Audi Skicross Tour : organisation des compétitions

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1 Audi Skicross Tour : organisation des compétitions (OC SX) pour la saison 2016 Contenu Date/rév Discipline Texte/forme disponible auprès de la COC Swiss-Ski Skicross / f 9 e édition pdf : Formulaire Word doc : Remarques concernant la 9 e édition de l Organisation des compétitions de skicross (OC SX)... 2 Adresses... 2 Audi Skicross Tour (5 week-ends de compétition)... 2 Organisation... 3 Jury... 4 Assurance... 4 Programme... 5 Calendrier... 6 Personnel / auxiliaires... 7 Liste des auxiliaires / répartition des radios, à compléter Hébergement et abonnements de ski pour les membres du staff de Swiss-Ski... 9 Liste de matériel Bureau de la course / Race Office Plan médical Contrôles antidopage lors des courses FIS / CE Réunion des chefs d équipe lors des courses FIS / CE Aménagement Skicross Tâches et devoirs du comité d organisation Tâches et devoirs du comité de compétition Tâches et devoirs de l équipe de lissage Tâches et devoirs des juges de porte Formulaire Horaire / Time table Carte des juges de porte pour les courses de qualification / Gate judges card for qualifications29 Carte de juge de porte, poste n o Carte des juges de porte pour les courses FIS/CE/CM Procès-verbal : temps des qualifications chronométrées Chronométrage / évaluation lors des épreuves de l Audi Skicross Tour CE / FIS / CN Chronométrage / évaluation Audi Skicross Tour 2016 Open OC SX Audi Skicross Tour / 38

2 Remarques concernant la 9 e édition de l Organisation des compétitions de skicross (OC SX) Nous avons adapté l OC SX en tenant compte des expériences des années précédentes. Adressé aux membres des comités d organisation et de compétition, l OC SX est un document de travail détaillé contenant les tâches, devoirs, listes de contrôle et formulaires relatifs à l organisation de compétitions. Il est complété par le Règlement de compétition et les Directives pour une course de skicross. Les prestations fournies par Swiss-Ski dans le cadre du Skicross Tour de Swiss-Ski sont signalées par un astérisque *. L ensemble des schémas et des textes doivent être considérés comme des lignes directrices et adaptés aux conditions locales. De ce fait, ces schémas et textes ne sont pas juridiquement contraignants. Collaborateur en charge de l OC SX : Didi Waldspruger, directeur d épreuve et DT skicross de Swiss-Ski/de la FIS, , dieter.waldspurger@bluewin.ch Thoune, september 2015 Adresses Swiss-Ski Chef de discipline Freestyle Christoph Perreten Tél Worbstrasse 52 Portable Muri/Berne Fax christoph.perreten@swiss-ski.ch Swiss-Ski Chef de projet Skicross Tour Philipp Steiner Tél Worbstrasse 52 Portable Muri/Berne philipp.steiner@swiss-ski.ch Swiss-Ski Directeur d épreuve / chef DT skicross Didi Waldspurger Portable M.Wocherstrasse 55 dieter.waldspurger@bluewin.ch 3600 Thoune Movevent (entreprise de logistique) Franz Graf Portable Nordstrasse 11F franzgraf@movevent.ch 4542 Luterbach Audi Skicross Tour (5 week-ends de compétition) Audi SX Tour avec course FIS (si pas un week-end de Coupe d Europe ou de championnats suisses) Vendredi entraînement ouvert à tous sur inscr. préalable de l équipe/de la nation, cartes journ. à prix réduit Samedi Journée FIS 2 à 3 catégories FIS : Ladies + Men U21 + Men ou uniquement L + M Dimanche Journée Open 4 catégories : Men U21 Open + Men Open + Ladies all + Men Lic/Men U21 Lic Audi SX Tour combiné avec la CE Vendredi Entraînement officiel Athlètes inscrits en CE Samedi CE 2 catégories FIS : Ladies + Men Dimanche Journée Open 4 catégories : Men U21 Open + Men Open + Ladies all + Men Lic/Men U21 Lic Week-end Audi SX Tour de CS Vendredi Entraînement ouvert à tous Samedi Journée FIS : 2 catégories FIS : Ladies + Men Dimanche Journée Open : 4 catégories : Men U21 Open + Men Open + Ladies all + Men Lic/Men U21 Lic Les championnats suisses juniors sont disputés séparément des championnats suisses, lors d une étape du Tour précédente et dans le cadre de la course du samedi dans la catégorie FIS Men U21. Classement du Tour Seules les journées Open comptent dans le cadre du classement du Tour OC SX Audi Skicross Tour / 38

3 Organisation Swiss-Ski se charge de la direction du projet pour le Skicross Tour et les courses FIS/CE. Généralités Le lieu d organisation d une course du Skicross Tour doit : bénéficier du soutien total des remontées mécaniques, de l office du tourisme ainsi que du ski-club et/ou du club de snowboard local ; donner la garantie d avoir suffisamment de bénévoles à disposition ; garantir une piste de skicross enneigée ou pouvant être enneigée artificiellement ; avoir terminé le parcours de skicross au moins deux jours avant la manifestation ; connaître et respecter le Règlement de compétition (RC), l Organisation des compétitions de skicross (OC SX) et les Directives pour une course de skicross ; Un délégué technique (DT), un directeur d épreuve et un chef de projet de Swiss-Ski sont affectés à chaque organisateur. Organisation de projet Skicross Tour Direction de projet + de la course Swiss-Ski Chef de discipline Swiss-Ski Marketing / Communication Swiss-Ski Sponsors CO Organisateur Agence Movevent DT Swiss-Ski Comité d organisation (CO) local Le comité d organisation du lieu d organisation doit assurer une préparation et un déroulement sans encombre de la manifestation. Président du CO Vice-président Responsable de la compétition Chef finances Secrétaire Chef des transports Chef du logement et du ravitaillement Chef Marketing / Médias / Photos* Comité de compétition (CC) Le comité de compétition (CC) est responsable de tous les éléments techniques, y compris du choix et de la préparation des parcours (en étroite collaboration avec le DT concerné et le directeur d épreuve). Le comité de compétition se compose des personnes suivantes : Responsable de la compétition Chef du parcours, du lissage et de l aménagement des pistes (si possible recourir à un aménageur recommandé par Swiss-Ski) Responsable des juges de porte / auxiliaires Responsable de l arrivée Responsable du départ * Chef du chronométrage et de l évaluation* Responsable du service de sauvetage / Directeur médical Responsable du matériel Annonceur * OC SX Audi Skicross Tour / 38

