CONVENTION CONSTITUTIVE DU GROUPEMENT DE COMMANDES VILLE DU MANS ET LE MANS METROPOLE AVEC EXECUTION PAR LE COORDONNATEUR

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1 CONVENTION CONSTITUTIVE DU GROUPEMENT DE COMMANDES VILLE DU MANS ET LE MANS METROPOLE AVEC EXECUTION PAR LE COORDONNATEUR La Ville du Mans, représentée par Monsieur Patrick DELPECH, Adjoint au Maire en exercice, agissant par délibération en date du déposée à la Préfecture de la Sarthe le et d'une part, Le Mans Métropole-Communauté Urbaine, représentée par son Président en exercice, M. Jean-Claude BOULARD agissant par délibération en date du déposée à la Préfecture de la Sarthe le d'autre part, Article premier : Objet du groupement de commandes Un groupement de commandes est constitué selon les dispositions de l article 8 du code des marchés publics. La présente convention concerne les opérations exigeant une exécution des marchés ou accords cadres par le coordonnateur au nom des membres du groupement. Ce groupement de commandes porte sur les fournitures et services courants ainsi que certains travaux dont la liste figure en annexe, qu ils soient passés par marchés ou accord-cadre ou toute autre procédure prévue par le Code des Marchés Publics. Chaque annexe concerne un achat en particulier avec ses modalités propres de répartition financière. Toute modification doit être approuvée dans les mêmes termes par l ensemble des membres du groupement. Article 2 : Composition du groupement et modalités d adhésion Sont membres du groupement les établissements mentionnés ci-après : Page 1 sur 6 CONVENTION

2 1 Ville du Mans 2 Le Mans Métropole - Communauté Urbaine La signature de la présente convention vaut adhésion au groupement de commandes. L adhésion au groupement de commandes est subordonnée : - à l adoption d une délibération de l assemblée délibérante approuvant le principe du groupement de commandes et le présent acte constitutif - à la signature de la présente convention - au respect de l ensemble de ces dispositions. Toute nouvelle adhésion est, en outre, soumise à l approbation de l ensemble des membres du groupement, à la signature d un avenant à la présente convention, et au respect de l ensemble de ses dispositions éventuellement modifiées par l avenant. Si l un des membres souhaite quitter le groupement, les autres membres statueront sur l opportunité de maintenir ce groupement. La disparition du groupement constitue l un des cas de résiliation de la présente convention. Si le maintien du groupement est décidé, un avenant à la présente convention devra être établi. Article 3 : Coordonnateur du groupement Les parties à la convention conviennent de désigner la Ville du Mans, coordonnateur du groupement. Article 4 : Durée de la convention La présente convention prend effet à compter de sa notification à chaque membre du groupement de commandes. Le groupement couvre la durée des mandats municipal et communautaire dont les renouvellements sont intervenus en Sont considérées comme relevant de la présente convention les procédures dont la publicité est lancée au cours de la durée de la présente convention. Le groupement peut également prendre fin de manière anticipée, par l un des cas de résiliation de la présente convention. Article 5 : Organe d attribution des marchés Afin de permettre l organisation du groupement, il est mis en place une commission d appel d offres, conformément aux dispositions de l article 8 du code des marchés publics. La commission d appel d offres, compétente pour analyser les candidatures et les offres et désigner le titulaire du marché, est la commission d appel d offres du coordonnateur du groupement. Elle sera convoquée par le coordonnateur du groupement. Les procédures formalisées et non formalisées donneront lieu à attribution des marchés par la CAO du groupement. Article 6 : Rôle et obligations du coordonnateur Le coordonnateur réalisera les procédures d achat dans le respect des règles du code des marchés publics. Il est responsable envers les membres du groupement de la bonne exécution des missions visées par la présente convention. Page 2 sur 6 CONVENTION

