CAHIER DES CLAUSES TERCHNIQUES PARTICULIERES

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1 CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE DE BESANÇON Direction du Système d'information Hôpital St Jacques 2 Place St Jacques Besançon Cedex PROCE22 septembre 2006 PROCEDURE ADAPTEE N 2007/23 DU 24 Avril 2007 CAHIER DES CLAUSES TERCHNIQUES PARTICULIERES Objet de la consultation : Assistance à la réalisation du SDI ( mise en place d une maîtrise d ouvrage et assistance à la maîtrise d ouvrage des projets) au CHU de Besançon Service acheteur : (ci-après désigné par «CHUB») 2 place Saint Jacques BESANCON CEDEX Date et heure limites de réception des offres : Lundi 14 mai 2007 à 12 heures MARCHE PASSE EN APPLICATION DE L ARTICLE 28 ET 71.1 DU CODE DES MARCHES PUBLICS MAPA 2007/23 Page 1 sur 5

2 ARTICLE 1 - OBJET DU MARCHE Le marché de prestations intellectuelles décrit dans le présent C.C.T.P., le contenu est une mission d assistance au maître d ouvrage a l élaboration du Schéma Directeur de l Information. ARTICLE 2 - GENERALITES SUR LA DEMARCHE 2.1 Le contexte du Projet d Etablissement Le CHU de Besançon à actuellement terminé et fait valider par les instances (CME, CTE, CA) son projet d'établissement pour la période Le Schéma Directeur des Systèmes d'informations est une des composantes de ce projet. Une des huit cibles stratégiques de ce Schéma Directeur des Systèmes d'informations est la mise en place d'une MOA indépendante et professionnalisé. 2.2 Le Contexte local Géographie Le CHUB est un établissement constitué de deux sites distants de 7 km et relié entre eux par un réseaux haut débit (fibre optique). Système d'information existant Le Système d'information du CHUB comporte les composants majeurs suivants : Un progiciel de Gestion Administrative intégré La gestion de la paie est externalisée, et confiée au GIP Cpage Une informatisation complète du secteur imagerie et laboratoire Un progiciel de gestion du temps de travail Les projets suivants sont en cours de déploiement au CHUB: le déploiement de son dossier médical informatisé(solution Axigate, actuellement distribué en partenariat avec le GIP Cpage) La mise en place d'un infocentre de pilotage financier, basé sur la valorisation des données issues du PMSI La mise en place d'un module de gestion du temps médical Le projet d'informatisation du Circuit du Médicament Le projet de remplacement d'un progiciel de gestion des radiothérapie Le projet de diffusion numérique des images 2.3 Le champ de l étude L une des principales recommandations faite à la suite de la réactualisation du schéma directeur du CHU de Besançon (CHUB) a été la création d une maîtrise d ouvrage. Le document «Schéma Directeur du Système d Information » précise les arguments qui ont porté cette recommandation ainsi que les objectifs et principes de sa mise en œuvre. Dans ce cadre, le CHUB souhaite maintenant déployer cette fonction de maîtrise d ouvrage et demande pour cela l assistance d un consultant. MAPA 2007/23 Page 2 sur 5

3 Il s agit donc de concevoir, mettre en œuvre et accompagner les débuts de cette nouvelle organisation. ARTICLE 3 - CARACTERISTIQUES DE LA DEMARCHE Il sera demandé au consultant de s'adapter aux principes évoqués dans le schéma directeur et aux spécificités concrètes du CHUB en remettant à chaque fois un rapport au maître d ouvrage. Etape numéro 1, il est souhaité que le consultant s'adapte aux principes évoqués dans le schéma directeur et aux spécificités concrètes du CHUB : 1 Formaliser le cadre de référence de la nouvelle organisation : - la gouvernance du SI : organisation de la prise de décision par une instance stratégique dont il faut définir la composition, le fonctionnement, la fréquence des réunions - la maîtrise d ouvrage : précisions de ses rôle, responsabilités et organisation. Trois points seront examinés plus particulièrement : 3.1 l organigramme 3.2 le recrutement de ses effectifs : «permanents» et «conscrits» 3.3 le fonctionnement avec les utilisateurs des différents métiers et leurs instances respectives conséquemment les rôles et responsabilités de la maîtrise d œuvre interne les modalités de la gestion des projets. - Les rôles et les responsabilités de la Maîtrise d œuvre internes - Les modalités de la gestion de projet 2 Faire les fiches de poste des permanents de la maîtrise d ouvrage et examiner les candidatures 3 Définir les outils de reporting et de gestion de projet 4 Répartir l équipe permanente de la maîtrise d ouvrage sur les projets Etape numéro 2, une fois l organisation définie et les acteurs en place, il est demandé au consultant d'accompagner la montée en charge de cette organisation de la maîtrise d ouvrage Les travaux seront menés avec les responsables des métiers et de leurs instances, d abord en entretien individuel sur la base de propositions qui leurs serons soumise. Puis, une fois les itérations terminées et le consensus établi autour de quelques options, des réunions de validation seront organisées par le consultant avec un comité de pilotage. Parallèlement, il sera demandé au consultant de prendre contact avec les acteurs pressentis pour la maîtrise d ouvrage permanente. Une fois les candidats choisis et en poste, nous souhaitons à ce qu'un travail soit effectué avec la maîtrise d œuvre interne, sur la répartition des tâches, les procédures et les outils. Enfin il est demandé au consultant de superviser les premiers travaux et d'assister aux premières instances. MAPA 2007/23 Page 3 sur 5