4 Les documents de référence pour les organisateurs sont les suivants : Contrat Organisation de compétition (OC SX) Directives pour une course de skicross Règlement de compétition (RC) freestyle / skicross Directives / règlements FIS Jury Le jury est l instance suprême durant la compétition et dispose de toutes les compétences décisionnelles. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres du jury ayant le droit de vote. Toutes les réunions et les décisions du jury doivent faire l objet d un procès-verbal qui doit être signé par le DT. Dans les cas critiques (sécurité du coureur), la décision du DT est déterminante. Formation du jury : Délégué technique (DT) Responsable de la compétition Juge-arbitre nommé par Swiss-Ski ou par la FIS lors de courses FIS nommé par le CO nommé par Swiss-Ski ou la FIS lors des courses EC D autres fonctionnaires ou des représentants des athlètes/entraîneurs peuvent être impliqués en tant que consultants. Ils ne possèdent toutefois pas de droit de vote. Assurance Assurance responsabilité civile de l organisateur La finance d inscription au calendrier national des compétitions de Swiss-Ski se monte à CHF 20.- (le Skicross Tour est pris en charge par Swiss-Ski). Principe Swiss-Ski a souscrit une assurance responsabilité civile pour les compétitions de ski et les manifestations inscrites au calendrier national. Cette assurance est valable pour les membres du comité d organisation, pour les fonctionnaires et pour les employés de Swiss-Ski pendant leur intervention. La somme couverte est de CHF 5 millions par sinistre. La franchise est de CHF par sinistre pour les dommages matériels et les frais de prévention des dommages. L exploitation de buvettes, de cabanes de club et de tribunes n est pas couverte par l assurance responsabilité civile. Il en va de même pour l aire de stationnement ainsi que pour les prétentions entre les coureurs. Exclusion Les courses de ski populaires et les manifestations qui ne sont pas surveillées par un DT de Swiss-Ski (ou par un candidat de Swiss-Ski au poste de DT) ou qui ne respectent pas les mesures de sécurité et les directives à caractère obligatoire ne sont pas couvertes par cette assurance. Assurance responsabilité civile pour les coureurs Les coureurs ont l obligation d être assurés jusqu à hauteur de CHF contre des prétentions en responsabilité civile émanant de tiers. Ils doivent être en mesure de le prouver si l organisateur ou le DT l exige. Les coureurs ne peuvent exiger des prestations de la part de la compagnie d assurance de l organisateur. Assurance-accidents L assurance-accidents est à la charge des coureurs OC SX Audi Skicross Tour / 38

5 Programme Programme des entraînements ouverts à tous avant les courses FIS 11h30 Rassemblement entraîneurs + auxiliaires Briefing des entraîneurs/auxiliaires pour la surveillance des portes, puis repas > 13h00 12h30-13h00 Reconnaissance du parcours jusqu à 12h55 13h00 Occupation des différents postes (départ, surveillance, service de sauvetage au départ, etc.) Arrivée 13h15-14h45 Entraînement Au départ Piste Piste Piste 18h00 Réunion des chefs d équipe Dans la vallée Ensuite Réunion du président du CO, du responsable de la compétition, du DT et de la direction de projet Programme de la journée d entraînement avant une course de Coupe d Europe (obligatoire) 9h30 11h00 Rassemblement des auxiliaires (environ 10 auxiliaires) - Briefing des auxiliaires pour la surveillance des portes. Distribution des sacs avec collation - Derniers préparatifs dans l aire de compétition Occupation des différents postes (départ, surveillance, service de sauvetage au départ, etc.) ; repas 12h30 13h00 Reconnaissance du parcours jusqu à 10h55 Gr. entr. 1 Piste Bureau de la course, station inf. ou départ Piste 10h30-11h00 11h15-12h30 Entraînement Piste 13h00-13h30 Reconnaissance de la piste jusqu à 13h25 Gr. entr. 2 Piste 13h Entraînement Piste 18h00 Réunion des chefs d équipe Dans la vallée Ensuite Réunion du président du CO, du responsable de la compétition, du DT et de la direction de projet La répartition entre les groupes d entraînement a lieu en fonction des inscriptions ; information aux équipes par /sms. Programme du jour de course Skicross Tour / courses FIS + Coupe d Europe (CE) Avec Quali sans Quali 07h15-07h Rassemblement des auxiliaires - Briefing des auxiliaires, éventuellement distribution d une collation - Départ des auxiliaires pour le site de compétition - Derniers préparatifs dans l aire de compétition Station inférieure 07h30-08h Remise des dossards Bureau de la course 08h Occupation des différents postes (départ, surveillance, Piste service de sauvetage au départ, etc.) 09h00-09h Reconnaissance du parcours jusqu à 9h20 Piste 09h30-10h Entraînement Piste 10h Rassemblement des participants Au départ 10h40 Ouvreur Piste 10h45-12h00 Qualifications Piste 12h00-12h55 Remise en état de la piste Piste 12h Descente de l ouvreur Piste Pre-Heats / Finalruns, (64er=80 /32er=40 /16er=20 ) Piste 12h55 Rassemblement des participants Au départ 13h00 Début des runs finaux Piste env. 15h Proclamation des résultats Aire d arrivée 16h00-17h Horaires d ouverture du bureau de la course Race office OC SX Audi Skicross Tour / 38

