GESTION DES FACTURES ET AVOIRS

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1 FACTURATION P1

2 P2

3 Table des Matières GESTION DES FACTURES ET AVOIRS 4 PREMIERE EXECUTION DU LOGICIEL 5 DEFINITION DES PARAMETRES 8 Comptes Utilisateurs 9 Préfixes de numérotation 11 Options 12 Liste des clients 16 Liste des articles 18 SAISIE DES FACTURES ET AVOIRS 19 Création d'une facture 20 Création d'un avoir 27 Modification ou suppression d'une facture ou d'un avoir 28 EDITION ET MAILING DES FACTURES ET AVOIRS 29 COMPTABILISATION DES FACTURES ET AVOIRS 32 ETAT DES FACTURES ET AVOIRS SAISIS 34 Liste des factures et avoirs 35 Etat des factures et avoirs 36 A PROPOS 37 P3

4 GESTION DES FACTURES ET AVOIRS Cet utilitaire permet d'effectuer l'intégralité du processus de gestion des factures et avoirs : de leur création, à l'édition et la comptabilisation. Grâce à un lien direct avec notre logiciel de comptabilité, les deux entités seront constamment interconnectées. Afin de mieux comprendre le fonctionnement de ce module, nous allons donc présenter : le premier lancement du logiciel le paramétrage du logiciel la saisie des factures la saisie des avoirs l'édition des factures et avoirs la comptabilisation des factures et avoirs le suivi des factures et avoirs P4

5 PREMIERE EXECUTION DU LOGICIEL Après l'installation du logiciel, vous pouvez cliquer sur l'icône pour l'exécuter. Définition des chemins d'accès Lors de cette première exécution, une fenêtre s'affiche pour paramétrer le répertoire contenant les bases de données : Ce répertoire est C:\damofic, mais il peut également être S:\ (ou tout autre lettre représentant le lecteur réseau) si le poste à installer n'est pas le serveur. Une fois le répertoire trouvé, cliquez sur le bouton pour continuer l'installation : P5

6 Cet écran permet de définir l'administrateur du programme : l'utilisateur qui aura tous les droits. En cliquant à nouveau sur le bouton, l'écran de connexion s'affiche pour s'identifier. Première connexion Par défaut, le premier identifiant Administrateur apparaît. Il conviendra ensuite de configurer vous-mêmes les droits d'accès des différents utilisateurs. Il suffit donc de vous identifier, de sélectionner le dossier à consulter, puis de cliquer sur le bouton, la liste des factures et avoirs apparaît : P6

7 P7

8 DEFINITION DES PARAMETRES Les éléments à configurer au préalable de toute saisie sont : les utilisateurs autorisés à accéder au logiciel les préfixes de numérotation les options d'affichage, d'édition et de comptabilisation P8

9 Comptes utilisateurs Paramétrage\Utilisateurs Les utilisateurs sont les opérateurs qui utilisent le logiciel Facturation : Pour gérer les utilisateurs et paramétrer leurs droits, cliquez sur le bouton renseignez ses informations personnelles : et Vous pouvez associer à cet utilisateur un fichier image (bmp, jpg) contenant sa signature en cliquant sur. Chaque utilisateur peut avoir accès à tout ou partie des dossiers comptables existants. P9

10 Les boutons et permettent de modifier ou supprimer un utilisateur. P10

11 Préfixes de numérotation Paramétrage\Préfixes de numérotation Les préfixes permettent de numéroter les factures et les avoirs de la manière suivante : Préfixe + Année de saisie + Numéro automatique sur 4 chiffres Les deux préfixes A et F correspondant respectivement aux Avoirs et Factures, ils sont déjà paramétrés par défaut. Pour créer un nouveau préfixe de numérotation, cliquez sur le bouton définissez la lettre : et Les boutons et permettent de modifier ou supprimer les préfixes de numérotation déjà paramétrés. P11

12 Options Paramétrage\Options ou L'écran Options permet de renseigner les paramètres généraux suivants : Lieu d'émission des factures et avoirs Il est important de renseigner la localité où la facture (ou l'avoir) a été émise, celle-ci sera reportée sur le document édité : P12

13 Code du journal de comptabilisation des factures et avoirs Renseignez ici le code du journal de comptabilisation des factures et avoirs (obligatoirement un journal de type vente), tel que défini dans le logiciel de comptabilité. Option d'édition et d'envoi par mail des factures et avoirs Envoyer les mails au format html : si cette option est activée, la facture (ou l'avoir) fera partie intégrante du corps du message (sinon le document sera transmis en fichier joint) Textes d'entêtes (objet du message) et de pied de page (siret, adresse postale, ...) : ils seront repris dans tous les s. Image à insérer automatiquement sur les factures et avoirs : celle-ci devra être enregistrée sous C:\damofic\FA100\BDD et se nommer logo.jpg ou logo.bmp : P13

