NOTICE D UTILISATION SIEMENS

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1 NOTICE D UTILISATION SIEMENS 1 Introduction GESTION DES APPELS Transfert des appels vers un autre poste Reprise d un appel non aboutit (poste destinataire occupé ou absent) Prise d un appel en communication Gestion de deux appels Gestion de plus de deux appels Interception d appels RENVOIS D APPELS Renvoi sur un autre poste Renvoi sur un numéro extérieur Annulation d un renvoi SECURITES Verrouillage d un poste Annulation du verrouillage Modification du code de verrouillage FONCTIONS DE CONFORT Ne pas déranger Annulation ne pas déranger Liste des appelants Volume de la sonnerie Choix de la sonnerie Paramétrage des touches programmées Annulation d un service programmé PARAMETRAGES GENERAUX Réglage de la date et de l heure Numéros Abrégés Collectifs Août 2004 Page : 1 / 11

2 1 INTRODUCTION Cette notice rassemble les fonctions les plus usuelles à l utilisation d un standard téléphonique SIEMENS. Deux types de postes téléphoniques sont abordés ; les postes numériques et les postes analogiques. Les postes numériques rassemble les gammes SIEMENS suivantes : Optipoint 500 advance Optipoint 500 standard Optipoint 500 basic Optipoint 500 economy Optiset memory Optiset advance plus Optiset advance ou E.Standard Les postes sans fils de type Gigaset, seulement lorsqu ils sont connectés à l autocommutateur par des bornes radio spécifiques et non par des bases individuelles. Tous les autres postes sont analogiques ou simples. Note : En termes de manipulations les postes numériques suivants qui sont dépourvus d afficheurs seront considérés comme tel. Optipoint 500 entry Optiset basic Optiset entry 2 GESTION DES APPELS 2.1 Transfert des appels vers un autre poste En cours de communication visualiser sur l afficheur l information DOUBLE APPEL? ou rechercher cette option dans le menu tournant à l aide des touches ou. Le correspondant est mis en garde. Composer le numéro vers lequel l appel doit être transféré. Couper la communication avec la touche COUPURE ou raccrocher. En cours de communication appuyer sur la touche R du combiné. Composer le numéro vers lequel l appel doit être transféré. Raccrocher ou attendre que le destinataire réponde avant de raccrocher. Août 2004 Page : 2 / 11

3 2.2 Reprise d un appel non aboutit (poste destinataire occupé ou absent) Avant de transférer l appel comme l indique le paragraphe précédent, vous constatez que le poste destinataire est occupé ou ne répond pas : Visualiser sur l afficheur l information REPRISE COM EN GARDE? ou rechercher cette option dans le menu tournant à l aide des touches ou. Le correspondant est repris. Appuyer sur la touche R du combiné. Le correspondant est repris. Note : Un délai de 3 à 5 seconde est nécessaire pour la reprise du correspondant. Pour tous les postes, si l appel a été transféré et que le destinataire de l appel est absent, il est possibilité de récupérer cet appel en composant 59 suivi du numéro du poste absent ou simplement 57 si vous faites partie du même groupement d interception que le poste absent. Note : Les groupes d interceptions sont créés par le technicien par programmation spécifique. 2.3 Prise d un appel en communication En cours de communication, la présence d un second appel se manifeste par un «Bip» répétitif dans l écouteur. Sur un poste numérique seulement, cette fonction s accompagne de l éclairage d un deuxième voyant de ligne si celui ci est programmé sur une des touches. Dès lors : Appuyer sur la touche de ligne clignotante. Le second correspondant entre en ligne et le premier passe en attente. (Une musique d attente lui est diffusée). Si la touche n est pas programmée, appuyer sur la touche «Service» puis 55. Composer R 55. Le second correspondant rentre en ligne et le premier passe en attente. (Une musique d attente lui est diffusée). Août 2004 Page : 3 / 11

