D.S.A. Dossier-Suivi/Agenda MODULE AVANTAGE CLIENT

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1 D.S.A. Dossier-Suivi/Agenda MODULE AVANTAGE CLIENT TOUS DROITS RÉSERVÉS MICRONOMIE INC.

2 TABLE DES MATIERES 1 SOMMAIRE Sommaire de ce document Logiciel DSA (DOSSIER-SUIVI/AGENDA) Logiciel de comptabilité Avantage et le DSA Importation des clients de Avantage vers DSA Menu Importation Avantage Correspondance des champs Ajout et Synchronisation des clients dans Avantage Si le dossier n'existe pas dans Avantage Si le dossier existe dans Avantage Recherche Par No de Client (M01) Par No de Facturé À (M02) Autres recherches Onglet 8- Facture de Avantage dans DSA Le Dossier et ses 6 onglets standards: Onglet 8-Facture Statistiques des ventes et recevables dans DSA : Solde, Vente-Année, Vente-Totale Si le solde est Positif Écran Facture Onglet Liste Onglet Fiche Items de Facture Imprimer la facture Statistiques des ventes et recevables dans DSA : Solde, Vente-Année, Vente-Totale Facturation dans Avantage à partir du DSA (sur mesure) Gestion des Statistiques de ventes Mise à jour des Statistiques de ventes dans Avantage Sommaire Exécution du programme Importation des Statistiques de ventes dans des Sujets du DSA Sommaire Ajout du programme "GensToFa.prg" Exécution du programme: Rapport des Statistiques par Code Postal Nombre de caractères du groupe Calcul des montants d'argents des sujets Configuration du Module Avantage Client Pré-requis : Écran Variables Système Programmation sur mesure dans DSA et dans Avantage...26 MICRONOMIE INC. 2 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

3 1 SOMMAIRE 1.1 Sommaire de ce document Ce document est un «Manuel de l'usager» du «Module Avantage Client» qui complète le logiciel DSA (Dossier-Suivi/Agenda). Il décrit de façon sommaire les relations entre les deux logiciels suivants: DSA (Dossier-Suivi/Agenda), développé par Micronomie inc. Comptabilité Avantage, développé par Les Logiciels Avantage. Ce document décrit seulement les activités qui sont faites par le logiciel DSA et les interfaces entre DSA et Avantage. 1.2 Logiciel DSA (DOSSIER-SUIVI/AGENDA) Le DSA (Dossier-Suivi/Agenda) est un logiciel qui facilite la gestion des dossiers. Un dossier est un contenant d information sur une personne ou une compagnie. Il se divise en 7 écrans d information : A. Agenda : L agenda par Émetteur (SERVICE) ou Destinataire (TECH-01). 1. Description : Information sur le dossier (contact et compagnie). 2. Suivi : Les Suivis du Dossier : téléphones, visites, offres, lettres, Suivi-Appels, Suivi-Nettoyages, Suivi-Filtres, etc. 3. Téléphone Les Téléphones du dossier : travail (TRA), résidence (RES), cellulaire (CEL), pagette (PAG), etc. 4. Adresse : Les Adresses du dossier : travail (TRA), résidence (RES), etc. 5. Sujet : Les Sujets ou Mots-Clefs ou Descripteurs : Assurance, Manufacturier, Région, Équipements, Locations, Filtres, Nettoyage, etc. 6. Document : Les Documents du dossier : lettres fax, mémos, chiffriers, photos, etc. Le DSA est décrit en détail dans les documents suivants : o «DSAV, Sommaire» o «DSAV, Manuel de l usager» o «DSAV, Tutoriel» MICRONOMIE INC. 3 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

