1. Optimiser les achats 3

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1 Table des matières Avant-propos 1 1. Optimiser les achats 3 Achat de fournitures de bureau 3 > Avantages de l achat en ligne 3 > Règles élémentaires de l achat en ligne 4 > Comment choisir un fournisseur 4 > Fournisseurs traditionnels 5 > Nouveaux fournisseurs 5 > Solutions écologiques pour le bureau 6 Mise en concurrence des fournisseurs 7 > Salons professionnels 7 > Fédérations et syndicats de professionnels 8 > Annuaires de professionnels 9 > Chambres de commerce et d industrie 10 > Devis en ligne 10 > Places de marché 10 > Comparateurs de prix 11

2 VI Tout sur les e-outils pour les TPE-PME < Demande de devis 11 > Sélection du site 12 > Effectuer une demande en ligne 13 > Préciser votre demande auprès des fournisseurs 14 > Comparaison des offres et sélection du meilleur prestataire 14 Comparateurs de prix 14 > Fonctionnement du comparateur de prix 14 > Utiliser un comparateur sans être abusé 15 > Comparateurs spécialisés 17 > Comparateurs généralistes 17 > Comparateurs alternatifs 17 Sites discount 17 > Fonctionnement des sites discount 18 > Comment trouver la bonne affaire 18 > Pièges à éviter 19 Paiements en ligne 20 > Solutions de paiement en ligne 21 > Dangers du paiement en ligne 23 Places de marché : rationaliser sa politique d achats 24 > Place de marché, comment ça marche? 24 > Avantages pour l acheteur 25

3 > Table des matières VII 2. Optimiser la gestion quotidienne 27 Finances 27 > Aides aux entreprises en ligne 27 > Gestion des notes de frais 30 > Comptabilité en ligne 33 Envois postaux 36 > Courrier par Internet 36 > Lettres recommandées en ligne 39 Formalités administratives 42 > Formalités en ligne pour les entreprises 42 > Sites publics pour l entreprise 46 > Modèles de documents en ligne Direction informatique 53 Standards téléphoniques 53 > Aspects du PABX 53 > Fonctions des PABX 54 > Quel PABX pour l entreprise? 55 > Gamme PABX 56 > Solutions PABX pour PME et TPE 56 > Alternatives aux standards téléphoniques 57

4 VIII Tout sur les e-outils pour les TPE-PME < Téléphonie sur IP 58 > Avant de migrer 58 > Acquisition de nouveaux combinés. Que choisir? 58 > De bonnes raisons pour migrer 59 > Avantages de la téléphonie sur IP 59 > Trouver le service qui convient 60 > Veiller à la sécurité 61 PDA et messagerie à distance 62 > Pourquoi s équiper en assistants personnels? 62 > PDA et concurrents 63 Certificat et signature électroniques 65 > Cadre juridique 65 > Applications pour les TPE/PME 66 > Obtenir un certificat de signature électronique 68 Location de logiciels 69 > Modèle ASP ou SaaS? 69 > Pourquoi louer des logiciels? 70 > À vérifier avant de louer 70 > Louer en toute sérénité 71 Logiciels libres dans l entreprise 72 > Avantages 72 > Inconvénients 73 > Applications 73

5 > Table des matières IX > Téléchargement et utilisation 74 Logiciels de gestion et comptabilité 75 > Logiciels pour les pros de l architecture et du bâtiment 75 > Logiciels de comptabilité 76 > Logiciels de facturation 77 > Logiciel de gestion commerciale 77 > Logiciel de paie 78 > Logiciels pour la téléphonie 78 Stockage de documents : choisir le bon support 79 > Durée de vie des supports de stockage 79 > Choisir le bon mode de stockage 79 > Coûts de l archivage 80 Stockage de documents en interne ou en externe 81 > Numériser ses documents papier 81 > Échanger les documents 82 > Archivage légal 82 Vidéosurveillance 83 > Fonctionnement de la vidéo surveillance sur IP 84 > Choisir une solution adaptée 85 > Respecter le cadre légal 85