4 2.4 Gestion de deux appels Pour faire suite au paragraphe précédent, il est maintenant utile de connaître les différentes fonctions de gestions des appels interceptés. Pour reprendre le premier appel : Visualiser sur l afficheur l information COUPER / REPRISE COM? ou rechercher cette option dans le menu tournant à l aide des touches ou. Valider ce choix par la touche. Ou, couper la communication en raccrochant, le correspondant mise en garde rappel alors, appuyer sur la touche de ligne clignotante afin que ce dernier entre à nouveau en ligne ou décrocher le combiné. Pour passer d un correspondant à l autre : Appuyer sur la touche de ligne clignotante si celle ci est programmée, Ou, appuyer sur la touche SERVICE suivi de 2, Ou visualiser sur l afficheur l information VA ET VIENT? en recherchant cette option dans le menu tournant à l aide des touches ou. Valider ce choix par la touche. Pour passer en conférence avec les deux correspondants : Visualiser sur l afficheur l information CONFERENCE? ou rechercher cette option dans le menu tournant à l aide des touches ou. Valider ce choix par la touche. Note : La fonction conférence est extensible à cinq interlocuteurs. Pour abouter les deux correspondants : Visualiser sur l afficheur l information TRANSFERE? ou rechercher cette option dans le menu tournant à l aide des touches ou. Valider ce choix par la touche. Pour reprendre le premier appel, composer R 0. Pour passer d un correspondant à l autre, composer R 2. Pour passer en conférence avec les deux correspondants, composer R 3. Pour abouter deux correspondants, passer d abord en conférence en composant R 3. puis raccrocher. Août 2004 Page : 4 / 11

5 2.5 Gestion de plus de deux appels En communication avec deux correspondants, un troisième appel se présente par un «Bip» répétitif dans l écouteur ou l éclairage d un troisième voyant de ligne si celui ci est programmé sur une des touches d un poste numérique : Appuyer sur la touche de ligne clignotante ou sur la touche SERVICE suivi de 55. Le troisième correspondant est en ligne et les deux autres passent en mise en garde. Appliquer ensuite les mêmes procédures que pour la gestion de deux appels. Composer R 55. Le troisième correspondant est en ligne et les deux autres passent en mise en garde. Appliquer ensuite les mêmes procédures que pour la gestion de deux appels. 2.6 Interception d appels Il est possible d intercepter tout appel à partir d un quelconque poste, qu il soit numérique ou analogique. Pour cela : Décrocher et composer 59 suivi du numéro du poste appelé. Il peut néanmoins exister des groupes d interception préalablement définis, constitués de plusieurs postes d un même bureau ou d un même service par exemple. Pour ceux là, la méthode d interception est la suivante : Décrocher et composer 57. L appel d un quelconque poste du même groupe est intercepté. Note : Les groupes d interceptions sont créés par le technicien par programmation spécifique. Août 2004 Page : 5 / 11

6 3 RENVOIS D APPELS 3.1 Renvoi sur un autre poste Hors communication, composer 1. Définir le type de renvoi souhaité : Taper 1 pour renvoyer tous les appels entrants, Taper 2 pour renvoyer seulement les appels extérieurs, Taper 3 pour renvoyer seulement les appels intérieurs. A l invite de l afficheur RENVOI : (ou RV EXT : ou RV INT suivant le choix) : taper ensuite le numéro du poste vers lequel les communications doivent être renvoyées. Hors communication, décrocher et composer 1. Définir le type de renvoi souhaité : Taper 1 pour renvoyer tous les appels entrants, Taper 2 pour renvoyer seulement les appels extérieurs, Taper 3 pour renvoyer seulement les appels intérieurs. Taper ensuite le numéro du poste vers lequel les communications doivent être renvoyées. 3.2 Renvoi sur un numéro extérieur Hors communication, décrocher et composer 1. Définir le type de renvoi souhaité : Taper 1 pour renvoyer tous les appels entrants, Taper 2 pour renvoyer seulement les appels extérieurs, Taper 3 pour renvoyer seulement les appels intérieurs. A l invite de l afficheur RENVOI : (ou RV EXT : ou RV INT suivant le choix) : taper ensuite le numéro vers lequel les communications doivent être renvoyées NOTE : ne pas oublier de taper 0 avant le numéro pour sortir vers l extérieur. Hors communication, décrocher et composer 1. Définir le type de renvoi souhaité : Taper 1 pour renvoyer tous les appels entrants, Taper 2 pour renvoyer seulement les appels extérieurs, Taper 3 pour renvoyer seulement les appels intérieurs. Taper ensuite le numéro vers lequel les communications doivent être renvoyées NOTE : ne pas oublier de taper 0 avant le numéro pour sortir vers l extérieur. Août 2004 Page : 6 / 11

