RAPPORT COM Réunion ordinaire du Conseil

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1 RAPPORT COM15-01 Réunion ordinaire du Conseil TITRE : Révision des politiques ADC10_Parrainage et partenariats, ADC30_Publicité et FIN05_Subventions à des organismes externes BUT : Présenter aux membres la révision des politiques ADC10_Parrainage et partenariats, ADC30_Publicité et FIN05_Subventions à des organismes externes RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX : La gestion a procédé à une analyse des politiques ADC10_Parrainage et partenariats, ADC30_Publicité et FIN05_Subventions à des organismes externes. Après révision, certains éléments de la politique ADC10_Parrainage et partenariats sont énoncés dans les politiques portant sur les dons et les commandites. La politique ADC10_Parrainage et partenariats a donc été épurée afin d en maximiser la portée. De plus, la gestion recommande la modification du titre de cette politique. Également, la très succincte politique FIN05_Subventions à des organisations externes nécessite d être abrogée afin d éviter une redondance avec d autres politiques. Vous trouverez en pièce jointe les annexes suivantes : Annexe A : Politique actuelle ADC10_Parrainage et partenariats Annexe B : Politique révisée ADC10_Partenariats Annexe C : Politique actuelle ADC30_Publicité Annexe D : Politique révisée ADC30_Publicité Annexe E : Politique à être abrogée FIN05_Subventions à des organisations Externes RECOMMANDATIONS : QUE soit reçu le rapport COM15-01 portant sur la révision des politiques ADC10_Parrainage et partenariats, ADC30_Publicité et FIN05_Subventions à des organismes externes. QUE soit approuvée la révision de la politique ADC10 et que celle-ci soit renommée ADC10_Partenariats. QUE soit approuvée la révision de la politique ADC30_Publicité. Page 1 sur COM15-01

2 QUE soit abrogée la politique FIN05_Subvention à des organismes à l extérieur. INCIDENCES (financières et autres) ET EXPLICATIONS ÉCHÉANCE Sans objet Sans objet Directrice du Service des communications Directrice de l éducation et secrétaire-trésorière Marie-France Gaumont Édith Dumont Page 2 sur COM15-01

3 RÉSOLUTION Date d adoption : 29 juin décembre 2009 En vigueur : 30 juin décembre 2009 À réviser avant : Directives administratives et date d entrée en vigueur : ADC10-DA ÉNONCÉ RECUEIL DES POLITIQUES ADC10 ADMINISTRATION DU CONSEIL Parrainage et Partenariats 1. Le Conseil des écoles publiques de l Est de l Ontario reconnaît que le gouvernement de la province de l Ontario constitue le fournisseur principal de fonds au Conseil. Le Conseil estime, cependant, que la diversification de ses sources de revenus s avère souhaitable. (CEPEO) est ouvert à des occasions de collaboration avec d autres conseils scolaires, institutions, agences, organismes et organisations communautaires dont les activités sont compatibles avec sa mission, sa vision et ses valeurs organisationnelles. Chaque année, le CEPEO établit des ententes de partenariats avec des entités pour compléter ou bonifier son offre éducative en plus de contribuer à l épanouissement de ses élèves et de ses communautés scolaires. BUT 2. La présente politique vise à établir les principes et modalités en matière de partenariat. parrainage et de partenariat entre les écoles et les organismes communautaires, les entreprises, les gouvernements et les autres organismes et institutions. MODALITÉS D APPLICATION 3. Cette politique s applique au Conseil des écoles publiques de l Est de l Ontario ainsi qu à ses écoles. (Elle ne s applique cependant pas aux projets ni aux activités organisées par les groupes de parents en vue de recueillir des fonds ou d offrir des ressources au profit des écoles publiques). DÉFINITIONS Le partenariat désigne un arrangement formel fondé sur le bénéfice mutuel de tous les partenaires. Les ententes de partenariat en éducation sont axées sur l échange de ressources (humaines, matérielles et/ou financières) et elles visent à contribuer à l amélioration de la qualité de vie dans les écoles et dans les communautés scolaires. offrent la possibilité : - d améliorer les services; - de favoriser la compréhension, l appréciation et l appui mutuels; - d obtenir des biens ou des services qu il serait impossible d obtenir autrement; - d unir les efforts dans l intérêt de tous les partenaires; - d économiser sur les biens et les services obtenus