14 Impression sur papier pré-imprimé Vous pouvez éditer vos factures et avoirs sur papier blanc, mais aussi sur papier pré-imprimé, si vous cochez cette option : Il suffit ensuite de renseigner les marges d'impression en fonction de votre document pré-imprimé. P14

15 Couleur de l'état des factures et avoirs Le code couleur est utile pour distinguer rapidement l'état de chaque facture et avoir en attente de traitement. P15

16 Liste des clients Clients\Liste ou Affichage de la liste des clients et de leurs coordonnées Un outil de recherche par Compte, par Nom ou par Ville peut vous aider à retrouver plus facilement un client dans cette liste. En cliquant sur le bouton client :, vous pouvez afficher les coordonnées détaillées d'un Création, Modification et Suppression d'un client Création d'un client Pour créer un nouveau client, cliquez sur le bouton : P16

17 Renseignez tous les champs et cliquez sur le bouton. Pour attribuer un compte à ce client, cliquez sur le bouton et sélectionnez un compte dans la liste du plan comptable ou saisissez directement le compte. Modification d'un client Pour modifier les informations concernant un client, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton pour l'afficher, effectuez les changements et cliquez sur le bouton. Suppression d'un client Pour supprimer un client de la liste, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton. Export de la liste des clients sous Excel Pour exporter la liste des clients, cliquez sur le bouton s'affiche aussitôt :, le document Excel P17

18 Liste des articles Articles\Liste ou Vous pouvez afficher la liste des articles déjà saisis dans les factures et avoirs : Un outil de recherche par Libellé court ou long peut vous aider à retrouver plus facilement un article dans cette liste. Tout comme la liste des clients, cette liste peut être exportée sous Excel, grâce au bouton : P18

19 SAISIE DES FACTURES ET AVOIRS Etapes de création des factures et avoirs : Création de la facture Création d'un avoir Modification ou suppression d'une facture P19

20 Création d'une facture Factures\Saisie ou Nouveau Pour créer une nouvelle facture, cliquez sur le bouton. Numérotation et datation de la facture Le numéro de facture se calcule automatiquement de la manière suivante : F + année en cours + 000X (exemple : F , puis F , F ) Quant à la date, celle du jour de saisie est indiquée par défaut mais elle peut être P20

21 modifiée à votre guise. Référence client Cette zone permet de renseigner la référence de la commande correspondant à cette facture. Cette information sera reportée sur la facture : Client Cliquez sur le bouton pour indiquer leclient concerné par cette facture : Sélectionnez le client concerné dans la liste Si le client n'existe pas dans la liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton P21

22 Cliquez sur le bouton Cliquez sur le bouton Les informations sont reportées sur la saisie de la facture : Liste des articles Pour ajouter un article à la facture, il suffit de cliquer sur bouton : L'écran de saisie d'un article s'affiche : Sélectionnez un article dans la liste Si l'article n'existe pas dans la liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton Cliquez sur le bouton P22

23 Modifiez si besoin les quantités à facturer Cliquez sur le bouton liste. si vous souhaitez ajouter un autre article dans la Cliquez sur le bouton Répétez cette opération autant de fois que nécessaire. Les informations sont reportées sur l'écran de saisie de la facture, en mode normal : Pour modifier un article existant, cliquez sur le bouton. Pour supprimer un article existant, cliquez sur le bouton. Paramétrage de la comptabilisation de la facture Dès lors que le client et les articles à facturer sont définis, il faut renseigner les informations comptables. Pour ce faire, deux solutions s'offrent à vous : La comptabilisation globale La comptabilisation globale permet d'appliquer la même comptabilisation à l'ensemble de la facture : P23

24 La comptabilisation particulière Pour effectuer une comptabilisation par article, sélectionnez l'article en question dans la liste et cliquez sur le bouton : Pour chaque article définissez la comptabilité générale et analytique de cette manière (possibilité de réaliser une ventilation analytique en montant ou pourcentage). Les informations sont reportées sur la saisie de la facture, en mode comptable : Pour revenir à la liste des articles, cliquez sur le bouton. P24

25 Mode de règlement Pour préciser le mode de règlement de la facture, cochez la case Mode de règlement et renseignez les différentes zones : Répartition TVA La répartition de la TVA s'indique automatiquement après saisie des articles : Accompte Si un accompte a déjà été versé par le client, vous pouvez le saisir pour qu'il soit déduit de la facture : Validation finale Lorsque la facture est totalement saisie, cliquez sur le bouton, en haut de l'écran ou sur le bouton en compte. si vous souhaitez que cette saisie ne soit pas prise P25

26 Une fois la validation effectuée, la facture apparaîtra dans la liste des factures. P26

27 Création d'un avoir Pour saisir un nouvel avoir, cliquez sur le bouton. Le numéro de l'avoir se calcule automatiquement de la manière suivante : A + année en cours + 000X (exemple : A , puis A , A ) Quant à la date, celle du jour de saisie est indiquée par défaut mais elle peut être modifiée à votre guise. La saisie d'un avoir s'effectue de la même façon que celle d'une facture : P27

