Travail d équipe et gestion des données L informatique en nuage

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1 Travail d équipe et gestion des L informatique en nuage BAR Octobre 2013

2 Présentation Au cours des études collégiales et universitaires, le travail d équipe est une réalité presque omniprésente. Les enseignants exigent souvent que des travaux, longs ou courts, soient réalisés en groupe afin, entre autres, de préparer les étudiants à la collaboration en contexte professionnel. Le travail d équipe pose invariablement un problème de logistique : comment collaborer à la réalisation d un travail en composant avec les horaires chargés et incompatibles des membres de l équipe? Comment éviter que chacun n effectue seul une partie du travail et que le résultat final ne soit un collage inégal? Le contexte collégial et universitaire engendre également un autre type de problématique : la gestion des personnelles. Presque tous les cours suivis entraînent la production de textes, de tableaux, de présentations, d images, de documents vidéo, bref, de fichiers informatiques de toutes sortes. Ces fichiers sont élaborés, consultés, révisés, ou édités en fonction de la disponibilité de la technologie adéquate : à la maison, au laboratoire informatique, sur tablette lors d un déplacement, sur téléphone intelligent à l heure du repas, etc. La multiplicité des lieux de travail et la variété des appareils utilisés ont comme effet que les fichiers sont enregistrés à plusieurs endroits. Les méthodes les plus répandues pour s assurer de conserver avec soi la version la plus à jour de son travail sont la clé USB, ou l auto-envoi par courriel. Ces méthodes sont aussi utilisées lors des travaux d équipe, pour partager les documents collectifs. Il va sans dire que ces façons de procéder comportent certaines limites quant au suivi des modifications et au risque lié à la perte des (bris ou perte d une clé USB, par exemple). L informatique en nuage est un mode de gestion des numériques qui permet de répondre aux problèmes causés par la multiplication des appareils électroniques et des nombreux collaborateurs. Suivant le principe de décentralisation, les se trouvent simultanément sur plusieurs appareils et peuvent être partagées entre plusieurs utilisateurs. Par la synchronisation, toute modification apportée à un fichier à partir d un point d accès est automatiquement relayée aux copies de ce même fichier partout où il se trouve. Par conséquent, la version la plus récente d un fichier est celle qui est disponible partout. De plus, elle se trouve à plusieurs endroits. Si un malencontreux évènement provoquait la destruction des sur un appareil, elles seraient toujours stockées en lieu sûr ailleurs. Ainsi, les difficultés de gestion des suivis et des modifications, et les risques de pertes de sont considérablement réduits. Le développement technologique et commercial étant ce qu il est, l état des services en informatique en nuage est inégal. Malheureusement, aucun des fournisseurs n arrive à présenter de solutions répondant efficacement à tous les besoins que l informatique en nuage tente de combler. Il est donc important de bien cerner ses propres besoins avant d effectuer un choix. Il est certainement possible de désigner un service unique correspondant à tous ses projets, mais il est surtout probable de devoir combiner deux ou trois fournisseurs.

