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1 (llogo & coordonnées cotraiitant 1) (llogo & coordonnées cotraiitant 2) GROUPE MERLIN / Réf doc : N AFFAIRE - EMETTEUR - OUVRAGE / DOM APPL. - NAT. DOC - ETAT CHRONO Ind Etabli par Vérifié par Approuvé par Date Objet de la révision A Date

2 SOMMAIRE 1 RUBRIQUES INTRODUCTIVES OBJET ET DOMAINE D'APPLICATION DOCUMENTS DE REFERENCE ET DOCUMENTS APPLICABLES DISPOSITIONS GENERALES D'ORGANISATION ET DE CONTROLE QUALITE OBJECTIFS DISPOSITIONS GENERALES EN MATIERE D'ORGANISATION COMPETENCES ET FORMATIONS CONTROLES EXTERNES CONTROLES EXTERIEURS DISPOSITIONS PARTICULIERES D'ORGA NISATION ET DE CONTROLE QUALITE POUR LA MISSION INTERVENANTS SUR L'OPERATION GESTION DES INTERFACES ET COMMUNICATION ENTRE LES DIFFERENTS INTERVENANTS CONTROLES...7 ANNEXE 1 : MANUEL ASSURANCE QUALITE... 9 ANNEXE 2 : SOMMAIRE ENVISAGE POUR LE PLAN ASSURANCE QUALITE GROUPE MERLIN / Réf doc : N AFFAIRE - EMETTEUR - OUVRAGE / DOM APPL. - NAT. DOC - ETAT - CHRONO Ind A. Le Date Page 2 / 12

3 1 RUBRIQUES INTRODUCTIVES 1.1 OBJET ET DOMAINE D'APPLICATION Le présent SOPAQ (Schéma Organisationnel du Plan Assurance Qualité) a pour objet d'expliciter les dispositions d'organisation et de contrôle qualité que nous nous proposons d'exécuter, dans l'exercice de la mission (mission), en vue de la réalisation de (ouvrage). (Si groupement) Il s'applique à (ensemble des partenaires du groupement de maîtrise d'œuvre à lister) Il servira de base à la mise au point du PAQ (Plan Assurance Qualité), dont l'objet sera de détailler ces dispositions, et dont la première version sera finalisée en coopération avec (Maître d'ouvrage) pendant la période de mise au point du marché. Le détail technique de nos prestations est abordé dans la note méthodologique / le mémoire explicatif de notre offre. 1.2 DOCUMENTS DE REFERENCE ET DOCUMENTS APPLICABLES Documents de référence : Recommandation N T1-87 de la Commission Centrale des Marchés "Gestion et assurance de la qualité lors de la passation et de l'exécution des marchés de travaux". Norme ISO 9000 version 2000 : Systèmes de management de la qualité - Principes essentiels et vocabulaire. Documents applicables : (Règlement de consultation et CCTP). Marché de Maîtrise d'œuvre. Réglementation en vigueur. Dispositions générales d'organisation (système qualité) du groupe Merlin. GROUPE MERLIN / Réf doc : N AFFAIRE - EMETTEUR - OUVRAGE / DOM APPL. - NAT. DOC - ETAT - CHRONO Ind A. Le Date Page 3 / 12