4 1.3 Logiciel de comptabilité Avantage et le DSA Le logiciel de Comptabilité Avantage est décrit dans d'autres documents. Nos clients ont des besoins qui sont complétés par le logiciel DSA en relation avec le logiciel Avantage: 1. Importation des clients de Avantage vers DSA. 2. Ajout de clients dans Avantage par DSA (catégorie CL= Client). 3. Correction de clients dans Avantage par DSA (catégorie CL= Client). 4. Recherche par No de Client (M01). 5. Recherche par No de Facturé à (M02). 6. Onglet 8-Facture de Avantage dans DSA. 7. Statistiques des ventes et recevables dans DSA : Solde, Vente-Année, Vente-Totale. 8. Écran Facture à partir du DSA. 9. Imprimer Facture à partir du DSA. 10. Facturation dans Avantage à partir du DSA (sur mesure). 11. Mise à jour des Statistiques de ventes dans Avantage. 12. Importation des Statistiques de ventes dans des Sujets du DSA. 13. Rapport des Statistiques par Code Postal. 14. Programmation sur mesure dans DSA et dans Avantage. Les logiciels DSA et Avantage sont développés avec des bases de données et des index en FoxPro et sont donc compatibles. Les deux fabricants, Micronomie inc. et Les Logiciels Avantage travaillent en collaboration pour assurer une bonne intégration des deux produits depuis «Micronomie Inc» et «Bell Solution d Affaire, Division Avantage» sont des «Partenaires d Affaire». MICRONOMIE INC. 4 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

5 2 Importation des clients de Avantage vers DSA. 2.1 Menu Importation Avantage Pour faire l'importation des clients de Avantage vers DSA, faites : Menu, Outils, Administration, Importation, B-Avantage. NOTE: Ce menu requiert le niveau Administrateur. L écran ci-dessous apparaît. MICRONOMIE INC. 5 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

6 Cette fenêtre démarre l importation dans DSA des données à partir des bases clients du logiciel de comptabilité Avantage. ATTENTION : LES DESTINATION ET SOURCES DE DSA DOIVENT ÊTRE DES VERSIONS PLUS GRANDES OU ÉGALES À 4.90 MICRONOMIE INC. 6 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

7 2.2 Correspondance des champs Voici comment les champs d Avantage sont transformés dans DSA : Transfert des clients (Base 01CLIENT) (FICHIER DES CLIENTS) AVANTAGE NOM DU CHAMP AVANTAGE TITRE À L ÉCRAN PARTIE TRANSFÉRÉE DSA NOM DU CHAMP DSA TITRE À L ÉCRAN Dans la base PERSONNE qui correspond à 2- Dossier CGROS Facturé à Champ complet MODIFIABL2 Facturé à CNOM Nom Champ complet COMPAGNIE Compagnie CNUM Numéro Champ complet (10C) MODIFIABL1 Clé/M1 CREM Remarque Champ complet NOTE Remarque CRESP Nom du responsable Partie avant l espace blanc PRENOM Prénom CRESP Nom du responsable Partie après l espace blanc NOM Nom CVEND No. de vendeur Champ complet RESPONSABL Responsable Avantage AAAA.MM.JJ SOURCE Source CL (Clients) CATEGORIE Catégorie Classe CLASSE Classe Resp. RESPONSABLE Responsable Statut STATUT Statut Divers DIVERS Responsable Dans la base ADRESSE.DBF qui correspond à 5-Adresse CADR Adresse Partie avant 1 ière virgule NO_CIVIQUE No civique CADR Adresse Partie après 1 ière virgule RUE Rue CADR Adresse Partie avant 2 ième virgule SUITE Suite CVIL Ville/Province Partie avant virgule VILLE Ville CVIL Ville/Province Partie après virgule PROVINCE Province CCOD Code Postal Champ complet CODE_POST Code Postal Dans la base TELEPHONE.DBF qui correspond à 4-Téléphone CTELB Téléphone bureau 3 premiers caractères TEL_REGION Région CTELR Téléphone bureau 7 derniers caractères TEL_NUMERO Numéro TEL_TYPE= «TRA» CEXTB Tél. bur. extension 5 caractères TEL_EXTEN Extension TEL_TYPE= «TRA» CTELF Fax bureau 3 premiers caractères TEL_REGION Région CTELF Fax bureau 7 derniers caractères TEL_NUMERO Numéro TEL_TYPE= «FAX» CTELR Téléphone résidence 3 premiers caractères TEL_REGION Région CTELR Téléphone résidence 7 derniers caractères TEL_NUMERO Numéro TEL_TYPE= «RES» CTELA Téléphone bureau 3 premiers caractères TEL_REGION Région CTELA Téléphone bureau 7 derniers caractères TEL_NUMERO Numéro TEL_TYPE= «AUT» Dans la base SUJET.DBF qui correspond à 6-Sujet Import Avantage AAA.MM.JJ SUJET Sujet Sujet1 SUJET Sujet Sujet2 SUJET Sujet MICRONOMIE INC. 7 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

