Télématique dans le secteur infirmier

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1 SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement Cellule Informatique, Télématique et Communication dans le secteur des Soins de Santé Eurostation Bloc II 1ere étage. bureau 1D01H Place Victor Horta 40/B10 B Bruxelles Télématique dans le secteur infirmier Réunion Comité Kern Nursing 17 octobre 2007 Présents: Edouard Danneels (UGIB-AUVB), Marc Glorieux (NRV-CNAI), Guy Lombaerts (Riziv), Dominique Materne (FASD), Louis Paquay (Riziv-Inami), Ronny Pascal (NNBVV), Claude Mercenier SPF Santé publique : Chris De Hollander, Bert Folens, Luc Nicolas Excusés : Stéphane Allard (UGIB-AUVB), Marc Bangels (SPF), Cécile Fontaine (CNEH- NRZV), Patrick Gérard (Cliniques St-Jean, Bruxelles), Alex Peltier (FASD), Jacques Van Hove (VBZV), Eric Vandewalle (NRV) 1. Approbation compte-rendu 9 septembre 2007 Le compte-rendu est approuvé. 2. Projet pilote Vinca 2.1. Résultats test Vinca pour les logiciels A ce stade, les inscriptions en ligne sont complétées avec les formulaires d inscription signés. N ayant pas encore reçu l ensemble des formulaires papier, les chiffres données aujourd hui pourront encore modifier légèrement. Une première estimation brute des inscriptions donne le résultat suivant : Total des inscriptions: infirmières dont : groupes : 740 pers. (en majorité avec démarrage en janvier ou mars) indépendantes : 383 pers. (en majorité démarrage en janvier) Le nombre maximal de participant n étant pas dépassé, il ne faudra pas passer à une sélection. Tous les candidats seront donc acceptés en principe. 92 % des inscrits sont des femmes, les 8% d hommes se situent principalement dans le groupe des indépendants. Contact : chris.dehollander@health.fgov.be - T : 02/ /5

2 En termes de répartition linguistique, une large majorité néerlandophone est constatée au niveau des "groupes institutionnels" tandis qu au niveau de la pratique indépendante, il y a une nette majorité francophone. Parmi les inscriptions individuelles, un logiciel sort clairement du lot avec près de 300 participants, les participants des autres logiciels se comptant plutôt en dizaines. Lors de l évaluation, il faudra donc veiller à ce que tous les logiciels participants soient bien représentés. Il semble que le projet démarrera avec un certain retard étant donné que l arrêté royal (AR) gérant ce projet n est pas encore paru au moniteur belge. Cet AR prévoyait l approbation de la liste des participants par le comité de l assurance de l Inami pour fin octobre. Cette date étant de moins en moins réaliste, un nouvel AR devra être élaboré avec une nouvelle date d approbation. Par conséquent, la première date de démarrage (1 er décembre) devra sans doute être reportée afin de permettre, une bonne préparation tant aux producteurs qu aux utilisateurs. Du coup, les paiements de l intervention Inami aussi risquent d avoir un léger retard. En attendant la pubiication de ce nouvel AR, toutes le travail de préparation sera poursuivi afin de limiter le retard encouru Proposition méthodologie et calendrier pour suivi et évaluation du projet Objectifs de l évaluation Disposer d'indicateurs quantitatifs et qualitatifs permettant de mesurer aussi bien l utilisation des fonctionnalités Vinca que l impact du traitement mobile des données sur la pratique infirmière. Ces expériences pratiques peuvent mener à une amélioration du développement de la partie traitement mobile au sein du logiciel/mobiciel. Indicateurs : - Les avantages perçus par les prestataires de l'informatisation mobile - Les principaux obstacles/manquements limitant l'usage de cette informatique mobile. - Les besoins propres aux différents modèles organisationnels. - Les fonctionnalités existantes à modifier. - Les fonctionnalités prioritaires et non encore existantes à développer. Et plus spécifiquement, analyser si certaines fonctionnalités développées sont compatibles avec l'objectif initial (moins de temps pris au patient): - Mesurer l'acceptabilité de la confirmation de prestations par carte SIS ou eid - Mesurer l'utilité/ la fréquence d'utilisation de la fonction "paramètres constitutifs de la prescription" - Mesurer l'utilité/ la fréquence d'utilisation de la fonction "création de nouveau patient". - Mesurer l'utilité/ la fréquence d'utilisation "création ou modification de l'échelle de Katz" - Mesurer l'utilité/ la fréquence d'utilisation des messages vocaux intégrés au dossier patient. - Mesurer (le cas échéant) l'impact sur le travail collaboratif. Contact : chris.dehollander@health.fgov.be - T : 02/ /5

