SOMMAIRE. FAQ Formation. Le : 31/12/2012 Auteur : TalentSoft IDENTIFIER EVALUER DEVELOPPER PLANIFIER.

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1 SOMMAIRE FAQ Formation Le : 31/12/2012 Auteur : TalentSoft IDENTIFIER EVALUER DEVELOPPER PLANIFIER

2 ... 1 PLANS ET BESOINS DE FORMATION... 4 COMMENT AFFICHER L ENSEMBLE DES BESOINS DE FORMATION?... 4 QUELLES SONT LES DIFFERENTES ETAPES DU PLAN DE FORMATION?... 5 QUELLE EST LA DIFFERENCE ENTRE UN BESOIN BUDGETE ET UN BESOIN NON BUDGETE?... 6 SUR QUELS ELEMENTS POINTE LA REQUETE TEXTUELLE «BESOINS DE FORMATION»?... 6 DE QUELLE FAÇON PUIS-JE CREER UN BESOIN INDIVIDUEL SUR LE PLAN DE FORMATION DANS TALENTSOFT?... 7 QUELLE EST LA DIFFERENCE ENTRE BESOIN INDIVIDUEL ET COLLECTIF DANS TALENTSOFT?... 7 COMMENT CREE-T-ON UN BESOIN COLLECTIF?... 7 COMMENT SE CALCULE LE BUDGET PREVISIONNEL DU PLAN?... 8 COMMENT SE CALCULENT LES BUDGETS ENGAGES ET REALISES?... 8 COMMENT SE FAIT LA GESTION DES COUTS DE L ACTION DE FORMATION? JE RETROUVE DES BESOINS DE FORMATION EN DOUBLON, COMMENT CORRIGER CELA? ACTION DE FORMATION COMMENT HISTORISER LES COUTS D ACTION DE FORMATION? QUE SIGNIFIE LA MENTION «COUT PEDAGOGIQUE DE REFERENCE» SESSIONS QUELS SONT LES COUTS QUI SONT HERITES AU NIVEAU DE LA SESSION? QUE SIGNIFIE LA «VENTILATION» DES COUTS (OU SOUS COUTS)? COMMENT FONCTIONNE LE CHAMP "PAYE LES COUTS DE SESSION"? COMMENT SE CALCULE LE COUT PEDAGOGIQUE SUR LA SESSION? COMMENT SE CALCULE LE COUT DE SUPPORT DE FORMATION SUR LA SESSION? COMMENT SE FAIT LA CONSOLIDATION DES FRAIS D'INSCRIPTION SUR LA SESSION? INSCRIPTIONS COMMENT SE CALCULE LE COUT GLOBAL DE L INSCRIPTION? QU'APPELLE-T-ON UNE FORMATION REALISEE DANS TALENTSOFT? DE QUELLE MANIERE IDENTIFIER LES INSCRIPTIONS ANNULEES? DE QUELLE MANIERE LIER UNE INSCRIPTION A UN BESOIN QUI A DEJA ETE LIE A UNE INSCRIPTION ANNULEE? LORS DE L INSCRIPTION, MON DISPOSITIF PEUT-IL ETRE PAR DEFAUT «FORMATION CONTINUE»? JE N ARRIVE PAS A SUPPRIMER UNE INSCRIPTION A UNE SESSION ATELIER D EVALUATION QUELS SONT LES COMPOSANTS DE L ATELIER D EVALUATION DEDIES A LA FORMATION? LA GESTION DU DIF DE QUELLE FAÇON SE DECREMENTE LE COMPTEUR DIF? DE QUELLE FAÇON EFFECTUER LE SUIVI DU COMPTEUR DIF?... 18

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4 Plans et besoins de formation Comment afficher l ensemble des besoins de formation? Le tableau de synthèse de l'onglet Besoins affiche les 50 derniers émis. Contexte client : Je souhaite étudier les besoins émis lors de la dernière campagne d entretiens annuels pour construire mon plan de formation. Pour des questions d ergonomie, le tableau de synthèse affiche uniquement les 50 derniers besoins de formation émis. Pour afficher l'ensemble des besoins émis, il est nécessaire d'utiliser le requêteur: - Cliquer sur «critères sur besoins de formation» - Sélectionner votre critère (exemple «fixés dans la campagne dans laquelle les données ont été créés se nomme Campagne 2012») - Enregistrer votre requête dans Mes recherches (dynamique) afin de pouvoir vous appuyer sur celle-ci quand vous le souhaiterez. Point d attention : Vous pouvez cumuler plusieurs critères dans une recherche (cf. Guide TS Search).

