La validation gestionnaire de l ordre de mission Chorus-DT Déplacements temporaires

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1 La validation gestionnaire de l ordre de mission Chorus-DT Déplacements temporaires

2 Sommaire 2 Affichage des OM en attente de validation Concepts clés Etapes clés Interprétation des alertes et modifications des OM Concepts clés des modifications possibles Modifications en cas de désaccord avec l OM Contrôle des frais agences Validation ou annulation d un ordre de mission Concepts clés Concepts clés Consultation de l historique du document Conclusion Points clés Quiz

3 Affichage des OM en attente de validation 3

4 Affichage des OM en attente de validation Concepts clés Courriel de notification à destination du valideur* Liste des Ordres de Mission en attente de validation Reporting Ordre de Mission Ouvrir l intitulé «Validation de l OM NUMDOC (NOMP)» Cliquer sur le lien direct vers l OM Cliquer sur l OM dans la liste Rechercher les OM rattachés à un valideur Les données qui s affichent dans le reporting des OM sont les données de production à J-1. Le rafraichissement des données a lieu tous les jours autour de 22H. * Si l'option a été retenu au moment du changement de statut

5 Affichage des OM en attente de validation Etapes clés 5 -Recherche des OM par statut - Statut Cliquer permet d afficher la liste des OM par statut. Liste des statuts Saisir le code ou le début du libellé du statut recherché, puis cliquer sur «Rechercher». Affichage des OM Cliquer sur un statut permet d afficher tous les OM à ce statut.

6 Affichage des OM en attente de validation Etapes clés 6 -Recherche des OM d un utilisateur particulier - Fenêtre de Recherche Les champs de recherche sont situés dans la partie supérieure. Bouton Rechercher Cliquer sur ce bouton pour accéder à l écran de recherche. Résultat Les résultats apparaissent dans la partie inférieure. Il est possible de les trier par colonne.

7 Interprétation des alertes et modifications des OM 7

8 Interprétation des alertes et modifications des OM Concepts clés des alertes 8 Les alertes peuvent être liées à : Une dérogation à la politique de voyage. Ex : l offre de l agence est plus avantageuse pour un voyage en 1 er classe Une proposition agence non conforme (offre proposée et/ou sélectionnée). Une insuffisance du disponible de l enveloppe budgétaire (s il est inférieur à 20%). Des dates incohérentes entre elles (dates de début et de fin d étapes, dates d arrivée ). Des éléments obligatoires manquants dans l OM. Aucune alerte n est liée à la cohérence des données d imputation.

9 Interprétation des alertes et modifications des OM Modifications en cas de désaccord avec l OM 9 En cas de désaccord avec certains éléments de l OM : Le service gestionnaire peut modifier certains axes (l enveloppe de moyens, le centre de coût ). Le valideur doit passer l OM au statut R Révision afin que le missionné y apporte des modifications (éventuellement précisées dans un commentaire). Un OM qui retourne en révision reprendra, après rectification, selon le choix de l utilisateur le circuit complet ou ira directement en validation auprès du gestionnaire.

10 Interprétation des alertes et modifications des OM Modifications en cas de désaccord avec l OM 10 Seuls les champs suivants sont modifiables par le Service Gestionnaire : Onglets Champs modifiables Général Axes Ministériels 1 et 2 Code Projet Indemnités Mission (case à cocher) Enveloppe de Moyens Centre de coûts Chorus Domaine Fonctionnel Commentaire Activité Lieu de départ Lieu de retour Autorisations de véhicule Prestations Coûts prévisionnels Commentaires Saisie des étapes Valorisation Frais prévisionnels Génération des frais Indemnités kilométriques Barème Kms parcourus

11 Contrôle des frais agence 11

12 Contrôle des frais agence Concepts clés 12 Les Frais Agence sont : Des frais facturés par l agence de voyage pour le service qu elle fournit : réservation du voyage et suivi du dossier. Calculés automatiquement à chaque fois que le missionné : Crée une prestation agence (hôtel, train, avion ) dans son OM. Effectue une réservation en ligne. Annule son OM en le passant au Statut F Annulé après validation de l OM (Statut V Validé) (i.e. après l émission des billets éventuels). Frais Agence Les Frais Agence apparaissent dans l onglet «Frais prévisionnels» de l OM.

13 Validation ou annulation d un ordre de mission 13

14 Validation ou annulation d un ordre de mission Concepts clés 14 1 Statut de l OM Afficher l OM en cliquant sur une ligne. Après l avoir consulté, cliquer sur le bouton «Statut» situé en bas. L écran ci-dessous apparaît. Statuts suivants Cliquer sur un des liens pour faire évoluer le document vers le nouveau statut. Valider l OM Confirme l émission des billets Permet de saisir un EF 2 Renvoyer l OM : Le retourner au créateur pour révision L annuler Après la validation: - La commande de prestation est déclenchée. - Le missionné peut partir en mission. 3

15 Validation ou annulation d un ordre de mission Concepts clés 15 Les modifications peuvent être effectuées en passant le document au statut M2-Modification SG.

16 Consultation de l historique du document 16 - Zoom sur le changement de statut - Onglet Historique Affiche les étapes du cycle de vie de l OM. Statut Affiche le nouveau statut de l OM. Après validation du service gestionnaire, l OM passera au statut «traité» le lendemain.

17 Conclusion 17

18 Conclusion Points clés Le circuit de validation de l OM peut comporter une ou plusieurs validation hiérarchique puis une validation du service gestionnaire. Les valideurs doivent contrôler les frais d agence et si nécessaire ajouter une ligne de prestation les corrigeant. Diverses alertes guident les valideurs (non respect de la politique de voyage, dépassement prochain de l enveloppe de moyens ). En cas de désaccord : Le valideur hiérarchique ne peut pas modifier les champs. Il peut renvoyer l OM ou l annuler. Le service gestionnaire peut modifier certains champs (l enveloppe de moyens, le domaine fonctionnel ). 18

19 Conclusion Quiz 19 Question 1 Quels types d alerte alarment le valideur d une insuffisance (immédiate ou imminente) du montant disponible de l enveloppe de moyens? Réponse : Par défaut, deux alertes permettent d avertir le valideur d une insuffisance du montant disponible : Alerte sur le disponible à partir de 80%, Alerte bloquante à partir de 100%. Le % peut être personnalisé par ministère.

20 Conclusion Quiz 20 Question 2 Quels sont les champs que le valideur VH1 peut modifier? Réponse : Le valideur ne peut modifier aucun champ préalablement saisi. Il peut ajouter un commentaire et renvoyer l OM pour modification au missionné.

21 Conclusion Quiz 21 Question 3 Quel est le type de ligne de frais que le service gestionnaire doit saisir pour corriger des frais d agence? Réponse : Le Service Gestionnaire peut corriger les Frais Agence prévisionnels en créant des lignes de frais «XFE Correction frais agence.

22 Conclusion Quiz 22 Question 4 Quel statut permet au gestionnaire de venir modifier l'om après sa validation? Réponse : Les modifications peuvent être effectuées en passant le document au statut M2-Modification SG.