DOSSIER DE CONSULTATION

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1 PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT DOSSIER DE CONSULTATION RECRUTEMENT D UNE AGENCE DE COMMUNICATION POUR LA PRODUCTION D UN FILM INSTITUTIONEL SUR LE PNUD RFP/MRT/011/2012 AOUT /30 =======================================================================================================================

2 PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT Invitation à soumissionner RFP/MRT/011/2012 Date : 21/08/2012 Madame, Monsieur, Objet : Recrutement d une agence de communication pour la production d un film institutionnel sur le PNUD en Mauritanie La présente consultation est ouverte aux Agences de Communication de droit mauritanien régulièrement constituées et opérant sur le territoire mauritanien. 1. Vous êtes invités à soumettre une proposition pour exécuter des missions de Production d un film institutionnel sur le PNUD en Mauritanie, conformément aux pièces jointes en Annexe 2. Les documents qui suivent vous permettront de préparer votre proposition : i. Instructions aux Soumissionnaires (Annexe I) ii. Termes de Référence de la Mission.. (Annexe II) iii. Formulaire de soumission de la Proposition (Annexe III) iv. Tableau des coûts..annexe IV) v. Conditions générales du Contrat... (Annexe V) 3. Votre offre comprendra une proposition technique et une proposition financière, qui devront être envoyées séparément à l adresse indiquée ci-dessous au plus tard le 02 septembre 2012 à 12h, délai de rigueur. A l attention de: Avec mention : Madame la Représentante Résidente du PNUD Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD Mauritanie) B.P. 620 Nouakchott Mauritanie - Tel : (222) Fax : (222) «Offre pour la production d un film institutionnel sur le PNUD en Mauritanie» «à n ouvrir qu en séance» NB : Pour les soumissions électroniques, le soumissionnaire devra présenter ses offres technique et financière sous deux fichiers différents (version PDF). 2/30 =======================================================================================================================

3 Aucun dossier incomplet ne sera accepté. Les offres physiques devront être déposées à la réception du PNUD. Toutes les offres reçues après les date et heure indiquées ou envoyées à toute autre adresse seront rejetées. 4. Si vous avez besoin d informations complémentaires, vous pouvez soumettre vos questions à l adresse suivante : infos.procure.mr@undp.org. Nous vous répondrons dans les meilleurs délais. Cependant, tout retard dans la transmission de ces informations ne pourrait en aucun cas constituer un motif de report de la date de soumission de votre proposition. 5. Vous êtes prié de nous confirmer par écrit votre intention de soumettre ou non une offre. Le dossier d appel d offre est téléchargeable sur le site Rubrique Emplois/Appel d offres Nouakchott, le 21 Août 2012 Représentante Résidente Adjointe/Opérations a.i. 3/30 =======================================================================================================================

4 ANNEXE 1 4/30 =======================================================================================================================

5 Annexe I Instructions aux Soumissionnaires A. Introduction 1. Généralités But et objectifs de l invitation à soumissionner 1.1. But et Objectifs Accroitre la visibilité des actions du PNUD en Mauritanie. 2. Coût de la proposition Le Soumissionnaire prendra à sa charge tous les coûts liés à la préparation et la soumission de la Proposition. Le PNUD ne peut en aucun cas être tenu responsable ou redevable de ces dépenses, quel que soit le déroulement ou le résultat obtenu par la Proposition. B. Documents d invitation à soumissionner 3. Contenu des documents d invitation à soumissionner Les propositions doivent offrir des services couvrant l étendue de la mission, l ensemble des spécifications stipulées. Les propositions qui ne couvriront qu une partie de la mission ou des spécifications seront rejetées. Le soumissionnaire est tenu d examiner toutes les instructions, formulaires, conditions et spécifications figurant dans les documents d invitation à soumissionner. Tout non-respect de ces documents se fera au détriment du soumissionnaire et sera susceptible d avoir un effet négatif sur l évaluation de la Proposition. 4. Clarification des Documents d invitation à soumissionner Tout soumissionnaire éventuel qui aurait besoin de clarifications à propos des Documents d invitation à soumissionner peut en informer par écrit le Service des Achats du PNUD à l adresse postale ou au numéro de fax indiqués dans l invitation à soumissionner ou par mail à infos.procure.mr@undp.org. Le Service des Achats du PNUD répondra par écrit à toute demande de clarification concernant les Documents d invitation à soumissionner qui lui parviendra avant la date limite de dépôt des Propositions. Des exemplaires écrits de la réponse de l Organisation (incluant une explication de la demande de clarification mais sans identification de la source de la demande) seront envoyés à tous les soumissionnaires éventuels qui auront confirmé leur participation à la consultation. Cependant, tout retard dans la transmission de ces informations ne pourrait en aucun cas constituer un motif de report de la date de soumission de votre proposition. 5. Modification des Documents d invitation à soumissionner 5/30 =======================================================================================================================

