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1 Centre Condorcet 162, avenue Albert Schweitzer CS Pessac Cedex Tél. : Réf. 78. indice d

2 SOMMAIRE 1. PRÉSENTATION DE L ADERA 1. Présenta,on de l ADERA 2. Le contrat de recherche 2.1. L adhésion 2.2. Le service contrats de recherche 2.3. la fiche de liaison (hors recherche biomédicale) 2.4. La consulta,on des comptes sur internet 3. La ges,on des achats 4. La ges,on des notes de frais 5. La Carte Bancaire Professionnelle 6. La ges,on du personnel 6.1. Les formulaires de demande d embauche 6.2. La ges,on du temps de travail des salariés ADERA 6.3. La demande de congé 6.4. Les formulaires pour les stagiaires Nota: Le contenu de ce guide de foncnonnement n est pas exhausnf. Pour toute demande complémentaire, contacter le service contrats de recherche. Créée en 1967, l ADERA (AssociaNon pour le Développement de l Enseignement et des Recherches auprès des universités, des centres de Recherche et des entreprises d Aquitaine) fait parne des premières associanons qui ont contribué à développer et mulnplier les relanons entre la recherche et le monde industriel. Associant universitaires, ingénieurs et entrepreneurs au sein des laboratoires de recherche et des centres de ressources, elle est ainsi devenue un opérateur majeur de la recherche partenariale et de l innovanon. Véritable interface logisnque entre laboratoires et entreprises, l ADERA met ses valeurs au service du développement économique régional. L ADERA décharge efficacement chercheurs et industriels, des tâches de gesnon administranve : comptabilité, ressources humaines et juridiques. AssociaNon déclarée à la Préfecture de la Gironde (N 8166 le 17 février 1967) N Siret : Code APE : 7219 Z IdenNficaNon Intracommunautaire : FR Organisme de FormaNon : Organisme cernfié ISO 9001 N FR AccréditaNon Crédit Impôt Recherche Centre Condorcet! 162, avenue Albert Schweitzer CS 60040! Pessac Cedex! Tél ! Fax Site :

3 2. LE CONTRAT DE RECHERCHE 2.1 L adhésion L ADERA étant une AssociaNon, le Responsable ScienNfique et les éventuels membres de son équipe mennonnés dans le contrat, doivent devenir membres adhérents pour pouvoir accéder aux prestanons de services. Exemplaire du bulle.n d adhésion en fin de livret Le premier versement de la consanon (paiement par chèque) se fait en renvoyant le bullenn dûment complété. Ensuite, un appel à consanon est envoyé au début de chaque année. Contact : Dominique BACCHINI Tel

4 2.2 PrésentaBon et contacts ubles L ADERA gère près de 300 nouveaux contrats par an générant l embauche de 100 à 150 jeunes sciennfiques. Ces contrats de recherche lient : - Un industriel souhaitant mehre en œuvre une technologie nouvelle ou des méthodes innovantes ; - Un laboratoire sciennfique chargé de réaliser le projet de recherche et ses tutelles associées. L ADERA en assure la validanon juridique et la gesnon administranve, comptable et financière (recrutement de personnel, achat de matériel, remboursement de frais de mission, consultanon des comptes sur internet ) 2.3 La fiche de liaison (hors recherche biomédicale) Cehe fiche synthénse le contrat : - objet, - date, - responsable, - montant, - établissements et sociétés concernés Elle est établie à la signature du contrat et adressée par mail : - au responsable du contrat qui doit en transmehre un exemplaire au Directeur du laboratoire concerné - une copie à Aquitaine Science Transfert, à la Dirved de l Université de Bordeaux, à Bordeaux INP ou à la DRV de l UPPA. Recherche Partenariale & Biomédicale : Fabienne BERTRAND Véronique LANDES Tel : Tel : Service Juridique : Karine DAVID FOSSARD Audrey TERRANOVA Tel : Tel : Dans le cadre de la recherche biomédicale : - Un exemplaire du contrat signé est retourné au Responsable. Dans les deux cas, la récepnon de la fiche de liaison (hors recherche biomédicale) et de l exemplaire du contrat signé (recherche biomédicale) garann le démarrage de la gesnon administranve et financière du contrat par l ADERA. 2.4 La consultabon des comptes sur internet Vos comptes sont consultables sur internet, un est envoyé au Responsable pour indiquer la procédure et les codes d accès.