6 X Tout sur les e-outils pour les TPE-PME < 4. Management et gestion RH 89 Recruter sur Internet 89 > Bien rédiger ses offres d emploi 89 > Recruter grâce au site Internet de l entreprise 90 > Utiliser les sites d emploi 91 > Nouveaux modes de recrutement 92 Outils pour le télétravail 93 > Outils de communication 93 > Outils de collaboration 94 > Plates-formes de télétravail 96 Formation en ligne 96 > Composantes du dispositif 97 > Mise en place du dispositif 98 > Choisir sa formule 99 > Formation en ligne pour quels besoins? 99 > Critères d évaluation 100 Mise en place d une charte Internet 100 > Trois obligations pour l employeur 101 > Surveiller ou interdire? 101 Surf sur Internet : droits et obligations du personnel 103 > Peut-on surveiller un salarié qui surfe sur le Net? 103

7 > Table des matières XI > Un salarié a-t-il le droit de surfer à des fins personnelles? 103 > Un salarié peut-il être licencié pour avoir surfé au bureau? 104 > Un salarié a-t-il droit à un certain type de surf? 105 > Un salarié a-t-il droit à la confidentialité de ses s? 105 > Un salarié peut-il consulter les offres d emploi sur le Net? 105 > Un salarié est-il seul responsable d un acte illicite commis sur le Net? Travail collaboratif 107 Carnet d adresses partagé 107 > Pourquoi partager son carnet d adresses? 107 > Fonctionnement du carnet d adresses partagé 108 > Vérifier la compatibilité 108 > Partager son carnet d adresses sous Outlook 108 > Partager un carnet d adresses avec un logiciel collaboratif 109 Agenda partagé 110 > Efficacité organisationnelle 110 > Fonctionnement 111 > Choisir une solution d agenda partagé 111 > Installer un agenda partagé 112 > Fonctions de l agenda partagé 113

8 XII Tout sur les e-outils pour les TPE-PME < > Faire adopter cet outil de travail 113 PowerPoint partagé 114 > Présentations interactives 114 > En ligne 114 > En conférence virtuelle 115 > En interne 116 > En collaboration 116 Wiki en entreprise 117 > Choisir un wiki 117 > Les usages du wiki en entreprise 118 > Avantages du wiki 119 > Fonctionnement des wikis 119 > Optimiser le fonctionnement du wiki en entreprise 120 > Place du wiki dans votre stratégie d entreprise Communiquer 123 Cahier des charges d un site web 123 > Sécuriser son projet 123 > Privilégier une rédaction en interne 124 > Qui doit réaliser le cahier dans l entreprise? 124 > Comment rédiger son cahier des charges? 124 > Contenu du cahier des charges 125 Création d un site Internet 126 > Qu attendez-vous de votre site? 127

9 > Table des matières XIII > Quels prestataires choisir? 127 > Combien ça coûte? 128 > Créer son site soi-même? 129 Comment choisir une web agency 130 > Savoir ce que l on veut 130 > Démarrer la présélection 131 > Bien évaluer les réponses 132 > Comprendre le prix demandé par l agence 133 > Ne pas agir dans l urgence 133 Référencement facile d un site professionnel 134 > Le référencement, qu est-ce que c est? 134 > Le contenu : clé de voûte d un bon référencement 134 > Politique de liens 135 > Optimiser son site pour Google 136 Acquisition d un nom de domaine 137 > Comment choisir un nom? 137 > Quelle extension choisir? 139 > Protéger son nom de domaine 139 > Lutter contre le cybersquatting 140 Réalisation d une newsletter 141 > Choisir un service d envoi 141 > Créer le modèle de la newsletter 142 > Créer le contenu de la newsletter 142

10 XIV Tout sur les e-outils pour les TPE-PME < > Envoi de la newsletter et suivi des réceptions 143 Lancement et animation d un blog 144 > Un blog, qu est-ce que c est? 144 > Définir les objectifs du blog 145 > Choisir le nom du blog et la plate-forme d hébergement 146 > Créer son blog 147 > Écrire, animer et faire évoluer son blog 147 Flux RSS pour l entreprise 148 > Fonctionnement d un flux RSS 148 > Le flux RSS comme outil marketing 149 > Le flux RSS comme outil de collaboration et de veille 150 > Le flux RSS comme outil de CRM Vendre sur Internet 153 Création d une boutique en ligne 153 > Avantages d une boutique en ligne 153 > Contraintes d une boutique en ligne 154 > Création d une boutique en ligne, étape par étape 154 Labels et certificats pour boutiques en ligne 158 > Labels et certificats : qu est-ce que c est, à quoi ça sert? 158 > Quatre principaux labels 159

