Rapport synthétique. Une formation en communication de crise pour les autorités locales

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1 Rapport synthétique Une formation en communication de crise pour les autorités locales

2 Ce rapport est la synthèse d une réflexion sur les sessions de formation en communication de crise qui ont été organisées par le Centre de Crise au cours du premier semestre Le concept de la formation La formation était organisée pour tous les responsables de la discipline 5 au niveau provincial et communal (de préférence le fonctionnaire d information). Dans chaque province une session théorique a été organisée pour les communes. Celle-ci a été suivie de sessions pratiques. Certaines provinces ont profité de la session théorique pour expliquer leurs méthodes de travail et pour avoir un premier contact avec les représentants communaux de la discipline 5. Chaque province a eu droit à 2 sessions pratiques à chaque fois d un jour. Trois provinces ont demandé des sessions pratiques supplémentaires. 12 sessions théoriques et 27 formations pratiques ont été organisées. Pendant la session pratique, une situation d urgence a été simulée au cours de laquelle les participants (une dizaine par jour) réalisaient, en tant que membres d une seule et même cellule de communication, les missions de la discipline 5 pour une commune de la province choisie au hasard. La formation rejoint les sessions d informations pour les bourgmestres et fonctionnaires de planification d urgence relatives aux Plans d Urgence et d Intervention (Arrêté royal du 16 février 2006 relatif aux plans d intervention et d urgence - Moniteur belge 15 mars 2006). Elle visait à encourager les autorités locales à organiser et réaliser les missions de la discipline 5. Elle donnait aussi un avant-goût du «Guide en communication de crise» qui a été mis à disposition des communes via les gouverneurs en juillet Les formations ont été organisées par le bureau de communication Concern et les collaborateurs en communication du Centre de Crise.

3 Evaluation: La session théorique a été considérée comme très informative. La session pratique était quant à elle suffisamment axée sur la pratique, ce qui était d ailleurs le but. Certains participants trouvaient que la session pratique pouvait être davantage poussée ou qu elle pouvait contenir plus d éléments nécessitant une (ré)action. La combinaison de la simulation médiatique (notamment avec une caméra) et des appels téléphoniques s est avérée très instructive. Certains ont également demandé que soit organisée une formation théorique sur la communication de crise ainsi qu une discussion sur les textes et interviews réalisés. C était le thème abordé lors d une précédente formation en Les deux formations sont dès lors complémentaires. La formation était accessible à tous ce qui était une bonne chose pour de nombreuses communes. Un montant d inscription a parfois été demandé pour la session pratique, entraînant de facto une approche différente selon les provinces. Bien que la formation était ouverte à toutes les communes, l inscription a été limitée dans certaines provinces aux communes ayant beaucoup d habitants ou une entreprise SEVESO. Les autres communes déplorent cela étant donné que des risques existent également sur leur territoire. Dans certaines provinces, les groupes pour la session pratique ont été constitués en suivant l ordre alphabétique. Les communes ont elles-mêmes signalé qu il aurait été plus intéressant de travailler entre communes voisines.

4 2 Scénario session pratique Le choix du scénario a porté sur la simulation d une vague de froid qui devait toutefois être traitée au niveau local (phase communale). Les participants se sont concentrés sur les aspects communicatifs bien qu ils furent parfois tentés d entreprendre également les actions de gestion. Le réalisme du scénario a été mis en doute par certains. Les chiffres utilisés provenaient toutefois de véritables conditions météorologiques notamment en Angleterre. Par ailleurs, notre pays a connu une situation similaire dans les années 60. Une mise en contexte fictive et une simulation du reste du comité de coordination nécessitent effectivement une certaine faculté à se mettre en situation. La majorité a cependant jugé que la situation était réaliste et plausible. Ceci allait de pair avec la demande d un scénario demeurant au niveau local avec ou sans échelonnement vers la phase provinciale. Vu l exercice prévu pour des participants émanant de plusieurs communes, un risque auquel tout le monde pourrait être confronté a sciemment été choisi. En situation réelle, il y aura en outre plus de questions de la part de la population et des médias et celles-ci surgiront plus rapidement. Etant donné que le but de la formation était surtout de se familiariser avec toutes les procédures, la méthode «marche ou crève» n a bien sûr pas été suivie. Evaluation: Il existe une demande très claire pour davantage d implication et de participation aux exercices organisés au niveau local, en coopération avec l ensemble des disciplines. Il est ainsi possible de se familiariser avec ses propres procédures et le fonctionnement des autres disciplines. Un plus fort degré de réalisme pourrait être atteint par un choix judicieux du scénario et une simulation de la pression sur le travail à effectuer.