4 2 DISPOSITIONS GENERALES D'ORGANISATION ET DE CONTROLE QUALITE 2.1 OBJECTIFS La démarche qualité mise en place au sein du groupe Merlin a pour objectif de structurer et d'améliorer l'organisation de l'entreprise, en vue d'accroître la satisfaction de ses clients, d'améliorer la compétitivité du groupe et de motiver ses collaborateurs (extrait de la politique qualité du groupe Merlin). L'harmonisation de nos méthodes doit servir à l'amélioration de nos conditions de travail et permettre ainsi de limiter les risques d'erreurs et de retards dans la réalisation de nos missions. La définition de dispositions d'organisation, de suivi et de contrôle des prestations concourt à l'obtention du niveau de qualité requis pour satisfaire aux exigences du contrat et aux attentes du Maître d'ouvrage. 2.2 DISPOSITIONS GENERALES EN MATIERE D'ORGANISATION Le Manuel Assurance Qualité, présenté en annexe 1, résume les dispositions applicables en matière de qualité au sein groupe Merlin. (Insérer éventuellement les Manuels Assurance Qualité des partenaires) 2.3 COMPETENCES ET FORMATIONS Les collaborateurs affectés à la mission ont les compétences nécessaires, acquises grâce à leurs formations initiales et complémentaires et à leur expérience, y compris en matière de qualité. L'ensemble du personnel est informé via l'intranet du groupe Merlin de toutes les dispositions d'organisation qui lui sont applicables, et de leurs évolutions. 2.4 CONTROLES EXTERNES La mise en œuvre des méthodes de travail préconisées pour l'ensemble du groupe est régulièrement contrôlée par notre service qualité. Des audits internes sont réalisés dans le but de vérifier la bonne application des règles de travail, et dégager des pistes d'amélioration afin de les optimiser. 2.5 CONTROLES EXTERIEURS D'autres audits, réalisés par des organismes extérieurs (AFAQ notamment, dans le cadre de notre certification ISO 9001 version 2000), permettent également de mettre en évidence des pistes de progrès pour notre organisation interne, dans le but d'améliorer la qualité de nos prestations et la satisfaction de nos clients. GROUPE MERLIN / Réf doc : N AFFAIRE - EMETTEUR - OUVRAGE / DOM APPL. - NAT. DOC - ETAT - CHRONO Ind A. Le Date Page 4 / 12

5 3 DISPOSITIONS PARTICULIERES D'ORGANISATION ET DE CONTROLE QUALITE POUR LA MISSION Le SOPAQ ci après présente les dispositions d'organisation relatives aux responsabilités des différents intervenants, et les modalités de contrôle, pour la mission (mission), comme préconisé dans la Recommandation N T1-87 de la Commission Centrale des Marchés. Elles seront plus détaillées dans le PAQ lors de la mise au point du marché et enrichies par d'autres thèmes (Voir le sommaire proposé pour le PAQ, en annexe 2). 3.1 INTERVENANTS SUR L'OPERATION Un registre permettra d'identifier précisément les différents intervenants sur l'opération. Il précisera les fonctions occupées par chaque interlocuteur, et ses coordonnées complètes. Il sera ajusté dès la rédaction du PAQ et mis à jour à chaque modification. A ce jour, les intervenants proposés pour l'opération sont : MAITRE D'OUVRA GE ORGA NISME : Adresse : Nom : Fonction : Tél bureau : Tél portable : Fax : Adresse ORGA NISME : Adresse : Nom : Fonction : Tél bureau : Tél portable : Fax : Adresse (Ajouter le nombre de lignes nécessaires ) GROUPE MERLIN / Réf doc : N AFFAIRE - EMETTEUR - OUVRAGE / DOM APPL. - NAT. DOC - ETAT - CHRONO Ind A. Le Date Page 5 / 12

6 Les relations entre les intervenants peuvent être schématisées comme suit : (à adapter) Administrations chargées d'instruire les dossiers Coordonnateur Hygiène & Sécurité Contrôleur technique AMO / Groupement d'amo MAITRE D'OUVRA GE Exploitant MOE / Groupement de MOE Entrepreneurs Le pilotage de l'opération sera confié à un binôme ci après nommé "la direction d'affaire", et constitué d'un responsable d'affaire et d'un responsable de projet. La direction d'affaire aura en charge les responsabilités suivantes : - Etablissement et maintien du dialogue avec le Maître d'ouvrage et/ou ses représentants, - Présentation au Maître d'ouvrage des éléments nécessaires à sa prise de décision, - Vérification de l'adéquation des moyens humains et matériels pour satisfaire aux exigences du contrat, - Suivi des contrats d'ingénierie, préparation des émissions d'honoraires et du solde, - Coordination et gestion des interfaces entre les différents acteurs, - Veille au respect des procédures et des décisions prises au cours de l'opération, - Suivi du planning dans un souci de respect des délais, - Programmation, pilotage, cohérence de la production technique, - Vérification des données de sortie et de leur concordance aux exigences contractuelles, - Traitement des non-conformités aux exigences du contrat, - Gestion des marchés de travaux, - Elle préparera notamment, dès la signature du marché et avant le démarrage des prestations, le PAQ. Elle veillera ensuite à sa bonne application et à la mise à disposition des moyens nécessaires pour la réalisation de l'opération. Avant la remise de prestations à nos clients, la direction d'affaire s'assure que celles ci répondent aux exigences résumées dans le paragraphe "1.2. Documents applicables". GROUPE MERLIN / Réf doc : N AFFAIRE - EMETTEUR - OUVRAGE / DOM APPL. - NAT. DOC - ETAT - CHRONO Ind A. Le Date Page 6 / 12

