Demande de Henry pour avoir une page Facebook et un lien sur le site Ta.Dé.Fig vers le site de Woluwé Jeunesse.

Transcription

1 Membres présents: Gauthier, Jacques, Nathan, Eric, Cedric, Yorick, Antoine, Romain, Noel. Présentation des nouveaux membres du comité: Eric se présente. Gauthier se représente au poste de coordinateur. Comme Gauthier se représente au poste de coordinateur, il annonce son programme pour l'année à venir, qui comprend deux points majeurs: 1. Passage d'une association de faits en ASBL Avantages: légalité, argent, couverture de la responsabilité Défauts: Tout le monde (animateurs compris) paient une cotisation à Woluwé Jeunesse. L'assurance ne nous couvrant que dans le bâtiment avenue Prekelinden (et dans les locaux de Woluwé), il est nécessaire de souscrire à une assurance minimale de responsabilité civile des organisateurs. Lors de l'écriture des statuts, il faudra faire attention à les ouvrir un maximum, si Ta.Dé.Fig veux élargir ses activités. Autres: Cédric note la responsabilité du comptable. L'ASBL n'est pas assujettie à la TVA sauf cas particuliers 2. Finition du dossier de presse. Gauthier demande alors de l'aide pour établir un budget Et pour terminer l'aspect graphique du dossier de presse (Design, photos,...) Afin d'améliorer la communication interne, Yorick propose d'effectuer une liste de contacts avec informations de disponibilité sur le forum, pour les membres du staff. Demande de Henry pour avoir une page Facebook et un lien sur le site Ta.Dé.Fig vers le site de Woluwé Jeunesse. Suppression des postes de rédacteurs Tout le monde donne son accord pour la suppression des postes de rédacteurs. La Tadenews est prévue a minimum 3 exemplaires par an (Janvier, Mai-Juin, Septembre) et tous les membres peuvent y apporter leur contribution. La diffusion se fait par mailinglist de l'ancien club jointe aux inscrits du forum et est disponible au téléchargement sur le site web de Ta.Dé.Fig. Impression plastifiée pour une consultation dans les magasins. Page 1 / 5

2 Création de nouvelles missions Organisation d'événements. Un événement est, par définition, quelque chose qui n'est pas ce qu'on fait tous les dimanches. Il peut s'agir d'un tournoi, d'un atelier peinture, d'une soirée dîner-jeux,... L'idée est de chapeauter les événements organisés. Aider à leur organisation, gérer le calendrier d'événements pour que, tous les 3 mois minimum, un événement soit organisé. Il s'agit d'une fonction de chef de projet qui aide a l'organisation. Promotion, relations publiques. Le responsable de la promotion est celui qui gère les relations du club par rapport aux magasins partenaires et qui s'occupe de la publicité extérieure au club. Il s'agit de nouveau d'une fonction de chef de projet, qui est là pour coordonner les actions des différents membres (par exemple un étudiant se proposant d'aller distribuer des flyers dans son école) ou de prendre l'initiative. Logistique. Le responsable de la logistique est chargé de s'occuper de la gestion des stocks de boissons et snacks et de leur rangement sécurisé. Il a carte blanche là dessus. Noël nous informe qu'il existe des solutions où aucun stockage n'est nécessaire. Le responsable logistique a aussi comme mission de gérer le matériel et les décors, afin qu'ils puissent être stockés en toute sécurité. Démissions et candidatures Démission de Yorick de son poste de rédacteur. Il opte pour l'organisation d'événements. Sa candidature est acceptée à l'unanimité. Cédric demande a ne plus avoir la comptabilité à son actif et de s'investir a fond dans son travail d'infographie. Il décide cependant de rester à ce poste jusqu'au passage en ASBL. Mais si personne ne le prends, en cas de dernier recours, il le fera. Démission de Antoine de son poste de rédacteur. Éric se présente pour le poste de responsable promotion. Sa candidature est acceptée à l'unanimité. Noël se présente pour le poste de logistique. Sa candidature est acceptée à l'unanimité. Gauthier démissionne de son poste d'animateur. Il a choisi Noël pour le remplacer. Après une brève présentation de Noël, sa candidature au poste d'animateur est acceptée à l'unanimité. Cédric ne démissionne pas mais annonce que quand il trouvera quelqu'un il se fera remplacer. Cette pensée intervient à long terme, au niveau de 6 mois minimum. Page 2 / 5