11 > Table des matières XV > Certificat électronique 161 Liens sponsorisés 161 > Principe de cette forme de publicité en ligne 161 > Avantages et inconvénients 162 > Créer un lien sponsorisé en cinq étapes Veille concurrentielle R&D 167 Veille concurrentielle 167 > Importance de la veille concurrentielle 167 > Informations à rechercher 168 > Sources d information en ligne 168 > Autres astuces de veille 170 > Définir le rythme de veille 170 > Analyse des informations et définition de la stratégie 171 Utilisation optimale des moteurs de recherche 171 > Bien choisir son moteur de recherche 171 > Fonctionnement d un moteur de recherche 172 > Bien choisir ses mots-clés 173 > Syntaxe 173 Agents intelligents 174 > Fonctionnement d un agent intelligent 175 > Domaines d application des agents intelligents 175 > Deux grandes familles d agents intelligents 176

12 XVI Tout sur les e-outils pour les TPE-PME < > Pour quelle raison utiliser un agent intelligent? 177 Collaborations public/privé 178 > Groupement d intérêt public 178 > Pôle de compétitivité 179 > Quel intérêt pour une PME? 179 > Comment intégrer un pôle de compétitivité? 180 > Conventions industrielles de formation par la recherche 180 Index 183

13 Avant-propos L informatique et les NTIC se sont vraiment démocratisés au sein des entreprises françaises au cours des cinq dernières années. En 2007, quasiment toutes les sociétés comptant au moins dix salariés étaient reliées à Internet, dont 90 % grâce à une connexion haut débit. Ce sont notamment les entreprises de dix à vingt salariés qui ont comblé leur retard. En 2003, 77 % d entre elles avaient un accès Internet ; aujourd hui elles sont 95 %! Toutefois, disposer d une connexion Internet n a d intérêt que si l entreprise y a recours fréquemment pour améliorer sa productivité. Or, on s aperçoit qu une société sur deux n utilise le Net que pour bénéficier de services bancaires en ligne et contacter différents organismes publics (URSSAF, impôts, etc.). Elles ne sont plus qu un quart à pratiquer la veille commerciale grâce au réseau des réseaux. Enfin, seules 10 % d entre elles proposent un site de vente en ligne couplé à une solution de paiement sécurisé Si vous pensez que votre entreprise à l instar de nombreuses autres est en retard en ce qui concerne l usage des NTIC, cet ouvrage est fait pour vous! Nous avons en effet compilé une multitude d informations destinées aux dirigeants soucieux d exploiter au mieux la ressource informatique à leur disposition. Quel que soit le domaine (achat de fournitures, gestion RH, communication, etc.), vous bénéficierez assurément de très nombreux conseils qui vous feront gagner du temps et de l argent!

14 Chapitre 5 Travail collaboratif Une entreprise répartie sur plusieurs sites géographiques (voire plusieurs pays) a besoin de se doter d outils permettant à ses salariés de collaborer ensemble et à distance. Objectifs : accroître la productivité tout en réduisant les coûts. Carnet d adresses partagé Le carnet d adresses partagé est un outil de travail collaboratif. Le principe et l avantage d un tel outil, c est de pouvoir mettre en commun les informations détenues par chaque membre de l entreprise. Les contacts se partagent, on gagne en efficacité. Pourquoi partager son carnet d adresses? Vos collaborateurs vous demandent régulièrement les coordonnées des clients et des fournisseurs de votre entreprise et ces informations sont stockées dans votre carnet d adresses privé? Vous pouvez donner un accès direct à ces informations en les partageant. Noms, adresses de messagerie, numéros de téléphone, vous pouvez choisir les informations que vous souhaitez partager et celles que vous souhaitez conserver privées. Le partage d un carnet d adresses dans l entreprise, c est aussi gagner du temps dans la recherche de contacts. Il se peut qu un de vos collaborateurs ait un bon contact auprès d un fournisseur