6 Calendrier Jusqu au 30 septembre : - Contrats, règlements, OC SX+Directives pour une course SX aux stations/prés. CO q - Logo de la station (sous forme de fichier JPG+EPS) à Swiss-Ski q 3 à 4 mois avant la manifestation : - Former les comités d organisation et de compétition q - Réserver l hébergement pour le staff de Swiss-Ski / le DT q - Prendre contact avec les remontées mécaniques, l office du tourisme et les clubs de ski et de snowboard q - Réserver les pistes q 2 mois avant la manifestation : - Prendre contact avec le DT q - Organiser les auxiliaires q - Inscrire l événement dans le calendrier des manifestations et sur le site Internet de l office du tourisme q 4 semaines avant la manifestation : - Si nécessaire, enneiger le parcours et établir le dépôt de neige q - Prendre contact avec le directeur d épreuve ou le traceur de piste q - Se procurer le matériel (cf. liste de matériel) q 1 semaine avant la manifestation : 1 traceur de piste + 1 conducteur de dameuse - Commencer la construction du parcours de skicross q - Apporter le matériel de l organisateur dans l aire de compétition q - Envoyer au TD la liste des auxiliaires avec nom, prénom et numéro de portable, ainsi que le formulaire de Swiss-Ski q - Délimiter le parcours q 2 jours avant la manifestation : 1 testeur de piste + 4 auxiliaires - Terminer le parcours de skicross afin qu il satisfasse aux exigences de la compét. q - Tester le parcours avec des coureurs q - Procéder aux dernières finitions sur le parcours de skicross (finish) q - Terminer la délimitation du parcours q - Répartir / poser les filets B (filets de sécurité) en concertation avec le DT q - Procéder au montage de l infrastructure (cabane à l arrivée, câble de chronométrage, alimentation électrique, etc.) q - Swiss-Ski et Movevent livrent le matériel et l apportent dans l aire de compétition q - Apporter le matériel de l organisateur dans l aire de compétition q - Soir : arrivée du staff de Swiss-Ski q - A 20h00 environ : réunion entre le président du CO, le responsable de la compétition, le DT et la direction de projet 1 jour avant la compétition : 8 auxiliaires - Matinée, 8h00, station inférieure : rendez-vous avec les auxiliaires q - Visiter l aire de compétition avec le DT q - Poser les filets B (filets de sécurité) en concertation avec le DT q - Monter et répartir le matériel (portillon, cabane de départ et d arrivée, arche d arrivée, banderoles publicitaires, sonorisation, etc.) q - Piqueter le parcours (responsable des pistes, DT, entraîneur) q - Se mettre d accord avec le service de sauvetage, définir les horaires des remontées mécaniques pour les fonctionnaires / athlètes q - Signaliser la piste / affiches / afficher les horaires dans les aires de départ et d arrivée q - Arrivée du chronomètre, transporter le matériel dans l aire de compétition q - Tester le chronomètre dans l après-midi q Soir - Réunion entre le président du CO, le responsable de la compétition, le DT, la direction de projet, le chronométreur et le bureau de la course q - Selon la compétition, réunion des chefs d équipe / briefing des auxiliaires q q OC SX Audi Skicross Tour / 38

7 Personnel / auxiliaires Récapitulation concernant les auxiliaires à l intention des CO locaux Avant la compétition ou le jour de Nombre d auxiliaires l entraînement 5 à 6 jours 1 traceur de piste et 1 conducteur de dameuse 2 à 3 jours 1 à 2 testeurs de pistes (Men/Ladies/Jun) 2 jours 4 1 jour + jour de l entraînement 8 Jour de la compétition 28 à 30 au moins Démontage du matériel après la compétition 10 Engagement des fonctionnaires et des auxiliaires le jour de la compétition Nombre d auxiliaires FIS Staff de CO local Organisation Swiss-Ski* Bureau de la course 2 Départ 4 Arrivée 3 Juges de porte (11) et lisseurs (8) sur le parcours 19 Service de sauvetage / patrouilleurs avec luge (de la (2) station) Chronométrage / évaluation / bureau de la course 3* Direction du projet Swiss-Ski 1* Directeur d épreuve / DT de Swiss-Ski + évent. 1 1* assistant Juge-arbitre / chef au départ 1* DT / DC supplémentaires (1 à 2) lors des courses de CE, 1-2* fournis par la FIS Annonceur / médias / photos 3* Movevent (prise en charge du matériel) 2* Promotion d Audi (comptés séparément) 3* NOMBRE TOTAL D AUXILIAIRES skicross le jour de 2* 14* 28 la compétition Démontage du matériel au moyen d une dameuse avec benne et d un skidoo Transport du matériel dans la vallée et chargement dans le véhicule de transport 10 Repas Le régime de la demi-pension doit être organisé à l hôtel pour tous les membres du staff de Swiss- Ski et de la FIS. Repas de midi pour tous les auxiliaires / fonctionnaires Jeudi Repas de midi au restaurant Vendredi Repas de midi pour tous (selon discussion, distribution d une collation lors de la journée d entraînement) Samedi / dimanche (jours de compétition) environ 40 personnes Distribution d une collation (riche) pour le dîner et de suffisamment de boissons. Réserves de boissons en suffisance dans les aires de départ et d arrivée OC SX Audi Skicross Tour / 38

8 Liste des auxiliaires / répartition des radios, à compléter Date Lieu Responsabilités Nom prénom Numéro de N de portable radio Chef du projet * Steiner Philipp Directeur d épreuve / DT * Waldspurger Didi Responsable Movevent * Graf Franz Suppléant Movevent * Krebs Marc Arbitre / chef au départ * Waldspurger Marc ou Allenbach Cédric Médias / photos * 7+8 Annonceur * 9 FEM : Chef du chrono-métrage * / Christen Fränzi et 2 personnes évaluation / bureau de la course * Responsable de la compétition 6 Responsable du matériel Responsable du service de sauvetage DT FIS (courses CE) 10 *Staff de Swiss-Ski Nom prénom Fonction Radio Nom prénom Fonction Radio Bureau de la course 2 auxiliaires Départ 4 auxiliaires Juges de porte 10 auxiliaires Les lisseurs peuvent Colorant pour la piste endosser cette 2 auxiliaires fonction -- Avec Birchmeier Avec Birchmeier 30 Arrivée 3 auxiliaires Starter 11 Départ / arrivée 13 libres Entrée / maillots - Sortie / maillots - Tableau d information 12 Fermer le portillon - Parcours / lisseur Tableau d information Min. 6 auxiliaires Chef 15 Chef du parcours 26 Po 1 16 Chef de l équipe 1 27 Po 2 17 Equipe 1 - Po 3 18 Equipe 1 - Po 4 19 Equipe 1 - Po 5 20 Equipe 1 - Po 6 21 Chef de l équipe 2 28 Po 7 22 Equipe 2 - Po 8 23 Equipe 2 - Po 9 24 Equipe 2 - Po10 25 Equipe 2-14 La liste complétée doit être mise à disposition du directeur d épreuve / du DT au plus tard une semaine avant la compétition OC SX Audi Skicross Tour / 38