5 Quelles sont les différentes étapes du plan de formation? Je souhaite connaître les différentes étapes du plan de formation et leurs impacts sur la gestion du processus formation dans TalentSoft. Contexte client : Au mois de mars, la campagne d entretiens annuels n est pas terminée. En tant que Responsable Formation j hésite à valider ou non le plan de formation pour débuter son exécution. Voici les différentes phases d un plan : - Prévisionnelle : Le plan est en cours d élaboration et le plan n a pas débuté. - Attente de validation : Le plan est en cours de validation et le plan n a pas débuté ou le plan est en cours d élaboration et le plan a débuté. - Attente du début d'exécution : Le plan est validé et le plan n a pas débuté. - Exécution : le plan est validé et l exécution a débuté. - Fermé : Le plan est terminé (Date de fin supérieur à la date du jour) Impacts - lorsque que le plan est aux phases «Prévisionnelle», «Attente du début d'exécution», «Attente de validation»: o L'ajout de besoins au plan se fera en tant que «budgété» o Lors de l'inscription à une session, aucun collaborateur ne sera proposé. o Il ne sera pas possible de faire le lien entre les besoins et les inscriptions aux sessions. - Lorsque le plan est à la phase d'exécution : o L'ajout de besoins au plan se fera en tant que «non budgété». o Les collaborateurs ayant émis un besoin validé sur un action de formation présent au plan seront proposés lors de l inscription à une session de ce action de formation. o Lors de l inscription, il sera possible de faire le lien entre celle-ci et le besoin émis. Documentation spécifique: Lien besoin-inscription

6 Quelle est la différence entre un besoin budgété et un besoin non budgété? Je souhaite connaître la différence entre un besoin budgété et un besoin non budgété? Contexte client : En tant que responsable formation, je souhaite pouvoir faire la différence entre les besoins prévus au plan et ceux qui ne l étaient pas. Besoin ajouté à un plan en cours d élaboration =«budgété» Besoin ajouté à un plan en cours d exécution =«non budgété» (hors plan) Points d attention : Afin d analyser l écart entre ce qui était budgété ou non, il est possible d ajouter une colonne «budgété / non budgété» au rapport plan de Formation. Seuls les besoins budgétés décrémente le budget prévisionnel du Plan Sur quels éléments pointe la requête textuelle «besoins de formation»? Quels sont les critères de recherche du requêteur lorsque l on fait une requête «besoins de formation»? La recherche «besoin de formation» se fait sur les champs suivants : - commentaire du besoin - objectif - développement - texte 1 à 5 - action de formation - Commentaire - Nom - description de l'objectif - code action de formation - Prérequis - population cible - priorité Point d attention : Nous préconisons d utiliser la recherche avancée (critère sur besoins de formation, recherche par thème, recherche pas inscriptions aux besoins) afin d affiner votre recherche. Documentation spécifique : Guide TS Search

7 De quelle façon puis-je créer un besoin individuel sur le plan de formation dans TalentSoft? Contexte client : Hors TalentSoft, un manager me transmet un besoin de formation pour son collaborateur que je souhaite ajouter au plan. Dans l'onglet Plan : - cliquer sur un thème/action de formation - rechercher le collaborateur avec le requêteur - ajouter celui-ci aux besoins individuels existants sur ce thème/action de formation Point d attention : si le plan est déjà validé, ce besoin sera qualifié de «non budgété». Quelle est la différence entre besoin individuel et collectif dans TalentSoft? Contexte client : Les besoins de formation ajoutés à un plan peuvent être de deux ordres : besoins individuels ou besoins collectifs. Les besoins individuels sont issus généralement des entretiens annuels d évaluation, de campagne de recueil de besoins et expriment le besoin de formation d un ensemble d individus connus et nommés. Les besoins collectifs demandés par un manager, un RH ou un responsable formation, expriment un besoin de formation pour un certain nombre d individus «anonymes». Ce qui importe ici c est d avoir une idée de la masse de personnes à former sur tel ou tel action de formation afin d avoir une vision globale du coût et de la charge de la formation relative au plan de formation. Point d attention : Un plan de formation se construit avec un ensemble de besoins individuels et collectifs. Il peut cependant être aussi entièrement élaboré avec l un ou l autre des types de besoins. Comment créé-t-on un besoin collectif? Contexte client : Suite à une refonte de l outil de paie, un responsable formation détermine qu il faudra former un certain nombre de collaborateurs. Je souhaite donc créer un besoin collectif.