4 4. Un partenariat se distingue d une commandite. Le CEPEO agit à titre de commanditaire lorsqu il offre une contribution monétaire ou en nature en soutien à un projet, un événement, une activité, un organisme ou une cause en vue d en retirer une visibilité corporative directe. La politique ADCXX Commandites précise les modalités rattachées à l acquisition et l offre de commandites. 5. Le parrainage désigne un soutien quelconque offert à une école, ou au Conseil, dans le cadre d une entente spéciale qui peut exiger une reconnaissance (publiée ou verbale). PRINCIPES Le Conseil des écoles publiques de l'est de l'ontario CEPEO établit des partenariats en s appuyant sur les cinq principes suivants : Le principe d intérêt mutuel des partenaires Pour être viable, un partenariat doit, dès le départ, susciter une source d intérêt pour les différentes parties. Le principe d égalité des partenaires 8.7. Le partenariat repose sur des relations d égal à égal et suppose une réciprocité, un partage des risques et des retombées équitables. Le principe d autonomie des partenaires 9.8. Les différentes parties s engagent de leur propre chef et demeurent libres de leurs actions. Le principe de collaboration entre les partenaires Une entente partenariale s inscrit dans un projet partagé basé sur une entraide, un engagement véritable et des échanges signifiants entre les partenaires. Le principe d évolution entre les partenaires Un partenariat s inscrit dans un contexte temporel limité nécessitant une évaluation continue qui peut mener à la modification ou à la cessation d une entente. EXIGENCES MODALITÉS Les exigences de chaque partenaire sont clairement définies, exprimées et communiquées dans une entente écrite conforme aux règles établies Un parrainage partenariat commercial (offert par un organisme à but lucratif) est autorisé par la direction de l éducation lorsque celui-ci est jugé avantageux pour les élèves par le directeur de l éducation (ou par son délégué). Ce dernier fait rapport régulièrement au Conseil à ce sujet et vise la bonification de l offre éducative du CEPEO

5 Un parrainage commercial partenariat doit respecter le but premier d une équipe, d un événement, d une activité, d un programme ou d un édifice Un compétiteur ne peut être exclu à la demande d un partenaire ou d un parrain. Aucun parrain ne bénéficiera d un accès exclusif à une école, ou au Conseil indéfiniment. Un partenaire ne peut exiger l exclusivité sans l approbation du CEPEO. Il incombe à la personne à la direction de l éducation d émettre des directives administratives visant la mise en œuvre et l application de la présente politique. Références : Loi sur l éducation Règlement 298 (opération des écoles) RÉFÉRENCES ADCXX Commandites

6 RECUEIL DES POLITIQUES ADC10 ADMINISTRATION DU CONSEIL Partenariats RÉSOLUTION Date d adoption : 29 juin décembre 2009 En vigueur : 30 juin décembre 2009 À réviser avant : Directives administratives et date d entrée en vigueur : ADC10-DA ÉNONCÉ 1. Le Conseil des écoles publiques de l Est de l Ontario (CEPEO) est ouvert à des occasions de collaboration avec d autres conseils scolaires, institutions, agences, organismes et organisations communautaires dont les activités sont compatibles avec sa mission, sa vision et ses valeurs organisationnelles. Chaque année, le CEPEO établit des ententes de partenariats avec des entités pour compléter ou bonifier son offre éducative en plus de contribuer à l épanouissement de ses élèves et de ses communautés scolaires. BUT 2. La présente politique vise à établir les principes et modalités en matière de partenariat. DÉFINITION 3. Le partenariat désigne un arrangement formel fondé sur le bénéfice mutuel de tous les partenaires. Les ententes de partenariat en éducation sont axées sur l échange de ressources (humaines, matérielles et/ou financières) et offrent la possibilité : - d améliorer les services; - de favoriser la compréhension, l appréciation et l appui mutuels; - d obtenir des biens ou des services qu il serait impossible d obtenir autrement; - d unir les efforts dans l intérêt de tous les partenaires; - d économiser sur les biens et les services obtenus. 4. Un partenariat se distingue d une commandite. Le CEPEO agit à titre de commanditaire lorsqu il offre une contribution monétaire ou en nature en soutien à un projet, un événement, une activité, un organisme ou une cause en vue d en retirer une visibilité corporative directe. La politique ADCXX Commandites précise les modalités rattachées à l acquisition et l offre de commandites. PRINCIPES 5. Le CEPEO établit des partenariats en s appuyant sur les cinq principes suivants : Le principe d intérêt mutuel des partenaires Pour être viable, un partenariat doit, dès le départ, susciter une source d intérêt pour les différentes parties. Le principe d égalité des partenaires Le partenariat repose sur des relations d égal à égal et suppose une réciprocité, un partage des risques et des retombées équitables