15 Travail collaboratif < ou d un client, votre entreprise gagne alors en efficacité lorsque l information circule librement. Fonctionnement du carnet d adresses partagé Si vous utilisez un outil collaboratif du type egroupware ou Open Xchange, chaque utilisateur devra s identifier pour accéder au carnet d adresses partagé. En tant que chef d entreprise, vous gérez les comptes utilisateurs, en donnant accès à plus ou moins d options à chaque utilisateur : lecture seule, possibilité d ajout ou suppression de contacts. En page d accueil, chaque utilisateur possède une entrée avec son propre carnet d adresses, accessible à tous, qu il peut modifier et compléter. En tant qu administrateur, vous avez la possibilité d ajouter ou supprimer des entrées dans le carnet d adresses partagé. Pour gagner du temps dans la création du carnet d adresses partagé, il est possible d importer un carnet d adresses déjà existant. Un moteur de recherche permet de trouver rapidement un contact. La recherche se fait par utilisateur du carnet d adresse, par nom, téléphone ou mail de la personne ou société recherchée. À ce carnet d adresses est associé un système de messagerie, avec possibilité d envois groupés. Vérifier la compatibilité Si certains de vos collaborateurs sont sous Thunderbird et d autres sous Outlook, le partage de vos contacts sera impossible pour cause d incompatibilité, utilisez dans ce cas un Groupware. Vérifiez aussi la compatibilité des solutions proposées avec vos PDA, organisateur, smartphones. Partager son carnet d adresses sous Outlook Créez un nouveau dossier «Contacts partagés» dans vos dossiers publics d Outlook. Cliquez droit sur le dossier Contacts partagés et choisissez la commande Propriétés dans le menu contextuel. Dans l onglet Autorisation d accès, choisissez les personnes avec

16 > Carnet d adresses partagé 109 lesquelles vous désirez partager votre carnet d adresses. Validez avec le bouton Appliquer. Copiez ensuite votre carnet d adresses privé dans le dossier public Contacts partagés. Insérez les adresses que vous souhaitez partager dans le dossier Contacts partagés. Pour modifier les droits d accès à ce dernier, effectuez un clic droit sur le dossier et choisissez Propriétés dans le menu contextuel. Dans l onglet Carnet d adresse Outlook, cochez l option Afficher ce dossier sous forme de carnet d adresse de messagerie. Validez avec le bouton Appliquer. Dans l onglet Autorisation d accès, sélectionnez Choix des niveaux d autorisation selon les utilisateurs et validez avec Appliquer. Avec cette méthode de partage, seuls seront visibles les contacts présents dans le dossier Contacts partagés. Les contacts seront accessibles selon l identité ouverte sur Outlook. Partager un carnet d adresses avec un logiciel collaboratif Les logiciels collaboratifs ou groupwares permettent à vos collaborateurs, même distants les uns des autres, de travailler sur les mêmes applications à partir de leur propre ordinateur, connecté à Internet. Plusieurs solutions groupwares sont disponibles sur le marché : GroupWare ( OpenGroupware ( Open Xchange ( QSMS ( TelmatWeb ( Zimbra ( Ces solutions groupwares ne proposent pas uniquement l outil carnet d adresses partagé. Les logiciels collaboratifs vous permettent de gérer vos contacts, mais aussi vos rendez-vous, vos tâches, vos projets, vos équipes. Ces logiciels sont utilisés dans un esprit de partage des connaissances, de réactivité et d efficacité au sein de votre entreprise.

17 Travail collaboratif < Agenda partagé L agenda partagé permet à tous les membres de votre entreprise d accéder en ligne à l agenda de chacun. L agenda partagé est mis à jour en temps réel et chacun peut ainsi organiser son temps de travail en fonction du planning de ses collaborateurs. Un outil de management sérieux qu il faut apprendre à utiliser. Efficacité organisationnelle Gain de temps et de productivité : plus besoin de consulter un tiers ou d effectuer des envois multiples de mails pour connaître les disponibilités de chacun. Voici quelques exemples d utilisation : Vous calez des réunions sur l agenda de vos collaborateurs, en harmonie avec leurs plannings. Votre assistante prend un rendez-vous pour vous en votre absence, sans risque d erreur ou de doublon. Un collaborateur prend votre relais en ayant immédiatement à disposition les informations relatives au rendez-vous.

