PARC ET RESSOURCES INFORMATIQUES POLITIQUE DE GESTION

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1 Le 27/08/2014 Gestion du parc informatique de l école Jean Moulin Page 1 sur 5 PARC ET RESSOURCES INFORMATIQUES DE L ÉCOLE PRIMAIRE JEAN-MOULIN : POLITIQUE DE GESTION Synthèse : Pour garder des outils numériques disponibles, en bon état de marche et utiles à l école, il est nécessaire : - de sensibiliser l ensemble des acteurs aux règles de bon usage ; - de protéger les équipements contre les dégradations ; - de procéder à des interventions régulières de maintenance ; - de vérifier régulièrement l adéquation du parc aux besoins ; - de maintenir à jour une documentation, et en particulier l inventaire des équipements ; - de prévoir une politique de renouvellement des ressources informatiques ; - d instituer un calendrier de suivi ( état des lieux, expression des besoins, entretien ) ;

2 Le 27/08/2014 Gestion du parc informatique de l école Jean Moulin Page 2 sur 5 Contexte : Ayant pour soucis de mettre à disposition de l école tous les moyens informatiques nécessaires, la commune de Saint Léger en Yvelines a engagé ces dernières années le renouvellement du parc, le déploiement d'un réseau local offrant un accès internet dans toutes les classes, ainsi que l'installation de ressources diverses indiquées par les acteurs de l'école 1 comme étant nécessaires ou utiles. Dans cette dynamique, la mairie a installé de nombreux équipements comme un copieur multifonction en réseau, des espaces de stockage partagés et accessibles sur le réseau (NAS) et des tableaux numériques interactifs ( TNI ). L architecture déployée respecte notamment le cahier des charges «école numérique rurale» 2 publié par l Education Nationale, et intègre d'autres fonctionnalités supplémentaires ( tels que des postes informatiques fixes par exemple). Le but visé est la généralisation de l accès aux ressources numériques au sein de l école Jean Moulin. Aujourd hui, toutes les classes sont câblées et disposent d un ou de plusieurs points d accès au réseau. Trois tableau numériques sont installés dans trois salles de classes. La Mairie s'est par ailleurs dotée et a installé de nombreux logiciels, comme le serveur «eole» 3 et sa solution de filtrage et de protection «Amon école» préconisé par l'inspection académique. Ainsi, la mairie de Saint Léger en Yvelines soutient-elle activement le développement des usages utilisant les TICE à l école. Ces dispositions facilitent l appropriation de l informatique et de l Internet dans le cadre pédagogique, le «B2I» étant au programme du primaire. Ces outils étant dorénavant disponibles, se pose la question de la gestion du parc informatique de l école, de sa maintenance et de l entretien des équipements. Compte tenu des spécificités de l'informatique (évolutions rapides des outils et des besoins, mises à jour régulières des logiciels indispensables, gestion de consommables, exposition aux dégradations, etc.), il est en effet nécessaire que soient mis en place les dispositifs adéquats permettant : 1. de s assurer régulièrement du bon fonctionnement des équipements et de procéder aux nécessaires travaux d entretien ( changement du matériel défectueux, mise à jour des logiciels... ); 2. de vérifier régulièrement l adéquation des outils disponibles avec les besoins de l enseignement ; 3. de maîtriser les coûts ( investissements, interventions et maintenance ) ; Objectif de ce document : Ce document décrit, au travers des dispositions pratiques mise en œuvre pour gérer les ressources informatiques de l'école, la politique de gestion du parc de l'école adoptée à Saint Léger en Yvelines. Elle est communiquée aux acteurs concernés ( équipe pédagogique, maître ATICE, agents, équipe municipale, etc. ). L efficacité de ces mesures nécessitent naturellement la participation de chacun. 1 Expression des besoins exprimés par différents acteurs directement concernés par l'informatique à l'école : les enseignants, les ATICE, le CRDP, le rectorat