8 3 Ajout et Synchronisation des clients dans Avantage Pour qu'un client soit Ajouté et Synchronisé automatiquement du DSA dans Avantage: Changez la Catégorie du dossier à «CL» pour Client. 3.1 Si le dossier n'existe pas dans Avantage 1. Lorsque vous cliquez sur Enregistrer la fenêtre suivante apparaît: 2. Le logiciel propose le prochain numéro de client Avantage disponible. MICRONOMIE INC. 8 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

9 3. Cliquez sur OK pour l'accepter ou changez-le puis cliquer sur OK. Automatiquement le numéro de client s'inscrit dans le champ «No Comptabilité (M01)» avec tous les zéros requis par le logiciel Avantage. 3.2 Si le dossier existe dans Avantage Lorsque vous cliquez sur Enregistrer la fenêtre suivante apparaît: Si vous répondez Oui, le numéro de client s'inscrit dans le champ «No Comptabilité (M01)» avec tous les zéros requis par le logiciel Avantage. MICRONOMIE INC. 9 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

10 4 Recherche 4.1 Par No de Client (M01). Pour trouver un dossier par son numéro de Client Avantage: 1. Cliquer sur la Loupe à côté de «No Compt.» : le champ devient jaune. 2. Entrez le numéro Avantage recherché sans les zéros du début. 3. Peser sur «ENTER» pour afficher le dossier Par No de Facturé À (M02). Pour trouver un dossier par son numéro de Client Avantage «Facturé À»: 1. Cliquer sur l onglet «1-Description» ou faire «Alt+1) 2. Cliquer sur «No Fact» 3. L écran affiche la liste et vous place dans la colonne M02 qui est le champ «Facturé à» 3. Trouvez le numéro recherché puis double cliquez dessus (ou peser la touche ENTER). Tous les clients dont la facturation est reportée au numéro recherché sont affichés. MICRONOMIE INC. 10 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

11 4.3 Autres recherches Consultez le document «Sommaire du DSA» pour connaître les autres recherches : o Loupes : Catégorie, Compagnie, Nom, Prénom, No DSA, etc. o Liens o Liste des dossiers o Recherche par Téléphone o Recherche par Adresse o Recherche par Sujet MICRONOMIE INC. 11 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

12 5 Onglet 8- Facture de Avantage dans DSA 5.1 Le Dossier et ses 6 onglets standards: Un dossier est un contenant d information sur une personne ou une entreprise. Il se divise en 6 Onglets standards d information : 1. Description : Description : Compagnie, Nom, Prénom, Fonction, etc. 2. Suivi : Suivis des activités : Téléphones, Visites, Offres, Lettres, Fax, Contrats, Échéances, Tâches, etc. 3. Téléphone : Téléphones : travail (TRA), fax (FAX), cellulaire CEL), pagette (PAG), résidence (RES), Autres employés et leurs fonctions, etc. 4. Adresse : Adresses : travail (TRA), résidence (RES), livraison (LIV), etc. 5. Sujet : Sujets ou Mots-clefs : Assurance, Manufacturiers, Région, Émail, Web, NAS, Catégorie, Territoire, etc. 6. Document : Documents : Lettres, Fax, Mémos, Chiffriers, Photos, Courriel, Tout fichier de type Windows, etc. MICRONOMIE INC. 12 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

13 5.2 Onglet 8-Facture Cliquer sur l onglet «8- Facture» Caractéristiques : Présente une liste des Factures du logiciel comptable «Avantage». Par ordre inverse de date. Contient : Numéro Cie, No Facture, Date, Numéro du Client, Description, Vendeur, Total de facture. Contient aussi : Solde de Facture, Contient aussi : Délais de Paiement (date du jour moins la date de la facture). Permet d ouvrir l Écran Facture en double cliquant sur la Description. 5.3 Statistiques des ventes et recevables dans DSA : Solde, Vente-Année, Vente- Totale. Caractéristiques : Les Statistiques de ventes apparaissent dans la «Barre de Titre» des Clients. Contient : Nom du Client, le Solde dû, le Total de l Année en cours, le Total à Date du client. MICRONOMIE INC. 13 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