5 3. LA GESTION DES ACHATS/DES DÉPLACEMENTS 4. LA GESTION DES NOTES DE FRAIS Pour tout achat : L ADERA, ou le Responsable du compte rédige un bon de commande (si la commande est émise par l ADERA, fournir une demande ou un devis validé par le Responsable ScienNfique ou l Animateur). Il est important, pour assurer une bonne récepnon des achats, de préciser clairement l adresse de livraison du matériel commandé sur la demande faite auprès du service. Modèle de bon de commande à disposinon à l ADERA. L ADERA récepnonne la facture, la saisit dans le compte analynque correspondant et l envoie en fin de semaine au Responsable ScienNfique ou à l Animateur pour validanon. Celle- ci doit être retournée obligatoirement sous 10 jours à l ADERA pour sa mise en paiement. Pour tout déplacement : Un accès Traveldoo dédié à la commande de billet, de locanon de voiture ou d hôtel est à votre disposinon sur notre logiciel Velvet (frais d agence réduits). Pour les dépenses professionnelles engendrées dans le cadre du contrat : - missions - invitanon, récepnon. Le demande de remboursement se fait sur notre Logiciel Velvet, à gauche de l écran «Note de Frais» ou icône «avion». Remplir tous les champs obligatoires de la note, le numéro de compte et ne pas oublier de l imprimer, de la faire signer par le responsable du compte et de nous l envoyer par courrier accompagnée des jusbficabfs originaux. Enfin et surtout ne pas oublier de cliquer sur la flèche clignotante, pour transmehre votre note de frais dans notre système. Pour les règles de remboursement, merci de vous référer à la Charte disponible dans le logiciel Velvet. Délais de traitement et mise en paiement Tous les 15 jours, sauf notes de frais non conformes (jusnficanfs manquants, ) Accessibilité de l agence «Voyage Expert» via leur mail : pour les commandes tradinonnelles.

6 5. LA CARTE BANCAIRE PROFESSIONNELLE L ADERA propose un service aux responsables des comptes ADERA, la possibilité d avoir une carte bancaire AFFAIRE (BNP). SON FONCTIONNEMENT : Nous vous offrons une carte bancaire que vous pouvez unliser pour toutes vos missions. Ces dépenses sont directement débitées sur votre propre compte bancaire (compte personnel ou dédié à vos frais professionnels, quelle que soit votre banque) mais en paiement différé (55 jours fin de mois). Cela vous permet de nous faire parvenir vos notes de frais et que celles- ci soient remboursées avant que votre compte soit débité. Cehe carte bancaire est mise à disposinon gratuitement. Vous pourrez choisir le code de la carte (même code que votre carte personnelle par exemple). PIECES NECESSAIRES POUR L OBTENTION DE CETTE CARTE : Si vous êtes intéressé(e) par ce service, parvenir par retour de mail : Une copie de votre carte d idennté Un RIB Un jusnficanf de domicile (facture EDF ) merci de nous faire 6. LA GESTION DU PERSONNEL Le responsable doit se rapprocher du service des Ressources Humaines afin de s assurer des pranques en vigueur au sein de l ADERA, notamment en terme d organisanon du temps de travail, de qualificanon, de dénominanon de poste et de rémunéranon Les formulaires de demande d embauche Pour tout recrutement, le Responsable doit compléter préalablement à l embauche : - Fiche de renseignements salarié - Formulaire d embauche Le retour de ces formulaires est obligatoire 8 jours avant la date d embauche prévue, accompagnés de toutes les pièces annexes demandées. Ces documents sont téléchargeables sur le site de l ADERA, à parnr de votre espace. 6.2 La gesbon du temps de travail des salariés ADERA Dans le cadre de l accord des 35 heures, les salariés de l ADERA ont l obliganon de remplir une feuille de relevé d heures (modèle de feuille envoyé avec le contrat de travail). Cehe feuille signée par le salarié et visée par le Responsable doit obligatoirement être envoyée à chaque fin de mois par courrier au siège de l associanon à l adresse ci- dessous : ADERA 162, avenue Albert Schweitzer CS PESSAC CEDEX

7 6.3 La demande d autorisabon d absence Le droit aux congés payés est snpulé sur le contrat de travail du salarié. Un exemplaire de la demande d autorisanon d absence est envoyé avec le contrat de travail. Enregistrement des congés Avant la prise de congés, retournez la demande : - dûment remplie, - signée par le salarié, - visée par le Responsable ScienNfique. Cehe demande doit être envoyée par courrier à l ahennon de : ADERA - Service Paye Tel : ADERA 162 Avenue Albert Schweitzer CS PESSAC CEDEX 6.4 Les formulaires pour les stagiaires En plus de la convennon de stage que le Directeur de l ADERA doit signer, il est nécessaire de compléter une fiche de renseignement stagiaire pour chaque étudiant accueilli dans vos locaux. Ce document est téléchargeable sur le site de l ADERA, à parnr de votre espace. La convennon de stage doit être obligatoirement signée par toutes les parbes avant le début du stage et renvoyée à l ADERA accompagnée de tous les documents demandés.

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