3 L informatique en nuage peut se révéler extrêmement utile si ses principes simples sont bien maîtrisés et si les particularités de chacun des fournisseurs sont acquises. Le présent guide vise à servir d appui aux étudiants et aux professeurs qui souhaitent intégrer cette pratique dans leur cheminement pédagogique. Les volets suivants sont abordés : 1. Principes et définitions 2. Comparaison des caractéristiques des fournisseurs 3. Avantages et désavantages liés à chacun des fournisseurs Principes et définitions 1. Décentralisation Le principe de décentralisation implique que les placées en nuage ne se trouvent pas en un seul et même lieu, mais à plusieurs endroits simultanément, sans qu il n y ait de lien hiérarchique entre ces lieux. Ainsi, un fichier peut se trouver sur le disque dur d un ordinateur portable, d une tablette électronique, d un ordinateur au travail, et en ligne sur un site web. Le concept de «nuage» découle de cette multiplicité de lieux. Parmi les différents endroits possibles où peuvent se trouver les, la présence d un serveur est obligatoire. Le serveur est habituellement offert par les fournisseurs d informatique en nuage, mais il est également possible de constituer son propre serveur. Le fichier stocké sur un serveur joue le rôle de pivot dans la synchronisation des. 2. Synchronisation La synchronisation est le principe selon lequel les, qui sont décentralisées en plusieurs lieux, sont touchées également et uniformément par toute forme de modification. Conséquemment, si un fichier situé dans une tablette électronique est modifié, tous les autres fichiers qui y sont associés subiront la même modification au même moment. Lorsqu un fichier est modifié, la nouvelle version du fichier est automatiquement envoyée au serveur, qui remplace aussitôt l ancienne version. Par la suite, la nouvelle information est transmise à tous les appareils connectés au nuage. 3. Type d accès aux L accès aux en nuage se fait évidemment à partir d appareils informatiques : ordinateur (Windows, Mac, Linux), tablette (Androïd, ios, Windows) et téléphone intelligent (Androïd, iphone, Windows, Blackberry). Il existe principalement deux façons de gérer les stockées en nuage : Client pour appareil (mode local) Le client pour appareil est une application qui doit être installée sur un ordinateur. Le client crée un répertoire à l intérieur duquel les, d abord enregistrées sur le

4 disque dur local, seront synchronisées à un serveur externe. L accès et la gestion des se font donc en mode local. Serveur (en ligne) Les en nuage se logent immanquablement sur un serveur externe qui est habituellement accessible en ligne. La gestion des se fait donc via une page web, laquelle présente les fichiers, dossiers et répertoires tel qu ils sont gérés en mode local. Les appareils mobiles peuvent accéder aux par l entremise des applications propres aux fournisseurs de nuages. Toutefois, cet accès ne diffère pas de l accès en ligne au serveur, puisque les ne sont pas enregistrées directement sur le disque dur de l appareil. 4. Traitement des Les les plus couramment utilisées par la plupart des gens sont des documents, des chiffriers, des présentations, des images, des fichiers audio, ou des fichiers vidéo. Ces fichiers sont traités avec des logiciels spécialisés, au goût personnel de l utilisateur. Lorsque les fichiers sont traités en mode local, l usage des logiciels correspondants ne diffère pas en contexte d informatique en nuage. Toutefois, certains fournisseurs offrent des applications de consultation et/ou de traitement de en ligne, accessibles par le navigateur web. Ainsi, il devient possible de consulter ou de modifier les fichiers directement en ligne sans que le fichier n ait à être enregistré localement. Cette possibilité permet de traiter les en nuage à partir de n importe quel appareil, sans que celui-ci ne soit lié au nuage par un client. 5. Partage Comme les peuvent être localisées dans plusieurs appareils, elles peuvent également être partagées entre plusieurs utilisateurs différents. Si le fournisseur de nuage en offre la possibilité, le propriétaire d un fichier peut donner un accès (limité ou illimité) à quiconque détenant un abonnement auprès dudit fournisseur. Les principes de décentralisation et de synchronisation s appliquent alors aux appareils de tous les utilisateurs partageant les mêmes. 6. Collaboration Au-delà du simple partage de, la collaboration, c est-à-dire le travail en équipe, est une possibilité que permet l informatique en nuage. Il est important de distinguer deux types de collaboration : Collaboration asynchrone Méthode selon laquelle les collaborateurs effectuent des ajouts et des modifications à un fichier à tour de rôle. Autrement dit, lorsqu un fichier est utilisé par un collaborateur, les autres doivent attendre que celui-ci termine et enregistre son travail avant de pouvoir consulter et/ou modifier le fichier. Certains fournisseurs de nuage n offrent que