14 5.4 Si le solde est Positif De plus, l onglet pour l écran 8-Facture est en rouge lorsque ce client a un solde impayé. MICRONOMIE INC. 14 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

15 6 Écran Facture. 6.1 Onglet Liste Caractéristiques (section du haut): S ouvre en double-cliquant sur une facture de l onglet «8-Facture» de l écran DSAV. Présente la liste des Factures du Client. Par ordre Inverse de Date. Contient : Numéro Cie, Numéro de facture, Date, Numéro du client, Description, Vendeur, Total. Contient aussi : Solde de la facture (des Recevables.) Contient aussi : Délais de paiement (date du jour moins la date de la facture). MICRONOMIE INC. 15 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

16 6.2 Onglet Fiche Caractéristiques (section du haut): Contient : No facture, Date de la facture, Total, Numéro du client, Nom de la compagnie, Numéro Cie, Total reçu, No du Vendeur, Solde dû, Adresse. 6.3 Items de Facture Caractéristiques (section du bas): Contient : Numéro de Produit, Description, Quantité, Prix unitaire, Total. MICRONOMIE INC. 16 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

17 6.4 Imprimer la facture. Les factures sont classées en ordre décroissant de dates. Pour imprimer une facture : 1. Choisir une facture. 2. Cliquer sur le bouton «Imprimer» et la facture s imprime. Le fichier de la facture est dans le répertoire Report\AFa1dsa.frx/frt. Il est possible d en créer d autres sur-mesure avec le Générateur de Rapport du DSA. 6.5 Statistiques des ventes et recevables dans DSA : Solde, Vente-Année, Vente- Totale. Caractéristiques : Les Statistiques de ventes apparaissent dans la «Barre de Titre» des Clients. Contient : Nom du Client, le Solde dû, le Total de l Année en cours, le Total à Date du client. MICRONOMIE INC. 17 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

18 7 Facturation dans Avantage à partir du DSA (sur mesure). Dans des modules sur mesure, le DSA imprime et génère les factures et les recevables dans Avantage, soit une à fois, soit en groupe. (Exemple : voir «Module Gestion des Équipements». 8 Gestion des Statistiques de ventes 8.1 Mise à jour des Statistiques de ventes dans Avantage Sommaire Il faut penser d exécuter la mise à jour des Statistiques de ventes dans Avantage à tous les mois. Sinon les statistiques ne sont plus bonnes. Le programme "AvaStat.prg" permet de recalculer les statistiques de ventes dans le logiciel de comptabilité "Avantage" Exécution du programme Choisir le menu «Autre» et cliquer sur «Programmes (PRG/FRX)» MICRONOMIE INC. 18 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

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20 L écran du DSA se placera sur le dossier des programmes. Choisir le programme «AvaStat.PRG» Cliquez sur Exécuter Programme (en bas à droite). Le programme s'exécute: Il recalcule les champs suivants pour chaque client de Avantage (écran "Stat"): Solde: Facturation/mois: Facturation/Année: Facturation à ce jour: Le programme utilise la "Date du Début" de la période 01" de Avantage pour ses calculs. Il est possible d'importer la "Facturation/Année" dans un sujet DSA pour en faire un rapport (voir la section suivante). Retournez dans le logiciel Avantage à la page des statistiques pour constater les champs corrigés. MICRONOMIE INC. 20 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

21 8.2 Importation des Statistiques de ventes dans des Sujets du DSA Sommaire Le programme "GensToFa.prg" permet d'importer dans un sujet le champ "Facturation/Année" des statistiques de ventes du logiciel Avantage Ajout du programme "GensToFa.prg" Voir la section précédente et ajouter le programme «GensToFa.prg» Exécution du programme: Voir la section précédente et Exécutez le programme «GensToFa.prg». Le programme s'exécute: Il crée les sujets suivant pour tous les clients:.code Postal, Facturation/Année: $ Il est possible d'en faire un rapport par sujet et de compter les montants (voir la section suivante). MICRONOMIE INC. 21 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