3 Le 27/08/2014 Gestion du parc informatique de l école Jean Moulin Page 3 sur 5 Sensibilisation : Protection : Les outils d accès au numérique sont fragiles. Les équipements (ordinateurs, imprimantes, tableaux interactifs, etc.) sont en effet conçus pour des «activités de bureau», ils reposent essentiellement sur de l électronique. Ils sont donc très sensibles aux contraintes d ordre mécanique (aux chocs en particulier). Par ailleurs, les fonctionnalités disponibles reposent sur des couches logicielles complexes et fragiles (systèmes d exploitation, applications dédiées, etc.). Elles sont exposées à toutes sortes d agressions et sources de dysfonctionnements pouvant aller jusqu à rendre les outils complètement inutilisables (mauvaise utilisation ou mauvaise configuration, conflits entre ressources logicielles ou matérielles, installation d applications incompatibles, virus, etc.). Ces risques sont d autant plus nécessaires à avoir à l esprit qu il s agit de matériels utilisés dans un cadre collectif. Il faut souligner sur ce point que les équipements sont susceptibles de recevoir quantité de dispositifs qui échappent au contrôle de la mairie : logiciels installés par les enseignants, clés USB d élèves, téléchargement sur le web, CDROM, etc. Disposition 1 : Il est nécessaire de sensibiliser toutes les personnes susceptibles d utiliser ou de manipuler les équipements informatiques de l école (élèves, enseignants, personnels d entretien, etc.) aux règles de bon usage. Des communications sont prévues à ce sujet et il est préconisé de les multiplier (affichage à proximité des équipements, évocation dans le règlement intérieur, documentations spécifiques telles que le présent document, actions de sensibilisation, actions de formations, etc.). Les outils et équipements numériques sont particulièrement exposés aux vols et aux dégradations. Disposition 2 : des dispositifs de protection adéquats sont prévus pour prévenir les risques de dégradation ou de vol : afin qu'ils restent efficaces, tous les acteurs sont invités à la vigilance (mesures «de bon sens», fermeture des portes, des armoires, des fixations, etc.) Cahier des charges : Les outils informatiques mis à disposition constituent un investissement significatif pour la mairie : les choix retenus doivent être les plus pertinents et adaptés possibles. Le recueil des besoins exprimé par les acteurs de l'école est donc nécessaire. La description des fonctionnalités souhaitées est en effet indispensable, tant pour orienter la décision à propos des choix techniques, que pour argumenter et budgéter l achat de nouveaux équipements le cas échéant. La vérification régulière de l adéquation entre les outils à disposition et l utilisation concrète qui en est faite sera elle aussi utile. Il faut par exemple prévoir de procéder à des bilans réguliers de l usage des outils informatiques afin d identifier les éventuelles limites de solutions qui auraient été retenues ou les éventuelles difficultés rencontrées dans leur utilisation. Disposition 3 : Des visites du parc informatiques sont prévues dans l'années à l'occasion desquelles il sera procédé à l'état des lieux et au cours desquelles l'équipe pédagogique pourra faire part de son expérience, des éventuels dysfonctionnements et de ses éventuelles demandes d'amélioration voire d'achats.

