PETITE CAISSE INSTRUCTIONS SUR LE MODE DE FONCTIONNEMENT

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1 SERVICE DES RESSOURCES FINANCIÈRES PETITE CAISSE INSTRUCTIONS SUR LE MODE DE FONCTIONNEMENT Septembre 2003

2 TABLE DES MATIÈRES 1- Introduction Utilisation Fonds fixe Compte bancaire Dépenses interdites Déboursés en argent comptant Déboursés par chèque Chèque annulé Frais d administration Demande de remboursement Dépôt au compte bancaire de la petite caisse Registre de contrôle bancaire Conciliation bancaire Vérification... 8 ANNEXES Annexe A Petite caisse Registre de contrôle... 9 Annexe B Formulaire SRF

3 1- Introduction Ce recueil d instructions détaillées a été élaboré dans le but de fournir un outil aux personnes qui ont à gérer une petite caisse non intégrée au système central DOFIN. Il permet de connaître la manière d effectuer le paiement des déboursés, la manière d effectuer une demande de remboursement, les étapes nécessaires à la tenue d un registre de contrôle, et finalement, les étapes pour en faire la conciliation. Un autre guide spécifique est disponible pour les établissements qui utilisent une petite caisse intégrée au système central DOFIN. 2- Utilisation De façon générale, seuls les déboursés inférieurs à 100 $ peuvent être effectués à l intérieur de la petite caisse; il s agit seulement de fournisseurs non inscrits au registre des fournisseurs de la Commission scolaire et qui demandent un paiement immédiat. Les déboursés peuvent se faire en argent comptant ou par chèque émis sur le compte bancaire détenu dans une institution financière. Une pièce justificative est requise pour chaque déboursé. Le service de garde peut utiliser une portion de la petite caisse de l école. Une avance fixée par la direction est alors octroyée au service de garde et cette avance ne doit pas être réclamée à la Commission; par contre, ce montant doit être considéré lors de la conciliation. 3- Fonds fixe La Commission scolaire met à la disposition des unités administratives un fonds fixe de petite caisse, dont le montant varie selon le volume et la diversité des opérations. Les critères qui déterminent le montant sont : la présence d un service de garde; la taille de l unité administrative; la structure particulière de l unité administrative. 4- Compte bancaire Un compte est ouvert dans une caisse populaire située près de l établissement d enseignement; les caractéristiques propres à ce compte sont les suivantes : 3

4 le libellé du compte doit être au nom de l unité administrative, aux soins de la Commission scolaire de Saint-Hyacinthe; le compte doit être institué sans autorisation d emprunt; au moins deux signataires doivent être autorisés à signer les chèques; les chèques doivent être prénumérotés et munis d un talon; aucun chèque ne doit être signé à l avance, ni signé à blanc; le retour des chèques n est pas exigé; un livret ou un relevé de compte mensuel est exigé. 5- Dépenses interdites Les dépenses suivantes ne sont pas permises à l intérieur de la petite caisse : la rémunération; les honoraires pour services contractuels; les frais de déplacement du personnel; les déboursés de plus de 100 $. 6- Déboursés en argent comptant Il est possible de conserver sur place un montant d argent liquide servant à rembourser des factures. Cette somme doit être minime et conservée dans une caisse métallique, dans un endroit sécuritaire. Pour chaque déboursé au comptant, une pièce justificative doit être conservée, et ce, jusqu au moment de la production de la demande de remboursement (voir plus loin). Pour ce type de déboursé au comptant, aucune inscription n est requise dans le registre de contrôle bancaire. Lorsque le fonds de caisse au comptant est épuisé, un chèque de renflouement est émis au nom de la personne responsable de la petite caisse; ATTENTION, ce chèque ne doit pas être inclus dans une demande de remboursement. Par contre, il doit être déduit de votre «registre de contrôle bancaire» (voir plus loin). AUCUN autre revenu ne doit s ajouter dans cette caisse. 4