7 3.3 Annulation d un renvoi Pour tout poste Hors communication, pour tout type de renvoi, décrocher et composer # 1 ou # 0. 4 SECURITES 4.1 Verrouillage d un poste Le verrouillage d un poste permet d interdire son utilisation pour tout appel extérieur (si le poste en est autorisé en utilisation normale). Néanmoins il peut toujours appeler les postes internes. NOTE : par défaut le code de verrouillage est : Hors communication, décrocher et composer 66. A l invite de l afficheur TAPEZ VOTRE CODE : taper sur cinq chiffres le code de verrouillage. Le poste est verrouillé et la double tonalité de service programmée retentit à chaque décroché. En cas d erreur du code, l afficheur indique CODE ERRONE accompagné de trois bip. Reprendre l opération avec le bon code. En cas de perte du code du poste, contactez votre installateur. Hors communication, décrocher et composer 66.suivi des cinq chiffres du code de verrouillage. Le poste est verrouillé et ce dernier l indique par un bip long. Dès lors, la double tonalité de service programmée retentit à chaque décroché En cas d erreur du code, un bip court retentit. Reprendre l opération avec le bon code. En cas de perte du code du poste, contactez votre installateur. 4.2 Annulation du verrouillage Hors communication, décrocher et composer # 66. A l invite de l afficheur TAPEZ VOTRE CODE : taper sur cinq chiffres le code de verrouillage. Le poste est déverrouillé Hors communication, décrocher et composer # 66.suivi des cinq chiffres du code de verrouillage. Le poste est déverrouillé et ce dernier l indique par un bip long. Août 2004 Page : 7 / 11

8 4.3 Modification du code de verrouillage Hors communication, décrocher et composer 93. A l invite de l afficheur TAPEZ CODE ACTUEL : taper sur cinq chiffres le code de verrouillage actuel. A l invite de l afficheur NOUVEAU CODE : taper sur cinq chiffres le nouveau code de verrouillage. A l invite de l afficheur REPETEZ S.V.P. : confirmer le nouveau code de verrouillage. Hors communication, décrocher et composer 93.suivi des cinq chiffres du code de verrouillage actuel, du nouveau code de verrouillage sur cinq chiffre puis de la confirmation de ce code. Un bip long indique la prise en compte de la modification. En cas d erreur dans la procédure, un bip court retentit ; reprendre la procédure. 5 FONCTIONS DE CONFORT 5.1 Ne pas déranger Cette fonction permet de simuler l occupation du poste comme en mode décroché. Hors communication, décrocher et composer 97. Le poste confirme cet état par l inscription NE PAS DERANGER : sur l afficheur. Une double tonalité de service programmée retentit à chaque décroché. Hors communication, décrocher et composer 97. Un bip long indique la prise en compte de la fonction. Une double tonalité de service programmée retentit à chaque décroché. 5.2 Annulation ne pas déranger Hors communication, décrocher et composer # 97. Le poste retourne en mode normal. Hors communication, décrocher et composer # 97. Un bip long indique l annulation de la fonction. Août 2004 Page : 8 / 11