9 Hébergement et abonnements de ski pour les membres du staff de Swiss-Ski L hébergement en demi-pension du staff de Swiss-Ski, de la FIS et des entreprises collaborant à l événement doit être réservé et pris en charge par le comité d organisation local. Fonction 14 pers. De à Hôtel Billets Chambre Nombre de nuits Chef du projet mer. dim. 4 4 CS Directeur d épreuve / DT mer. dim. 4 AG CS Responsable Movevent mer. dim. ou lun. 4 ou 5 5 CS Assistant Movevent mer. dim. ou lun. 4 ou 5 5 CS Chronométrage FEM jeu. dim. 3 3 CS Evaluation FEM jeu. dim. 3 3 Bureau de la course FEM jeu. dim. 3 3 Chef au départ / juge-arbitre mer. dim. 4 4 Annonceur ven. dim. 2 2 Photographe / vidéo 2 pers. ven. sam. ou sam. dim. CS=chambre simple CD=chambre double 1 CD 1 CD CD Promotion d Audi 3 pers. 1) ven. dim CD Réserve pour les officiels jeu. dim. 3 3 CS DT FIS seulement pour CE mer. dim. 4 4 CS Total Open jours 6 CS / 5 CD Total lors des courses de CE jours 7 CS / 5 CD 1) La facture séparée pour le staff chargé de la promotion d Audi est directement payée sur place par Movevent Hébergement des coureurs Des logements appropriés dans la gamme de prix inférieure doivent être proposés ; les coureurs sont responsables de la réservation et du paiement. Finance d inscription et abonnement de ski Les abonnements de ski sont remis aux coureurs au bureau de la course et doivent être proposés aux prix suivants, sans depot. Ces recettes sont au profit de l organisateur : Finances d inscription Open/FIS tous les catégories CHF 30.- Abonnement de ski (entraînement ou course, gratuit pour les entraîneurs participant à l événement et annoncés par la FIS) CHF 30.- par jour Lors des courses de Coupe d Europe : (jours de compétition et d entraînement) Finance d inscription et abonnement 1 Race 2 Race de ski pour 2 jours Tous les coureurs CHF Pour le Jour de Training incl Forfait CHF 25.- Forfait EC pour les Coaches sur un quota gratuit superviseur supplémentaire par jour CHF OC SX Audi Skicross Tour / 38

10 Liste de matériel Le matériel indiqué par un astérisque * est amené par Swiss-Ski lors du Skicross Tour. La logistique relative aux éléments mentionnés dans les lignes colorées relève de la responsabilité du CO local. Besoins en Matériel Quantité þ électricité Aire de départ Déclenchement électronique de l installation de départ 4 places de départ 7 x 1,2 m * 230 V, min. 10 A Caisse à outils pour le portillon de départ 1 * Maillots en 4 couleurs (rouge, vert, bleu, 25 de chaque couleur ; une * jaune) couleur par caisse Table pour les maillots 1 * Tableau d information avec poteau pour 1 * les listes Tableau des heats avec support 1 (y c. matériel d écriture) * Tronçonneuse 1 * Shaping Tools 3 * Caisse de cartes des juges de porte 1 * Caisse de maillots pour les auxiliaires / dix 1 (30 maillots / 10 drapeaux) * drapeaux pour signifier l arrêt Caisse pour le départ avec petit matériel 1 (y c. dossard de l ouvreur) * divers Filets B/C bleues 2 * Perceuse avec batterie de rechange 1 * Event. tente de séjour pour les coureurs 1 Pelles, dont au min. 3 en acier 10 Outils de façonnage / pic à glace / pelle à 4 / 1 / 1 neige Raccordements électriques au départ V Matériel afin de délimiter l ensemble de l aire de compétition Clôture / ruban de signalisation / corde 4 ex. au départ 2 (à 2 phases) Câbles de chronométrage (départ arrivée) Piste Stubbys avec jointure 80 (dans des sacs) * 45 cm Clés pour stubby 3 * Piquets longs, sans jointure ni filet 90 (dans des sacs) * 10 pour les drapeaux pour signifier l arrêt Fanions de porte triangulaires base 130 cm 80 * / longueur 110 cm / petit côté 40 cm Banderoles publicitaires, y c. piquets En fonction des sponsors * Colorant BLEU pour le marquage de la Beaucoup * piste Pistolets à colorant 2 * Perceuses avec batteries de rechange 2 Filets B (hauteur 2 m / longueur 15 m) 20-30, selon le parcours Tapis capitonnés / barrières gonflables Durcisseur de neige / sel / bidons d eau Aire d arrivée Marquage de l arrivée / portes d arrivée Tableau d information avec poteau pour les listes X En fonction des conditions météo 1 caisse avec colorant rouge * / 2 1 (y c. matériel d écriture) * OC SX Audi Skicross Tour / 38

11 Form. format A1 pour les temps de course 10 feuilles dans un rouleau * Caisse pour l arrivée avec petit matériel 1 (1 clé pour stubby) * Installation de chronométrage y c. 1 (radio dans une caisse * 1000 Watt imprimante et radio séparée) Sonorisation avec XX CD 1 * 1000 Watt Banderoles à l arrivée et drapeaux de env. 20 * plage Mur d interview / Toblerone 1 * Médailles / coupes / prix Places 1 à 3 * 1 table des prix Filets B/C bleus pour l arrivée 10 * Table de l annonceur / pour les maillots à la sortie de l aire d arrivée 2 (1 pour la proclamation des résultats) Cabane chauffée, fermant à clé, fénètre, 1 contenant au minimum Watt min. 3,5x2m pour le chronométrage postes de travail, table chaisse Cabane / tente pour la sonorisation 1 (pas dans la cabane pour 1000 Watt le chronométrage) Raccordement électrique à l arrivée Watt Enrouleur de câble 2 Skidoo avec conducteur disponible toute la 1? journée OC SX Audi Skicross Tour / 38