18 > Agenda partagé 111 Les professionnels amenés à se déplacer régulièrement ont accès en permanence à l agenda actualisé en temps réel, avec une simple connexion Internet. En tant que chef d entreprise, vous avez une vision globale de l activité de votre entreprise et du planning de vos salariés. Fonctionnement L accès à l agenda partagé est sécurisé par un mot de passe. Vos collaborateurs accèdent aux informations, soit en simple consultation soit avec la possibilité de saisir des événements et rendezvous. En tant qu administrateur de l agenda partagé, vous pouvez ajouter et supprimer des personnes et gérer les droits d accès (accès complet, accès en consultation). La mise en ligne des informations dans l agenda partagé peut se faire selon plusieurs critères : Dates, durée Nature de l événement : professionnel, privé Disponibilité : absent, libre, occupé Périodicité de l événement Importance de l événement L agenda partagé est accessible depuis tout ordinateur, assistant personnel ou smartphone. Les plannings peuvent être sauvegardés vers des agendas du type Outlook et importés au format Word, Excel et PDF puis imprimés. Choisir une solution d agenda partagé Si vous utilisez Outlook ou Outlook Express, il sera possible de transférer votre agenda personnel et les données associées vers la majorité des solutions d agenda partagé. Si vous utilisez Lotus Note et d autres logiciels de messagerie moins répandus, vérifiez la compatibilité du logiciel retenu ou optez pour un système fonctionnant en mode ASP comme PartAgenda ( et Calendae (

19 Travail collaboratif < Voici d autres solutions d agenda partagé : IntraTools ( Teamsoft ( WorkgroupShare ( workgroupshare/default.asp) ShareCalendar ( OBM-GroupWare ( spip.php?article21) RendezVousFacile ( spécialisé dans le secteur de la santé Selon vos besoins en mobilité, vérifiez impérativement la compatibilité vers les Palm, Pocket PC et téléphone GPRS. Dans un souci de mobilité, certaines solutions de partage d agenda sont à privilégier comme OsaSync PRO ( Installer un agenda partagé Si votre agenda partagé ne requiert pas d ordinateur serveur, il suffit d installer le logiciel de partage d agenda sur tous les postes, puis d effectuer une synchronisation entre les PC, à partir de votre logiciel de messagerie.

20 > Agenda partagé 113 Si votre agenda partagé requiert un ordinateur serveur, l installation demande des compétences en matière de réseaux informatiques. Demandez à un revendeur informatique ou un prestataire spécialisé d effectuer l installation. Fonctions de l agenda partagé Un agenda partagé propose de nombreuses options : Envoi automatique d s qui vous préviennent des ajouts, modifications ou suppressions qui ont lieu dans votre agenda partagé. Planification automatique des événements récurrents. Notification des ressources matérielles associées à l événement (voitures, salles, etc.). Moteur de recherche intégré pour rechercher dans les archives ou les événements à venir. Impression des plannings (journalier, hebdomadaire ou mensuel). Possibilité de cacher les rendez-vous ou contacts personnels. Création des événements communs sur plusieurs agendas. Faire adopter cet outil de travail L utilisation d un agenda partagé ne requiert pas de formation spécifique. Comparée à l interface d un agenda classique, l interface de l agenda partagé propose seulement quelques boutons supplémentaires spécifiques : boutons permettant de créer des rendez-vous communs avec les autres utilisateurs de l agenda, d envoyer des contacts ou des informations concernant les tâches à effectuer. Pas besoin de formation pour utiliser l agenda partagé, une simple sensibilisation suffit, de manière à inciter vos collaborateurs à utiliser cet outil au détriment de l agenda papier.

21 Travail collaboratif < PowerPoint partagé Pour que vos collaborateurs, vos prospects, vos clients, puissent accéder à vos présentations PowerPoint, plusieurs solutions s offrent à vous : en ligne sur des sites spécialisés, en partage lors de vos conférences virtuelles, sur l intranet de votre entreprise, ou à l aide d un outil de travail collaboratif. Slide, en anglais, signifie diapositive, et par extension les images projetées par un logiciel de présentation comme PowerPoint. Présentations interactives Les présentations PowerPoint sont souvent utilisées pour : Présenter un bilan, un rapport annuel à des clients Présenter son entreprise, ses produits et services à des prospects Illustrer des présentations orales pour le lancement d un produit Partager des informations avec ses collaborateurs Loin d être une succession d images statiques, votre document PowerPoint peut inclure des animations textes et images, des vidéos, des sons ou des liens vers du contenu multimédia. PowerPoint est un support visuel, attractif et dynamique, pour vos présentations orales. Inclure un PowerPoint dans votre présentation permet de mettre en valeur les points importants de votre argumentaire et de maintenir l attention des participants. En ligne Les services de partage de PowerPoint en ligne sont de plus en plus nombreux. Ils permettent de mettre en ligne gratuitement et facilement vos présentations : Slideshare ( Authorstream ( Zoho show ( SlideBurner ( ThinkFree (