4 Etape optionnelle Nous souhaitons que le consultant puisse nous fournir une prestations optionnelle, destinée à faire avancer les projets plus rapidement. Nous souhaitons donc disposer d une prestation d assistance externe à maîtrise d ouvrage sur des projets. Ces prestations seront commandés au fur et a mesure de l'avancement des projets concernés, par des bons de commande. annexes : Plan d Assurance Qualité Le plan PAQ doit être fournit et devient une pièce contractuelle du marché. Ce qu il devrait contenir : - 1) EQUIPES Les noms des intervenants dans le projet avec leur CV, le chef de projet (CP) et référent en cas d absence du CP. En particulier sera mentionné qui a participé à la réponse, les qualités et profils de ces derniers. Toute modification à l une des composantes de l équipe, en cours de projet, devra donner lieu à la fourniture de ces mêmes informations au CHU, qui devra donner son aval. - 2) REUNIONS Définition des réunions, fréquences, intervenants et rédaction des CR (qui les rédige et sous quel délais) - 3) SUIVI AVANCEMENT du PROJET Plan de suivi. Calendrier : Définition, modalité de gestion de celui-ci, périodicité de révision. Gestion du projet : Définition de la façon dont sont gérés incidents et anomalies. Procédures de gestion des éventuelles modifications du projet. Gestion du risque. Définition de l ensemble des composants objets du projet (notes, documents..).obtenir un spécimen de ceux-ci. - 4) CERTIFICATION Obtenir la certification AFAQ (assoc française AQ) et/ ou ISO 9001 Annexe : Sous-traitance : clauses de confidentialité Les supports informatiques et documents fournis par le CHU à la société Y restent la propriété Du CHU. Les données contenues dans ces supports et documents sont strictement couvertes par le secret professionnel (article du code pénal), il en va de MAPA 2007/23 Page 4 sur 5

5 même pour toutes les données dont Y prend connaissance à l occasion de l exécution du présent contrat. Conformément à l'article 29 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux Fichiers et aux Libertés, Y s'engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et notamment d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des personnes non autorisées. Y s'engage donc à respecter les obligations suivantes et à les faire respecter par son personnel : ne prendre aucune copie des documents et supports d'informations qui lui sont confiés, à l exception de celles nécessaires à l exécution de la présente prestation prévue au contrat, l accord préalable du maître du fichier est nécessaire ; ne pas utiliser les documents et informations traités à des fins autres que celles spécifiées au présent contrat ; ne pas divulguer ces documents ou informations à d'autres personnes, qu'il s'agisse de personnes privées ou publiques, physiques ou morales ; prendre toutes mesures permettant d'éviter toute utilisation détournée ou frauduleuse des fichiers informatiques en cours d'exécution du contrat ; prendre toutes mesures de sécurité, notamment matérielle, pour assurer la conservation et l intégrité des documents et informations traités pendant la durée du présent contrat ; et en fin de contrat à procéder à la destruction de tous fichiers manuels ou informatisés stockant les informations saisies. A ce titre, Y ne pourra sous-traiter l'exécution des prestations à une autre société, ni procéder à une cession de marché sans l accord préalable du CHU. Le CHU se réserve le droit de procéder à toute vérification qui lui paraîtrait utile pour constater le respect des obligations précitées par Y. En cas de non-respect des dispositions précitées, la responsabilité du titulaire peut également être engagée sur la base des dispositions des articles et du nouveau code pénal. Le CHU pourra prononcer la résiliation immédiate du contrat, sans indemnité en faveur du titulaire, en cas de violation du secret professionnel ou de non-respect des dispositions précitées. En cas d opération de maintenance ou de télémaintenance Chaque opération de maintenance devra faire l'objet d'un descriptif précisant les dates, la nature des opérations et les noms des intervenants, transmis au CHU. En cas de télémaintenance permettant l'accès à distance aux fichiers du CHU, Y prendra toutes dispositions afin de permettre eu CHU d'identifier la provenance de chaque intervention extérieure. A cette fin, Y s'engage à obtenir l'accord préalable du CHU avant chaque opération de télémaintenance dont elle prendrait l'initiative. Des registres seront établis sous les responsabilités respectives du CHU et Y, mentionnant les date et nature détaillées des interventions de télémaintenance ainsi que les noms de leurs auteurs. Liste de références clients pour une intervention identique ou apparentée à l AO en question. MAPA 2007/23 Page 5 sur 5

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