ÉCOLE DES HAUTES ÉTUDES EN SCIENCES SOCIALES

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1 LE PRESIDENT FW/GB/ PLAN D ORGANISATIONET DE CONTINUITE DES ACTIVITES DE L ECOLE DES HAUTES ETUDES EN SCIENCES SOCIALES EN CAS DE PANDEMIE GRIPPALE (VERSION DU 30 JUILLET 2009) L objectif prioritaire de ce plan de continuité est de maintenir une activité de l établissement tout en protégeant les personnels désignés qui seront exposés aux risques liés à la pandémie. Ce plan vise à préparer au mieux l établissement à affronter la pandémie éventuelle. I. FERMETURE DE L ECOLE DES HAUTES ÉTUDES EN SCIENCES SOCIALES L Ecole des hautes études en sciences sociales sera officiellement fermée en cas de pandémie (cette période sera fixée par le ministère ou par la préfecture). Ne seront maintenus que les services vitaux décrits ci-dessous au III avec : - le paiement des agents de l Etat et des agents contractuels ; - la sécurité des locaux, y compris par la fermeture des sites, le cas échéant, avec le recours de société de sécurité. Les enseignements seront suspendus et seront rattrapés ultérieurement, la recherche sera effectuée à domicile (cf. IV). II. PERMANENCE DE LA DIRECTION DE L ECOLE DES HAUTES ÉTUDES EN SCIENCES SOCIALES Lors du comité technique paritaire central d établissement du 8 juillet 2009, une liste des personnes responsables pour les fonctions vitales de l Ecole a été désignée selon la composition suivante : - le président, François Weil, et le secrétaire général, Thierry Bergeonneau, - les 4 membres du bureau : Hamit Bozarslan, André Grelon, Dinah Ribard, Jean-Marie Schaeffer ; - l agente comptable, Viviane Bestard, et le fondé de pouvoir ; - 1 agent responsable paie agents de l Etat ; - 1 agent responsable paie contractuels de l Ecole ; - 1 chauffeur ; - 1 agent Centre de ressource informatique ; - 1 agent Service d information et de gestion administrative ; - 1 agent Service d information pour la recherche et l édition web.

2 2 Ces personnes responsables seront chargées, chacune à leur niveau, du pilotage, de la coordination et de la mise en œuvre du plan de continuité. Pour les fonctions vitales (paie et informatique), les responsables de services interviendront avec l agent. Une fiche récapitulative comportant les coordonnées téléphoniques et électroniques personnelles des personnes responsables pour les fonctions vitales de l Ecole sera établie d ici la rentrée de septembre et diffusée auprès de tous les responsables et de tous les personnels désignés dans le cadre du plan de continuité. Elle sera communiquée aux autorités publiques. III. MAINTIEN DE SERVICES VITAUX Dans la mesure du possible, l Ecole des hautes études en sciences sociales favorisera le télétravail pour certaines tâches des activités A et B. A. Informatique et Réseaux électroniques et téléphoniques L ensemble des serveurs de l Ecole est sur le site du 54 boulevard Raspail, siège de l EHESS. Il est prévu d installer pour le site internet institutionnel de l Ecole un second serveur externalisé sur un autre site de l Ecole (105 bld Raspail). L informatique et les réseaux électroniques sont gérés par trois services distincts : - Le Centre de ressource informatique (CRI) ; - Le Service d information et de gestion administrative (SIGA) ; - Le Service d information pour la recherche et l édition web (SIREW). Le Cri est chargé du réseau arrivée internet pour l EHESS, la FMSH et le 105 bld Raspail (Paris 6) (2 ETP) et pour l EHESS, la messagerie et l assistance technique pour interventions sur place (3,5 ETP) : - Fonction réseau : cette activité peut être faite à distance, sauf problème technique (panne électrique, panne de matériel, etc.) qui implique une intervention sur place ; - Fonction assistance : en période de pandémie l activité sera nécessairement suspendue, d autant que compte tenu de la fermeture des sites, les interventions ne seront plus nécessaires. Il est possible toutefois de prévoir le cas échéant une rotation des agents avec des protections (masques) ou une zone d accueil protégée. Le Siga est chargé en particulier des supports informatiques pour les fonctions paie et de l Espace Numérique de Travail (ENT). Pour les fonctions paie (serveur et application logiciel), il est possible pour les deux agents de travailler à distance, sachant que la paie prend 2 jours à faire. L ENT sera développé et renforcé. Le Sirew est le service web master du site institutionnel de l Ecole et des centres de recherche. Il est possible pour le webmaster et son collaborateur de travailler à distance. Il est nécessaire d être au siège de l Ecole si l on doit intervenir sur les programmes informatiques. Il est prévu sur le site internet de l Ecole une page spécifique d information sur la pandémie ainsi que l installation d un serveur de secours. Maintenance des réseaux téléphoniques : maintenance de l autocom du 54 boulevard Raspail par un prestataire extérieur. L ensemble des responsables de l Ecole des hautes études en sciences sociales ainsi que certains agents du service du patrimoine et de la logistique disposent d un téléphone portable professionnel.