8 Pour créer des besoins collectifs de formation, rendez vous dans TS développement, rubrique TS formation puis dans l onglet «Plan» : - Sélectionnez le plan concerné, puis l action de formation sur lequel vous souhaitez créer un besoin collectif. - Choisissez d'"afficher les besoins collectifs". - Cliquez sur "choisir une action" et "ajouter un besoin collectif". - Renseignez les éléments du pop-up : le nombre de stagiaires, les objectifs de développement ainsi que les commentaires puis cliquer sur ok. L ajout du besoin collectif apparait au niveau de l action de formation : cela se traduit par une augmentation du coût estimé de l action de formation. Remarque : lorsqu on lie une inscription à un besoin, il est possible de décrémenter le besoin collectif correspondant afin d effectuer le suivi de celui-ci. Comment se calcule le budget prévisionnel du plan? Dans le tableau de synthèse des plans de formation figurent le budget prévisionnel, comment se calcule-t-il? Le coût prévisionnel d un plan est calculé en fonction des actions de formations contenues dans le plan. Ainsi le coût prévisionnel correspond à la somme des coûts prévisionnels pour chaque action de formation. Le coût prévisionnel d une action de formation varie en fonction de son type «Intra» ou «Inter». Comment se calculent les budgets engagés et réalisés? Dans le tableau de synthèse des plans de formation figure nt les budgets prévisionnel et engagé comment se calculent-t-ils? Le coût engagé d une action de formation est calculé à partir des inscriptions liées aux besoins de formation d un plan pour cette même action de formation donnée. Ces inscriptions sont dans un état indiqué comme «Engagé». Coût engagé=somme des coûts engagés de chaque session pour les inscriptions liées

9 Coût réalisé=somme des coûts réalisés de chaque session pour les inscriptions liées Remarque: Le coût pédagogique d une action de formation au niveau de la session pouvant être modifié manuellement par l utilisateur, le calcul du coût engagé d une session sera différent s il y a eu une intervention manuelle. Point d attention : le lien besoin-inscription est possible uniquement lorsque le plan est validé. Calcul sur une session INTRA Avec le coût pédagogique de la session calculé automatiquement Coût engagé de session=coût pédagogique du stage (Arrondi à l entier supérieur) (Nb d inscription engagée )/(Capacité maximum) Ou Nombre de sessions à prévoir = (Arrondi à l entier supérieur)(nb d inscription engagée)/(capacité maximum) Avec : - Nombre d inscriptions engagées : Nombre d inscriptions payant les coûts de session, dont l état est considéré comme une inscription engagée - Capacité maximum : Capacité d accueil de la session Avec le coût pédagogique de la session saisi manuellement S il y a au moins une inscription Coût engagé de session=coût pédagogique de la session Sinon le coût est égal à 0 Le coût pris en compte sera donc toujours identique même si l on dépasse largement la capacité d accueil Calcul sur une session INTER Avec le coût pédagogique de la session calculé automatiquement Co t engag de session Co t p dagogique du stage Nombre d inscriptions engag es Avec : Nombre d inscriptions engagées : Nombre d inscriptions payant les coûts de session, avec l état «Considéré comme une inscription engagée» Avec le coût pédagogique de la session saisi manuellement Co t p dagogique de la session Co t engag de session Nombre d inscription engag Nombre d inscription Avec :

10 - Nombre d inscription : Nombre d inscriptions payant les coûts de session - Nombre d inscriptions engagées : Nombre d inscriptions payant les coûts de session, avec l état «Considéré comme une inscription engagée» Comment se fait la gestion des coûts de l action de formation? Quelle est la différence entre une action de formation inter et une action de formation intra en terme de gestion des coûts? Solution : INTER : Formation à laquelle les participants font partie de plusieurs entreprises différentes. Le coût d une formation INTER est lié à un stagiaire. INTRA : Formation à laquelle les participants font tous partie de la même entreprise. Le coût de la formation est forfaitaire. Ce coût sera le même que l on ait 1 ou N personnes dans la limite de la capacité d accueil. Je retrouve des besoins de formation en doublon, comment corriger cela? Contexte client : dans la page Besoins, j observe plusieurs fois le même besoin de formation pour une même collaboratrice. si le besoin apparaît plusieurs fois c est qu il a été renseigné par erreur dans plusieurs formulaires validés. En supprimant les formulaires créés par erreur, les besoins en doublon seront supprimés.