6 A tout moment avant la date limite de dépôt des Propositions, le Service des Achats du PNUD peut, pour quelque raison que ce soit, sur sa propre initiative ou en réponse à une demande de clarification faite par un soumissionnaire éventuel, modifier les Documents d invitation à soumissionner en procédant à un amendement. Tous les soumissionnaires éventuels qui auront reçu les Documents d invitation à soumissionner et qui auraient confirmé leur intention de soumissionner seront informés par écrit de tous les amendements apportés aux Documents d invitation à soumissionner. Les amendements seront aussi portés aux documents publiés sur le site des Nations Unies de la Mauritanie ( Afin de ménager aux soumissionnaires éventuels suffisamment de temps pour prendre en compte les amendements dans la préparation de leurs offres, le Service des Achats du PNUD pourra, à sa propre discrétion, prolonger le délai de soumission des Propositions. C. Préparation des Propositions 6. Langue de la Proposition Les Propositions préparées par le soumissionnaire de même que toutes les correspondances et documents relatifs à la Proposition échangés entre le soumissionnaire et le Service Achats du PNUD seront écrits en langue française. Tout autre document écrit fourni par le soumissionnaire peut être rédigé dans une autre langue, à condition qu il soit accompagné d une traduction de ses parties pertinentes en français, auquel cas, aux fins d interprétation de la Proposition, le texte en français prévaudra. 7. Documents constitutifs de la Proposition La Proposition comprendra les documents suivants : 7.1- OFFRE TECHNIQUE a- La lettre de soumission (cf. Annexe III) b- La preuve de l immatriculation au Registre du commerce du soumissionnaire c- c- c- Une fiche de présentation du soumissionnaire (conformément au point 8-a des instructions aux soumissionnaires) ; d- La liste des références pertinentes et références générales du soumissionnaire ; (cette liste devra être appuyée d au moins deux attestations de bonne fin d exécution pour des missions similaires) e- La description de l approche méthodologique de mise en œuvre du film institutionnel (conformément au point 8.c des instructions aux soumissionnaires). f- La liste des matériels que le soumissionnaire compte utiliser pour réaliser le film g- Composition de l équipe intervenante et responsabilités de ses membres (appuyée des CV signés de chaque membre de l équipe de mise en œuvre) ; h- Le chronogramme des activités (planning de mis en œuvre sous forme de diagramme de Gantt). i- La copie des TDR dument paraphée et signée par le soumissionnaire j- La copie des conditions générales dûment paraphée et signée par le 6/30 =======================================================================================================================

7 soumissionnaire. NB : La non fourniture des pièces citées ci-dessus est éliminatoire OFFRE FINANCIERE a) Le tableau des coûts / Devis quantitatif et estimatif, rempli conformément aux clauses 9 et10. Le tableau de coûts devra prendre en compte les charge relative à l étendue de la mission. (cf. TDR). NB : La non fourniture du tableau des coûts est éliminatoire. 8. Le formulaire de Proposition Le Soumissionnaire devra présenter la partie opérationnelle et technique de sa Proposition en s inspirant des informations ci-dessous : a) Plan de gestion Cette partie devra fournir des informations sur l Agence de communication, incluant notamment la date de constitution ainsi que l Etat ou le pays de constitution de l Agence de communication, ainsi qu une description sommaire des activités présentes du soumissionnaire. L information devra se concentrer sur les services ayant un rapport avec les TDRs. Cette section devra aussi décrire la ou les unités organisationnelles qui seront chargées de l exécution du contrat, de même que l approche globale de gestion d un projet de ce genre de projet. Le soumissionnaire devra commenter l expérience qu il a recueillie dans le cadre de projets similaires (et devra identifier la ou les personnes chargées de représenter l Agence de communication ssoumissionnaire dans ses rapports futurs avec le PNUD). NB : Faire une présentation de l Agence de communication à travers un tableau sous forme de fiche signalétique. Faire ressortir la localisation géographique, l adresse complète, la réputation, l expérience pertinente à la présente mission, l historique de l Agence, la capacité organisationnelle générale. b) Plan des ressources Cette section devra fournir des explications détaillées au niveau des ressources humaines et matérielles dont le soumissionnaire dispose pour assurer la bonne exécution de la mission. Elle devra donner une description des capacités et installations actuelles du soumissionnaire ainsi que tout projet d expansion de celles-ci. NB : Faire une présentation de l équipe de mise en œuvre (ressources humaines) Préciser les responsabilités de chaque membre (qui est le Chef d équipe?) Joindre les CV (signés) des membres de l équipe 7/30 =======================================================================================================================

8 Présenter aussi les installations et ressources matérielles dont dispose le Cabinet pour accomplir la mission. c) Méthode proposée Dans cette section, le soumissionnaire devra démontrer qu il est prêt à répondre efficacement aux spécifications stipulées, en identifiant chacun des éléments spécifiques proposés et en abordant chacune des exigences spécifiées une par une; en donnant une description détaillée des critères de performance essentiels proposés qu il entend garantir; et en démontrant comment la méthode proposée répond aux spécifications stipulées ou les surpasse. La partie opérationnelle et technique de la Proposition ne doit contenir aucune information sur les coûts des services offerts quelle qu elle soit. Ces informations tarifaires doivent être fournies séparément dans les Tableaux de coûts appropriés. Le système de numérotation utilisé dans la proposition du Soumissionnaire doit obligatoirement correspondre à celui utilisé dans le corps du Document d invitation à soumissionner. Toutes références relatives aux brochures et autres documents descriptifs devront être incluses dans les paragraphes de réponse appropriés, bien que ces brochures et documents eux-mêmes puissent être fournis sous forme d annexes à la Proposition ou à la réponse. NB : Le soumissionnaire devra démontrer qu il a bien compris les TDR (compréhension des TDR). Il devra éventuellement relever les limites des TDR. Il devra proposer une méthodologie conformément aux TDR Le soumissionnaire devra également faire ressortir le planning de mise en œuvre (chronogramme) de la mission. 9. Les coûts de la Proposition Le Soumissionnaire indiquera les coûts des services qu il se propose de fournir en vertu du présent contrat dans un Tableau des coûts, dont un exemple est joint aux présents Documents d invitation à la soumission (cf. Annexe). 10. Devises de la Proposition Tous les coûts seront indiqués en Ouguiya, en dollars américains ou en toute autre devise convertible. 11. Période de validité des propositions Les Propositions resteront valides pendant Quatre vingt dix (90) jours suivant la date de soumission des Propositions arrêtée par le Service des Achats du PNUD, conformément à la clause relative à la date limite. Une Proposition dont la durée de validité est inférieure à ces 90 jours sera susceptible d être rejetée pour cause de non-conformité aux spécifications. 8/30 =======================================================================================================================