5 cette méthode de collaboration. Il importe d en être conscient, car la collaboration simultanée dans ce cas peut provoquer des conflits de version entre les fichiers du nuage, et il y a un risque que les modifications ne soient pas toutes enregistrées. Collaboration synchrone Cette possibilité, offerte par quelques fournisseurs, se traduit par la collaboration en temps réel sur un même fichier. Deux ou plusieurs collaborateurs peuvent élaborer ou modifier un fichier au même moment, tout en pouvant observer les ajouts des autres au fur et à mesure qu ils sont effectués. La collaboration synchrone se fait dans un environnement en ligne, sur le site web du fournisseur, qui est souvent agrémenté d un espace de clavardage permettant de discuter sur le projet en cours. 7. Sécurité La question entourant la sécurité et la confidentialité des informations stockées en nuage, pouvant faire l objet d une analyse à elle seule, ne sera pas abordée en détail ici. Il importe simplement de savoir qu il y a des différences entre les façons de crypter les de chacun des fournisseurs. En théorie, l accès aux services des fournisseurs, étant lié à la création d un compte doté d un mot de passe, la confidentialité des informations ne devrait dépendre que de l accès qu en fournit le propriétaire. En théorie. En pratique, les sont vulnérables à la piraterie, comme tout ce qui est en ligne. Les questions de droit de propriété et de droits d auteurs sont également à clarifier dans le futur : à qui appartiennent les informations stockées sur des serveurs privés? Toutefois, si la confidentialité pose un enjeu majeur au sujet des stockées en nuage, il est vivement recommandé à l utilisateur de consulter attentivement les déclarations liées à la vie privée qu affichent les fournisseurs avant de procéder au stockage. Dans le doute, il est parfois préférable d éviter de mettre en nuage des dont la confidentialité la plus stricte doit être garantie, quitte à rechercher des solutions de cryptage supplémentaire.

6 TABLEAU Comparaison des caractéristiques des fournisseurs 1 Fournisseur Espace de stockage gratuit Plateforme Type d accès aux Traitement des Partage et collaboration Sécurité 5 Go 15 Go 2 Go 7 Go Mac, ios, Windows (7 et 8, de façon limitée) Les applications connectées à icloud accèdent eux-mêmes aux. Via les applications connectées à icloud seulement. Partage des des applications connectées à icloud. Collaboration possible avec applications Apple seulement. - Cryptage lors du transfert des - Cryptage des sur le serveur Windows, Mac, ios, Androïd - Client pour ordinateur - En ligne - Application pour appareil mobile - Consultation en mode local - Modification en mode local - Consultation en ligne - Modification en ligne (Google Docs) - Partage en ligne seulement - Collaboration synchrone avec Google Docs Cryptage des lors du transfert seulement Windows, Mac, ios, Androïd, Blackberry, Linux - Client pour ordinateur - En ligne - Application pour appareil mobile - Consultation en mode local - Modification en mode local - Consultation en ligne - Partage (local et en ligne) - Collaboration asynchrone en mode local - Cryptage lors du transfert des - Cryptage des sur le serveur Windows (7 et 8), Mac, ios, Androïd, Windows phone - Client pour ordinateur - En ligne - Application pour appareil mobile (Windows phone) - Consultation en mode local - Modification en mode local - Consultation en ligne - Modification en ligne (Office web apps et suite Office locale) - Partage en ligne seulement - Collaboration synchrone limitée* - Cryptage des lors du transfert seulement *Les collaborateurs sont informés de leur présence mutuelle, mais les modifications ne se font qu après l enregistrement du travail, et non en temps réel. 1 Sources : et sites web/applications des fournisseurs.

7 Avantages et désavantages liés à chacun des fournisseurs - Collaboration synchrone simple et efficace - Intégration avec les autres services Google - Espace de stockage gratuit généreux (mais partagé avec Gmail) - Utilisation simple - Synchronisation rapide - Partage en mode local - Bon pour constituer un répertoire commun (partagé) - Possibles conflits lorsque transferts entre Office et Google docs - Aucun partage en mode local - Collaboration asynchrone seulement - Espace de stockage gratuit limité - Intégration avec les autres services Microsoft - Intégration des outils Office - Accès et contrôle des paramètres avancés de partage et de collaboration - Synchronisation sans que l utilisateur ne s occupe des détails - Bon pour l accès aux personnelles (calendrier, contacts, musique, images, etc.) avec plusieurs appareils - Aucun partage en mode local - Collaboration synchrone complexe - Accès aux via les applications seulement (pas de gestion globale des ) - Accès à la pleine fonctionnalité de icloud pour utilisateurs d Apple seulement

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