5 3 Participants La formation était principalement destinée aux fonctionnaires communaux désignés pour la discipline 5. Les participants avaient cependant un profil très varié : fonctionnaire d information, secrétaire communal, Echevins, fonctionnaire de l environnement, fonctionnaire de prévention, fonctionnaire de planification d urgence, service technique, Peu d entre eux avaient de l expérience en matière de situation d urgence (heureusement d ailleurs), d où l explication peut-être de leur implication dans la matière. En outre, l obligation de désigner une personne pour la discipline 5 n existe que depuis Certains n avaient d ailleurs jamais entendu parler de la discipline 5 avant leur désignation. Evaluation: Bien que la plupart des communes aient désigné une personne pour la discipline 5, ceci ne s est pas toujours fait de manière bien réfléchie. En effet, les missions de la discipline 5 doivent pouvoir être intégrées tant dans les activités quotidiennes qu en situation d urgence. Un profil très varié a été constaté et les missions entrant dans le cadre de la discipline 5 s ajoutent généralement à plusieurs autres missions. Il a dès lors été demandé de fixer un profil de fonction pour les responsables de la discipline 5. La difficulté de combiner plusieurs fonctions a également été soulignée, au quotidien et en situation d urgence.

6 De nombreux fonctionnaires communaux demandent un signal plus actif à l attention de leur bourgmestre sur l importance de la discipline 5 et de la fonction de Directeur de l Information. Cette fonction est trop souvent sous-estimée et combinée avec de (trop) nombreuses autres fonctions. En situation d urgence, ceci peut entraver l information adéquate de la population malgré les capacités et l assiduité des collaborateurs. Les collaborateurs de la discipline 5 ont besoin d une meilleure reconnaissance de leur implication dans la cellule de sécurité. La coopération multidisciplinaire doit se faire lors de la préparation des situations d urgence (planification d urgence) comme dans la phase de réaction (gestion de crise). Les participants étaient cependant des novices au niveau de la planification d urgence et ils ne maîtrisaient pas suffisamment la matière ni le jargon spécifique. Les participants à la formation étaient plus ou moins du même avis quand il s agissait de la communication, mais dans la réalité ce n était pas nécessairement le cas. En tant que discipline relativement jeune, la discipline 5 doit encore développer sa crédibilité pour participer à la gestion de crise. Ce qui est inconnu est mal aimé. Les groupes étaient parfois trop grands (plus de 10 personnes) pour travailler facilement et apprendre un maximum. Le contact avec les collègues actifs sur le terrain a été considéré comme très enrichissant.

7 4 Les moyens disponibles Les participants à la formation n étaient pas toujours systématiquement impliqués dans les exercices sans parler des situations d urgence réelles. Pour se familiariser davantage avec les moyens appropriés, les risques locaux et les procédures de fonctionnement, ils souhaitent participer davantage aux exercices de plans d urgence. Plusieurs participants ont critiqué le fait qu ils étaient seuls face à la situation et qu ils devaient en outre combiner les missions de la discipline 5 avec d autres fonctions. D autre part, ils se sentent toutefois mieux armés : les situations d urgence sont gérables moyennant une bonne préparation. Nombreux participants estiment qu il serait utile d avoir un call-center auquel ils pourraient rapidement faire appel pour informer la population de manière adéquate. Evaluation: Chaque commune est obligée de tester son plan d urgence. Les participants ignorent souvent qu ils peuvent y participer. Pour pouvoir remplir convenablement l ensemble des missions de la discipline 5, compte tenu de la possibilité d absence pour vacances ou maladie ou l éventuelle injoignabilité en dehors des heures de bureau, une équipe de 3 personnes est considérée comme un minimum. La répartition des missions parmi les participants a permis de détailler davantage chacune des tâches en sachant qu en réalité les choses se déroulent souvent autrement. La demande de travail en réseau et de coopération entre les communes et/ou avec les provinces est importante.

8 5 Conclusion Editeur responsable: Jaak Raes, Directeur général - Service Public Fédéral Intérieur Direction Générale Centre de Crise Rue Ducale Bruxelles 09/07 La formation a permis aux intéressés de rencontrer des collègues, d échanger des expériences en matière de discipline 5 et de créer les bases de contacts futurs. La formation a généralement été considérée comme très positive : les participants se sentent mieux armés, ont eu des exemples et des conseils intéressants, peuvent mieux évaluer le rôle de la discipline 5 mais se sont également rendus compte qu il y avait encore beaucoup de travail à fournir Il faut tenir compte du manque de moyens en personnel pour la discipline 5. Les exemples des collègues en communication ont démontré qu il était possible de trouver des solutions dans le cadre du personnel communal existant. Il y a une importante demande pour répéter la formation (dans un délai relativement bref) et pour un soutien plus poussé, comme par exemple par la mise à disposition d un call-center.

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