4 Le 27/08/2014 Gestion du parc informatique de l école Jean Moulin Page 4 sur 5 Documentation : Entretien : Dépannage Pour que les outils disponibles soient utilisables dans les meilleures conditions, la dimension technique doit être maîtrisée. A défaut de compétences internes toujours disponibles, cela passe par la simplicité des solutions retenues, par un étroit dialogue entre les acteurs concernés, et par la qualité de la documentation disponible. Pour pouvoir intervenir de manière rapide et efficace sur le parc, que ce soit dans le cadre du suivi, de l entretien ou en cas de problème ponctuel, il est en effet indispensable de disposer d une documentation adaptée, contenant tous les éléments utiles. Disposition 4 : la tenue d un inventaire, fidèle à la réalité des équipements installés dans l école, est nécessaire. Le registre comprenant des indications utiles aux opérations de maintenance et de dépannage est utile lui aussi (numéros des fournisseurs, garanties, comptes de maintenance, conditions d'accès au support, etc.). D autres documentations pourront être tenues comme des identifiants collés sur les équipements par exemple, des schémas du réseau, des «foires aux questions», le détail de procédures d intervention, etc : tous les acteurs sont invités à contribuer à l'élaboration de ce type de documentations. Disposition 5 : des réunions d'échanges et de présentation à propos des ressources informatiques disponibles à l'école sont organisées. Disposition 6 : pour être en mesure de corriger rapidement les dysfonctionnement logiciels sur les postes en cas de problème, les mots de passe administrateur sont communiqués à l'équipe pédagogique. La disponibilités de ressources numériques en bon état de marche requière un entretien régulier (mises à jour des logiciels, renouvellement des outils, etc ). Par ailleurs, la commune n'a pas la possibilité d'embaucher un informaticien ou de s 'appuyer sur un prestataire extérieur pour assurer la gestion du parc informatique de l'école. Disposition 7 : Dans ce contexte, afin d être certain que l entretien est assuré dans un cadre maîtrisé, la mairie s'est dotée d'outils et de procédures dédiés à la maintenance (outils de restauration complète, enregistrement des équipements auprès des supports éditeurs ou constructeurs, etc.). Elle planifie des interventions de maintenance systématiques (au moins une par an), à l'occasion desquelles le parc informatiques est réinitialisé, et les équipements réinstallés. En cas de dysfonctionnement, la mairie doit être informée rapidement pour organiser correctement le suivi et la résolution du problème. Suivant la nature du problème, la mairie interviendra dans les meilleurs délais. Disposition 8 : les éventuels dysfonctionnements concernant les équipements informatiques à l'école sont à signaler à la mairie. Notez que plus tôt un problème est pris en charge, et plus le dépannage pourra être effectué dans les meilleures conditions et au moindre coût ( dans le cadre d une garantie par exemple ). Note importante : la stratégie de dépannage adoptée en cas de problème logiciel sur un poste informatique (virus ou autre) est la réinstallation complète du poste, ce qui signifie la suppression de tous les fichiers utilisateurs susceptibles de s'y trouver. Les utilisateurs sont donc invités à utiliser les espaces de stockage partagés (NAS) pour stocker leurs fichiers de travail, et d'en garder copies sur d'autres supports (tels que des clés usb, des CDROM, etc.).

5 Le 27/08/2014 Gestion du parc informatique de l école Jean Moulin Page 5 sur 5 Politique de renouvellement : La gestion du parc informatique de l'école comprend un volet de renouvellement et d entretien régulier permettant, entre autre, de maîtriser les coûts. Disposition 9 : les éventuels achats envisagés sont validés chaque fin d'année civile (courrant décembre), à l'occasion de l élaboration du budget prévisionnel de la commune. Calendrier prévisionnel, conclusion : Disposition 10 : PLAN DE GESTION DU PARC Pour conclure, la mairie met en œuvre le calendrier de gestion, de suivi et d entretien du parc suivant : - Rentrée scolaire ( septembre ) : visite de rentrée du parc état des lieux, vérification, présentation des ressources, etc. ; - Fin premier trimestre ( si nécessaire, en décembre ) : Recueil des retours utilisateurs concernant l utilisation Recueil des demandes d améliorations Expression d éventuels besoins Prévision d achats et budget prévisionnel - Fin d année : ( juin ) Visite de fin d année du parc avec l équipe pédagogique : état des lieux et inventaire ; Recueil des dysfonctionnements ; Eventuelles commandes et achats ; - Eté : Opérations d entretien du parc : réinstallations, mises à jour, installation d équipements, etc. ;

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