9 En cas de circonstances exceptionnelles, le Service des Achats du PNUD pourra demander au Soumissionnaire d accepter une prolongation de la période de validité de son offre. Cette requête et les réponses y relatives doivent être formulées par écrit. Il ne sera pas demandé ni permis au soumissionnaire acceptant cette requête de modifier sa Proposition. 12. Format et signature des propositions Le soumissionnaire doit préparer trois (03) exemplaires (dont 01 original et deux (02) copies) de la Proposition, portant respectivement et distinctement la mention «Original» et «Copie de la Proposition». En cas de divergences entre les deux documents, c est l original qui doit faire foi. Les trois (03) exemplaires de la Proposition doivent être dactylographiés ou saisies à l encre indélébile, et doivent être signés par le Soumissionnaire ou par la ou les personnes dûment autorisées à représenter le Soumissionnaire pour ce qui touche au présent Contrat. Cette dernière autorisation doit être dûment appuyée en joignant à la Proposition une procuration écrite. Une Proposition ne doit comporter ni interligne, ni suppression, ni rature, à l exception de celles jugées nécessaires pour corriger des erreurs faites par le Soumissionnaire, auquel cas ces corrections doivent être paraphées par la ou les personnes signataires de la Proposition. 13. Paiement Le PNUD doit payer la structure adjudicataire après acceptation par le PNUD des factures soumises par ce dernier, à l achèvement des échéances de réalisation correspondantes. D. Soumission des Propositions (pour les soumissions non électroniques) 14. Scellage et marquage des Propositions Le Soumissionnaire devra sceller la Proposition dans une enveloppe extérieure renfermant deux enveloppes intérieures, comme indiqué ci-dessous. (a) L enveloppe extérieure doit être : adressée à Madame la Représentante Résidente du PNUD Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD Mauritanie) B.P. 620 Nouakchott Mauritanie - Tel : (222) Fax : (222) Et portant la Mention «Offre pour la production d un film institutionnel sur le PNUD en Mauritanie» «A N OUVRIR QU EN SEANCE» (b) Les deux enveloppes intérieures doivent porter le nom et l adresse du Soumissionnaire. 9/30 =======================================================================================================================

10 La première enveloppe intérieure et portant la mention «OFFRE TECHNIQUE» doit contenir les informations et documents relatifs à l offre technique spécifiés à la Clause 9 ci-dessus (Formulaire de Proposition), les exemplaires portant respectivement la mention «Original» et «Copie». La seconde enveloppe intérieure et portant la mention «OFFRE FINANCIERE» doit contenir le tableau des coûts / devis quantitatif et estimatif, qui doit être dûment identifié comme tel. Il faut noter que si les enveloppes intérieures ne sont pas scellées et marquées conformément aux instructions stipulées dans la présente clause, Le Service des Achats du PNUD ne pourra être tenue pour responsable au cas où ces enveloppes seraient égarées ou ouvertes prématurément. 15. Délai de soumission des propositions Le Service des Achats du PNUD doit recevoir les Propositions à l adresse indiquée dans la clause relative au Scellage et marquage des Propositions, au plus tard le jour et l heure locaux stipulés dans l invitation à soumissionner Le PNUD pourra, à sa propre discrétion, prolonger le délai de soumission des Propositions en modifiant les Documents d invitation à soumissionner conformément à la clause relative à la Modification des Documents d invitation à soumissionner, auquel cas tous les droits et obligations de l entité du PNUD chargée des achats et des Soumissionnaires précédemment soumis à l ancien délai seront alors soumis au nouveau délai tel que prorogé. 16. Propositions déposées hors délai Toute proposition reçue par Le Service des Achats du PNUD après la date limite tel que spécifiée dans la clause relative au Délai de soumission des Propositions sera rejetée. 17. Modification et retrait des Propositions Le Soumissionnaire peut retirer sa Proposition après dépôt, à la condition qu une notification écrite soit reçue par Le Service des Achats du PNUD avant la date butoir de soumission des Propositions. La notification de retrait du Soumissionnaire doit être préparée, scellée, marquée et envoyée conformément aux dispositions de la clause relative au Délai de soumission des propositions. La notification de retrait peut aussi être adressée par télex ou par fax, mais elle doit dans ce cas être suivie d une copie de confirmation signée. Aucune Proposition ne peut être modifiée après le délai de soumission des Propositions. Aucune Proposition ne peut être retirée dans la période se situant entre le délai de soumission des Propositions et la date d expiration de la période de validité de la Proposition spécifiée par le Soumissionnaire dans le Formulaire de soumission de la Proposition. E. Ouverture et évaluation des Propositions 10/30 =======================================================================================================================