3 Le coordonnateur est chargé de l ensemble des opérations permettant d aboutir au choix d un co-contractant, à la formalisation du contrat et à son exécution et notamment : Recueillir la définition précise des besoins des adhérents et les récapituler ; Définir l organisation technique et administrative de la procédure de consultation ; Procéder à la transmission de l état des besoins aux membres du groupement ; Elaborer le dossier de consultation des entreprises ; Procéder à la constitution des dossiers de consultation ; Assurer la publication de l avis d appel public à la concurrence ; Expédier des dossiers de consultation aux candidats ; Recevoir les offres ; Envoyer les convocations aux réunions de la Commission d Appel d Offres ; Préparer les procès-verbaux et assurer la rédaction des décisions de la Commission d Appel d Offres lors de ses séances d ouverture des plis et de jugement des offres ou d'avis sur avenant ; Informer les candidats retenus et non retenus des choix de la Commission d Appel d Offres ; Mettre en forme le marché après attribution par la Commission d Appel d Offres ; Informer les établissements membres du groupement des candidats retenus ; Signer et notifier le marché ; Procéder à la publication de l avis d attribution ; Suivre l exécution des marchés ; Exécuter le marché ; commande, vérification des prestations (réception qualitative et quantitative) et paiement conformément aux dispositions prévues au CCAP du marché, avenant et sous-traitants Pour changer de coordonnateur, les membres du groupement devront établir un avenant substituant le nouveau coordonnateur à l ancien. Conformément aux dispositions de l article 8 précité, le coordonnateur est chargé de procéder dans les règles prévues par ledit Code, à l organisation de l ensemble des opérations de sélections des cocontractants et d une manière générale de prendre en charge tous actes nécessaires à l exercice de ces missions depuis la préparation du dossier de consultation jusqu à l'extinction des garanties post contractuelles. Article 7 : Obligations des membres du groupement Chaque membre du groupement s engage à transmettre un état prévisionnel de ses besoins quantitatifs et qualitatifs dans les délais fixés par le coordonnateur. Chaque membre du groupement a l obligation de définir préalablement au lancement des procédures, ses besoins propres selon les modalités prévues ci-dessous Article 8 : Modalités financières Le coordonnateur peut être remboursé des frais occasionnés par la gestion des procédures du groupement, mais ses fonctions sont pour le reste, exclusives de toute rémunération dans le cadre des procédures engagées. Ce remboursement aboutirait alors à une répartition à parts égales des frais correspondants pour chaque membre du groupement pour les frais relatifs à la procédure, sauf mention contraire éventuelle stipulée en annexe. Quant aux coûts afférents à l'exécution des contrats, chaque annexe, en fonction des contrats concernés, établit les modalités de répartition et de remboursement. Page 3 sur 6 CONVENTION

