RAPPORT DE LA RÉUNION DU CONSEIL EXÉCUTIF TENUE LE 18 JUIN À 12 H AU LOCAL DU REMDUS (E1-115)

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1 RAPPORT DE LA RÉUNION DU CONSEIL EXÉCUTIF TENUE LE 18 JUIN À 12 H AU LOCAL DU REMDUS (E1-115) ÉTAIENT PRÉSENTS : Abdelkarim AMENGAY Ernest NJIEMOUN Benham GOLZAN Pascale ROY Victor BILODEAU Sarah B. LAMARCHE Bernard BEAUSOLEIL CHARTRAND Président Secrétaire général Vice-président à la recherche et aux affaires académiques Vice-présidente au développement durable Vice-président aux affaires politiques et externes Vice-présidente à l information Vice-président à la vie sociale et aux relations internes N ÉTAIENT PAS PRÉSENTS : Stéphan MAGNE Sayouba RIPAMA Vice-président aux campus délocalisés (absence motivée) Vérificateur Ordre du jour 1. Ouverture de la réunion 2. Nomination du présidium 3. Observateur 4. Adoption de l ordre du jour 5. Adoption du procès-verbal du CE du 3 juin Table des régions 6.1 Bilan de la rencontre 6.2 FIO 7. Recrutement du personnel 8. Nomination 8.1 CA et Assemblée de l Université 9. TOPAI 10. Assurances 10.1 Renouvellement de l entente 10.2 Rencontre AMF 10.3 Formation Juripop 11. Formation Juripop 12. Préparation du CA 13. Vacances de l adjointe administrative 14. Banque d heures Juripop 15. Préparation du budget et du plan d action 16. Budget téléphone 17. Bourse de subsistance vacances 16. CREE 18. Polos 20. Cas assurances 21. Date du prochain CE 22. Tour de table (Varia) 23. Levée de la réunion 1. OUVERTURE DE LA RÉUNION 1

2 La réunion est ouverte à 12 h. 2. NOMINATION DU PRÉSIDIUM Proposition 1. Victor BILODEAU propose : «que Abdelkarim AMENGAY et Ernest NJIEMOUN agissent respectivement comme président et secrétaire de la réunion». Pascale ROY appuie la proposition. CE OBSERVATEUR Proposition 2. Victor BILODEAU propose : «que l ordre du jour de la réunion soit adopté». Pascale ROY appuie la proposition. CE ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Abdelkarim fait lecture de l ordre du jour. Proposition 3. Victor BILODEAU propose : «que l ordre du jour de la réunion soit adopté». Pascale ROY appuie la proposition. CE ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DU 3 JUIN 2014 Proposition 4. Il est proposé : «que le procès-verbal de la réunion du 3 juin 2014 soit adopté». La proposition est dûment appuyée. CE TABLE DES RÉGIONS 6.1 Bilan de la rencontre Abdelkarim, Victor et Alexandre ont pris part à la Table de région tenue à l UQTR. Les principales résolutions de cette Table sont : - la proposition de création d une association nationale de la région faite par l UQAC; - le souhait de continuer et de pérenniser les rencontres régionales au moins une fois par semestre; 2

3 - l organisation d un colloque sur le respect de la vie étudiante sur le campus. 6.2 FIO Lors de cette réunion de la Table, il est ressorti que le gouvernement avait décidé que les universités devraient reverser aux étudiants le trop-perçu des frais institutionnels obligatoires. Certaines universités les ont versées aux associations étudiantes de leur université. Toutefois, l UdeS n en a pas fait cas. Les deux associations étudiantes de l UdeS suggèrent rencontrer les autorités de l UdeS pour avoir de plus amples informations. 7. RECRUTEMENT DU PERSONNEL Le comité de recrutement a reçu en entrevue trois candidats sélectionnés par l agence de placement du personnel. Suite à ces entrevues, une deuxième séance a été programmée afin de donner la chance à plusieurs personnes et de choisir la personne qui présente des qualités plus satisfaisantes. 8. NOMINATION 8.1 CA et Assemblée de l Université Bernard a reçu une candidature pour le poste de représentant au CA de l Université. Il précise que sur le site du REMDUS les candidatures étaient encore ouvertes jusqu au 5 juin. Abdelkarim demande à Bernard de vérifier les conditions de sélection ainsi que les responsabilités de cette fonction avec Hélène. Il suggère que Bernard organise une rencontre avec la personne et lui expliquer les exigences du CA de l Université. Sarah précise qu il y a un poste jumelant Assemblée de l UdeS et CA de l UdeS, ainsi qu un autre poste à l Assemblée de l UdeS, à combler. Bernard demande que l annonce soit proposée au CA afin de savoir s il y a des volontaires. 9. TOPAI C est Abdelkarim qui siège à la Table d orientation et de planification des activités d internationalisation (TOPAI) de l'université de Sherbrooke. Il se propose de quitter ce comité. Ernest se propose pour y représenter le REMDUS. Abdelkarim demande que la candidature d Ernest soit présentée au CA pour validation. 10. ASSURANCES 10.1 Renouvellement de l entente Abdelkarim et Sarah ont eu une rencontre avec le courtier pour une séance de travail portant sur le contrat des assurances. La question qu Abdelkarim se pose, c est de savoir comment est rémunéré le courtier. Il présente aussi quelques postes de dépenses et de revenus des assurances Rencontre AMF Abdelkarim a eu une rencontre confidentielle et officielle avec l Autorité des marchés financiers (AMF) en présence de l avocat du REMDUS. Cette rencontre a été enregistrée. 11. FORMATION JURIPOP Abdelkarim précise que, suite à sa rencontre avec le cabinet Juripop, il apparaît important de former le nouvel 3