11 18. Ouverture des Propositions Le Service des Achats du PNUD procèdera à l ouverture des Propositions en présence d un Comité ad hoc conformément aux TDR. 19. Clarification des Propositions Pour faciliter l examen, l évaluation et la comparaison des Propositions, l Acquéreur peut, à sa discrétion, demander au Soumissionnaire de clarifier sa Proposition. La demande de clarification et la réponse doivent être formulées par écrit, et aucun changement des coûts ou du contenu de la Proposition ne sera demandé, proposé ni permis. 20. Examen préliminaire L Acquéreur examinera les Propositions pour s assurer qu elles sont complètes, qu elles ne comportent aucune erreur de calcul, que les documents ont été dûment signés et que ces Propositions répondent globalement aux conditions stipulées. Les erreurs arithmétiques seront rectifiées sur la base suivante : s il existe une divergence entre le prix unitaire et le prix total obtenu par multiplication du prix unitaire et de la quantité, le prix unitaire prévaudra, et le prix total sera corrigé en prenant celui-ci comme base. Si le Soumissionnaire n accepte pas la correction des erreurs, sa Proposition sera rejetée. S il existe une divergence entre les montants en chiffres et en lettres, c est le montant en lettres qui prévaudra. Avant examen détaillé, l Acquéreur évaluera le degré de réponse substantielle de chaque Proposition par rapport à l invitation à soumissionner (RFP). Aux fins de ces Clauses, une Proposition apportant une réponse substantielle est une Proposition qui se conforme à toutes les spécifications et conditions de l invitation à soumissionner sans déviation majeure. La détermination par l Acquéreur du degré de réponse de la Proposition doit être basée sur le contenu de la Proposition elle-même, sans considération de quelque raison extrinsèque que ce soit. Une Proposition dont le degré de réponse substantielle est jugé insuffisant par l Acquéreur sera rejetée sans que le Soumissionnaire puisse la rendre a posteriori plus conforme en la corrigeant. 21. Evaluation et comparaison des Propositions L évaluation des Propositions se déroule en deux temps. L évaluation de la Proposition technique est achevée avant l ouverture et la comparaison des propositions financières. La proposition financière des Propositions ne sera ouverte que pour les soumissions qui auront reçu la note technique minimale de 70 points sur un score total maximum de 100 points pour ce qui est de l évaluation des propositions techniques. La proposition technique est évaluée sur la base de son degré de réponse à la Mission (TOR). Lors d une deuxième étape, les offres financières de tous les prestataires ayant obtenu la note technique minimale de 70% lors de l évaluation techniques seront évaluées. Il sera attribué la note 30 au soumissionnaire ayant proposé la meilleure offre financière. 11/30 =======================================================================================================================

12 Le Contrat sera adjugé au prestataire ayant obtenu la meilleure note au terme des évaluations des propositions techniques et financières. Critères d évaluation technique Récapitulatif des formulaires d évaluation des Propositions techniques Coefficient de la note Note maximum 1. Expertise de l Agence / Organisation soumissionnaire 30% 30 Société / Autre entité A B C D E 2. Projet de plan de travail et d approche méthodologique 3. Personnel / ressources humaines 50% 50 20% 20 Total 100 Les formulaires d évaluation des offres techniques figurent dans les deux pages suivantes. La note maximum spécifiée pour chacun des critères d évaluation indique l importance relative ou le coefficient de l article dans le contexte du processus d évaluation globale. Les formulaires d évaluation de la Proposition technique sont : Formulaire 1: Expertise de la Société / Organisation soumissionnaire Formulaire 2: Projet de plan de travail et d approche méthodologique Formulaire 3: Personnel Note: Le coefficient des notes et le nombre de points maximum de la fiche d évaluation sont provisoires; ils doivent être modifiés en fonction des besoins ou des particularités principales de la Proposition technique. Formulaire d évaluation de la Proposition technique -- Formulaire 1 Nbre de points maximum Compagnie/Autre entité A B C D E 12/30 =======================================================================================================================

13 Expertise de l Agence / Organisation soumissionnaire 1.1 Capacité organisationnelle générale susceptible d affecter l exécution de la mission Expérience : 20 - des connaissances spécialisées - Expérience significative en matière de production /réalisation de films d entreprises, celle intervenant dans le domaine du développement et des causes humanitaires de l expérience de travail avec le - PNUD/ les Nations-Unies/ les principales organisations multilatérales ou bilatérales - TOTAL 30 Formulaire d évaluation de la Proposition technique Formulaire 2 Projet de plan de travail et d approche Nbre de points maximum Compagnie/Autre entité A B C D E 2.1 Dans quelle mesure le Soumissionnaire 05 comprend-il bien la tâche? 2.2 Les aspects importants de la tâche ont-ils été 20 traités de manière suffisamment détaillée dans la méthodologie? 2.3 La proposition est-elle basée sur une étude de 10 l environnement du projet et cette donnée a-telle été utilisée de manière appropriée dans la préparation de la proposition? 2.4 Respect des délais contractuels 2.5 La présentation est-elle claire, et la succession 15 des activités ainsi que la planification sont-elles logiques, réalistes et augurent-elles suffisamment d une bonne exécution du projet? TOTAL 50 Evaluation de la proposition technique -- Formulaire 3 Nbre de points maximum Compagnie/Autre entité A B C D E 13/30 =======================================================================================================================