22 8.3 Rapport des Statistiques par Code Postal Nombre de caractères du groupe Dans le rapport F- Dossier par Sujet, nous pouvons spécifier le nombre de caractères en partant de la gauche sur lequel nous voulons trier le Sujet. Exemple : si des sujets «SCIB-2001» et «SCIB-2002» ont été entrés et que nous voulons un rapport par tous les SCIB, il suffit d inscrire SCIB dans le champ «Sujet» et inscrire 4 dans le champ «nombre de caractères du groupe» pour les obtenir Calcul des montants d'argents des sujets Un sujet peut maintenant se terminer par un montant $: Inscrire dans «nombre de caractères du groupe» 35 Inscrire dans «Sujet»:.Code Postal, Facturation/Année: H3L 2V3, $ Lors du rapport par sujet les sous totaux seront calculés ainsi: Sujet:. Code postal, Facturation/Année: H3 Dossier1. $ Dossier2. $ Sous-Total: 2 $ Total: 10 $20, Le rapport en "Sommaire seulement" ne donnera que les sous totaux et les totaux. MICRONOMIE INC. 22 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

23 9 Configuration du Module Avantage Client Voici comment configurer le Module Avantage-Client du DSA. 9.1 Pré-requis : Avoir fait l acquisition du Module Avantage-Client. Être un utilisateur de Niveau 1 (Administrateur). 9.2 Écran Variables Système. 1. Cliquez sur le menu Fichier, Ouvrir, Variables Systèmes MICRONOMIE INC. 23 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

24 2. Cliquer sur l onglet MODULE 3. Cliquer les cases appropriées que vous avez d Avantage. MICRONOMIE INC. 24 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

25 4. Cliquer sur l onglet MODULE 2-AVANTAGE 5. Inscrire le répertoire des données pour les différentes compagnies que vous avez dans Avantage en commençant par «Ava Dir 01» 6. Modifier les variables pour correspondre à votre configuration: Nom Désignation Inscrire Ava Dir 01 Le répertoire où se trouvent les données "\AvaWin\Ava01" de votre compagnie: Ava Car Le numéro de Grand Livre du compte à "11400" recevoir Ava Taxe Le niveau de taxe par défaut Cocher Ava Pad 0 Si à T, il ajoute les Zéros (0) Cocher automatiquement devant le numéro de client Ava Stat Re-calcule les soldes dans DSA Cocher Ava Prix Le niveau de prix du client Cocher Ava Facture 1 Le nom du fichier de rapport pour faire form\afa1dsa.frx la facture. 7. Pour terminer, cliquer sur le bouton sauver de cet écran. MICRONOMIE INC. 25 DOSSIER-SUIVI/AGENDA

26 10 Programmation sur mesure dans DSA et dans Avantage. Micronomie Inc. peut développer des MODULES SUR MESURES qui complètent le DSA selon les spécifications du client. Le manuel de l usager présente un sommaire des MODULES déjà faits pour plusieurs clients. Nous développons aussi des Sites Web et interfaces entre les réseaux locaux et l Internet. Lorsqu un usager requiert une personnalisation du DSA, nous intégrons les points qui améliorent le logiciel DSA. Nous programmons de plus le MODULE SUR MESURE qui répond au besoin du client. Il s agit toujours d un DSA STANDARD plus un MODULE SUR MESURE. Ainsi, chaque usager du DSA profite des bonnes idées et suggestions des autres en plus de pouvoir avoir son DSA MODULE-SUR-MESURE. N est ce pas intéressant? Chaque usager qui possède un MODULE peut mettre à jour son DSA STANDARD et profiter des améliorations continuelles du logiciel. Votre abonnement au SUPPORT TELEPHONIQUE DSA inclut les mises à jour majeures. Il d un investissement rentable pour chaque usager du DSA? Il est possible d acquérir la plus part des MODULES SUR MESURE ci décrit sauf certains qui sont confidentiels. Veuillez communiquer avec MICRONOMIE à ce sujet. Pour plus d information, veuillez consulter : MICRONOMIE INC., TÉLÉPHONE : (514) jyt@micronomie.com WEB : Référence : dsav-mic\manuel\avantage_mu_v.doc MICRONOMIE INC. 26 DOSSIER-SUIVI/AGENDA