4 employé qui sera recruté sur la gestion de la police d assurances. 12. PRÉPARATION DU CA Abdelkarim souligne qu il n est pas important que les membres du CE présentent encore les activités qu ils ont déjà inscrites dans leur rapport mensuel. Ernest souhaite que soit ajouté à l ordre du jour du CA un point «ouverture d un poste de vérificateur». 13. VACANCES DE L ADJOINTE ADMINISTRATIVE Abdelkarim informe le CE que Hélène sera en vacances à partir du 18 juillet pour quatre semaines. Le CE doit assurer la permanence. Victor suggère que, compte tenu du ralentissement des activités pendant l été à l université, les heures d ouverture du bureau du REMDUS soient modifiées pendant cette période des vacances estivales. 14. BANQUE D HEURES JURIPOP Abdelkarim rappelle qu il faut augmenter la banque d heures de Juripop. Ernest doit vérifier le nombre d heures restantes et négocier une augmentation. 15. PRÉPARATION DU BUDGET ET DU PLAN D ACTION Abdelkarim souhaite que le CE se prononce sur la date et le lieu de la tenue des assises pour l élaboration du plan d action et du budget. Victor souhaite que ces assises soient délocalisées dans un chalet en début juillet Proposition 5. Behnam GOLZAN propose : «que le CE organise des assises pour l élaboration du plan d action et du budget». Bernard BEAUSOLEIL CHARTRAND appuie la proposition. CE Pascale et Victor sont chargés de l organisation pratique de ces assises. 16. BUDGET TÉLÉPHONE Abdelkarim informe le CE qu il y a eu un dépassement de 50% de la ligne de budget «cellulaire» par l ancien exécutif (la présidente et le vice-président aux affaires externes). Au lieu de percevoir 25 $ en remboursement de frais, ils en percevaient plutôt 50 $. À sa connaissance, il n y a pas eu une décision du CA qui permettait cela. Il s interroge sur les justificatifs que le REMDUS pourra donner si jamais il y a un contrôle. Abdelkarim et Victor précisent que depuis leur élection, ils n ont jamais reçu le remboursement pour les frais de cellulaire. Proposition 6. Victor BILODEAU propose : «que l on cesse la pratique de remboursement des frais de cellulaire jusqu au 4

5 prochain budget». Abdelkarim AMENGAY appuie. CE BOURSE DE SUBSISTANCE VACANCES Abdelkarim précise quelles sont les périodes de prise de vacances par les membres de l exécutif et les conditions pour bénéficier de la bourse de subsistance. Il ressort des débats que chaque membre qui veut avoir plus de deux semaines consécutives de vacances doit informer le CA et vaquer à ses obligations pendant cette période des vacances. 18. CREE Pascale précise que sa participation à cette activité est conditionnée par le paiement des frais d adhésion de 50 $. Proposition 7. Abdelkarim AMENGAY propose : «que le REMDUS paie les frais d adhésion de cinquante dollars (50 $) au CREE». Behnam GOLZAN appuie la proposition. CE POLOS Bernard présente les résultats de ses investigations pour la confection des polos. Il ressort que les prix proposés sont élevés. Après consultation de Marie-Pier, Sarah demande de vérifier dans la boite courriel du secrétaire général, il pourrait y avoir les informations concernant la commande de l année dernière. 20. CAS D ASSURANCES (ASSURANCES) Sarah présente le cas d un membre qui n a pas annulé à temps ses assurances et juge qu il n a pas été assez informé. Elle s interroge sur le niveau d information requis pour être bien informé. Après débat, on retient qu on doit lui faire comprendre que le REMDUS a utilisé tous les canaux de communication à sa disposition pour informer les membres. 21. DATE DU PROCHAIN CE La date de la prochaine réunion du CE est fixée au mercredi 25 juin à 12 h. 22. TOUR DE TABLE (VARIA) Victor invite les membres du CE au CA du SAREUS. Sarah travaille sur la base des données et sur les informations au sujet des assurances. Benham a pris part au CA de la Fondation de l UdeS. L attaché travaille sur le budget dans le cadre de son stage. 5

6 23. LEVÉE DE LA RÉUNION Tous les points à l ordre du jour ayant été traités, la réunion est levée à 13 h 20. Ernest NJIEMOUN secrétaire de réunion 6