14 3 Expériences générales du personnel proposé (Réalisateur, caméraman, script, animateur, infographie, montage, etc.) 02 Profil du personnel proposé : 05 Diplôme requis par agent Expérience significative en matière 04 de production /réalisation de films d entreprises, celle intervenant dans le domaine du développement et des causes humanitaires (équipe expérimentée et permanente) - Expérience / capacité à se déplacer 05 et à tourner dans les zones pauvres, difficiles d acces et aux conditions climatiques complexes Capacité à travailler en équipe, dynamisme, réactivité - Connaissance des langues locales 02 Connaissance du SNU/ partenaires 02 multilatéraux 20 Total General 100 F. Attribution du Contrat 22. Critères d attribution du Contrat Le PNUD se réserve le droit d accepter ou de rejeter toute Proposition, ainsi que d annuler le processus d invitation à soumissionner et de rejeter toutes les Propositions à quelque moment que ce soit préalablement à l attribution du Contrat, sans encourir de ce fait aucune responsabilité vis-à-vis du Soumissionnaire concerné et sans avoir aucune obligation d informer le ou les Soumissionnaires des raisons qui ont motivé l action de l Acquéreur. Avant l expiration de la période de validité de la proposition, le Service des Achats du PNUD attribuera le Contrat au Soumissionnaire le plus qualifié et dont la Proposition, après évaluation, est considérée comme répondant la mieux aux besoins de l Organisation et aux exigences de l activité concernée. 23. Droit de l Acquéreur de modifier ses exigences au moment de l attribution 14/30 =======================================================================================================================

15 L Acquéreur se réserve le droit, au moment de l attribution du contrat, de modifier la quantité de biens et services spécifiée dans l invitation à soumissionner, sans modification des coûts ou des autres spécifications et conditions. 24. Signature du Contrat Le Soumissionnaire retenu doit signer, dater et renvoyer la version papier (physique) du contrat ou la version électronique à l Acquéreur dans un délai maximum de 30 jours à compter de la réception du contrat. 25. Garantie de réalisation Dans un délai de 30 jours après réception du Contrat, le Soumissionnaire retenu fournira la garantie de réalisation sur le Formulaire de garantie de réalisation figurant au nombre des Documents d invitation à soumissionner, et ce, conformément aux Conditions particulières du Contrat. Le non-respect de la Clause 24 ou de la Clause 25 par le Soumissionnaire retenu constituera une cause suffisante d annulation du contrat, et la perte de la garantie de la Proposition, le cas échéant, auquel cas l Acquéreur pourra attribuer le contrat au second meilleur Soumissionnaire ou recommencer le processus d invitation à soumissionner. 26. Recours Vendeur Notre procédure de Recours Vendeur a pour but de donner la possibilité aux soumissionnaires non retenus de contester l attribution d un marché. Cette procédure n est toutefois pas disponible pour les soumissionnaires qui ont fait des offres non recevables ou hors délai ou lorsque toutes les offres sont rejetées. Si vous considérez que votre offre n a pas été évaluée justement vous pouvez trouver des informations détaillées sur la procédure de Recours Vendeur sur le site suivant: 15/30 =======================================================================================================================

16 ANNEXE II 16/30 =======================================================================================================================

17 Annexe II TERMES DE REFERENCES Production d un film institutionnel sur le PNUD en Mauritanie I. Contexte Le PNUD est l agence du Système des Nations Unies en charge de la promotion du développement humain. Il est présent en Mauritanie depuis Il intervient en Mauritanie dans trois domaines prioritaires : l Environnement et Energie, la Réduction de la pauvreté et la Gouvernance démocratique. Dans le domaine de l environnement et de l énergie, il appuie la Mauritanie à mieux gérer ses ressources environnementales et à étendre l accès aux services énergétiques afin de promouvoir le développement durable. L organisation contribue également aux efforts du gouvernement dans la lutte contre la pauvreté et l accompagne pour l atteinte des objectifs du millénaire pour le développement. Le PNUD assume aussi un mandat dans la promotion de la gouvernance qui consiste, entre autres, à conforter le dialogue entre les acteurs du développement et à enraciner au sein des institutions publiques une culture de l efficience et de la performance. Par ailleurs, une importance particulière est accordée à la promotion du genre, à la lutte contre le VIH/SIDA et la prévention des crises et des conflits. La coopération entre le PNUD et la Mauritanie est régie par le Plan cadre des nations Unies pour l aide au développement (UNDAF) dont le cycle actuel couvre la période Le PNUD intervention essentiellement dans les domaines pré cités pour le renforcement des capacités institutionnelles, organisationnelles et individuelles. Le PNUD a actuellement un portefeuille d une trentaine de projets au profit des administrations centrales et décentralisées et de la société civile. On peut citer, entre autres : - Le Programme cadre Art Gold (décentralisation) - la Prévention des Conflits et le Renforcement de l Unité Nationale - l institutionnalisation du genre - La Définition de programmes spécifiques pour la réduction de la pauvreté et des disparités sociales et régionales (programme d appui à l emploi et à l auto-emploi) - Le développement du secteur privé pour la promotion des investissements propice à une croissance économique favorable aux pauvres - La mise en place des plateformes multifonctionnelles - L articulation pauvreté environnement - L adaptation aux changements climatiques - La gestion intégrée des ressources en eaux. Ces projets couvrent globalement l ensemble du territoire national. Le montant annuel injecté à travers ces différents projets se chiffre à environ 7 millions $US. Les détails sur les réalisations du PNUD peuvent être recueillis sur le site En vue d accroître la visibilité de son action dans le pays, le PNUD envisage de réaliser un film documentaire qui sera diffusé par les chaînes nationales et sous différents formats en fonction des 17/30 =======================================================================================================================