7 Le responsable d'affaire est chargé de s'assurer en permanence de la satisfaction de notre client et de le tenir informé dans les meilleurs délais de tout élément susceptible de perturber l'exécution du contrat. 3.2 GESTION DES INTERFACES ET COMMUNICATION ENTRE LES DIFFERENTS INTERVENANTS Les responsabilités et tâches des différents intervenants du groupement seront clairement définies avant le démarrage des prestations (par exemple au moyen de contrats de co-traitance). Des réunions internes au groupement et à l'équipe chargée de l'opération permettront de faire le point régulièrement sur l'adéquation des prestations avec les données d'entrée, le respect des délais, la validation les documents avant transmission au Maître d'ouvrage, la définition d'actions correctives en cas de dérapages. Il appartient à chaque intervenant de procéder de la même manière pour gérer au mieux les prestations éventuellement sous traitées. Le Maître d'ouvrage sera régulièrement informé de l'avancement de l'opération et sera invité à valider les dossiers produits en vue de la phase suivante. La fréquence de ces réunions sera fixée avec le Maître d'ouvrage et sera intégrée au PAQ. Chacune de ces réunions fera l'objet d'un compte rendu afin de tracer les observations faites et les éventuels plans d'actions à mettre en œuvre. 3.3 CONTROLES (MISSION D'ETUDES ET/OU DE DEVOLUTION) Contrôles documentaires : Les documents produits seront contrôlés à deux niveaux avant diffusion au Maître d'ouvrage. Un vérificateur, spécialiste du domaine d'étude du document, effectuera un premier contrôle. Puis un membre de la direction d'affaire vérifiera la cohérence des documents réalisés et validera le dossier, pour transmission au Maître d'ouvrage. Un visa sur les documents témoignera du dernier niveau de contrôle. Plan de contrôle : Un plan de contrôle sera réalisé dans le PAQ, afin de déterminer précisément l'objet du contrôle pour chaque élément de mission. Les prestations sous traitées feront l'objet d'un contrôle interne particulier par la direction d'affaire. Revue de contrat : Une revue de contrat sera effectuée à la fin de chaque élément de mission, afin de permettre : le contrôle de l'état d'avancement du projet et des dépenses, le recalage des plannings prévisionnels, la vérification du respect des objectifs, l'intégration des décisions prises en réunion pour le déroulement de l'affaire, la vérification de l'application du PAQ. (MISSION DE SUIVI DE TRAVAUX) Contrôles documentaires : Préalablement au démarrage des travaux seront visés les documents d'exécution réalisés par les entreprises, afin de vérifier la cohérence entre les documents d'exécution et les spécifications des marchés de travaux, ainsi que le respect des exigences réglementaires et légales, sans toutefois décharger l'entrepreneur de ses responsabilités. Les dispositions régissant le contrôle des documents, leur présentation, leur identification, leur circulation, leur classement seront définies dans une procédure de maîtrise des documents de chantier annexée au PAQ. Contrôles préalables au démarrage des travaux : Le MOE / l'amo s'assurera que toutes les conditions administratives et techniques sont remplies avant de préparer l'os de démarrage (revue GROUPE MERLIN / Réf doc : N AFFAIRE - EMETTEUR - OUVRAGE / DOM APPL. - NAT. DOC - ETAT - CHRONO Ind A. Le Date Page 7 / 12