12 Bureau de la course / Race Office Un bureau mobile de la course est amené par Swiss-Ski et administré par deux membres du staff de Swiss-Ski. Le CO local doit mettre à disposition un emplacement central (8 m x 6 m) muni d un raccordement réseau CEE 16 dans la station inférieure. A cet endroit seront distribués les dossards et les abonnements de ski. Les radios y seront éventuellement aussi stockées. Les administrateurs / l agence FEM enregistre les inscriptions, procède au tirage au sort et gère le chronométrage et l évaluation. Le matériel indiqué par un astérisque * est amené par Swiss-Ski lors du Skicross Tour La logistique relative aux éléments inscrits dans les lignes colorées relève de la responsabilité du CO local. Bureau de la course (mobile 8 m x 6 m) 1 * CEE 16 Caisse 1 * Photocopieuse 1 * Radios avec au minimum 2 canaux libres / lanières, inventaire sur le couvercle de la caisse 30 selon la liste des radios * Dans 5 caisses Dossards dames et hommes * Raccordement électrique 1 CEE 16 Grandes tables pour la remise des 2 numéros de dossard Panneaux de signalisation indiquant le bureau / le parcours Plan médical Pour chaque course, l organisateur doit préparer un plan médical pour le DT rédigé en anglais dans le cadre des courses FIS et de CE, le copier en plusieurs exemplaires et le distribuer lors de la réunion TC (30 exemplaires). Contenu : Dates de l événement Organisation du service de sauvetage et autres procédures Adresses et numéros de téléphone de : Directeur médical de la manifestation (nom, numéro de téléphone) Secouristes / service de sauvetage durant la course Rega / hélicoptère avec indication du temps de vol nécessaire pour rejoindre le site Médecin de garde de la station Hôpitaux avec indication du temps de trajet pour les rejoindre / la distance en km qui les sépare de la station inférieure Pharmacies dans la station Un modèle peut être demandé auprès du DT. Contrôles antidopage lors des courses FIS / CE L organisateur doit mettre à disposition des locaux pour le contrôle antidopage. Salle / zone d attente Salle de contrôle Local pour le prélèvement d urine L athlète attend d être appelé par le contrôleur. 1 table avec 2 chaises Toilettes à proximité OC SX Audi Skicross Tour / 38

13 Réunion des chefs d équipe lors des courses FIS / CE Une salle située dans un endroit adéquat de la vallée (proche des remontées mécaniques), permettant d accueillir environ 30 personnes, comptant 3 à 4 tables et 10 chaises, et pouvant être configurée comme une salle de concert. 1 table avec raccordement électrique (2 prises) pour le chronométreur. La réunion des chefs d équipe a lieu aux environs de 18h00 la veille d une course FIS / de CE. L organisateur doit mettre à disposition les documents suivants (environ 20 exemplaires de chaque) : procès-verbal, plan du parcours, plan médical, prévisions météorologiques locales (documents selon DT) Conduite de la réunion : directeur d épreuve / DT Ordre du jour de la réunion des chefs d équipe (conduite par le DT) 1. Accueil Appel / personnes excusées Langue (une ou deux langues) Accueil par le président du CO 2. Présentation du CO / jury Remise du procès-verbal Quel est l entraîneur de contact? 3. Description du parcours Remise du plan du parcours Données techniques Description du parcours 4. Compte rendu de la journée écoulée Evaluation de l entraînement ou de la compétition Opinion du juge-arbitre ou du responsable de la compétition/responsable des pistes Discussion portant sur toutes les mesures prises sur la piste durant la journée et décisions / préparation de la piste pour le jour suivant 5. Programme du jour suivant Données précises concernant les horaires, la première montée effectuée par les remontées mécaniques, l entrainement, la réunion, etc. Réunions avec le jury / l entraîneur de contact pour d éventuelles inspections 6. Prévisions météorologiques Remise des prévisions météorologiques, explications données par le CO 7. Information jury Règlements / mesures des vêtements Piste d échauffement (une piste publique n est pas un parcours de course) Lorsque le parcours est fermé, les athlètes et les entraîneurs ne doivent pas l emprunter 8. Plan médical Remise du plan médical, explications par le président du CO ou le responsable du service de sauvetage 9. Divers Communications du CO / jury Transports / possibilités de stationnement Prochain événement / prochaine réunion / bonne course pour tout le monde OC SX Audi Skicross Tour / 38

14 Aménagement Skicross Aire de départ Aire de départ interdite d accès. Il serait souhaitable qu une tente soit mise à la disposition des coureurs. Plate-forme pour le portillon de départ / raccordement électrique. Après le départ, au minimum 60 m sans changement de direction. Mesures de sécurité Accès au parcours totalement barré depuis l extérieur au minimum deux jours avant le début de la compétition, suffisamment de place pour 4 coureurs, zone de chute fraisée suffisamment large à droite et à gauche du parcours. Eléments placés de façon à ce que la sécurité des coureurs soit garantie. Protections en suffisance, suffisamment de filets B. Maintenir la piste en état durant la course. Aire d arrivée Aire d arrivée délimitée. Les concurrents doivent disposer d une zone de repos délimitée de la zone des spectateurs et dans laquelle ils peuvent déposer leur matériel. Container / bâtiment de chronométrage à la hauteur de la ligne d arrivée. Une zone doit être délimitée autour de la cabane de chronométrage. Les chronométreurs doivent avoir une vue dégagée sur l aire d arrivée. Construction du parcours de skicross Mise en œuvre du document Directives pour une course de skicross L organisateur est responsable de la construction de l installation. Les adresses des responsables de l aménagement des pistes recommandés peuvent être demandées auprès de Swiss-Ski. La construction du parcours est supervisée/contrôlée par le responsable de l aménagement des pistes / responsable de l assurance qualité recommandé par Swiss-Ski. Terminé au plus tard 2 jours avant l événement. Testé 2 jours avant l événement. Durée de la construction du parcours de skicross : 5 à 6 jours Environ 100 heures-machine (de préférence : ParkBully) y compris le transport de matériel. En cas de problème, informer le DT. Il est également possible de prendre contact avec ce dernier pour des questions techniques. Données techniques du parcours Coupe du monde Coupe d europe FIS/CS/ Sprint FIS, état en 2014/2015 Nationale Tour Longueur du parcours, m 1050 m +/-25% min 750 m min 650 m m Dénivellation 200 m +/- 30% min 165 m min 130 m m Pente 5-22 Temps de course Vitesse Piste fermée sec 61,2 km/h +/- 5 km/h = env. 17 m/sec. min 30 m de largeur Largeur moyenne des portes 8-12 m 5-8 m Plate-forme de départ / zone réservée aux équipes Taille min 17 x 6 m / Taille 30 x 20 m Parcours après le départ Largeur minimale de parcours skiable m, au minimum 60 m avant le premier changement de direction Réception, dernier élément avant ligne d arrivée 30 m m Largeur de l arrivée 20 m min m Espace élément suivant, porte, porte d arrivée à gauche et à droite min 5 m Secteur d arrivée Largeur min 30 m, longeur min 60 m OC SX Audi Skicross Tour / 38