18 audiences. A cet effet, Il fera appel aux services d une agence de communication spécialisée dans la réalisation de produits audiovisuels. II. Déroulement de la mission Contenu du film Le film mettra l accent sur l impact de l action du PNUD pour l amélioration des conditions d existence des Mauritaniens dans les domaines précités. Il devra surtout montrer la valeur ajoutée de l organisation dans le pays et faire ressortir les résultats obtenus sur le terrain, ainsi que les principaux facteurs de succès, à savoir l expérience, la compétence et la bonne ambiance de travail. Il devra également montrer l effet catalytique et multiplicateur des interventions du PNUD à travers l établissement des partenariats et la mobilisation des ressources au service du développement. Le film devra être ponctué par de brèves interventions du Représentant Résident du PNUD et du Ministre de tutelle (affaires économiques et développement), ainsi que des témoignages de quelques bénéficiaires. Impacts et Résultats attendus Un film d une durée de 13 mn, version arabe et française, est réalisé et 20 exemplaires en format DVD sont remis au PNUD Mauritanie. Le film présente le PNUD comme un acteur incontournable du développement en Mauritanie qui jouit d un savoir-faire et d une expertise évidents. Le message est clair et les images parlantes. Le film suscite immédiatement un sentiment d adhésion et de confiance après avoir été vu. Méthodologie Le prestataire devra rencontrer le management et les différentes unités du bureau pour mieux appréhender les attentes du PNUD concernant le film et consulter toute la documentation pertinente sur les activités du PNUD en Mauritanie. Sur cette base, elle devra proposer un synopsis pour validation. Par la suite il devra procéder au repérage et au tournage à Nouakchott et à l intérieur du pays, d un échantillon de sites de projets représentatifs et à fort impact. III. Organisation et durée de la mission Responsabilités Le film sera réalisé sous la supervision directe du Chargé de communication du PNUD. Il mettra à la disposition du prestataire toute la documentation pertinente et fournira l appui nécessaire pour l organisation des rendez-vous et des différentes séances de travail. Calendrier d exécution La durée globale de la prestation, hors délai de réaction des commanditaires sur les différents produits intermédiaires, est de quarante-deux (42) jours répartis comme suit : 18/30 =======================================================================================================================

19 - Rencontres avec les commanditaires et production du synopsis : 7 jours - Repérage et tournage : 21 jours - Production : 14 jours Profil du prestataire Le film sera réalisé par une agence de communication remplissant les conditions ci-après : - Dotation en matériel approprié de tournage et de production - Expérience significative en matière de production et réalisation de films d entreprise, notamment celle intervenant dans le domaine du développement et des causes humanitaires - Disposer d une équipe expérimentée et permanente - Capacité à se déplacer et à tourner dans des zones pauvres, difficiles d accès et aux conditions climatiques complexes - Capacité de travailler en équipe, dynamisme et réactivité - Respect des délais contractuels - Avoir déjà travaillé avec une agence du Système des Nations unies serait un atout. Financement Le financement de la prestation sera assuré par le PNUD conformément aux modalités en vigueur au sein de l institution. ANNEXE III 19/30 =======================================================================================================================

20 20/30 =======================================================================================================================

21 Annexe III FORMULAIRE DE SOUMISSION DE LA PROPOSITION Monsieur/Madame Après examen des Documents d invitation à soumissionner, dont nous accusons dûment réception par la présente, nous, soussignés, proposons nos services en qualité d Agence de communication pour le montant établi conformément au Tableau des coûts joint à la présente Proposition et faisant partie intégrante de celle-ci. En cas d acceptation de notre Proposition, nous nous engageons à mettre en œuvre et à assurer la fourniture intégrale de tous les services spécifiés dans le contrat dans les délais stipulés. Nous convenons de nous conformer à cette Proposition pour une période de quatre vingt dix (90) jours à compter de la date fixée pour l ouverture des Propositions dans l invitation à la soumission, et cette proposition continuera de nous engager et pourra être acceptée à tout moment préalablement à l expiration de cette période. Il est entendu que vous n avez aucune obligation d accepter quelque Proposition que vous recevez. Fait le (jour/mois) de l année F. Signature (En qualité de) Dûment autorisé (é) à signer la Proposition pour et au nom de 21/30 =======================================================================================================================

22 Annexe IV 22/30 =======================================================================================================================

23 ANNEXE IV TABLEAU DES COÛTS Il est demandé au Prestataire de préparer le Tableau des coûts sous forme d une enveloppe distincte du reste de la réponse à l invitation à soumission, comme il est indiqué à la Section D du paragraphe 14 (b) des Instructions aux Soumissionnaires. Le Tableau des coûts doit fournir une répartition des coûts détaillée. Merci de bien vouloir fournir des chiffres distincts pour chaque regroupement ou catégorie fonctionnelle. Une estimation des coûts remboursables, tels que les frais de voyage ou les dépenses personnelles, doit être établie séparément. Au cas où l exécution de la mission nécessite un ou plusieurs équipements, le Tableau des coûts doit inclure les montants relatifs aux deux options suivantes : achat ou bail/location. Le PNUD se réserve le droit d acheter ou de louer l équipement par le biais du Prestataire. Le formulaire ci-après doit être utilisé pour préparer le Tableau des coûts. Le formulaire comporte des lignes de dépenses spécifiques qui peuvent ou ne pas être requises ou applicables, mais qui sont en tout état de cause données comme exemples. Ce tableau est fourni à titre indicatif Tableau des coûts: Description de l activité/article Nombre Coût Unitaire Montant total estimé 1. Achat de diverses fournitures : bandes, etc.. 2 Production : programme, réalisation, distribution, tournage, montage, mixage, prise en charge de l équipe technique, etc.. 3 Animation : Infographie, script, traduction 4 Mise en boîte et livraison 5 Transport 6 Hébergement 23/30 =======================================================================================================================