22 > PowerPoint partagé 115 Scribd ( Slideo ( Ces sites sont les YouTube et Dailymotion du PowerPoint. Avec ces services, vous pouvez non seulement partager vos présentations mais aussi les intégrer à votre site web ou votre blog, grâce au code HTML d insertion. L inscription est gratuite, simple et rapide. Après inscription, vous recevez un mail contenant un lien que vous devez activer pour accéder à votre compte. Ensuite, vous pouvez télécharger vos présentations sur le serveur. Après quelques secondes, vos présentations sont disponibles en ligne. Certains services fournissent aussi des outils simples pour créer des présentations directement sur le site. Vos visiteurs peuvent aussi laisser des commentaires et évaluer votre présentation. Par défaut votre présentation s affiche dans une petite fenêtre mais il est possible de la visualiser en plein écran, pour vos présentations orales. Sur Slideshare, tous vos documents PowerPoint sont publics. Avec les services Slideburner, ThinkFree ou Authorstream, il est possible de rendre privés certains PowerPoint et de n autoriser qu un certain nombre de personnes à les visualiser, sur invitation seulement. Chaque présentation PowerPoint possède son lien ; il est alors facile d envoyer celui-ci à un client, qui accédera à vos diapositives d un simple clic. Idéal après une Web conférence pour permettre aux participants de revoir votre présentation à leur rythme. En conférence virtuelle Avec les conférences virtuelles, vous partagez et présentez en temps réel vos fichiers PowerPoint. Solutions en anglais : Telepark.wiki ( Dimdim ( Vyew (

23 Travail collaboratif < Solutions en français : Tixeo ( Webex ( omnovia ( Neolinks ( Les conférences virtuelles proposent l option partage d applications. Il s agit pour les participants de votre conférence virtuelle de prendre à distance le contrôle de votre logiciel PowerPoint, d ajouter des éléments à votre présentation et de montrer le résultat à tous les participants. Pour des raisons de sécurité, le partage d application nécessite l autorisation de l utilisateur. En interne Pour une présentation en interne dans votre entreprise, la solution la plus simple consiste à mettre vos présentations PowerPoint en partage sur un serveur. Vos collaborateurs accèdent aux diapositives en intranet. Donnez par ailleurs la possibilité à vos collaborateurs d améliorer les diapositives. De manière collaborative, chacun a la possibilité d apposer ses commentaires, d ajouter de nouvelles idées. Élaborez aussi une bibliothèque de diapositives, disponibles pour tous et réutilisables. À savoir Pour que les destinataires de votre PowerPoint puissent visualiser votre document, ils doivent disposer de la même version PowerPoint que vous. S ils ont une version plus ancienne, enregistrez votre document au format correspondant à la mouture adéquate. À moins qu ils disposent plus simplement de la visionneuse PowerPoint Viewer, auquel cas ils ne pourront faire de modifications sur votre document. En collaboration Parmi les outils collaboratifs disponibles sur le marché, certains proposent l option partage de documents. Avec Collibry

24 > Wiki en entreprise 117 ( vous créez votre document PowerPoint en équipe. Collibry est une solution de gestion de présentation Powerpoint en ligne. Avec cette application, vous pouvez gérer votre bibliothèque de diapositives sur l intranet ou à distance. Collibry dispose d une fonction partage de fichiers. Avec Google Pack Pro ( vous pouvez travailler sur des documents partagés en temps réel. Google Docs Présentations, concurrent en ligne de PowerPoint, dispose des fonctions partage et travail collaboratif. Wiki en entreprise Un wiki est un outil de travail collaboratif. C est un site web librement modifiable par ses visiteurs, sans difficulté technique, et qui permet la libre circulation de l information au sein de l entreprise. Wikipedia, encyclopédie en ligne, est l une des meilleures réussites du wiki sur Internet. Ce nom provient du mot hawaïen wikiwiki qui signifie «vite». En effet la publication d une information est instantanée : l article ou le commentaire ajouté ne doit être ni relu ni approuvé par un modérateur avant d être accessible en ligne. Principaux avantages du wiki : sa souplesse et simplicité d utilisation, son faible coût. En entreprise, le wiki est un excellent outil de partage des connaissances et un espace de réflexion. Il encourage la contribution de chacun aux projets de l entreprise : chaque utilisateur peut ajouter des pages, modifier ou corriger les pages existantes du wiki, les anciennes versions restant accessibles. Choisir un wiki Parmi les nombreux fournisseurs de solutions wiki pour les entreprises, on peut citer : Exosys ( Xwiki ( Metawiki (

