La documentation. A. Rivet. Améliorer le système d'organisation d'une unité de recherche. 6 et 7 novembre 2014, Délégation Aquitaine

Transcription

1 La documentation A. Rivet Améliorer le système d'organisation d'une unité de recherche 6 et 7 novembre 2014, Délégation Aquitaine

2 Plan Généralités et définitions La documentation qualité Exemples de documents Atelier

3 Système de management Politique D après une présentation de Robert LONGEON Chargé de Mission SSI du CNRS

4 Introduction Une exigence fondamentale de la démarche qualité est que les éléments du système qualité mis en œuvre soient documentés. Documenter Formaliser les règles de fonctionnement Enregistrer des informations Assurer la traçabilité des activités Développer les circuits d information Diffuser l information Améliorer la communication interne

5 Définitions (ISO 9000) Document : «Support d'information et l'information qu'il contient» Information : «Données signifiantes» Données : «Faits concernant un objet» Connaissances : «Ensemble disponible d informations constituant une conviction justifiée et ayant une forte certitude d être vraies»

6 Définitions MARS 2009 Chiffre d Affaires MARS 1 5 A R M S

7 La documentation (ISO 9000) «La documentation permet la communication de desseins et la cohérence des actions. Son utilisation contribue à : Réaliser la conformité aux exigences des clients et à l amélioration de la qualité Offrir une formation adaptée Assurer la répétabilité et la traçabilité Fournir des preuves tangibles Évaluer l efficacité et la pertinence continue du système de management de la qualité»

8 La documentation La documentation du SMQ doit comprendre : La politique qualité et les objectifs qualité Un manuel qualité Les procédures documentées exigées par l ISO 9001 Les documents nécessaires à l'organisme pour assurer la planification, le fonctionnement et la maîtrise efficaces de ses processus Les enregistrements exigés par l ISO 9001

9 Système documentaire Processus Description de l ensemble des dispositions prises pour manager la qualité MANUEL QUALITE Niveau organisationnel Savoir-faire organisationnel : Qui fait quoi? Quand? PROCEDURES Savoir-faire technique : comment fait-on? Garder la trace, apporter la preuve. INSTRUCTIONS DE TRAVAIL ENREGISTREMENTS Niveau opérationnel

10 Processus

11 Manuel qualité

12 Procédures Procédure (ISO 9000) : «manière spécifiée d'effectuer une activité ou un processus» A minima 6 PROCEDURES obligatoires Maîtrise des documents Maîtrise des enregistrements Maîtrise des non conformités Audit interne Actions correctives Actions préventives

13 Procédure

14 Mode opératoire

15 Formulaire

16 Formulaire

17 Enregistrements Enregistrement (ISO 9000) : «document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation d'une activité» Objectif : disposer, pendant une période connue, de tous les enregistrements apportant les preuves de la conformité du produit, de l'efficacité des processus et du SMQ. Stocker les enregistrements Identifier les enregistrements à maîtriser Mettre à disposition les enregistrements Protéger les enregistrements pendant la période de conservation Déterminer le temps de conservation des enregistrements

18 Enregistrements Quelques enregistrements indispensables : Les résultats des revues de direction (5.6.3) Les attestations, diplômes, qualifications, expériences (6.2.2) Les preuves de la conformité du produit (7.1 / 8.2.4) Les résultats des évaluations des fournisseurs (7.4.1) Les résultats des étalonnages et vérifications (7.6) Les informations sur satisfaction et/ou réclamations clients (8.2.1 /8.4) Les résultats des audits internes (8.2.2 ) Les enregistrements des non-conformités (8.3 / 8.4)

19 Conclusion La qualité est un DEFI : Dire ce que l on fait Ecrire ce que l on dit Faire ce que l on a écrit Innover pour réduire les écarts Disposer d une documentation utile et homogène Des documents fiables, conformes aux pratiques de l utilisateur Présentation standard et codification structurée Avoir une approche pragmatique Introduire la notion de risque