15 Tâches et devoirs du comité d organisation Président du CO Direction, supervision et coordination de la préparation technique et du déroulement de la compétition. Avant la compétition o Décider, fixer / choisir - Date et inscription dans les calendriers de Swiss-Ski et de la FIS - Comité d organisation avec chefs de ressort - Réservation des installations de compétition - Déroulement du programme - Invitations aux invités d honneur, représentants des autorités, etc. - Stratégie promotionnelle (en collaboration avec le chef Marketing / Médias) - Programme global (en collaboration avec le chef Marketing / Médias) - Coût des abonnements aux remontées mécaniques et prix d entrée - Convocation aux séances du CO et conduite de ces dernières o Orientation des chefs de ressort, supervision et coordination de leurs activités. o Prise de contact avec : - Office du tourisme - Entreprises de transport - DT - Chronométreur / évaluateur o Conclusion / vérification des assurances o Acquisition du matériel (administratif et technique) o Finances - Elaboration du budget - Garantie du financement (entreprises marraines, sponsors) Le jour de la compétition o Eventuellement prise en charge des devoirs de représentation o Supervision o Bon déroulement du programme durant la compétition Après la compétition o Conduite de la remise des prix et des médailles o Dernières tâches des chefs de ressort (retour du matériel) o Envoi de la documentation et des lettres de remerciement o Rapport pour les prochaines manifestations o Lettre de remerciement à toutes les personnes impliquées Vice-président Suppléant du président du CO (se voit éventuellement déléguer certaines tâches) Champs d activité, responsabilités : o Fonctions du président du CO o Coordinateur des chefs de ressort o Gestion des affaires courantes et des calendriers Secrétaire de la compétition - Prise en charge de tous les travaux de secrétariat liés à l activité du comité d organisation et du comité de compétition Avant la compétition o Convocation des comités d organisation et de compétition aux séances o Constitution de l organigramme contenant les adresses et numéros de téléphone des fonctionnaires o En collaboration avec le président du CO et les chefs de ressort - Elaboration des inscriptions et du programme - Envois aux associations régionales, aux clubs, aux médias et à la radio OC SX Audi Skicross Tour / 38

16 - Invitation des invités d honneur (programme et carte d identification pour les moyens de transport) - Préparation des invitations aux manifestations et aux réceptions o Conclusion des contrats (en collaboration avec le président du CO) avec : - le responsable de l aménagement des pistes - les sponsors - l office du tourisme / les entreprises de transport - la presse / la radio - l entreprise chargée des repas o Réservation des locaux pour le service de sauvetage, l évaluation, le contrôle antidopage et le bureau de la course*, ainsi que des salles de conférence pour le jury et les chefs d équipe o Commandes / impressions / copies - Définition des besoins en papier et en documents o Détermination des besoins en personnel pour le bureau des compétitions o Organisation du bureau des compétitions o Elaboration de listes : - Concurrents inscrits pour le chef Marketing / Médias, invités d honneur, etc. * - Fonctionnaires pour le DT / juge-arbitre et le président du CO o Mise en place d un tableau d affichage officiel * Le jour de la compétition o Eventuels auxiliaires pour le bureau de la course o Publication de divers document pour la direction de la course Après la compétition o Publication des listes de départ et des classements o Collecte des : procès-verbaux, communications officielles, listes de départ et classements Chef Finances Responsable des aspects financiers de la manifestation Avant la compétition o Demande portant sur les budgets individuels (chefs de ressort) o En collaboration avec le président du CO et les chefs de ressort - Elaboration du budget global - Acquisition du financement : - Sponsors / annonces / manifestations / donateurs - Conclusion d assurances (voir le Règlement de compétition) - Ouverture d un compte postal ou bancaire Le jour de la compétition o Encaissement des finances d inscription (gestion d une caisse journalière) au bureau de la course * Après la compétition o Règlement des factures o Décompte final de la manifestation Chef du logement et du ravitaillement Responsable du logement et du ravitaillement des concurrents, des fonctionnaires officiels, des invités d honneur et des auxiliaires Avant la compétition o En collaboration avec le président du CO et les chefs de ressort - Liste des prix des hôtels - Recherche et sélection d une entreprise prenant en charge le ravitaillement - Ravitaillement dans l aire de compétition - Local de fartage pour les courses de CE - En-cas pour les fonctionnaires et éventuellement ravitaillement à l arrivée Le jour de la compétition o Contrôle : OC SX Audi Skicross Tour / 38

17 - Ravitaillement pour les fonctionnaires et éventuellement ravitaillement à l arrivée Après la compétition o Décomptes avec les fournisseurs Chef des transports Organisation et supervision de tous les transports Avant la compétition - Elaboration d un plan de transport d entente avec Movevent AG o Mise à disposition des moyens de transport (neige, route, air) et du carburant - Tableaux indicateurs / bandes de délimitation o Désignation des conducteurs de véhicule + postes d acheminement o Accord avec les installations de transport - Fonctionnaires officiels, presse, spectateurs et matériel de la station et de Swiss-Ski - Possibilités de stationnement à proximité de l aire d arrivée - Moyens de transport vers l aire de compétition - Distribution d autorisations de conduire dans le périmètre restreint de l aire de compétition (autocollants, vignettes) - Régulation du trafic (police) Le jour de la compétition o Contrôle et soutien du service de la circulation et des transports Chef Marketing / Médias / Photos* Contact avec les médias (présentations et rapports), annonces publicitaires pour le programme. Prend des photos, écrit un rapport sur la compétition. Avant la compétition o Elaboration d un plan marketing et médias o En collaboration avec le président du CO et les chefs de ressort - Invitation et prise de contact avec les correspondants (presse et radio) - Contacts par téléphone, fax ou - Désignation de l annonceur * o Envoi de présentations à la presse écrite o Insertion d annonces publicitaires o Prise de renseignements sur les concurrents et les autres compétitions dans le domaine du skicross (saison précédente, CE, Coupe du monde, etc.) o Choix d emplacements adaptés en tant que photographe et à l intention de la presse Le jour de la compétition o Prise de photos de la compétition et dans les coulisses o Encadrement des représentants des médias - leur fournit des maillots réservés aux représentants des médias (maillots jaune clair) o Maintien du contact avec les fonctionnaires officiels présents, les invités d honneur et les représentants des médias. o Distribution des classements intermédiaires, ainsi que des classements provisoires et officiels o Etablissement d un rapport à l attention des médias régionaux et nationaux * o Mise à disposition des photos à l organisateur, à l office du tourisme et à Swiss-Ski OC SX Audi Skicross Tour / 38