4 Article 9 : Modalités de retrait du groupement et de résiliation de la convention Chaque membre du groupement conserve la faculté de se retirer du groupement de commandes sous réserve d un préavis de trois mois donnant lieu à une décision écrite et notifiée au coordonnateur. Le retrait de l un des membres du groupement entraîne la résiliation de la présente convention. Toutefois, le retrait du groupement et la résiliation de la convention ne pourront intervenir dès lors que la procédure de passation des marchés aura été engagée, sauf décision contraire et unanime des membres du groupement. Les conditions de résiliation de la convention seront réglées par voie d avenant, sachant que le retrait du groupement et la résiliation de la convention ouvrent droit à la réparation du préjudice subi par les membres du groupement qui, du fait de l abandon de la procédure de passation du ou des marché(s) devraient lancer une ou des nouvelle(s) consultation(s). Chaque membre du groupement conserve la faculté de se retirer du groupement de commandes sous réserve d un préavis de trois mois donnant lieu à une décision écrite et notifiée au coordonnateur. Si le coordonnateur est défaillant ou ne respecte pas ses obligations, et après mise en demeure infructueuse, chaque membre du groupement peut résilier la présente convention ou demander à procéder au remplacement du coordonnateur dans les conditions fixées à l article 3 de la présente convention. En cas de résiliation, il est procédé immédiatement à un constat contradictoire des prestations effectuées par le coordonnateur. Ce constat fait l objet d un procès-verbal qui précise en outre les mesures conservatoires que le coordonnateur doit prendre pour assurer la conservation et la sécurité des prestations exécutées. Il indique enfin le délai dans lequel le coordonnateur doit remettre l ensemble des dossiers aux membres du groupement. Article 10 : Règlement des litiges Tout litige portant sur l interprétation ou l exécution de la présente convention qui n aurait pu être réglé par voie de conciliation, sera de la compétence du tribunal administratif de Tribunal administratif de Nantes. Article 11 : Clauses complémentaires Chaque membre du groupement se réserve le droit d effectuer à tout moment les contrôles techniques et administratifs qu il estime nécessaires. Le coordonnateur devra donc laisser libre accès à tous les dossiers concernant l opération. Chaque membre du groupement pourra demander à tout moment au coordonnateur la communication de toutes les pièces et contrats concernant l opération. Les besoins propres à chaque membre du groupement font l objet d un programme de commandes auquel est affecté une enveloppe financière. Le coordonnateur s engage à réaliser chaque opération dans le strict respect du programme de commande et de son enveloppe financière ainsi définis qu il accepte. Page 4 sur 6 CONVENTION

5 Fait à., Le.. Signature des membres Pour la Ville du Mans, L Adjoint au Maire Pour Le Mans Métropole - Communauté Urbaine, Le Président Patrick DELPECH Jean-Claude BOULARD Sénateur de la Sarthe Page 5 sur 6 CONVENTION

6 ANNEXE OBJET : système de télégestion des chaufferies 1 - Propriété des installations de télégestion Le poste central est soumis au régime de copropriété des 2 membres. Les postes locaux appartiennent à la collectivité propriétaire du bâtiment dans lequel est positionné le poste local concerné. 2 - Modalités de répartition des frais et remboursement 2.1 Répartition des charges d'investissement et de fonctionnement du système de télégestion A. Charges d'investissement : charges liées à l'investissement - pour le poste central : au nombre de bâtiments raccordés - pour les postes locaux : en fonction du propriétaire du bâtiment raccordé La répartition des charges sera effectuée en fin d'exercice budgétaire charges liées aux raccordements : même critères de répartition que ci-dessus La détermination de la part communautaire devra tenir compte des ressources attribuées au titre de subventions diverses. B. Charges de fonctionnement : La facturation des parts se fera en fin d'exercice sur l'année écoulée selon le principe du nombre de bâtiments raccordés en ce qui concerne le poste central et en fonction du propriétaire du bâtiment concerné pour les équipements propres à chaque chaufferie. Les frais relatifs aux publications des avis de publicité et attribution sont répartis au prorata du nombre de bâtiments raccordés. 2.2 Répartition des charges d'investissement et de fonctionnement du poste central et des postes locaux dépenses réglées en fonction du nombre de bâtiments raccordés : acquisition de fournitures telles que celles liées à la télétransmission, bandes magnétiques, disques, listing, imprimés dépenses réglées en fonction du nombre de bâtiments raccordés et du propriétaire pour les postes locaux : - frais afférents à la maintenance et à l'entretien du poste central et des périphériques dans la totalité de ses composants - assurance du matériel : chaque collectivité souscrit ses propres contrats d'assurances pour les équipements relatifs aux postes locaux. La Ville du Mans souscrira quant à elle le contrat relatif au poste central et la dépense sera répartie en fonction du nombre de bâtiments raccordés. LMM prend en charge sans répartition les dépenses annexes de téléphone et de consommation liées à l'exploitation du poste principal et de ses périphériques. Précisions : 1 l'acquisition des logiciels propres à l'installation est incluse dans les charges d'investissement 2 les frais de personnel ne sont pas compris dans la présente convention. Page 6 sur 6 CONVENTION

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