8 des autorisations préalables indispensables à l'ouverture du chantier, agrément des sous traitants etc). Contrôles en cours d'exécution : Les activités sur site et les fournitures seront contrôlées comme défini dans le PAQ, notamment lors de visites de chantier. Un plan de contrôle pourra être établi avec les entreprises et le contrôleur technique afin de lister les tâches ou opérations sensibles en matière de qualité, et définir les contrôles adéquats. Certains équipements feront l'objet de réceptions. Les essais correspondants seront consignés dans des PV remis au Maître d'ouvrage. Un contrôle des situations de travaux, au regard de leur cohérence avec les prestations réellement exécutées, sera réalisé pour établir un décompte, un état d'acompte et un certificat de paiement, afin que le Maître d'ouvrage puisse payer les sommes dues aux entreprises. Contrôles en fin de travaux : Comme prévu au CCAP, le MOE / l'amo préparera les constats à partir des documents fournis par les entreprises et constituera le Dossier des Ouvrages Exécutés. Il procédera au constat de fin de travaux, aux opérations préalables à la réception (contrôles sur site), et fixera la date d'achèvement des travaux. Le Maître d'ouvrage notifiera la réception. GROUPE MERLIN / Réf doc : N AFFAIRE - EMETTEUR - OUVRAGE / DOM APPL. - NAT. DOC - ETAT - CHRONO Ind A. Le Date Page 8 / 12

9 ANNEXE 1 : MANUEL ASSURANCE QUALITE (Insérer le Manuel Assurance Qualité du groupe Merlin, ainsi que ceux des partenaires) GROUPE MERLIN / Réf doc : N AFFAIRE - EMETTEUR - OUVRAGE / DOM APPL. - NAT. DOC - ETAT - CHRONO Ind A. Le Date Page 9 / 12

10 ANNEXE 2 : SOMMAIRE ENVISAGE POUR LE PLAN ASSURANCE QUALITE (PAQ pour phase d'études et/ou de dévolution) 1. RUBRIQUES INTRODUCTIVES 1.1. OBJET ET DOMA INE D'APPLICA TION 1.2. DECLARATION D'ENGA GEMENT DU GROUPE MERLIN ET DE SES PARTENA IRES ET RESPONSABILITÉS EN MATIERE D'APPLICATION DU PAQ 1.3. DOCUMENTS DE REFERENCE ET DOCUMENTS APPLICA BLES 1.4. TERMINOLOGIE 1.5. ORGA NISATION SPECIFIQUE MISE EN PLACE DA NS LE CADRE DE (NOM DE L'OPERA TION) REGISTRE DES INTERVENANTS DIRECTION D'AFFAIRE SCHEMA DES RELATIONS ENTRE LES INTERVENANTS 1.6. REGLES DE GESTION DU PAQ SUIVI DE LA MISE EN ŒUVRE DU PAQ EVOLUTION DU PAQ DIFFUSION DU PAQ 2. DISPOSITIONS POUR L'ASSURA NCE DE LA QUA LITE 2.1. RECUEIL DES DONNEES D'ENTREE (MISSION D'ETUDES) DONNES ADMINISTRATIVES DONNES TECHNIQUES 2.2. REALISATION DES ETUDES (PRE : PRELIMINA IRE, AVP : AVA NT PROJET, PRO : PROJET) (MISSION D'ETUDES) 2.3. DOSSIER DE CONSULTA TION DES ENTREPRISES (ACT-DCE) (MISSION DE DEVOLUTION) 2.4. A NALYSE DES OFFRES (MISSION DE DEVOLUTION) 2.5. MISE A U POINT DU MARCHE (MISSION DE DEVOLUTION) 2.6. GESTION DE LA SOUS TRAITA NCE 2.7. COMMUNICA TION ENTRE LES DIFFERENTS INTERVENA NTS REUNIONS INTERNES A L'EQUIPE OPERATIONNELLE REUNIONS EXTERNES 2.8. GESTION DES NON-CONFORMITES ET DES RECLAMATIONS CONSTAT INTERNE A L'EQUIPE OPERATIONNELLE CONSTAT EXTERNE A L'EQUIPE OPERATIONNELLE : RECLAMATION CLIENT GROUPE MERLIN / Réf doc : N AFFAIRE - EMETTEUR - OUVRAGE / DOM APPL. - NAT. DOC - ETAT - CHRONO Ind A. Le Date Page 10 / 12