18 Tâches et devoirs du comité de compétition Responsable de la compétition Direction, supervision et coordination de la préparation technique et du déroulement de la compétition. Avant la compétition o Prise de contact avec le responsable de la destination, le DT de Swiss-Ski, le DT de la FIS pour les événements internationaux, le responsable du tour, le chef du matériel et d éventuels autres fonctionnaires o Convocation d une séance du comité de compétition - une durant l automne précédant la saison - systématiquement le soir précédant la compétition o Contrôle et coordination du travail de ses chefs de ressort o Détermination des horaires des remontées mécaniques, des téléskis, etc. o Engagement coordonné des véhicules de piste o Abonnements pour les remontées mécaniques o Contrôle de la disponibilité de tout le matériel nécessaire o Discussion concernant les modalités d engagement et l emplacement du service de sauvetage au départ dès le début des entraînements Le jour de la compétition o Détermination des changements de programme d entente avec le DT o Contrôle et coordination du travail de ses chefs de ressort, soutien à ces derniers dans leur tâches o Siège dans le jury (selon le Règlement de compétition) Après la compétition o Séance de clôture avec les chefs de ressort o Etablissement d un rapport à l intention du président du CO, de Swiss-Ski, etc. (feed-back) Chef Chronométrage / Evaluation * Organisation et supervision du chronométrage, et coordination avec l évaluation Chronométreur recommandé par Swiss-Ski, qui possède de l expérience dans le domaine du skicross Avant la compétition o Acquisition de l installation de chronométrage - Chronométrage électrique / radio / manuel - Caméra sur la ligne d arrivée, avec suffisamment de longueur de câble et un bon objectif - 2 câbles de chronométrage à 2 phases mis à disposition et mis en place par l organisateur - Connection radio entre le départ et l arrivée, 1 caisse de radios spéciales avec antenne longue distance * - Matériel d écriture, y compris les documents - Ordinateur, imprimante, multiprises - Photocopieuse, agrafeuse, ruban adhésif, ciseaux, etc. - Formulaires chronométrage manuel (procès-verbal / ordre d arrivée à l issue du heat) o Planification de l organisation du départ et de l arrivée avec les chefs au départ et à l arrivée - Cabane à l arrivée (abritant des conditions météo) pour trois postes de travail, tables, 3 chaises, chauffage, fermant à clé, fénètres, 3,5x2m ; fourni par l organisateur o Nomination de fonctionnaires : Chronométrage manuel au départ / à l arrivée et contrôle de passage lors des heats Le jour de la compétition o Consignes aux fonctionnaires o Installation du matériel de chronométrage / de la caméra sur la ligne d arrivée o Elaboration d un procès-verbal pour le chronométrage électronique (bandes avec données informatiques) et d un autre pour le chronométrage manuel (procès-verbal de départ et d arrivée) o Remise des procès-verbaux au DT OC SX Audi Skicross Tour / 38

19 Starter adjoint o Synchronisation des horloges dans les dix minutes précédant le départ o Le starter est responsable du signal de préparation et du signal de départ, ainsi que de l exactitude de l intervalle de temps entre ces deux signaux. Il délègue le contrôle des coureurs au starter adjoint Le jalonneur o Le jalonneur est responsable de l appel des coureurs au départ dans l ordre correct. Le responsable du procès-verbal au départ o Le responsable du procès-verbal est chargé de noter les heures de départ effectifves. Le chef chronométreur o Le chef chronométreur est responsable de l exactitude du chronométrage. En collaboration avec le starter, il synchronise les chronomètres dans l intervalle de temps le plus bref avant et après la compétition. o Le chef chronométreur est tenu de publier les résultats provisoires aussi vite que possible sur le panneau d affichage. o En cas de dysfonctionnement de l installation de chronométrage, le chef chronométreur doit informer sans délai le juge au départ et le DT. o Il est chargé de la reproduction du classement provisoire et, à l issue du délai de réclamation ou une fois les éventuelles réclamations traitées, de la publication aussi prompte que possible du classement officiel. Le chronométreur adjoint o Selon le RC, deux chronométreurs adjoints manient les chronomètres. Un chronométreur adjoint élabore un procès-verbal complet avec les temps établis de tous les concurrents. Le contrôleur à l arrivée (voir responsable de l arrivée) o Les tâches suivantes incombent au contrôleur à l arrivée : o supervision du parcours entre la dernière porte et l arrivée. o contrôle du franchissement correct de la ligne d arrivée, annonce au chronométreur / jugearbitre du franchissement définitif de la ligne d arrivée lors des runs finaux. Le chronométreur / l évaluateur o Il est responsable du calcul rapide et précis des résultats. o Il est chargé de la reproduction du classement provisoire et, à l issue du délai de réclamation ou une fois les éventuelles réclamations traitées, de la publication aussi rapide que possible du classement officiel Chef du parcours / responsable de l aménagement des pistes Préparation, aménagement et entretien du parcours de compétition en fonction de ses idées et / ou des instructions et décisions en la matière. L aménagement du parcours devrait être assuré par un responsable de l aménagement des pistes reconnu par Swiss-Ski. Avant la compétition o Discussion avec le responsable des pistes de la station de destination o Détermination du tracé du parcours de compétition o Aménagement / préparation du parcours - Utilisation de véhicules de piste - Besoin éventuel d auxiliaires supplémentaires o Elaboration d un plan de piste à l intention du DT o Contrôle du matériel selon la liste du matériel Traçage (attention : courses de CE/CM selon l art Précisions FIS 08/09) o Définition de la démarcation avec ruban / corde / filets B / capitonnage / filets de délimitation o Démarcation de l ensemble du parcours de course o Descente-test (2 jours avant l entraînement ou la compétition) Le jour de la compétition o Contrôle : - Conditions du parcours - Marquage des sauts, des rollers et des lignes avec du colorant - Démarcations - Mesures de sécurité - Piquets de réserve, stubby, fanions, clé pour piquets et perceuse au départ OC SX Audi Skicross Tour / 38

