AMELIORER L ACCUEIL ET L INTEGRATION DES SALARIES

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1 1 AMELIORER L ACCUEIL ET L INTEGRATION DES SALARIES L intégration d un nouveau salarié fait référence à deux étapes : Dans les premiers jours : l accueil du salarié dans la structure Accueil physique, accueil matériel, café de convivialité, présentation des équipes, des usagers, des locaux, organisation du déjeuner, etc. Dans les premiers mois : la qualification au poste Montée en compétences nécessaire pour l adaptation au poste de travail et l intégration dans l équipe. 0 LES PREALABLES INDISPENSABLES Organiser l accueil et l intégration du salarié en amont de son arrivée en répondant aux questions suivantes : - Quelles conditions peuvent être créées pour organiser un accueil convivial? - Quelles compétences doivent-être développées par le nouveau salarié? - Des salariés sont-ils explicitement désignés pour accompagner l intégration du nouveau salarié? - Les salariés en charge d accompagner le nouveau salarié ont-ils aménagé du temps pour cette fonction? Ont-ils les compétences pour cette fonction? Leur rôle est-il clairement défini? - Les rôles respectifs des cadres dans l intégration du nouveau salarié sont-ils clairs? - Quel suivi du nouveau salarié a minima pendant sa période d essai peut être organisé? 0 QUELQUES CONSEILS METHODOLOGIQUES Créer un livret d accueil pour les nouveaux salariés Un livret d accueil à l usage des salariés permet d assurer une information complète et homogène pour l ensemble des personnes intégrant la structure. A titre indicatif, le livret d accueil peut être composé des pièces suivantes : Le projet associatif Le projet d établissement et/ou de service L organigramme La fiche de fonction du salarié Le règlement et les dispositions intérieures (prise de congés, usage des véhicules de service, mutuelle, etc.) Une information sur la convention collective appliquée Des fiches contacts : noms et coordonnées des personnes ressources en interne et en externe Un plan de la structure Idéalement, le livret d accueil est remis quelques jours avant l entrée en poste du salarié. Il est toutefois important de ne pas «noyer» le salarié. Un système d intercalaires est intéressant pour organiser et prioriser l information.

2 2 Penser aux formalités administratives associées à l arrivée d un nouveau salarié Etablir la déclaration unique d embauche (DUE), à envoyer à l URSSAF au plus tôt dans les huit jours précédent l embauche et au plus tard par fax ou internet juste avant la prise de fonction ; Inscrire le nouveau salarié sur le registre unique du personnel ; Affilier le salarié à une caisse de retraite complémentaire ; Organiser la visite médicale d embauche ; Ouvrir les droits du salarié au titre du DIF (droit individuel à la formation). Le contrat de travail doit comporter l identification de l URSSAF et doit mentionner au salarié qu il dispose un droit de consultation et de rectification des données le concernant. En cas d enregistrement informatique du dossier, une déclaration à la CNIL doit être produite. Accompagner le développement des compétences : une logique participative L employeur doit s interroger sur les leviers qui permettront au salarié d atteindre complètement le niveau de compétences attendu pour le poste. Il est en effet tout à fait illusoire de penser que dès son arrivée, le salarié sera complètement opérationnel dans ses fonctions. La réflexion sur un dispositif de qualification au poste intègre a minima : Le salarié lui-même qui, au regard du décalage perçu entre son niveau de compétence actuelle et ce qui lui est demandé par la structure (sur la fiche de fonction notamment) s engagera sur des résultats à atteindre au cours de sa période de qualification. Le supérieur hiérarchique du nouveau salarié et plus particulièrement, les personnes qui ont procédé à l évaluation des compétences du salarié au moment de son recrutement. Aussi, l équipe pourra être sollicitée pour : Repérer les activités sensibles ou nécessitant une réelle montée en compétences, Accompagner des étapes de la qualification du salarié au poste (explication de documents / observation / travail en binôme / etc.). Communiquer sur le dispositif de qualification au poste L objectif est d éviter que les salariés, «fraîchement» évalués sur la base de leurs compétences, aient un sentiment de poursuite ou de remise en cause du recrutement. Ces derniers ont en effet à dépasser la logique selon laquelle ils doivent «faire leurs preuves» dans les premiers jours et ne pas montrer leurs difficultés. Seule une bonne communication sur le dispositif de qualification au poste et sur ses enjeux, ainsi que des décisions concertées sur les actions à entreprendre, permettra une dynamique constructive pour les deux parties.

3 3 Des constats aux moyens pour le développement des compétences : Etablir un plan d actions Après avoir repéré les activités sensibles et celles nécessitant un développement de compétences, il s agit d organiser la qualification au poste en repérant systématiquement les éléments suivant : Objectif Actions Responsable / personnes associées Modalité du suivi Echéance Le plan d actions est construit avec le salarié et son hiérarchique, dans la première semaine suivant l entrée du salarié en poste. Veillez à ce que le plan d actions ne soit pas trop ambitieux ; cela pourrait freiner la motivation du salarié : des objectifs réalistes / 5 actions maximum. Marquer la fin de la période d essai Une fin de période d essai sans nouvelle de l employeur est bien souvent synonyme de «bonne nouvelle». Pourtant, cette période peut être une opportunité pour faire un bilan, repréciser les attentes de chacun et procéder aux réajustements nécessaires. Pour un entretien de fin de période réussi : Organiser l entretien de fin de période d essai avant la date de fin de période d essai. La loi n portant modernisation du marché du travail du 25 juin 2008 impose le respect d un délai de prévenance en cas de rupture de la période d essai dont la durée a été fixée à au moins une semaine. Ce délai de prévenance varie selon le temps de présence du salarié au sein de l association. Durée du délai de prévenance pour la rupture de la période d essai Durée de présence du salarié Employeur Initiative de la rupture Salarié Moins de 8 jours 24 heures 24 heures Entre 8 jours et 1 mois 48 heures 48 heures Après 1 mois 2 semaines 48 heures Après 3 mois 1 mois 48 heures Dépasser l échange formel qui constitue à demander au salarié «comment cela se passe t-il?» Appuyer sur les outils existants : fiche de fonction, référentiel de compétences, plan d action, etc. Evitez les questions fermées pour laisser la parole au salarié.