11 2.9. GESTION DES DOCUMENTS CONTROLES PLAN DE CONTROLE REVUE DE CONTRAT ANNEXE 1 : REGISTRE DES INTERVENANTS ANNEXE 2 : MODELES DE PAGE DE GARDE ET CARTOUCHE ANNEXE 3 : SUGGESTION DE PROCEDURE DE MAITRISE DES DOCUMENTS ANNEXE 4 : MODELE DE PIECE ECRITE ANNEXE 5 : MODELE DE COMPTE RENDU ANNEXE 6 : MODELE DE BORDEREAU D'ENVOI GROUPE MERLIN / Réf doc : N AFFAIRE - EMETTEUR - OUVRAGE / DOM APPL. - NAT. DOC - ETAT - CHRONO Ind A. Le Date Page 11 / 12

12 (PAQ pour phase de suivi de travaux) 1. RUBRIQUES INTRODUCTIVES 1.1. OBJET ET DOMA INE D'APPLICA TION 1.2. DECLARATION D'ENGA GEMENT DU GROUPE MERLIN ET DE SES PARTENA IRES ET RESPONSABILITÉS EN MATIERE D'APPLICATION DU PAQ 1.3. DOCUMENTS DE REFERENCE ET DOCUMENTS APPLICA BLES 1.4. TERMINOLOGIE 1.5. REGLES DE GESTION DU PAQ SUIVI DE LA MISE EN ŒUVRE DU PAQ EVOLUTION DU PAQ DIFFUSION DU PAQ 2. DISPOSITIONS POUR L'ASSURA NCE DE LA QUA LITE 2.1. ORGA NISATION SPECIFIQUE MISE EN PLACE DA NS LE CADRE DE (NOM DE L'OPERA TION) REGISTRE DES INTERVENANTS SCHEMA DES RELATIONS ENTRE LES INTERVENANTS DIRECTION D'AFFAIRE REPARTITION DES TACHES DE MOE / D'AMO (si groupement) PRESTATIONS SOUS TRAITEES GESTION DES INTERFACES A L'INTERIEUR DU GROUPEMENT (si groupement) 2.2. CONTROLES CONTROLES PREALABLES A L'OUVERTURE DU CHANTIER CONTROLES EN COURS D'EXECUTION CONTROLES EN FIN DE TRAVAUX 2.3. GESTION DES NON-CONFORMITES ET DES RECLAMATIONS CONSTAT INTERNE A L'EQUIPE DE MOE / D'AMO CONSTAT EXTERNE A L'EQUIPE DE MOE / D'AMO RECLAMATION CLIENT 2.4. GESTION DES MODIFICA TIONS 2.5. ORGA NISA TION DES REUNIONS 2.6. GESTION DES DOCUMENTS ANNEXE 1 : REGISTRE DES INTERVENANTS ANNEXE 2 : PROCEDURE DE MAITRISE DES DOCUMENTS DE CHANTIER ANNEXE 3 : MODELES DE COMPTE RENDUS DE REUNIONS GROUPE MERLIN / Réf doc : N AFFAIRE - EMETTEUR - OUVRAGE / DOM APPL. - NAT. DOC - ETAT - CHRONO Ind A. Le Date Page 12 / 12

6, Rue Grolée 69289 LYON Cédex 02 Téléphone : 04-72-32-56-00 Télécopie : 04-78-38-37-85. Ind Etabli par Approuvé par Date Objet de la révision

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