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1 Page 1 Document 1 de 1 Litec Discours et Agenda du Maire > V Mars Cote : 01,2009 Date de fraîcheur : 20 Mai 2009 Fasc. 10 : PLANNING Points-clés 1. - Budgets. - Le mois de mars est véritablement le mois des budgets. La date butoir du 31, oblige souvent à voter tous les budgets lors d'un seul conseil municipal : CCAS (V. n 7), port (V. n 20), caisse des écoles (V. n 14), commune (V. n 12), etc. Ce vote primordial dans la vie de la cité permet véritablement à la politique de la majorité municipale de pouvoir s'exprimer Travaux. - Très liée au vote du budget, la réalisation de travaux d'importance sur la commune peut commencer. Les appels d'offres peuvent être passés (V. n 25), les interventions dans les écoles peuvent être plus importantes (V. n 26) Personnel. - Le long travail du service de la formation est pratiquement achevé. Un plan de formation peut être mis en place pour la rentrée (V. n 5) Débat d'orientation budgétaire - Le Code général des collectivités territoriales indique que, dans les communes de habitants et plus, le vote du budget doit être précédé par un débat d'orientation budgétaire (DOB). Entre la tenue du débat et le vote du budget, ne peuvent s'écouler plus de deux mois. En revanche, le maire peut organiser un débat d'orientation budgétaire et faire voter le budget dans la même journée, à condition qu'il y ait eu deux séances du conseil municipal distinctes. Le conseil municipal durant lequel a lieu le débat peut ne comporter que ce point, ou être un conseil comme un autre. Le support du débat est le plus souvent un document d'ordre général dont la loi ne fixe d'ailleurs pas le contenu. Toute latitude est laissée au maire, qui peut se contenter d'une discussion informelle avec les élus de l'opposition. L'essentiel tient en la constatation que le débat a eu lieu. Afin de rendre ce débat le plus proche possible de l'esprit de la loi, la formule suivante peut être adoptée : - présentation d'une série de statistiques comme cadre général. Par exemple : démographie, principaux ratios budgétaires, nombre de demandeurs d'emploi sur la commune, etc. ; - présentation sous la forme de tendances (évolution en pourcentage par exemple) des masses financières prévues au prochain budget, proposées par thème (administration générale, sport, culture, etc.) en fonctionnement ; - présentation sous la forme de tendances (évolution en pourcentage par exemple) des masses financières prévues au prochain budget, proposées par thème (équipements sportifs, équipements culturels, voirie, etc.) en investissement. Cette présentation, forcément très générale, du budget qui sera proposé ultérieurement peut toutefois être le support d'un

2 Page 2 débat intéressant, alimenté en informations et suffisamment développé pour refléter une réalité Transmission des bulletins statistiques de l'état civil à l'insee - Le service de l'état civil se doit d'adresser régulièrement à l'insee les bulletins statistiques des actes dressés sur le territoire de la commune : - pour les bulletins de naissance : dès le jour du dressé de l'acte ; - pour les bulletins de reconnaissance et de décès : dans la semaine qui suit l'enregistrement de l'acte ; - pour les autres documents, notamment les bulletins de mariage : dans le mois qui suit (certaines communes préféreront alors adresser les bulletins de mariage lors d'un envoi unique) Reprise des données de carrières des agents CNRACL concernés par le droit à l'information sur la retraite - La loi du 21 août 2003 oblige la Caisse des dépôts et consignations (CDC), gestionnaire en particulier de la CNRACL, à fournir aux agents les documents suivants : un relevé de situation individuelle (RSI) et une estimation individuelle globale (EIG). Pour ce faire, le service du personnel procède, avant le 31 mars, à la reprise des données de carrières, uniquement pour les agents dont l'année de naissance est communiquée par la CDC. Conseil pratique La saisie de ces données s'effectue via la plateforme "e-services employeurs "service" gestions des carrières CNRACL" en se connectant sur le site : Additif aux listes électorales - Le 1er mars, le dépôt des listes électorales doit être effectué en préfecture par le service des élections. Dans le même temps, des cartes d'électeurs sont envoyées aux nouveaux inscrits. Tous les trois ans, il faut procéder à un envoi général Validation des demandes de formation - Suite au retour des fiches de demande de formation et à l'élaboration d'un planning annuel, faire valider, par les directeurs, les formations ainsi que le nom des agents retenus. La mise en forme d'un plan de formation (PDF) suivra cette dernière validation Préparation des activités du CLSH pour les vacances de Pâques - Si la commune dispose d'un centre de loisirs sans hébergement (CLSH), et que celui-ci fonctionne durant les vacances de Pâques, il convient d'établir au sein du service, en collaboration avec la direction et les équipes d'animation, un programme d'activités qui sera proposé aux enfants ou aux adolescents. Ce programme, une fois validé et budgété, devra être publié et diffusé auprès des familles potentiellement intéressées ainsi que par voie de presse (soit directement par le CLSH, soit par le cabinet du maire). Établir un bilan avant l'ouverture du centre avec l'ensemble des acteurs concernés (équipe pédagogique, services municipaux techniques, restaurants, entretien) afin de coordonner les conditions d'intendance et de maintenance Vote du budget primitif du CCAS - Le centre communal d'actions sociales (CCAS) est un établissement public administratif (EPA) dont le budget, dit "annexe", est voté par le conseil d'administration du centre. Présidé de droit par le maire, il est souvent administré de fait par le vice-président, élu en conseil municipal au sein du groupe majoritaire, ainsi que trois autres de ses collègues. Quatre autres membres, nommés par arrêté, complètent le conseil d'administration du CCAS. Le vote du budget doit lui aussi être précédé, dans les communes de plus de habitants, par un débat d'orientation budgétaire. La particularité de ce budget social, comme tous les budgets sociaux, est de dépendre pour une grande part de la subvention communale qui lui est attribuée lors du vote du budget primitif de la commune. À cette recette principale, doivent être ajoutés les remboursements des caisses de retraites et les dons. En dépenses, les principales masses se répartissent entre les frais de personnel, le coût des services proposés et le

3 Page 3 fonctionnement. Le budget du CCAS est présenté pour information en annexe du budget primitif de la commune au conseil municipal qui n'a pas à se prononcer, puisqu'il s'agit du budget déjà voté au sein du CCAS Entretien des fossés - Spécialement en cas de risque d'inondation, penser à revoir les fossés et bas-côtés des chemins communaux afin que le drainage des eaux de pluie se fasse dans les meilleures conditions Contrôle technique des véhicules - La loi fait obligation à tout véhicule de plus de quatre ans de passer un contrôle technique qui lui permettra, après réparation si nécessaire, d'être autorisé à rouler. Penser à établir la liste des véhicules du parc communal qui sont concernés et organiser les visites auprès du centre de contrôle Conception et rédaction du bulletin municipal - Si la politique de communication de la ville s'appuie sur un bulletin mensuel, il faut concevoir le sommaire du numéro de mars, rédiger les différents articles, compiler les illustrations (photographies, cartes, dessins, etc.) et, si la publication est financée par la publicité, trouver les éventuels partenaires privés. L'imprimeur qui mettra éventuellement en page le bulletin demandera au minimum un délai de cinq jours d'impression. Tenir compte de ce délai pour une publication à l'extrême fin du mois, voire au début du mois suivant. Si la distribution est effectuée dans toute la ville par un distributeur privé, prévoir un délai supplémentaire de trois à quatre jours. Dans les zones rurales, certains bureaux de poste refusant de procéder à la distribution tant que le mandat administratif n'a pas été encaissé, il convient de procéder au paiement deux à trois semaines avant la date de distribution prévue Vote des subventions aux associations, CCAS et caisse des écoles - Les associations ayant remis leur dossier, le conseil municipal statue sur le montant annuel de la subvention à leur allouer après avis des différentes commissions concernées. Les associations (ainsi que tout organisme de ce type) percevant une subvention de plus de EUR doivent conclure une convention d'objectifs avec la municipalité (CGCT, art. L L. n , 13 août 2004) Vote du budget primitif - Le vote du budget primitif doit avoir lieu, dans les communes de habitants et plus, dans les deux mois qui suivent le débat d'orientation budgétaire et, pour toutes les communes, impérativement avant le 31 mars (avant le 15 avril si des élections municipales ont eu lieu en mars). Ce vote est sans aucun doute l'acte le plus important de l'année pour le conseil municipal. Il donne de fait autorisation au maire d'engager les dépenses et de percevoir les recettes de la commune pour l'année en cours. Ce document, préparé depuis le mois de novembre, dont l'élaboration a mobilisé de nombreux fonctionnaires comme de nombreux élus, traduit financièrement la politique mise en oeuvre par la majorité municipale. L'équilibre, la sincérité et l'annualité sont les principes de base du document budgétaire, présenté selon les règles comptables de la M14. La section de fonctionnement compile, en dépenses, l'ensemble des charges à caractère général, les dépenses de personnels, les dépenses obligatoires, etc. La marge de manoeuvre est souvent réduite puisque, en moyenne, 80 % des dépenses de fonctionnement s'imposent d'elles-mêmes. Il faut bien payer le personnel, payer les factures d'énergie et d'entretien, les participations aux syndicats intercommunaux, les intérêts d'emprunt, les indemnités aux élus, etc. Les dotations de l'état, les impôts locaux et les subventions de fonctionnement représentent l'essentiel des recettes de fonctionnement. Conseil pratique Pour connaître le montant des différentes dotations, les communes ont la possibilité de consulter, sur le site de la Direction générale des collectivités locales, la page <http://www.dgcl.interieur.gouv.fr/actualites/dotations/accueil>.