7 RECUEIL DES POLITIQUES ADC10 ADMINISTRATION DU CONSEIL Partenariats Le principe d autonomie des partenaires Les différentes parties s engagent de leur propre chef et demeurent libres de leurs actions. Le principe de collaboration entre les partenaires Une entente partenariale s inscrit dans un projet partagé basé sur une entraide, un engagement véritable et des échanges signifiants entre les partenaires. Le principe d évolution entre les partenaires Un partenariat s inscrit dans un contexte temporel limité nécessitant une évaluation continue qui peut mener à la modification ou à la cessation d une entente. MODALITÉS 6. Les exigences de chaque partenaire sont clairement définies, exprimées et communiquées dans une entente écrite conforme aux règles établies. 7. Un partenariat commercial (offert par un organisme à but lucratif) est autorisé par la direction de l éducation lorsque celui-ci est jugé avantageux pour les élèves et vise la bonification de l offre éducative du CEPEO. 8. Un partenariat doit respecter le but premier d une équipe, d un événement, d une activité, d un programme ou d un édifice. 9. Un partenaire ne peut exiger l exclusivité sans l approbation du CEPEO. Il incombe à la personne à la direction de l éducation d émettre des directives administratives visant la mise en œuvre et l application de la présente politique. RÉFÉRENCES ADCXX Commandites Loi sur l éducation Règlement 298 (opération des écoles)

8 RECUEIL DES POLITIQUES ADC30 ADMINISTRATION DU CONSEIL Publicité RÉSOLUTION Date d adoption : 20 mars 2007 En vigueur : 21 mars 2007 À réviser avant : Automne 2007 Directives administratives et date d effet : ADC30-DA Le Conseil veille à ce que les ressources disponibles soient utilisées de façon à maximiser la performance des élèves. Afin de maximiser la performance des élèves, le Conseil doit périodiquement informer ou éduquer le public relativement aux programmes et services offerts, aux principaux enjeux, aux événements et activités communautaires. Le Conseil pourra également reconnaître, par voie d une publicité, la performance des élèves ou la contribution du personnel ou de bénévoles. Le Conseil pourra également utiliser la publicité pour soutenir les efforts de recrutement et de rétention des ayants droits dans le cadre de la politique d aménagement linguistique. ÉNONCÉ 1. Le Conseil des écoles publiques de l Ontario (CEPEO) désire garder une communication ouverte et constante avec le public, ses communautés et son personnel. Pour se faire, le Conseil et ses écoles recourent périodiquement à de la publicité afin d informer ou d éveiller le public et son personnel relativement à plusieurs dossiers. Conséquemment, le Service des communications a pour mandat de mettre en œuvre des stratégies de communication et de positionnement corporatif dans le but de : a. Promotion de la réussite des élèves promouvoir une éducation de qualité dans un espace francophone dynamique et reconnu. b. Visibilité du CEPEO faire connaître le CEPEO sa mission, sa vision, ses valeurs organisationnelles, ses services, ses écoles, programmes, réalisations et activités éducatives (recrutement et rétention des élèves et du personnel); promouvoir et renforcer l espace francophone dans ses communautés scolaires; accroître son rayonnement auprès de ses diverses clientèles (élèves, employés, bénévoles). c. Promotion de l école promouvoir l école dans la communauté; contribuer à la vitalité des écoles et des communautés scolaires. d. Partenariats et liens dans les communautés donner aux élèves et au personnel l occasion de développer ou resserrer ses liens avec la communauté; promouvoir les intérêts de la collectivité francophone desservie par le CEPEO; ADC30

9 tisser des partenariats avec les différents groupes de la communauté, du monde des affaires, du commerce et de l industrie. e. Promotion de la langue promouvoir et valoriser la langue française; favoriser le développement de l identité culturelle francophone; favoriser un sentiment d appartenance à la communauté francophone; appuyer la Politique d aménagement linguistique de l Ontario pour l éducation en langue française (PAL). Modalités : MODALITÉS 2. Les campagnes en matière de publicité doivent être conformes à la mission, la vision et aux valeurs organisationnelles du CEPEO en plus de respecter les lois et règlements en la matière. 1. Le choix de fournisseurs parmi les média de publicité sera assujetti aux politiques normales d approvisionnement du Conseil. 2. Avant d entreprendre une campagne de publicité, la direction de l éducation devra établir l objectif visé par la campagne. Ceci comprend une identification de la clientèle visée, de l information à communiquer et du résultat escompté de la publicité. 3. À la suite d une campagne publicitaire, une évaluation de l atteinte des objectifs visés sera complétée. 4. Au moins à tous les trois ans, le Conseil effectuera une évaluation des différents média de publicité disponibles au Conseil afin de déterminer lesquels sont plus efficaces. Il incombe à la personne à la direction de l éducation et secrétaire-trésorier d émettre les directives administratives visant la mise en œuvre et l application de cette la présente politique. Références : Sans objet RÉFÉRENCES FIN06 Approvisionnement en bien et services ADCXX Commandites ADCXX Publicité auprès des élèves et dans les écoles ADE08 Collecte de fonds ADC30