3 3 B. Paye et trésorerie La fonction paie doit être assurée, quel que soit le niveau de la pandémie, ainsi que le paiement de certains fournisseurs vitaux (fluides). Le paiement de dépenses «moins urgentes» sera ralenti compte tenu des effectifs réduits. Pour assurer le paiement et l encaissement, l Agence comptable est «alimentée» principalement par le Service des affaires financières, pour le paiement des fournisseurs et des missions ; le service des ressources humaines pour la paie des agents Etat et Ecole ; la Direction des enseignements et de la vie étudiante (Scolarité) pour l encaissement des droits d inscriptions ; et la Direction du développement de la recherche pour les contrats de recherche. L activité de l Agence comptable dépend donc du taux d absentéisme des services de l ordonnateur. Pour la paie des agents par le service des ressources humaines : deux agents sont nécessaires chaque mois pour le mouvement des paye récurrents : o Paie budget Etat : nécessité de récupérer la clé USB et de la restituer à la Paierie (transport) logiciel Girafe ; o Paie budget Ecole : nécessité d un ETP pour relancer «l automate» du logiciel Astre ; Pour le paiement des agents, il sera possible de maintenir la part principale de leur traitement, les ajustements du fait de changement de leur situation personnelle seront reportés. Il conviendra d anticiper pour les nouveaux contrats et les fins de contrats. Pour les fonctionnaires arrivants, il faudra voir s il n est pas possible de maintenir la paie par leur ancienne administration. Pour l ordonnancement des dépenses et des recettes par le service des affaires financières : il est possible de fonctionner avec une activité ralentie avec 3 ETP, voire 1,5 ETP. Pour le paiement des fournisseurs : pour certains sites de l Ecole, voir si possibilité de paiement par prélèvement automatique, en particulier pour les dépenses fluides et réseau. L agente comptable et 1 collaborateur assureront les mouvements financiers d urgence en maintenant le paiement des agents. Seront suspendus ou fortement ralentis le paiement des fournisseurs, des missions et l encaissement des droits d inscription. C. Fonctions Hygiène et sécurité L Ecole des hautes études en sciences sociales comprend : - des sites à Paris, dont les principaux sont le siège, au 54 boulevard Raspail, propriété de l Etat, qu il partage avec la Fondation de la maison des sciences de l homme (FMSH), qui exerce des fonctions de «syndic» ; le 96 boulevard Raspail (centres de recherches) ; le 105 boulevard Raspail (amphithéâtre et salles de cours) affecté à Paris VI, 131 boulevard Saint- Michel (stock des éditions et centres de recherches), 22 avenue président Wilson (centre de recherche) ; - des sites en région (sites universitaires : Toulouse (Le mirail et Paul Sabatier) ; Lyon (Louis Lumière) et Marseille, La Vieille charité (mairie de Marseille). Pour les sites parisiens, seul sera maintenu le 54 boulevard Raspail, siège de l école, pour le maintien des services vitaux. Une équipe réduite du service du patrimoine et de la logistique sera chargée de veiller au suivi de l hygiène et de la sécurité. Pour les autres sites parisiens, ils seront fermés, la sécurité sera assurée soit par les agents logés (gardien) ou en faisant appel à des sociétés de sécurité. Les sites en région dépendront de l affectataire principal, universités de Toulouse Le Mirail et Paul Sabatier, université Louis Lumière de Lyon et mairie de Marseille.