4 Page 4 Le vote des taux d'imposition des quatre taxes dites "les quatre vieilles" que sont la taxe d'habitation, le foncier bâti, le foncier non bâti et la taxe professionnelle, constitue souvent le coeur de la discussion lors du vote du budget. Les administrés surveillent de près l'augmentation des impôts locaux qui se transforment rapidement en arguments électoraux à ne pas négliger. La section d'investissement propose, en dépenses, le programme annuel des travaux envisagés, qui en représente la plus grande part. Elle doit également faire figurer le capital d'emprunt encore dû. Les recettes de la section proviennent essentiellement : - du virement de l'excédent de fonctionnement (qui correspond aux fonds propres de la commune) ; - de l'emprunt ; - des subventions d'investissement accordées par l'état, le conseil général ou le conseil régional ; - de la dotation globale d'équipement (DGE) attribuée par le préfet aux communes de moins de habitants, ainsi qu'à celles de à habitants dont le potentiel fiscal par habitant est inférieur à 1,3 fois le potentiel fiscal moyen par habitant de cette même strate démographique. Lors du vote du budget primitif, et afin de gagner du temps, il est conseillé de voter les demandes de subventions, tant en fonctionnement qu'en investissement, et les autorisations d'emprunt afin qu'elles puissent être traitées plus rapidement. Dès que le compte administratif sera voté, il conviendra de prendre la délibération spécifique sur l'affectation du résultat comptable, sauf si le besoin de financement de la section de fonctionnement est couvert Mise à jour des cartes électorales - Le service des élections suit de près les retours éventuels des cartes électorales envoyées en début de mois afin de pouvoir corriger éventuellement une erreur sur un nom ou une adresse Vote du budget de la caisse des écoles - La caisse des écoles est un établissement public administratif (EPA) présidé par le maire et composé de deux autres élus, désignés en conseil municipal, d'un représentant du préfet, de l'inspecteur d'académie et de trois représentants des parents d'élèves, élus pour trois ans. Le budget voté par la caisse se compose, en recettes, essentiellement de la subvention communale et des repas pris à la cantine payés par les parents. En dépenses, ce sont les frais liés à la fabrication ou à l'achat tout prêt des repas qui en constituent l'essentiel. Le budget est présenté pour information au conseil municipal le jour du vote du budget primitif de la commune Préparation des livrets scolaires - En partenariat avec le service communication et/ou le cabinet du maire, le service des affaires scolaires peut élaborer un livret scolaire qui sera remis aux parents au mois de juin, à la clôture des inscriptions dans les écoles. Ce livret est un service supplémentaire qui donne des informations pratiques sur la scolarité des enfants (présentation des écoles, fonctionnement et tarifs de la cantine, activités périscolaires municipales, etc.) et sur le service des affaires scolaires afin de faciliter les démarches des parents. Il convient donc de préparer la maquette du livret, de lister les informations, de choisir les illustrations et de passer commande à un imprimeur Collecte sélective des végétaux - Le service technique peut mettre en place un service gratuit ou payant de ramassage des végétaux (ou déchets verts) en porte-à-porte ou par l'intermédiaire de points d'apports volontaires. La taille de mars peut générer un cubage important de ce type de déchets. Organiser une collecte, soit globale soit étalée sur plusieurs jours et par quartier, et prévoir l'information auprès des habitants (boîtage, journaux municipaux, lumineux, etc.) Campagne de dératisation - Au moins deux fois par an, une campagne de dératisation est à prévoir. Les granulés sont mis gratuitement à la disposition des administrés. Le service technique, quant à lui, doit penser à s'occuper des bâtiments publics Traitement contre les parasites - Un certain nombre de parasites (chenilles, etc.) peuvent faire de sérieux dégâts

5 Page 5 à un environnement par ailleurs fragilisé. Il convient donc d'intervenir par mesure de précaution à chaque fois que nécessaire Fleurissement estival - Dans les régions les plus méridionales, il faut songer dès la fin de mars à préparer le fleurissement estival. Commander les plants, dessiner les jardins, revoir si besoin le système d'arrosage automatique Vote du budget du port - Le budget du port et un budget autonome. Les ports sont des établissements publics industriels et commerciaux (EPIC). Ils sont gérés soit par les villes, soit par le conseil général si des activités commerciales y sont basées (transports, plongée, etc.). La principale décision à prendre en matière de recette revient à approuver pour l'année le nouveau barème des tarifs "passager" et "permanent". En matière de dépenses, outre les