11 Action de formation Comment historiser les coûts d action de formation? Contexte client : D une année sur l autre, les coûts associés à une action de formation peuvent être amenés à être modifiés (renégociation des tarifs, inflation, modification du contenu ). Il est donc nécessaire de pouvoir les historiser. Solution : Il est possible d ajouter, par période, des coûts différents à action de formation. Documentation spécifique : Coûts des actions de formation par organismes et périodes Que signifie la mention «coût pédagogique de référence» Solution : La case à cocher «Coût de référence» permet d indiquer quel coût pédagogique doit être pris en compte pour calculer le montant prévisionnel d un plan de formation en cours d élaboration. Il ne peut y avoir qu un seul coût pédagogique marqué comme coût de référence. La case à cocher dans la fenêtre d ajout/d édition n apparaît pas lorsque le type de coût n est pas «Coût pédagogique». Rappel : le plan en cours d élaboration est à la phase «prévisionnelle» : le coût prévisionnel du plan est calculé en fonction des actions de formation associées au plan. Il correspond à la somme des coûts prévisionnels pour chaque action de formation. Le coût prévisionnel d une action de formation varie en fonction de son type («intra» ou «inter»). Seul le coût pédagogique est pris en compte à date pour le calcul du budget prévisionnel de plan. Préconisation : on considérera le coût pédagogique de référence comme un coût moyen permettant d estimer le budget prévisionnel du plan. Le coût réel pourra être signifié au niveau de la session, permettant un calcul du budget «engagé» puis «réalisé» au plus près de la réalité.

12 Sessions Quels sont les coûts qui sont hérités au niveau de la session? Contexte client : j ai renseigné différents coûts sur l action de formation, quels sont ceux qui seront hérités sur la session? L'héritage des coûts de l action de formation vers les coûts de sessions s'effectue uniquement pour les coûts pédagogiques et de supports de formation. Point d attention : Les coûts de références se trouvent au niveau des coûts de sessions. Les coûts calculés sont donc uniquement sur les coûts de sessions. Que signifie la «ventilation» des coûts (ou sous coûts)? Sur l inscription, La ventilation des coûts (ou sous-coûts) décrit la manière dont un coût est pris en charge par des organismes de financement. Comment fonctionne le champ "paye les coûts de session"? Ce champ de l inscription à la session détermine si le coût de la session sera pris en compte pour le collaborateur inscrit (par exemple en cas d absence). Les coûts calculés prendront uniquement en compte les inscriptions «payant les coûts de session». Comment se calcule le coût pédagogique sur la session? Méthode de calcul :

13 S il s agit d une action de formation INTER : Coût = (coût pédagogique de l action de formation) x (nb d inscriptions payant les coûts de session) S il s agit d une action de formation INTRA : Coût = (coût pédagogique de l action de formation) x (Arrondi à l entier supérieur) ((Nb d inscriptions payant les coûts de sessions) / (Nb places)) Le coût se met à jour lors de : - La création d une session - La modification du coût pédagogique de l action de formation de la session - La modification des propriétés de la session sur lesquels se basent le calcul. - L ajout ou la suppression d une inscription sur la session - La modification du champ «Paye les frais de la session» d inscription de la session Comment se calcule le coût de support de formation sur la session? Méthode de calcul : Coût = (coût support de formation d une action de formation) x (Nb inscriptions payant les coûts de session) Le coût se met à jour lors de : - La création d une session - L ajout ou la suppression d une inscription sur la session - La modification du champ «Paye les frais de la session» d inscription de la session Comment se fait la consolidation des frais d'inscription sur la session? La consolidation des frais d inscription sur la session s effectue uniquement lorsque l inscription paye les frais de la session. Les frais de restauration, de transport et d hébergement sont consolidés sur la session. Méthode de calcul des frais de restauration des stagiaires au niveau de l action de formation:

14 Coût (global) de restauration des stagiaires = Somme des (frais de restauration de chaque inscription) Le coût se met à jour lors de l ajout, la modification ou la suppression d un frais de restauration.

