Démarrer une discussion» : Puis renseigner les informations du nouveau sujet de conversation : Famille et titre. Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 23 / 29

24 Et cliquer sur le bouton «Poster». Le message suivant s affiche : Le sujet ne sera pas immédiatement visible car les nouveaux sujets sont modérés par les responsables du site Participer à une conversation Chaque membre peut participer à un sujet en cliquant sur le sujet concerné puis sur le bouton «Répondre» : Puis renseigner les informations de la réponse : Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 24 / 29

25 Et cliquer sur le bouton «Répondre». Le message suivant s affiche : Toute réponse peut-être supprimée par son auteur ou les modérateurs. Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 25 / 29

26 2.4.4 Les Gazettes Cette page contient les Gazettes depuis le numéro 61 de juillet Petites annonces Cette page permet aux membres de publier une annonce de particulier à particulier. Pour publier une annonce, cliquer sur le bouton concerné : Puis renseigner les informations de l annonce : Et cliquer sur le bouton «Proposer». Le message suivant s affiche : Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 26 / 29

27 L annonce est en attente de validation.si l adresse mail est renseignée, une confirmation de publication de l annonce sera envoyée. Les membres n ont droit qu à une annonce gratuite par an Photos Cette page permet aux membres de visualiser les photos des sorties et activités Créer un album Les albums photos ne peuvent être créés que par les responsables du site. Si un membre souhaite créer un album photo, envoyer une demande et les photos au format JPG à l'adresse : Visualisation des photos dans un album Pour visualiser des photos dans un album, il faut cliquer sur l album : Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 27 / 29

28 L album photos s ouvre. Vous pouvez imprimer les photos en cliquant sur le bouton «Imprimer» ou sur l icône représentant une imprimante en haut à gauche. Vous pouvez également lancer le diaporama en cliquant sur le bouton sous le nom de l album. En cliquant sur une photo, elle s affichera plus grande. Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 28 / 29

29 2.4.7 Les Guides de Zürich Accueil Cette page contient les documents publiés par l Association à destination des membres et des visiteurs. Vous trouverez : - La charte du membre de Zürich Accueil - Le règlement intérieur - Les statuts - Le guide de l utilisateur du site de Zürich Accueil Nos Sponsors et nos partenaires Ces pages listent les sponsors et partenaires de Zürich Accueil. Les partenaires proposent des avantages aux membres de l Association Votre Fiche Personnelle Cette page permet aux membres de modifier leurs données personnelles et de renouveler leur adhésion. Guide d'utilisation du site de ZA v1.1.docx 29 / 29

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