frais de personnel, il s'agit de s'adapter à la situation et à l'état du port : la consolidation de digues, le changement de chaînes, les travaux d'électricité ou d'eau représentent les dépenses les plus courantes Impression et distribution du bulletin municipal - Imprimer puis livrer le bulletin municipal de mars au prestataire chargé de sa distribution suivant le contrat préalablement établi. Pour les petites communes, le maire et son équipe peuvent toutefois se charger de la distribution. Attention, dans le cas d'une distribution en nombre par la poste, le bulletin municipal peut être considéré comme une publicité et ne pas être distribué dans les boîtes refusant celle-ci! Publication du recueil des actes administratifs - La loi fait obligation aux maires des communes de plus de habitants de publier au moins une fois par trimestre un recueil des actes administratifs qui compile les délibérations et arrêtés pris depuis la dernière publication. Ce recueil est consultable par le public selon les dispositions prévues par un arrêté du maire qui peut, afin de ne pas perturber la bonne marche des services, fixer des jours et des horaires de consultation Envoi des fiches de décès trimestrielles au CDI - Le service de l'état civil se doit d'adresser au centre des impôts (CDI) dont dépend la commune les fiches des décès survenus durant le trimestre écoulé Déclarations "Assedic" - Le service du personnel doit procéder à la déclaration mensuelle des "assedics" pour les budgets de la commune, du CCAS et de tous budgets annexes employant du personnel Lancement des appels d'offres travaux - Aussitôt le budget voté, lancer les appels d'offres concernant les travaux à effectuer Travaux dans les écoles - Si nécessaire, le service technique doit profiter des vacances scolaires de Pâques pour effectuer les travaux d'entretien courant dans les écoles maternelles et primaires de la commune Campagne de lutte contre les tags - À l'approche des vacances de Pâques, entamer une campagne contre les tags et l'affichage sauvage Nettoyage de la déchetterie - La période de Pâques est propice aux grands nettoyages de printemps. Lorsque les communes disposent d'une déchetterie municipale, la fréquentation est en forte hausse à cette période. En prévision, penser à nettoyer les bennes et containers, à apporter quelques modifications et à procéder à des travaux d'entretien afin que le public, au plus fort de la fréquentation, trouve un outil valorisé Passage à l'heure d'été - C'est généralement à la fin de mars qu'a lieu le passage de l'heure d'hiver à celle d'été. Il convient de s'assurer que l'ensemble des horloges publiques de la ville ont bien été réglées mais aussi que l'heure mémorisée dans les standards téléphoniques, dans les alarmes, dans les fax, etc., a bien été changée Décorations - Envoyer au préfet les propositions d'attribution de la Médaille d'honneur communale pour les agents et des élus ayant au moins vingt ans d'ancienneté de services publics Opérations de déneigement et de lutte contre le verglas - Un bilan annuel peut être établi avec les services

6 Page 6 techniques et la direction départementale de l'équipement (DDE) pour recenser et améliorer les dispositifs mis en place pour l'hiver qui vient de s'écouler Liste des marchés passés à l'année précédente - La collectivité publie, au cours du premier trimestre de chaque année, une liste des marchés conclus l'année précédente ainsi que le nom des attributaires (CMP, art. 133). Cette disposition est un gage de transparence quant à l'emploi des deniers publics. Les modalités d'application de l'article 133 du Code des marchés publics sont définies par l'arrêté du 26 décembre 2007 (Journal Officiel 29 Décembre 2007) qui est applicable aux marchés conclus à partir du 1er janvier Une totale liberté est laissée aux collectivités quant au choix du support de publication de la liste des marchés conclus l'année précédente. Dans un souci d'économie, la publication sur les sites Internet de ces collectivités, lorsque de tels sites existent, peut être privilégiée (Rép. min. n : JO Sénat Q, 4 juill. 2005). Pour chacun de ces trois types de prestations (travaux, fournitures et services), les marchés sont regroupés en fonction de leur prix selon les tranches suivantes : en EUROS HT à ,99 HT HT à ,99 HT HT à ,99 HT HT à ,99 HT HT à ,99 HT HT à ,99 HT HT à ,99 HT HT à ,99 HT HT et plus Les marchés doivent être présentés en distinguant selon le type d'achat : travaux, fournitures et services. Puis, au sein de chaque catégorie, les marchés doivent être regroupés, en fonction de leur montant, dans différentes tranches, dont les montants sont précisés ci-dessus. Doivent également figurer sur la liste, l'objet et la date du marché, ainsi que le nom de l'attributaire, en mentionnant le code postal du titulaire du marché. LexisNexis SA

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