Pré-étude portant sur l'implémentation et l'organisation d'un système de gestion des connaissances au SPF Finances

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1 Pré-étude portant sur l'implémentation et l'organisation d'un système de gestion des s au SPF Finances Information (Processus 44) versus Gestion de la Connaissance (Processus 78) Version validée par le groupe de pilotage du 23 mai 2006

2 Délimitation future entre les processus 44 et 78 Processus 44: Information Raison d être: Gérer l'information (et la ) dans le système de gestion de la (base de données) Tâches principales: Collecte et screening permanents des sources d information externes Recevoir et analyser des tâches concernant l'information et la Chercher et parcourir les sources Rédiger ou adapter l information à garder ou à diffuser, y compris un commentaire, un résumé ou la dépersonnalisation de l information Ajouter des méta-données Stocker dans la base de la Développer la manière dont l information sera offert Sélection du canal de distribution dans le canal d information digitale & diffusion Passer l'information préparée au processus CRM Surveillance de la qualité de l information dans le système de gestion de la (cleaning, anomalies, traitements des plaintes,...) Gestion de la structure taxonomique dans le système de gestion de la Gestion des méta-données (mots-clés, groupes ciblés,...) Gestion système des communautés, des espaces de travail pour les équipes des projets, des réseaux d experts, des profils d utilisateurs L archivage Processus 78: Gestion de la Connaissance Raison d être: Gestion stratégique du cadre de la Tâches principales: Stimuler l utilisation des communautés, des espaces de travail pour les équipes de projets et des réseaux d experts, et élaborer des procédures concernant ces formes de gestion de la Promouvoir la taxonomie globale à l organisation Fournir un support par accréditer des experts et mettre en place des groupes d experts Développer une politique et des procédures concernant l archivage, la déontologie et le respect de la vie privée Évaluer la gestion de la et introduire des programmes de (mentoring, l échange d information et de la, etc.) Gestion du changement pour la gestion de la 2

3 La différence entre le processus 44 Processus 44: Information (ancien) Analyse de la mission: Enregistrement du dossier Information Gestion administrative du dossier Information Déterminer le type de dossier et désigner le Documentaliste Senior Collecte et screening d information Analyse rigoureuse Rechercher les sources et rédiger un rapport Évaluer et coordonner les sources et décider Sélectionner, répertorier et analyser toutes les données Établir une projet de décision de communication Évaluer la communication et décider Reprendre dans son propre documentation Rédiger le contenu et mettre l information à disposition: Rédiger l information à communiquer Rédiger le commentaire Elaborer le plan de communication Evaluer la communication / le plan de communication et décider Traduire Mettre à disposition l information 3

4 La différence entre le processus 44 Processus 44: Information (futur) Analyse de la mission et exploration de l information : Enregistrer du dossier Information Gestion administrative du dossier Information Déterminer le type de dossier et désigner le Documentaliste Senior Collecter et screening permanents des sources d information externes Analyser rigoureuse Rechercher les sources et rédiger un rapport Évaluer et coordonner les sources et décider Sélectionner, répertorier et analyser toutes les données Établir une projet de décision de communication Évaluer le projet de la communication et décider 4 Déterminer les groupes ciblés, les destinataires et les canaux: Développer la manière dont l information sera distribuée (groupes ciblés, destinataires et canaux) Si nécessaire, proposer de traduction de (parties de) l information Évaluer la manière de diffusion de l information et décider Rédiger le contenu et mettre l information à disposition: Rédiger ou préparer l information à diffuser Rédiger un commentaire Si nécessaire, traduire l information Ajouter des méta-données et stocker provisoirement l information dans la base de la Ajouter des destinataires pour le canal d information digitale (si prévu) Approuver l information et les méta-données ainsi que les destinataires et les canaux Gérer le système de gestion de la : Recevoir et examiner les plaintes et les idées d amélioration Monitorer le système de gestion de la et effectuer un contrôle de qualité périodiquement Évaluer et définir des propositions d amélioration Améliorer, actualiser et nettoyer le système Gérer les méta-données (motsclés, groupes ciblés,...) et la taxonomie Gérer le système des communautés (réseaux d experts, profils, chat-rooms, teamrooms,...) Archiver la Répertorier les sources d information Approuver les changements dans le répertoire des sources d information

5 La différence entre le processus 78 Processus 78: Gestion de la (ancien) Identifier les besoins en : Réceptionner et centraliser les besoins en information qui ont été définis Répertorier les s existantes Identifier les domaines où la manque Examiner les causes du manque de : systèmes, processus ou personnes Etablir des plans d action concernant le manque de identifié Identifier les sources: Déterminer quelles personnes/fonctions peuvent amener la en collaboration avec les piliers et les services d encadrement Cautionner l identification d une source d info Contacter les sources d information adéquates qui amèneront de la (pro-actif) Réceptionner et traiter les sources d information qui apparaissent en vue d amener 5 de la Répertorier les sources d information Étayer la création: Développer et fournir les templates Remplir ensuite les templates Structurer l information Filtrer la réutilisable Etayer la préparation des documents avec la la plus relevante et ré-utilisable (par exemple les templates, les FAQ s, les interprétations,etc.) Effectuer un contrôle de qualité de la créée Cautionner la mise à disposition: Déterminer quelles personnes/fonctions peuvent consulter la en collaboration avec les piliers et les services d encadrement Structurer la amenée (par exemple en créant des bases de données) Conseiller les piliers sur l endroit où les s doivent être mises à disposition Coordonner la distribution, la répartition et la capitalisation de la (à travers la gestion des forums de discussion, de communautés,etc.) Donner un support aux utilisateurs Contrôler l intégrité: Donner un support aux piliers et services d encadrement dans la vérification de la justesse et de l intégralité de l information (validation) Apporter les corrections / Adaptations Identifier et éliminer l information redondante Suivre et faire rapport de l activité du système

6 La différence entre le processus 78 Processus 78: Gestion de la (futur) Identifier les besoins en : Répertorier la et l expertise présentes Identifier les domaines où la fait défaut Examiner les causes du manque de 6 Déterminer la stratégie de gestion de la : Déterminer les besoins pour la gestion de la Mettre en place une stratégie pour la gestion de la Mettre en place des plans d action pour la gestion de la Communiquer la stratégie établie pour la gestion de la Gérer le cadre de la : Stimuler les communautés Promouvoir une taxonomie globale à l organisation Fournir un support en accréditant des experts Développer une politique et des procédures concernant les divers aspects de la gestion de la (par exemple, l archivage, la déontologie, le respect de la vie privée, etc.) Encadrer l élaboration de plans d action pour la gestion de la Évaluer la gestion de la et introduire des programmes de Gestion du changement pour la gestion de la : Déterminer le programme de gestion de changement Exécuter le programme de gestion du changement Monitorer et adapter le programme de gestion du changement