5 7- Déboursés par chèque L autre façon de rembourser les factures consiste à émettre un chèque tiré sur le compte de banque de la petite caisse. Pour chaque déboursé par chèque, une pièce justificative doit être conservée, et ce, jusqu au moment de la production de la demande de remboursement (voir plus loin). De plus, dès qu un chèque est émis, une inscription au «registre de contrôle bancaire» doit être faite (voir ci-après). 8- Chèque annulé Lorsqu un chèque est annulé, celui-ci doit être inscrit en négatif dans le «registre de contrôle» (ce qui va faire augmenter le solde disponible); ce chèque annulé doit également être inscrit sur votre prochaine demande de remboursement, toujours en négatif. Important : les deux enregistrements (le chèque initial et l annulation) doivent être démarqués dans le registre, avec le «C» pour identifier qu ils sont conciliés. 9- Frais d administration Il se peut que des frais d administration soient chargés dans votre compte. Ces frais doivent être considérés comme une dépense et ils doivent être inscrits sur une prochaine demande de remboursement. 10- Demande de remboursement Afin de renflouer le fonds de la petite caisse, il est requis de présenter une demande de remboursement. Un logiciel est mis à la disposition des établissements pour préparer leur demande de remboursement à la Commission scolaire. Le service de garde possède un outil équivalent à l intérieur de son logiciel de gestion et il peut préparer ses propres demandes de remboursement. Inscrire dans le logiciel toutes les factures que vous avez remboursées (au comptant ou par chèque) depuis la dernière demande de remboursement. Inscrire les frais d administration dans votre registre de contrôle bancaire et non réclamés ultérieurement. Inscrire également (en négatif) tout chèque annulé. 5

6 Inscrire les codes de taxes (TPS et TVQ) lors de l enregistrement des factures. Après avoir vérifié et fait signer le formulaire par votre direction d établissement, vous l expédiez, accompagné des pièces justificatives, au Service des ressources financières qui se chargera de vous rembourser par un dépôt direct ou par chèque. 11- Dépôt au compte bancaire de la petite caisse Seul le chèque de remboursement émis par le Service des ressources financières doit être déposé dans votre compte; le dépôt direct se fait directement au compte. Dans les deux cas, dépôt direct ou chèque, vous devez inscrire votre remboursement dans le registre de contrôle bancaire. Aucun revenu ne doit être déposé dans ce compte. 12- Registre de contrôle bancaire Un registre de contrôle devrait être mis en place et rigoureusement suivi afin de connaître la disponibilité des fonds pour être en mesure d effectuer les remboursements de factures. Ce procédé évite de se retrouver avec un compte bancaire déficitaire et d avoir à subir des frais d administration élevés. Ce registre peut être de deux ordres : par un suivi sur le talon des chèques, ou par un suivi dans un registre prévu à cette fin (ex. : Excel ou autre tableur; voir l annexe «A»). Nous recommandons cette deuxième option. Procédure pour démarrer avec le solde exact et en faire le suivi : a) établir une conciliation bancaire (voir plus loin); b) établir le solde de départ en prenant le dernier solde en banque à la date de la conciliation bancaire et inscrire les chèques en circulation apparaissant sur la conciliation : le résultat devient le solde de départ de votre registre; c) inscrire au registre chacun des chèques que vous émettez; cette inscription doit se faire dès l instant où le chèque est préparé (et non au moment où il est encaissé); d) inscrire les chèques annulés (en négatif); e) inscrire le dépôt du remboursement (le dépôt direct ou le chèque) reçu de la Commission scolaire. 6