4 4 D. Fonctions logistique / gardiennage/accueil téléphonique/technique/entretien-nettoyage A partir du siège au 54 boulevard Raspail, une équipe sera chargée des fonctions logistiques de base pour les principaux autres sites parisiens : - courrier si les services de la poste fonctionnent : 1 ETP ; - maintenance technique (voir Chapitre III C) : 1 ETP : installations électriques, climatisation, ascenseurs, monte-charge, petite maintenance courante ; -- distribution des masques : voir chapitre VII ; - l accueil téléphonique sera maintenu pendant la journée de travail, au standard du 54, boulevard Raspail, en alternance avec la FMSH ; - L entretien des sanitaires est effectué par une société extérieure. En cas de pandémie, un agent du service du patrimoine et de la logistique fera le remplacement. - Chaque service en continuité d activité procèdera à l évacuation de ses déchets (et des masques usagés) dans des poubelles. Il sera prévu un nombre limité de containers qui seront localisés au rez-dechaussée du 54 boulevard Raspail. Le nombre de personnels désignés pour les missions des fonctions gardiennage : - 54, boulevard Raspail : 1 ETP (agent logé) ; - 96, boulevard Raspail (fermé) ; boulevard Raspail (fermé, 1 agent logé) ; - 22 avenue du président Wilson (1 agent logé) ; - Marseille : assuré par la Ville de Marseille. Standard téléphonique : - 54, boulevard Raspail : 1 ETP (agent logé) ; Une liste sera constituée à partir des personnels logés. Le responsable du service du patrimoine et de la logistique coordonnera le suivi de la maintenance technique immobilière. En septembre, l Ecole et la FMSH doivent se réunir pour préciser les modes d organisation pendant la période de pandémie sur le site du 54 boulevard Raspail, ainsi qu avec les sociétés prestataires de service du site. Dans la mesure du possible des avenants aux contrats avec les sociétés préciseront le contexte de la pandémie et l arrêt pendant cette période de tout ou partie du contrat (voir avec la cellule marchés). IV. ACTIVITES D ENSEIGNEMENT ET DE RECHERCHE L enseignement à l EHESS comprend des masters, des formations doctorales et le diplôme de l Ecole des hautes études en sciences sociales. Les activités d enseignement seront suspendues dans les différents sites de l Ecole des hautes études en sciences sociales. En relation avec le SIGA, la Direction des enseignements et de la vie étudiante sera chargée de coordonner et de mettre en place la diffusion de formations pour les masters sur Internet par le biais de l ENT. L Ecole s efforcera de mettre sur le site internet et sur l ENT un maximum de documents permettant le suivi des formations à distance par les étudiants. La maintenance de l ENT est assuré par le SIGA, soit à distance, soit sur place au 54 boulevard Raspail. La maintenance des serveurs est assurée sur place, soit à distance par le CRI. Les activités de recherche sont suspendues et les personnels des centres ne seront pas autorisés à y accéder. La recherche devra être faite à domicile ou par télétravail. Le plan d organisation de l Ecole sera transmis aux établissements partenaires, en particulier à la FMHS et au CNRS.

5 5 V. PERSONNELS LOGES Sur les sites parisiens, pour le 54 boulevard Raspail (2 agents) le 105 boulevard Raspail (2 agents) et 22 avenue du président Wilson (2) les agents logés en NAS pourront intervenir. Avec leur foyer, les personnels logés correspondent à un effectif d environ 8 personnes. Les personnels logés seront chargés prioritairement de l une des fonctions mentionnées au III précédent. VI. EFFECTIF TOTAL A. Personnels présents simultanément : - Direction (Présidence et secrétaire général): 8 personnes ; - Réseaux : 7 personnes (CRI : 2 ; SIGA : 3; SIREW 2) ; - Paye et trésorerie : 6 personnes (AC : 2 ; SRH : 2 ; SAF : 2) ; - Gestion du 54, boulevard Raspail : 1 personne ; - Service du patrimoine et de la logistique 1 personne ; - Logistique / Gardiennage/ sécurité : 1 personne (dont gardien logé) ; - Standards téléphoniques, hygiène : 1 personne ; - Entretien nettoyage : 1 personne ; - Chauffeur: 1 personne ; - Informatique, Réseau, site internet : 7 personnes ; - TOTAL : 34 personnes ; - Famille des personnels logés (les agents logés qui ont été désignés pour effectuer certaines taches sont déjà comptés dans les items précédents) : environ 2 personnes. B. Listes des personnels en réserve et mobilisables Les directions et les services centraux de l Ecole établiront des listes de réserves mobilisables pour remplacer les personnels désignés prioritairement par l une ou l autre des fonctions susmentionnées. Ne devront être exclues a priori que les personnes dont l état de santé ou les responsabilités familiales ou personnelles rendent inopportun d envisager la mobilisation par un dispositif d urgence. VII. DISTRIBUTION DES MASQUES Modalités de récupération des masques (au 54 boulevard Raspail) : Les masques seront récupérés sur le lieu de stockage du rectorat par le chauffeur et distribués sur le site du 54 boulevard Raspail à l ensemble des personnels mobilisés. Chaque service en maintien d activité procèdera à l évacuation de ses masques usagés. Des containers seront installés près des lieux de distribution (endroit séparé et distinct de la distribution). Par ailleurs et afin d éviter la propagation éventuelle du virus, il est recommandé le conditionnement sous double emballage, en évitant la présence d air, des produits susceptibles d avoir été contaminés. VIII. GESTION ET COMMUNICATION DE LA PANDEMIE GRIPPALE Sur le site internet de l Ecole, une page mise en exergue sur la page d accueil sera consacrée à la pandémie comprenant des notes d information à destination : - de l ensemble des personnels propres et hébergés, - des étudiants, - des personnels désignés pour le fonctionnement des services vitaux. Elles seront accompagnées de procédures et consignes permettant de mettre en oeuvre les grands axes du plan établi par l établissement et applicables lors de son déclenchement. Il est prévu aussi la mise en place d un répondeur téléphonique.