3 Bilan financier Les avoirs (Compte en banque et caisse) de Ta.Dé.Fig. s'élèvent à 572,24. L'association a cependant deux dettes: 21 euros du paiement pour l'hébergement deux cotisations (40 euros) non retransmises a JSCV Ta.Dé.Fig a donc réalisé 13 euros de bénéfices depuis avril. Ce montant, qui peut paraître peu, est cependant à tempérer: la période en question ne s'élève qu'à 6 mois et le tournoi IWC (plus grande rentrée financière) n'a pas eu lieu durant cette période. De plus, du fait du déménagement cette année, aucune boisson n'a été vendue. Ta.Dé.Fig ASBL Doit être faite rapidement (fin du mois de novembre) Coûts: 150 euros par voie officielle. 250 euros pour la version (beaucoup plus rapide). Gauthier propose la structure d'asbl suivante: Comité de Direction Comité d'administration Président Gauthier Zeiser Mandataires Logistique Noël Vice-Président Promotion Eric Secrétaire Events Yorick Trésorier Comité d'administration. On peut y adjoindre des mandataires. = Comité de direction Administration: président, vice-président, secrétaire, trésorier. Décisions au jour le jour qui n'ont pas besoin d'être votées. Tâches quotidiennes. Tout ce qui ne concerne pas l'exceptionnel. Votes: chaque membre du comité d'administration a 2 voix. Le président a une Page 3 / 5

4 voix de plus en cas d'égalité. Mandataires: Logistique, Promotion, Events Il s'agit des missions citées précédemment. Votes: 1 voix Des que le dossier de presse sera terminé, soumission des clauses extra-légales. Après avoir remanié les clauses, dépôt des statuts. Le vote se fera poste par poste, candidat par candidat. Cédric a annoncé ne plus avoir envie de s'occuper de la comptabilité. La disscussion du comptable se règlera donc lors de l'assemblée constituante de l'asbl. Stockage pour 2010 Gauthier fait s'avoir qu'au Brico plan-it, il vendent d'armoires moitie coffre/armoire fermables par un cadenas. Pour une taille de 90x120 --> 600 euros. Il faudrait 2 armoires. Eric note qu'on peut aussi bien acheter des armoires d'occasion, et les retaper. Le coût sera beaucoup moins élevé. Si on a un budget de Woluwé Jeunesse, ils nous ont soumis la proposition de rénover une de nos salles comme on l'entend. Relance des jeux de société Proposition d'éric de racheter des jeux sur ebay. La proposition d'éric est acceptée à l'unanimité. Les jeux seront stockés chez Cedric qui accepte de les déplacer quand on en aura besoin. Partenariat boutiques Pour l'instant, nous possédons un partenariat avec Marcus de l'antre-jeux. Il fait 10% de réduction aux membres de Ta.Dé.Fig. Leaflets, affiches, cartes de visite Tout le monde est tombé d'accord sur deux points: Pas besoin d'une affiche générale. On fera des affiches événementielles. Le leaflet, A5 recto-verso avec photos, logo, localisation en couleur fera la promotion permanente du club. Cedric nous annonce que pour le 22 novembre il nous soumettra un projet. Le point des cartes de visite sera débattu en conseil d'administration de l'asbl. Page 4 / 5

5 Autres Date fixe pour des réunions bimensuelles. Objectif est d'augmenter la communication interne. La date sera définie lors de l'assemblée constituante de l'asbl. Idée de cotisations à soumettre à Henry : 45euros de l'an. 20 euros a partir de 1er juillet. Gratuit a partir de novembre si paiement de l'année suivante. Page 5 / 5