24 7 Frais administratif et divers TOTAUX 24/30 =======================================================================================================================

25 Annexe V 25/30 =======================================================================================================================

26 ANNEXE V. CONDITIONS GENERALES DU CONTRAT A. Acceptation du Bon de Commande Pour accepter le présent bon de commande, le fournisseur doit en signer et retourner l'exemplaire d'acceptation, ou livrer les marchandises conformément aux termes du bon de commande tels qu'ils y sont spécifiés. L'acceptation du présent bon de commande forme entre les parties un contrat dans le cadre duquel les droits et obligations des parties sont régis exclusivement par les clauses du présent bon de commande, y compris les présentes conditions générales. Le PNUD ne sera lié par aucune clause additionnelle ou incompatible proposée par le fournisseur, sauf si une telle clause a été acceptée par écrit par un fonctionnaire du PNUD dûment habilité à cet effet. B. Paiement 1. Lorsque les conditions de livraison sont satisfaites, le PNUD effectue le paiement, sauf stipulation contraire du présent bon de commande, dans les 30 jours suivants la réception de la facture du fournisseur et de la copie des documents d'expédition spécifiés dans le présent bon de commande, et/ou de la réception et inspection des biens. 2. Si le paiement de la facture est effectué dans les délais requis dans les conditions de paiement spécifiées dans le présent bon de commande, il tiendra compte de toute remise prévue dans lesdites conditions de paiement. 3. Sauf dérogation autorisée par le PNUD, le fournisseur doit présenter une seule facture au titre du présent bon de commande, et cette facture doit indiquer le numéro du bon de commande. 4. Les prix indiqués dans le présent bon de commande ne peuvent être majorés qu'avec l'accord exprès et écrit du PNUD. C. Exonération Fiscale 1. La section 7 de la Convention sur les privilèges et immunités de l'organisation des Nations Unies dispose entre autres que l'organisation des Nations Unies (y compris ses organes subsidiaires), est exonérée de tout impôt direct, à l'exception de la rémunération de services d'utilité publique, et de tous droits de douane ou redevances de nature similaire à l'égard d'objets importés ou exportés pour son usage officiel. En cas de refus des autorités fiscales de reconnaître l'exonération dont bénéficie le PNUD en ce 26/30 =======================================================================================================================

27 qui concerne lesdits impôts et droits, le fournisseur consultera immédiatement le PNUD en vue de déterminer une procédure mutuellement acceptable. 2. En conséquence, le fournisseur autorise le PNUD à déduire de ses factures les montants correspondant à de tels impôts, droits ou redevances qu'il aura facturés, à moins qu'il n'ait consulté le PNUD avant de les payer et que le PNUD l'ait, dans chaque cas, expressément autorisé à payer sous réserve de tels impôts, droits ou redevances. Dans un tel cas, le fournisseur remettra au PNUD une preuve écrite attestant que ces impôts ou droits ont été payés et que leur paiement a été dûment autorisé. D. Risque de perte Les risques de perte, d'avaries ou de destruction des marchandises seront régis conformément au INCOTERM 2000, sauf accord contraire des parties spécifié au recto du présent bon de commande. E. Licences d'exportation Nonobstant tout INCOTERM 2000 figurant dans le présent bon de commande, le fournisseur devra obtenir toute licence nécessaire á l'exportation des marchandises. F. Conformité des marchandises, y compris leur emballage Le fournisseur garantit que les marchandises, y compris leur emballage, sont conformes aux spécifications du présent bon de commande et sont propres aux usages qui en sont ordinairement faits et à ceux que le PNUD lui a expressément indiqués, et qu'elles ne comportent aucun défaut de fabrication ou autre défaut concernant les matériaux qui les composent. Le fournisseur garantit aussi que les marchandises sont conditionnées ou emballées d'une manière propre à assurer leur protection. G. Inspection 1. Le PNUD doit disposer d'un délai raisonnable à compter de la livraison des marchandises pour les inspecter et pour rejeter ou refuser d'accepter celles qui ne sont pas conformes au présent bon de commande; le paiement des marchandises au titre du présent bon de commande ne vaut pas acceptation desdites marchandises. 2. L'inspection des marchandises avant leur expédition ne libère le fournisseur d'aucune de ses obligations contractuelles. 27/30 =======================================================================================================================