10 RECUEIL DES POLITIQUES ADC30 ADMINISTRATION DU CONSEIL Publicité RÉSOLUTION Date d adoption : 20 mars 2007 En vigueur : 21 mars 2007 À réviser avant : Automne 2007 Directives administratives et date d effet : ÉNONCÉ 1. Le Conseil des écoles publiques de l Ontario (CEPEO) désire garder une communication ouverte et constante avec le public, ses communautés et son personnel. Pour se faire, le Conseil et ses écoles recourent périodiquement à de la publicité afin d informer ou d éveiller le public et son personnel relativement à plusieurs dossiers. Conséquemment, le Service des communications a pour mandat de mettre en œuvre des stratégies de communication et de positionnement corporatif dans le but de : a. Promotion de la réussite des élèves promouvoir une éducation de qualité dans un espace francophone dynamique et reconnu. b. Visibilité du CEPEO faire connaître le CEPEO sa mission, sa vision, ses valeurs organisationnelles, ses services, ses écoles, programmes, réalisations et activités éducatives (recrutement et rétention des élèves et du personnel); promouvoir et renforcer l espace francophone dans ses communautés scolaires; accroître son rayonnement auprès de ses diverses clientèles (élèves, employés, bénévoles). c. Promotion de l école promouvoir l école dans la communauté; contribuer à la vitalité des écoles et des communautés scolaires. d. Partenariats et liens dans les communautés donner aux élèves et au personnel l occasion de développer ou resserrer ses liens avec la communauté; promouvoir les intérêts de la collectivité francophone desservie par le CEPEO; tisser des partenariats avec les différents groupes de la communauté, du monde des affaires, du commerce et de l industrie. e. Promotion de la langue promouvoir et valoriser la langue française; favoriser le développement de l identité culturelle francophone; favoriser un sentiment d appartenance à la communauté francophone; appuyer la Politique d aménagement linguistique de l Ontario pour l éducation en langue française (PAL). 1 de 2 ADC

11 RECUEIL DES POLITIQUES ADC30 ADMINISTRATION DU CONSEIL Publicité MODALITÉS 2. Les campagnes en matière de publicité doivent être conformes à la mission, la vision et aux valeurs organisationnelles du CEPEO en plus de respecter les lois et règlements en la matière. Il incombe à la personne à la direction de l éducation d émettre des directives administratives visant la mise en œuvre et l application de la présente politique. RÉFÉRENCES FIN06 Approvisionnement en bien et services ADCXX Commandites ADCXX Publicité auprès des élèves et dans les écoles ADE08 Collecte de fonds 2 de 2 ADC

12 RECUEIL DES POLITIQUES FIN05 FINANCES Subventions à des organismes à l extérieur RÉSOLUTION Date d adoption : 20 avril 1999 En vigueur : 21 avril 1999 À réviser avant : Directives administratives et date d entrée en vigueur : 1. Le Conseil des écoles publiques de l Est de l Ontario considère qu'il est de mise d'accorder des subventions à des organismes extérieurs au Conseil lorsque leurs activités peuvent profiter directement à un nombre suffisant d'élèves. Des fonds à cet effet peuvent être prévus dans le budget annuel. La personne à la présidence du Conseil ou la personne à la direction de l'éducation peut autoriser des dépenses à partir de ces fonds. 2. Une demande, supérieure à 1000 $ ou ne profitant pas directement aux élèves, devra être soumise à l'attention du Conseil. 3. La personne à la direction de l'éducation doit informer les membres du Conseil de tous les dons accordés à des organismes de l'extérieur, au fur et à mesure de leur approbation par la personne à la direction ou la personne à la présidence. Il incombe à la personne à la direction de l éducation et secrétaire-trésorier et à la personne à la présidence, pour approbation par le Conseil, de définir des critères d application de la présente politique. Références : s.o. 1 de 1 FIN

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