6 6 En parallèle, la direction de l Ecole des hautes études en sciences sociales reste à la disposition de l ensemble des instances de l Etat afin : - d intégrer son plan dans les décisions prises au niveau préfectoral et/ou ministériel dans un but de coordination optimal des opérations ; - d apporter son assistance dans la mesure de ses capacités. IX. ASSURER LA CONTINUITE DU FONCTIONNEMENT DES SERVICES Le Plan de prévention et de lutte «pandémie grippale» rappelle un certain nombre de conditions qui devront être respectées. Ce plan de continuité de son activité impliquera un certain nombre de personnels désignés. Les conditions matérielles de fonctionnement sont précisées ci-après. Les personnels impliqués et leur rôle dans le plan de continuité des activités retenues - Les personnels indispensables : Les agents dont la présence a été jugée impérative pour assurer la continuité du service en phase pandémique exerceront les fonctions et activités répertoriées par le président de l Ecole des hautes études en sciences sociales. - Les personnels de santé : Sur le site du 54, boulevard Raspail, un centre médical mutualisé avec la FMSH et le CNRS fonctionne avec 2 infirmières. La FMSH et le CNRS disposent d un médecin pour la médecine préventive. De son côté, l Ecole des hautes études en sciences sociales a passé un accord avec l institut Arthur Vernes, situé à 5 minutes de l Ecole, pour la médecine préventive. - Les personnels demeurant à leur domicile : Les agents auxquels il aura été demandé de ne pas se rendre sur leur lieu de travail en raison des restrictions de déplacement et de regroupement peuvent contribuer à la continuité du service en répondant aux télématiques de leurs collègues sur site. Ils doivent se tenir prêts à rejoindre leur établissement ou service dans les meilleurs délais sur demande de leur chef de service. Protection de la santé et de la sécurité : (hygiène et sécurité) La vie collective même réduite par rapport à un fonctionnement administratif normal nécessite une hygiène collective ainsi qu une sécurité renforcée. Les réunions de travail, lorsqu elles ne peuvent être évitées, doivent se tenir dans des salles compatibles avec le respect de la distance de sécurité. Même lorsque les tâches se déroulent à l intérieur d un même bâtiment, il convient de communiquer le plus possible par téléphone ou par internet. Seuls les déplacements professionnels indispensables sont maintenus. Une information par voie d affiche a été faite depuis juin sur les mesures d hygiène simple (utilisation de mouchoir en papier, masques, etc.). Il va aussi être commandé des produits désinfectant à destination du personnel.

7 7 Les conditions matérielles de fonctionnement - L entretien des locaux et la gestion des déchets Une très grande rigueur dans l entretien quotidien des locaux collectifs et la gestion des déchets doit être observée. Chaque unité utilisatrice procèdera à l évacuation de ses déchets, et notamment des masques usagés, en veillant à la sécurité des personnels chargés de l entretien. En cas de ralentissement dans le fonctionnement du service public de ramassage des ordures, il est nécessaire de prévoir une possibilité de stockage des poubelles. Par ailleurs et afin d éviter la propagation éventuelle du virus, il est recommandé le conditionnement sous double emballage, en évitant la présence d air, des produits susceptibles d avoir été contaminés. - La tenue de registres de présence Un registre de l ensemble des personnes présentes sera dressé par journée, afin d assurer le suivi quotidien des personnels au travail. Cette procédure permettra de contacter, autant que de besoin, les agents susceptibles d avoir côtoyé une personne malade, afin de les maintenir à domicile et d assurer leur remplacement. - La continuité des services informatiques Les trois services informatiques de la direction de l informatique des systèmes d information et des technologies de la communication devront se conformer aux dispositifs de continuité qu ils auront préparés. Ils devront notamment pouvoir assurer la communication entre les divers acteurs de l établissement et le maintien des opérations informatiques majeures. Il est prévu l installation d un second serveur à l extérieur du 54 boulevard Raspail pour le site internet de l Ecole. Les responsables de l établissement seront dotés de portables connectés au réseau 3 G de France Telecom. - La restauration collective En période de pandémie, le restaurant administratif du 54 boulevard Raspail sera fermé. Il appartiendra aux agents de s organiser en conséquence. Le Président ANNEXES - Organigramme de l Ecole des hautes études en sciences sociales - Fiches par direction et services avec taux moyen d absentéisme à 25 % et 40 %

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