28 H. Propriété Intellectuelle Le fournisseur garantit que l'utilisation ou la fourniture par le PNUD des marchandises vendues au titre du présent bon de commande ne violent aucun brevet, modèle, nom commercial ou marque de fabrique. En outre, en application de la présente garantie, le fournisseur se porte garant de le PNUD et de l'organisation des Nations Unies et s'engage à prendre fait et cause pour eux et les défendre à ses propres frais si une action est intentée ou une réclamation formulée contre eux au motif qu'un brevet, modèle, nom commercial, ou marque de fabrique, aurait été violé relativement aux marchandises vendues au titre du présent bon de commande. I. Droits du PNUD En cas de non-exécution par le fournisseur de ses obligations au titre du présent bon de commande, y compris au cas où il n'obtiendrait pas les licences d'exportation nécessaires ou ne livrerait pas tout ou partie des marchandises à la date ou aux dates de livraison convenues, le PNUD, après avoir adressé au fournisseur une mise en demeure raisonnable d'exécuter ses obligations et sans préjudice de tous autres droits ou recours, peut exercer un ou plusieurs des droits suivants : A. Acquérir tout ou partie des marchandises auprès d'autres fournisseurs, auquel cas il aura le droit de tenir le fournisseur responsable de toute dépense supplémentaire qui lui aurait été ainsi occasionnée; B. Refuser d'accepter la livraison de tout ou partie des marchandises; C. Résilier le présent bon de commande sans être redevable d'aucune pénalité au titre d'une telle résiliation et sans que sa responsabilité puisse être engagée d'aucune autre manière. J. Retard dans la livraison Sans préjudice des autres droits ou obligations des parties au titre des présentes, si le fournisseur est incapable de livrer les marchandises à la date ou aux dates stipulées dans le présent bon de commande, il doit i) consulter immédiatement le PNUD pour déterminer le moyen le plus rapide de livrer les marchandises et ii) utiliser un moyen de livraison accéléré, à ses frais (sauf si le retard est imputable à un cas de force majeure), si le PNUD lui en fait demande raisonnable. K. Cession et Insolvabilité 1. Sauf s'il obtient au préalable l'autorisation écrite du PNUD, le fournisseur ne peut céder, transférer, donner en gage ou autrement disposer du présent bon de commande, même en partie, ni d'aucun de ses droits ou obligations au titre du présent bon de commande. 28/30 =======================================================================================================================

29 2. En cas d'insolvabilité du fournisseur ou de changement dans le contrôle de son entreprise pour cause d'insolvabilité, le PNUD pourra, sans préjudice de tous autres droits ou recours, résilier immédiatement le présent bon de commande par notification écrite au fournisseur. L. Utilisation du nom et de l'emblème du PNUD ou de l'organisation des Nations Unies Le fournisseur ne pourra utiliser pour quelque fin que ce soit le nom, l'emblème ou le sceau officiel du PNUD ou de l'organisation des Nations Unies. M. Interdiction de toute publicité Le fournisseur ne rendra pas public, par voie publicitaire ou autre, le fait qu'il fournit des biens ou des services au PNUD sans y avoir été, dans chaque cas, expressément autorisé par le PNUD. N. Travail des enfants 1. Le fournisseur déclare et garantit que ni lui ni aucune de ses filiales n'est engagé dans aucune pratique incompatible avec les droits énoncés dans la Convention relative aux droits de l'enfant, notamment à l'article 32 de celle-ci qui dispose, entre autres, que tout enfant doit être protégé contre l'accomplissement de tout travail comportant des risques ou susceptible de compromettre son éducation ou de nuire à sa santé ou à son développement physique, mental, spirituel, moral ou social. 2. Tout manquement á cette déclaration et garantie donne au PNUD le droit de résilier immédiatement le présent bon de commande, sans être redevable d'aucune pénalité au titre d'une telle résiliation et sans que sa responsabilité soit engagée d'aucune autre manière. O. Mines 1. Le fournisseur déclare et garantit que ni lui ni aucune de ses filiales n'est directement et activement impliquée dans des brevets, développement, assemblage, production, commerce ou manufacture de mines ou de composants fondamentalement entrant dans la fabrication de mines. Le terme "mine" se réfère aux engins définis à l'article 2, paragraphes 1, 4 et 5 du Protocole II additionnel à la Convention de 1980 sur l'interdiction ou la limitation de l'emploi de certaines armes classiques qui peuvent être considérées comme produisant des effets traumatiques excessifs ou comme frappant sans discriminations. 29/30 =======================================================================================================================

30 2. Tout manquement á cette déclaration et garantie donne au PNUD le droit de résilier immédiatement le présent bon de commande, sans être redevable d'aucune pénalité au titre d'une telle résiliation et sans que sa responsabilité soit engagée d'aucune autre manière. P. Règlement des différends 1. Règlement amiable Les parties feront de leur mieux pour régler à l'amiable tout différend, litige ou réclamation découlant du présent bon de commande, de sa violation, sa résiliation ou sa nullité. Si les parties souhaitent rechercher un tel règlement amiable par voie de conciliation, la conciliation doit être conduite conformément au Règlement de conciliation de la Commission des Nations Unies pour le droit commercial international (CNUDCI) alors en vigueur, ou à telle autre procédure dont les parties pourront convenir. 2. Arbitrage Si un différend, un litige ou une réclamation découlant du présent bon de commande, ou de sa violation, sa résiliation ou sa nullité, ou qui y est relatif, n'est pas réglé à l'amiable, conformément au paragraphe précédent de la présente section, dans les soixante (60) jours de la réception par une partie de la demande de règlement amiable faite par l'autre partie, le différend, litige ou réclamation doit être soumis par l'une ou l'autre partie à arbitrage conformément au Règlement d'arbitrage de la CNUDCI alors en vigueur, y compris les dispositions sur la loi applicable. Le tribunal arbitral n'a pas le pouvoir d'accorder des dommages intérêts à titre de sanction. En outre, a moins que cela ait expressément convenu par le présent bon de commande, le tribunal arbitral n a pas le pouvoir d accorder des intérêts. Les parties sont liées par la sentence rendue au terme dudit arbitrage comme valant règlement final et définitif du différend, litige ou réclamation. Q. Privilèges et immunités Aucune disposition des présentes conditions générales ou du présent bon de commande ou y relative ne peut être interprétée comme une renonciation à l'un quelconque des privilèges et immunités de l'organisation des Nations Unies, y compris ses organes subsidiaires. 30/30 =======================================================================================================================