25 Travail collaboratif < Les usages du wiki en entreprise En entreprise, les wikis facilitent l écriture collaborative de documents et le partage d informations structurées. Voici quelques exemples d utilisation. Le wiki comme espace de réflexion : Échange et discussion autour de nouvelles idées et nouveaux projets Organisation d événements Élaboration de documents de travail Le wiki comme espace de stockage et partage d informations accessibles à tous : Calendrier des projets Compte rendu de réunions Partage de fichiers et documents de travail Base de contact Description de produits et services

26 > Wiki en entreprise 119 Avantages du wiki L utilisation d un wiki présente plusieurs avantages : Les wikis sont faciles à installer, leur prise en main est rapide. Tout le monde travaille sur un seul et même document. Cela évite les allers-retours par mail des fichiers et permet de rassembler les connaissances sur un support commun à tous, corrigeable et réorganisable par tous. Un historique des modifications permet de consulter les précédentes versions de chaque document modifié. Grâce au moteur de recherche intégré, vos collaborateurs gagnent en efficacité en ne perdant plus de temps à rechercher les informations. Après une absence prolongée, vous êtes informé directement des principaux changements et avancées des projets. Contrairement aux blogs ou commentaires qui ont tendance à s empiler sans véritable structure, le wiki est structuré et mis à jour régulièrement ; les informations obsolètes sont supprimées. Le wiki permet aussi de réunir virtuellement sur un projet commun des collaborateurs travaillant à distance les uns des autres ou en télétravail. Attention, pour que le wiki devienne un outil efficace et utile dans l entreprise, son utilisation nécessite de l organisation, de l autodiscipline et surtout la participation de chacun. Chaque utilisateur doit consulter régulièrement le wiki pour connaître l avancée des projets et doit l enrichir afin d être acteur du projet au même titre que ses collaborateurs. Fonctionnement des wikis L interface des wikis est très intuitive. Une page d accueil regroupe tous les sujets traités et une liste des pages modifiées permet de suivre l actualité du wiki et d accéder directement aux dernières modifications réalisées. Les pages sont créées et modifiées avec un éditeur de texte. Comme avec un logiciel de type Word, il est possible de mettre en forme votre texte (gras, italique, souligné, taille et choix de police).

27 Travail collaboratif < Vous pouvez aussi ajouter des images, des tableaux, des listes, des liens vers d autres pages du wiki et attacher des documents pour enrichir votre page. Avant de mettre en ligne la page, vous pouvez la prévisualiser. À chaque fois qu une page est créée ou modifiée, elle est listée dans l historique avec la date et le nom de l auteur. Certains wikis proposent un système de gestion des droits d accès, qui permet de définir qui a accès à quelle page et quelle action l utilisateur est autorisé à effectuer (éditer, commenter, lire). Un moteur de recherche aide à trouver rapidement une information, une page, un changement. Le tri se fait par date de création, par auteur, par titre, par date de modification, etc. Optimiser le fonctionnement du wiki en entreprise Il est indispensable de former les futurs utilisateurs et de bien définir l intérêt du wiki, pour motiver les collaborateurs à adopter cet outil de travail. Après son installation, vous devez préparer le lancement de votre wiki : insérez du contenu et des appels à contribution. Structurez le wiki par rubriques. Animez continuellement le wiki, pour encourager la participation de vos collaborateurs. Modérez les pages et les modifications mises en ligne. Vous devez structurer le contenu du wiki d une manière claire, pour éviter une croissance désordonnée. Réorganisez régulièrement le contenu en créant de nouvelles rubriques, en classant ou fusionnant des pages, en supprimant les pages ou rubriques obsolètes. Place du wiki dans votre stratégie d entreprise Sauf cas particuliers, il est conseillé de n utiliser votre wiki qu en interne. En effet, si vous faites du wiki votre vitrine, n importe qui pourra modifier son contenu à sa guise : vous prenez le risque d être victime d actes de vandalisme (de la part d éventuels clients mécontents, de concurrents déloyaux...) qui pourraient nuire à votre image.