9 5.3 Liste des appelants Cette fonction permet de renseigner l utilisateur des appels non décrochés reçus sur son poste. seulement Visualiser sur l afficheur l information LISTE APPELANTS? en recherchant cette option dans le menu tournant à l aide des touches ou. A l invite de l afficheur APPEL POUR... : CONSULTER? taper sur la touche afin d accéder à la liste des appelants. L appui successif sur la touche permet de parcourir la liste des appels, leur origine ainsi que le nombre d appels émis. L appui sur la touche permet de consulter les options disponibles pour chaque appelant parcouru (date, heure, rappel, suppression, sortie du menu). Sortir du menu en validant le choix TERMINER? par la touche. 5.4 Volume de la sonnerie Appuyer sur la touche ou du poste. Visualiser sur l afficheur l information VOLUME SONNERIE?. Régler le volume souhaité à l aide de la touches pour diminuer ou pour augmenter le niveau. Pour chaque poste analogique, se reporter à la notice propre au poste. 5.5 Choix de la sonnerie Appuyer sur la touche ou du poste. Visualiser sur l afficheur l information TIMBRE SONNERIE?. en recherchant cette option dans le menu tournant à l aide des touches ou. Régler le timbre souhaité à l aide de la touches ou. Pour chaque poste analogique, se reporter à la notice propre au poste. Août 2004 Page : 9 / 11

10 5.6 Paramétrage des touches programmées Hors communication, composer 91. A l invite de l afficheur APPUYER SUR LA TOUCHE sélectionner et appuyer sur la touche à programmer. A l invite de l afficheur TOUCHE SANS FONCTION MODIFIER TOUCHE?, valider ce choix par la touche (ou sélectionner un autre choix parmi EFFACER TOUCHE? AUTRE TOUCHE? ou TERMINER? dans le menu tournant à l aide des touches ou ). A l invite de l afficheur FONCTION DE LA TOUCHE : NUMERO? rechercher la fonction souhaitée dans le menu tournant à l aide des touches ou. valider le choix par la touche. A l invite de l afficheur MEMORISE TERMINER? valider ce choix par la touche ou reprendre la programmation d une autre touche. Pour cela rechercher la fonction AUTRE TOUCHE? dans le menu tournant à l aide des touches ou puis valider ce choix par la touche. Reprendre la procédure ci-dessus. Pour chaque poste analogique, se reporter à la notice propre au poste. 5.7 Annulation d un service programmé Pour tout poste, la programmation d un quelconque service (renvoi, ne pas déranger, absence, etc ) est signalée par une double tonalité au décroché et par une information sur l afficheur des postes numériques. Pour annuler un service programmé, composer hors communication le #0. Août 2004 Page : 10 / 11

11 6 PARAMETRAGES GENERAUX Touche de service La touche de service permet de visualiser toutes les fonctions programmables accessibles à partir du poste. Toutes les fonctions explicitées dans ce document sont référencées dans les services du poste. A l invite de l afficheur SERVICE : 7=NUMERO ABREGE? visualiser toutes les fonctions dans le menu tournant à l aide des touches ou. valider le choix par la touche. Non accessible sur les postes analogiques 6.1 Réglage de la date et de l heure Poste numérique standard seulement Cette fonction n est accessible qu à partir du poste standard (poste 11 ou 100 en général). Hors communication, composer 95. A l invite de l afficheur GESTION DU SYSTEME UTILISATEUR : composer à nouveau 95. A l invite de l afficheur GESTION DU SYSTEME MOT DE PASSE : appuyer sur la touche. Note : sur certains systèmes le mot de passe est 95. Sélectionner la date ou l heure dans le menu tournant à l aide des touches ou. Valider le choix par la touche. Se conformer ensuite aux indications données par l afficheur. 6.2 Numéros Abrégés Collectifs Il est nécessaire de rentrer en mode «gestion système» et de rechercher le menu approprié pour enregistrer des numéros abrégés, (voir paragraphe précédent). Poste numérique standard seulement Reprendre les quatre premiers points du paragraphe précédent afin d accéder au menu 11=NUMEROS ABREGES?. Se conformer ensuite aux indications données par l afficheur. Août 2004 Page : 11 / 11

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