15 Inscriptions Comment se calcule le coût global de l inscription? Le coût global d une inscription correspond à : coût global = (Somme des coûts communs de la session) / (Nombre d inscriptions qui paie les frais de session) +frais liés à l inscription Coûts communs de la session sont les coûts qui ne sont pas hérités d une inscription. Point d attention : Dans le cas des coûts qui peuvent être hérités d une inscription (Coût de restauration des stagiaires, coût d hébergement des stagiaires et coût de transport des stagiaires), on distingue deux cas : - Le coût de session est hérité par les inscriptions : Il ne s agit pas d un coût commun. - Le coût de session n est pas hérité, donc il a été saisi manuellement : Il s agit d un coût commun de la session. Les frais liés à l inscription sont simplement ceux affichés sur l inscription. Qu'appelle-t-on une formation réalisée dans TalentSoft? La formation «réalisée» du collaborateur est caractérisée par le fait que : ET ET ET -Le collaborateur ait été inscrit à une session -L inscription à la session est indiquée comme réalisée (statut «Réalisée» par exemple mais il peut être configuré autrement) -Le paramétrage dans TS Intelligence du comportement est fait -Le collaborateur a le statut «Présent» à cette session de formation

16 De quelle manière identifier les inscriptions annulées? Contexte client : mon collaborateur ne peut se rendre à la formation à laquelle il était convié, comment l identifier afin de pouvoir le réinscrire ultérieurement? Lorsqu une inscription a été effectuée en lien avec un besoin validé au Plan, le collaborateur ne vous sera pas reproposé lors d une future inscription à une session ultérieure. Afin d identifier ce collaborateur, nous vous préconisons de vous constituer une requête dynamique sur l état d inscription «annulé» qui vous permettra d identifier l ensemble des inscriptions annulées et donc de retrouver votre collaborateur. De quelle manière lier une inscription à un besoin qui a déjà été lié à une inscription annulée? Contexte client : lors de l inscription de mon collaborateur, j ai lié son inscription à son besoin validé dans le plan. La session est annulée, comment puis-je lier une seconde inscription à ce besoin pour suivre mes budgets engagés et réalisés? Pour délier l inscription il faut : 1. Sélectionner l inscription à délier et cliquer sur Plan lié : 1. Cliquer sur Editer et modifier le nouveau plan à lier en Aucune liaison :

17 L inscription est alors déliée, vous pouvez donc lier une autre inscription au besoin initial. Lors de l inscription, mon dispositif peut-il être par défaut «formation continue»? Pour ordonner les dispositifs de l inscription, il faut modifier l ordre d affichage de la donnée de référence TRAININGACTIONTYPE. Administration > Données de référence : Modifier le mode tri par EqNum pour positionner Formation continue en position 1.

18 Je n arrive pas à supprimer une inscription à une session Il n est pas possible de supprimer une inscription qui a un moment a été considérée comme réalisée (inscription réalisée + collaborateur présent) de l application. En cas d urgence, vous pouvez demander aux équipes techniques TalentSoft de supprimer celle-ci dans la base de données via un ticket d exploitation. Atelier d évaluation Quels sont les composants de l atelier d évaluation dédiés à la formation? Les composants dédiés à la formation sont : - le composant formation - le composant historique des inscriptions Documentation spécifique : guide Modeler La gestion du DIF De quelle façon se décrémente le compteur DIF? - L outil de paie envoie à TalentSoft le crédit d heures de DIF acquis par le collaborateur en début d année. - TalentSoft décrémente ce compteur lorsque le collaborateur suit une formation réalisée (inscription à l état réalisée où il était présent) - TalentSoft fournit à la paie le nombre d heures DIF utilisées ou le compteur DIF actualisé ou le nombre d heures DIF restantes. De quelle façon effectuer le suivi du compteur DIF? Afin de permettre le suivi de l évolution de ce compteur, il est possible d accéder à l historique du DIF du collaborateur via un tableau répertoriant l ensemble des évènements liés au compteur DIF. Ces évènements peuvent être liés à la mise à jour du compteur par la paie ou par la réalisation d une formation qui contient au moins 1h de DIF.

19 Documentation spécifique : Historisation du DIF