20 - Pelles / racloirs à givre o Se conforme à la liste de contrôle afin d assurer l instruction et la gestion de l engagement des lisseurs en vue du maintien en état de la piste. o Décision concernant l utilisation de produits chimiques et communication anticipée aux coureurs o Fonction de conseil au sein du jury Chef des auxiliaires / des juges de porte Répartition des auxiliaires, instructions préalables, engagement et supervision de l activité des juges de porte Avant la compétition o Détermination du nombre adéquat d auxiliaires, élaboration du plan d engagement / de répartition au moyen du formulaire «Fonctionnaires» Définition du point de rassemblement o Préparation du matériel - Maillots à porter par-dessus la combinaison - Cartes des juges de porte avec matériel pour écrire - Drapeaux pour signifier l arrêt - Cahier des charges du juge de porte et horaire - Radio avec lanière - Abonnement pour les remontées mécaniques / ravitaillement pour les auxiliaires o Indication des secteurs sur le plan du parcours pour les juges de porte } Le jour de la compétition o - Accueil des auxiliaires - Répartition des auxiliaires à la surveillance des portes / au lissage / à l arrivée / au départ - Information concernant le déroulement d un skicross, le programme, l organisation de la compétition - Distribution du ravitaillement, des abonnements pour les remontées mécaniques, des radios - Opérationnels dès le début de l entraînement - Présentation et distribution des maillots à enfiler par-dessus la combinaison destinés aux juges de porte / lisseurs /photographes (éventuellement avec secteurs) o Les auxiliaires au départ / à l arrivée / au lissage doivent immédiatement s annoncer auprès de leur chef de ressort o Instructions aux juges de porte (liste de contrôle séparée) et distribution des cartes, des drapeaux pour signifier l arrêt et des pelles o Organisation des annonces de disqualification de manière à éviter de longues interruptions de la compétition o Contrôle des juges de porte par radio avant le départ et après de longues interruptions : «de à tous les juges de porte, nous effectuons un contrôle d opérationnalité, Po 1 répondez» ; (réponse : Po 1 OK) réponse automatique Po 2, et ainsi de suite o Collecte et contrôle des cartes des juges de porte o Remise des procès-verbaux au juge-arbitre / DT o Retour du matériel distribué / radios, etc. o Libération des juges de porte selon les consignes du DT Chef au départ * / juge au départ / Referee Mise en place des installations de départ, responsabilité de l ensemble de la procédure de départ, instructions aux auxiliaires (jalonneur et starter adjoint pour manœuvrer le portillon) Avant la compétition o Aménagement / préparation / organisation de la place de départ d entente avec le chef du parcours selon le plan du départ o Contrôle du matériel - Tableaux d information et des heats*, matériel de balisage, pelles, maillots, table o Mise en place du portillon de départ, test o Désignation des fonctionnaires (starter, jalonneur, responsable du tableau) OC SX Audi Skicross Tour / 38

21 Le jour de la compétition o Contrôle des démarcations et des installations du départ (instructions aux fonctionnaires) o Régulation de l intervalle de départ durant l entraînement, par exemple avec un sifflet o Le starter a le pouvoir de prononcer une disqualification en cas de mauvais comportement au point de départ. o Auxiliaires : jalonneur - Appelle les concurrents, vérifie que les départs s effectuent dans le bon ordre durant les qualifications - Contrôle la visibilité des numéros de dossard - Distribue les maillots de couleur aux concurrents pour les runs finaux o Auxiliaires : Opérateur du portillon de départ - Manœuvre le portillon de départ et donne l ordre de départ L ordre de départ est donné comme suit : «TV/Finish Ready, Proceed to the next Heat / Ziel bereit; de race directeur«nous sommes prêts pour le prochain heat ; approchez-vous des starts») «Enter the Start Gate» («Entrez dans les starts!» ; prononcé 30 secondes avant le dernier signal) «Skiers Ready!» puis «Attention!» Les portillons s ouvrent ensuite dans un intervalle de 0 à 4 secondes o Auxiliaires : responsable des tableaux d information - Tient les panneaux d information à jour - Tient à jour les informations concernant les temps de course et les heats sur un tableau séparé - Communique par radio sur un canal séparé avec le responsable des tableaux d information à l arrivée Tâches du juge au départ, qui est en règle générale le chef au départ o Annonce : - le départ d une nouvelle catégorie - par radio, après le départ, quel heat est parti, par exemple : «Heat n o parti» o Observe les éventuelles infractions au règlement durant la phase de départ et annonce immédiatement ces dernières à l arrivée o Est responsable du respect de toutes les instructions du règlement de compétition lors du départ o Aucun fonctionnaire / opérateur ne doit se trouver derrière les athlètes au départ. Toute aide extérieure est prohibée. Le starter n a pas le droit de toucher les coureurs. o Définit si le retard est lié à un cas de force majeure o Peut permettre le départ sous conditions o Est chargé de la gestion des faux départs o Est responsable de l ordre dans l aire de départ Responsable du service de sauvetage (directeur médical) Organisation d un service de sauvetage adéquat, qui soit prêt et opérationnel au moins 10 minutes avant le début de la reconnaissance, de l entraînement et de la compétition. Avant la compétition o En collaboration avec le président du CO - Désignation du médecin de la course et des fonctionnaires - Prise de contact avec les services de secours locaux - Elaboration du plan médical concernant les médecins, hôpitaux, services de secours, Rega, et pharmacies, et envoi 1 semaine avant l événement au DT. Ce plan doit contenir les données suivantes, relatives aux prestataires de services susmentionnés : numéros de téléphone / adresses / temps de déplacement. o Commandes : - Emetteurs-récepteurs - Matériel de premier secours (médecin de la course) - Luges de sauvetage avec accessoires o Information préalable à l hôpital, à la Rega et au médecin de garde OC SX Audi Skicross Tour / 38

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