3 Méthodologie - Questionnaire structuré à remplir par l'ensemble des prestataires participants au projet à deux reprises (après 6 et 12 mois de participation) et portant sur les aspects les plus essentiels. Le second questionnaire (après 12 mois) sera partiellement modifié en fonction du travail des "focus groupes". Dans la mesure du possible ce questionnaire sera rempli en ligne. Pour les pratiques de groupes, on envisage de les laisser utiliser le formulaire papier et de demander à chaque pratique d'effectuer l'encodage de synthèse. A court terme, nous envisagerons avec les producteurs la possibilité de développer une méta-fonction au niveau du logiciel permettant de collecter certains indicateurs quantitatifs tels que: - le type de validation des prestations (manuel, eid, SIS)/ Total des prestations validées sur la période - le nombre de prescriptions encodées via Vinca/Total des prescriptions encodées sur la période - le nombre de nouveaux patients créés via carte/ Total de nouveaux patients créés sur la périodes. - le nombre d'échelle de KATZ créées via Vinca/ Total d'échelles créées sur la période Si cela s'avère trop lourd en terme de programmation, une estimation en pourcentage sera demandée aux prestataires. - Focus Group: Il s agit, en complément au questionnaire, de recueillir de façon ouverte les remarques et les questions de prestataires volontaires réunis autour de la même table et encadrés par un ou deux modérateurs. Le questionnaire d'inscription demandait aux volontaires de se manifester. L'idée est cependant d'avoir une bonne représentation à la fois des différentes régions, des différentes pratiques et également des différents logiciels et équipement utilisés (PDA versus UMPC). Les focus groups se tiendront de façon décentralisée en divers endroits dans le pays. Idéalement, nous pensons constituer 10 à 15 groupes de 15 personnes maximum chaque fois. Chacun de ces groupes se réunira au minimum deux fois pendant une période de deux heures durant la durée du projet. Le choix des lieux et des pratiques sera effectué après dépouillement des candidatures. Un représentant du SPF Santé Publique et/ou de l'inami pourrait participer aux groupes mais afin de garantir un débat aussi ouvert que possible, cette participation ne prendrait cours que lors des secondes rencontres. Par souci de cohérence, il est souhaitable que dans les deux régions linguistiques, une personne soit nommément sélectionnée pour gérer ces groupes et analyser chaque fois l'output. Cet animateur sera rémunéré sur le budget prévu à cet effet pour couvrir les frais de réunion, de déplacement et d'analyse. Pour recruter ces animateurs, un appel sera lancé via différents canaux Remarque : L idée des focus groups étant l échange des expériences, est-ce que les producteurs de logiciels y participeront? Et les groupes institutionnels qui ne participent pas au projet? Décision : Les groupes qui ne participent pas au projet Vinca et les producteurs ne participeront pas aux focus groups ; Ils seront invités à des réunions avec le Comité Kern afin de les informer de l évolution de ce projet pilote. Contact : chris.dehollander@health.fgov.be - T : 02/ /5

4 Calendrier proposé 1) Dépouillement des candidatures et listing des candidats volontaires à une participation active aux focus groups. Proposition de constitution des groupes et de planning: novembre/ décembre ) Sélection des animateurs (min.1/région): janvier ) Envoi d'une première "newsletter" à tous les participants 4) Première réunion des focus groups: entre mars 2008 et juin ) Préparation du premier questionnaire en ligne: avril ) Diffusion du mailing demandant de remplir le questionnaire en ligne: début juin 2008 (à remplir pour fin juin). 7) Première réunion globale d'évaluation: juillet ) Deuxième newsletter: août ) Deuxième round focus groups: septembre-novembre ) Préparation second questionnaire (incluant analyse premier round focus group + premier questionnaire): septembre ) Envoi second questionnaire (incluant analyse premier round focus group + premier questionnaire): novembre ) Analyse résultats: décembre janvier ) Journée de restitution (un samedi?) pour l'ensemble des participants au projet: février ) Mars 2009: Rapport final d'évaluation 3. Futur du Comité Kern L homologation et le projet Vinca ont été les deux thèmes principaux de l année écoulée. Lors de la prochaine réunion, la liste des thèmes prioritaires pour ce groupe en 2008 sera établie sur base de vos propositions. Parmi ces thèmes, entre autre le dossier infirmier. L an dernier, le Conseil National de l Art Infirmier a émis une recommandation par rapport à la législation du dossier infirmier/dossier patient. Un exercice juridique devra être fait afin d arriver à un consensus sur le contenu du dossier avant de l informatiser. Une première ébauche a été réalisée par ce groupe lors de son démarrage sous la coordination de Ghislaine Delpierre. Contact : chris.dehollander@health.fgov.be - T : 02/ /5

5 4. Varia Une question est posée concernant le back-up externe des données médicales: Ceci est possible moyennant une convention claire avec le contracté (par exemple Belgacom) et l institution/le prestataire (contractant) définissant la gestion des données (dans ce cas «la sauve-garde en back-up) ainsi que les droits et conditions d accès. Le patient peut en être informé mais il n est pas indispensable. Il suffit d introduire une demande globale au sein de la commission pour la protection de la vie privée. En fait, tout dispensaire de soins informatisé doit introduire une déclaration personnelle au sujet du traitement électronique de ses données patients auprès de la commission pour la protection de la vie privée. Contact : chris.dehollander@health.fgov.be - T : 02/ /5