28 Modification ou suppression d'une facture/d'un avoir Modification d'une facture ou d'un avoir Pour modifier une facture (ou un avoir), double-cliquez dessus dans la Liste des factures et avoirs ou cliquez sur le bouton : cliquez ensuite sur le bouton pour confirmer les changements effectués. Suppression d'un facture ou d'un avoir Pour supprimer un facture (ou un avoir), sélectionnez-le dans la Liste des factures et avoirs et cliquez sur le bouton. P28

29 EDITION ET MAILING DES FACTURES ET AVOIRS Une fois que la facture (ou l'avoir) est saisi, vous pouvez l'éditer, l'enregistrer et l'envoyer par . Pour ce faire, sélectionnez-la dans la Liste des factures (ou avoirs), puis cliquez sur le bouton (ou double-cliquez sur le facture (ou l'avoir) en question pour l'afficher et cliquez sur le bouton ). L'écran ci-dessous s'affiche pour imprimer, mettre en page, envoyer par ou enregistrer les factures (ou avoirs) : Imprimer la facture P29

30 Aperçu et mise en page avant impression Envoyer la facture par P30

31 Enregistrer sous P31

32 COMPTABILISATION DES FACTURES ET AVOIRS La comptabilisation Pour comptabiliser les factures (ou avoirs) édités, affichez la Liste des factures et avoirs et cliquez sur : Les factures et avoirs édités à comptabiliser apparaissent Cochez ceux que vous souhaitez comptabiliser (par défaut toutes les factures et avoirs valides pour la comptabilisation sont cochés) Cliquez sur le bouton La facture ou l'avoir disparaît automatiquement de la liste des Factures à comptabiliser Un fichier d'import est créé et envoyé vers les bases de données de comptabilité Pour retrouver les factures (ou avoirs) comptabilisés, il suffit d'afficher la liste des Factures comptabilisées depuis "année en cours" La décomptabilisation La comptabilisation rend définitive la saisie des factures (ou avoirs), ils ne sont plus modifiables. P32

33 Pour modifier ou supprimer une facture (ou un avoir) comptabilisé, il faut la décomptabiliser. Pour effectuer ce traitement, affichez la Liste des factures et avoirs, cliquez sur et définissez la date de début de recherche : Les factures et avoirs comptabilisés depuis cette date apparaissent Cochez celles et ceux que vous souhaitez décomptabiliser Cliquez sur le bouton Il suffit d'afficher la liste des pour les retrouver i La décomptabilisation est un traitement exceptionnel et partiel. Il n'a d'effet que sur le module facturation et ne décomptabilise pas les écritures en comptabilité. Il faudra donc agir aussi dans le logiciel de Comptabilité, pour supprimer l'import (s'il n'a pas encore été intégré) ou les écritures importées. P33

34 ETAT DES FACTURES ET AVOIRS SAISIS Afin de dresser un panorama des traitements réalisés sur le programme Facturation, vous pouvez utiliser deux outils : La liste des factures et avoirs L'état des factures et avoirs P34

35 Liste des factures et avoirs Factures\Liste ou La Liste des factures et avoirs permet de vérifier l'état des factures et avoirs en attente de traitement : Cet écran permet d'éditer, envoyer par et comptabiliser les factures et les avoirs. P35

36 Etat des factures et avoirs Factures\Etat ou L'état des factures et avoirs permet de dresser un bilan des factures (ou avoirs), sur une période, concernant un ou plusieurs services : L'état peut être imprimé et enregistré. Avant l'impression, la mise en page du document peut être modifiée. P36

37 A PROPOS \A Propos et Enregistrement Ces rubriques permettent de faire un rappel des informations propres au logiciel : P37

38 Index - A - A PROPOS 37 - C - COMPTABILISATION DES FACTURES ET AVOIRS 32 Comptes Utilisateurs 9 Création d'un avoir 27 Création d'une facture 20 - D - DEFINITION DES PARAMETRES 8 - E - EDITION ET MAILING DES FACTURES ET AVOIRS 29 Etat des factures et avoirs 36 ETAT DES FACTURES ET AVOIRS SAISIS 34 - G - GESTION DES FACTURES ET AVOIRS 4 - L - Les fournisseurs et articles Liste des articles 18 Liste des clients 16 Liste des factures et avoirs 35 - M - Modification ou suppression d'une facture ou d'un avoir 28 - O - Options 12 P38

39 - P - PREMIERE EXECUTION DU LOGICIEL 5 Préfixes de numérotation 11 - S - SAISIE DES FACTURES ET AVOIRS 19 P39

40 DAMOCLES - LEGIE, 2007 P40

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