4 4 0 DES ILLUSTRATIONS PRATIQUES Voici quelques exemples d actions menées par les associations, initiées dans le cadre de l action GPEC : 1/ HOMOGENEISER L ACCUEIL ET L INTEGRATION DES NOUVEAUX SALARIES Afin d harmoniser les pratiques associatives et d instaurer une égalité de traitement entre tous les salariés, une procédure d intégration retraçant les étapes incontournables de l accueil d un nouveau professionnel a été élaboré. Cette procédure systématise notamment des entretiens réguliers avec le responsable hiérarchique selon le principe suivant : à la fin de la 1 ère journée, à la fin de la 1 ère semaine, à la fin de la période d essai. Pour les cadres, qui ont une période d essai plus longue, ce rythme de rencontre est adapté. Ces entretiens en face à face pour le personnel sédentaire prennent la forme, pour des personnels d intervention à domicile, d un entretien téléphonique d intégration avec la responsable de secteur, le jour de l arrivée et au bout d une semaine. Cette procédure d intégration fera l objet d une évaluation régulière (au bout d un an et tous les ans) afin de la faire évoluer. Cette évaluation sera réalisée par les cadres de direction et par les personnels concernés sur la base d un questionnaire créé à cet effet (cf. dernier exemple page 7). 2/ FACILITER L INTEGRATION EN PORTANT UNE ATTENTION PARTICULIERE AU JOUR D ARRIVEE DU NOUVEAU SALARIE Afin de faciliter l intégration dans les équipes éducatives de nouveaux salariés en CDI, le jour de leur arrivée a été repensé par la direction d une association. Ce jour auparavant fixé arbitrairement entraînait une disponibilité de chacun, notamment des cadres, très aléatoire. Le jour d arrivée des nouveaux salariés en CDI est aujourd hui systématiquement fixé un jour de réunion d équipe afin de permettre à chacun de faire connaissance rapidement, de donner la possibilité au nouveau professionnel de se présenter et de marquer symboliquement l arrivée de cette personne par un accueil collectif. 3/ INFORMER TOUS LES ACTEURS DE L ASSOCIATION DE L ARRIVEE D UN NOUVEAU SALARIE Une information sur l arrivée des nouveaux salariés a été mise en place par une association. Un affichage dans chacun des services précise le nom et le prénom du salarié, une photo, sa fonction, sa date d arrivée. Cette information est par ailleurs relayée dans le journal interne de l association, diffusé à l ensemble des salariés, ainsi qu aux personnes accueillies et leur famille. 4/ PERMETTRE AU NOUVEAU PROFESSIONNEL D ETRE RAPIDEMENT OPERATIONNEL Un plan individualisé d intégration et de qualification au poste a été élaboré. Ce plan est préconstruit par la direction et finalisé avec le nouveau salarié en fonction de ses demandes et des besoins repérés (exemples : maîtrise d un logiciel informatique, connaissances des dispositifs de prise en charge et de la réglementation en vigueur, etc.). Ce plan d intégration et de qualification poursuit également l objectif d optimiser la période d essai afin d en faire une réelle période d évaluation du candidat sur la base d éléments concrets et non subjectifs et d un réel suivi du nouveau salarié.

5 5 5/ INFORMER DANS LES PLUS BREFS DELAIS DES PROCEDURES EN VIGUEUR DANS LA STRUCTURE Un guide du professionnel a été construit avec une association. Remis au nouveau salarié le jour de son arrivée, il comporte l ensemble des procédures en vigueur dans l établissement (procédures relatives au fonctionnement de l établissement, à la prise en charge des personnes accueillies, à l accueil de stagiaires, à la sécurité des biens et des personnes, procédures administratives, etc.) ainsi que l ensemble des documents de travail (trame des projets individuels, feuille de signalement des incidents, outils de la loi , etc.). 6/ RESPONSABILISER LES SALARIES, NOTAMMENT LES PLUS ANCIENS, DANS L ACCUEIL DES NOUVEAUX SALARIES Sur la base du volontariat, des professionnels (2 par service) ont été formés à la fonction de tuteur afin d accompagner des nouveaux salariés au moment de leur arrivée. Ces personnes, formées au tutorat accompagnent également les stagiaires accueillis sur leur service (et sur une fonction identique à la leur). Cette évolution des compétences et des responsabilités a permis d améliorer l accueil et l intégration des nouveaux professionnels (et des stagiaires) mais également de remobiliser certains professionnels démotivés ou en voie d usure professionnelle. CELEBRER L ARRIVEE DES NOUVEAUX SALARIES ET RENFORCER L APPARTENANCE ASSOCIATIVE Une fois par an, une rencontre entre les administrateurs et les nouveaux salariés d une association est organisée afin de faire connaissance et de partager un moment convivial. Cette rencontre vise une prise de conscience de la dimension associative de l employeur et doit permettre de favoriser, entre autre, des souhaits futurs de mobilité interne. Ce temps comporte une visite des autres sites gérés par l association. FAIRE EVALUER LA PERIODE D INTEGRATION PAR LE NOUVEAU SALARIE Un questionnaire de satisfaction sur l accueil et l intégration a été conçu afin qu il soit remis a tous les salariés en fin de période d essai. Cette démarche vise l amélioration continue des modalités d accueil et d intégration des salariés.

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