7 f) sur réception de votre état de banque (ou de la mise à jour de votre livret), inscrire les frais d administration chargés par l institution financière (ces frais doivent être également inscrits sur votre prochaine demande de remboursement). De plus, vous devez pointer chaque transaction inscrite sur le relevé bancaire avec celles inscrites dans le registre de contrôle bancaire (indiquer un «C» dans la colonne conciliation de votre registre informatisé). Ainsi, les transactions non pointées (sans le «C») dans votre registre représentent les chèques en circulation à la date où vous faites la conciliation. Également, après chacune des transactions inscrites au registre de contrôle bancaire, vous avez automatiquement le solde du fonds disponible pour vos remboursements; il doit toujours y avoir un solde positif d au moins 300 $ (pour éviter d être déficitaire dans votre compte). Lorsque ce niveau est atteint, le temps est donc venu de préparer votre demande de remboursement. 13- Conciliation bancaire Afin de s assurer que le fonds fixe de votre petite caisse est en équilibre, il est essentiel de procéder à une conciliation bancaire, en utilisant le formulaire SRF-07 (Annexe B). Celle-ci devrait être effectuée au moins une fois par mois afin de retracer facilement toute erreur. Pour ce faire, vous devez suivre les étapes suivantes : a) avoir en main soit l état de banque le plus récent ou une mise à jour de votre livret; vous devez le vérifier avec votre registre de contrôle (tel que vu précédemment); b) inscrire le dernier solde en banque à l endroit prévu sur le formulaire de conciliation; c) établir la liste des chèques en circulation (les chèques non encaissés); il devrait s agir des chèques non pointés dans votre registre de contrôle; inscrire le total à l endroit prévu; d) faire le décompte de l argent en main et inscrire le montant à l endroit prévu (inclure l argent en main détenu au service de garde, s il y a lieu); e) additionner les factures en main qui ont été acquittées et qui n ont pas encore été inscrites sur une demande de remboursement (inclure également celles détenues au service de garde); inscrire le total à l endroit prévu; f) inscrire la ou les demandes de remboursement non encore remboursées par la Commission scolaire; g) inscrire le montant de l avance de petite caisse accordée par la Commission scolaire; 7

8 h) effectuer les totaux et déterminer s il y a un écart (un écart négatif indique un manque de fonds et un écart positif indique un excédent de fonds); justifier et corriger cet écart. Vos conciliations mensuelles n ont pas à être expédiées au Service des ressources financières, à l exception de celle du mois de juin. 14- Vérification La direction du Service des ressources financières est responsable du contrôle interne. En conséquence, des vérifications peuvent être effectuées pour s assurer de l application des règles décrites dans le présent document. 8

9 ANNEXE A PETITE CAISSE REGISTRE DE CONTRÔLE Date Numéro Conc. Description Montant Montant chèque chèque dépôt Solde solde ouverture 660, François Fontaine 32,10 627, C Société des postes 100,00 527, C dépôt remb. 563, , Jean Narrache 55, , C chèque annulé -18, , C frais administration juin 6, ,17 9

10 ANNEXE B SRF 07 Service des ressources financières CONCILIATION BANCAIRE DE LA PETITE CAISSE AU Numéro de l unité : NOM DE L UNITÉ : Solde au livret de banque ou au relevé de compte $ (1) Moins : chèques en circulation (2) (joindre la liste) Plus : argent en main détenu par l unité administrative Plus : Plus : factures en main déjà acquittées à être remboursées par la Commission scolaire demande de remboursement de petite caisse en circulation (c.-à-d. non remboursée par la Commission scolaire) MONTANT : $ Moins : montant accordé comme avance ÉCART À ÊTRE AJUSTÉ (3) : $ signature date (1) Joindre photocopie du livret de banque ou du relevé de compte. (2) Les dépenses correspondantes doivent être incluses dans les factures à être remboursées. (3) Un solde positif signifie que votre petite caisse est excédentaire (trop d argent); un solde négatif signifie que votre petite caisse est déficitaire (manque d argent); un ajustement sera apporté en plus ou en moins par le Service des ressources financières sur une prochaine demande de remboursement. 10 Rév

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