INITIATIVE CIBLÉE POUR LES TRAVAILLEURS ÂGÉS EXIGENCES EN MATIÈRE DE VÉRIFICATION ET DE RESPONSABILITÉ POUR LES BÉNÉFICIAIRES

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1 INITIATIVE CIBLÉE POUR LES TRAVAILLEURS ÂGÉS EXIGENCES EN MATIÈRE DE VÉRIFICATION ET DE RESPONSABILITÉ POUR LES BÉNÉFICIAIRES April 2015

2 - 2 - INITIATIVE CIBLÉE POUR LES TRAVAILLEURS ÂGÉS EXIGENCES EN MATIÈRE DE VÉRIFICATION ET DE RESPONSABILITÉ POUR LES BÉNÉFICIAIRES Table des matières Définitions.. 3 Catégories de financement 3 Questions d ordre financier 4 a) Fonds.. 4 b) Intérêts courus c) Compte bancaire. 5 d) Immobilisations... 5 e) Aliénation d éléments d actif 5 f) Déficits... 5 g) Déclaration des dépenses associées au programme du ministère après déduction des remboursements de taxe.. 6 Suivi Rapports requis et dates d échéance. 7 Rapport estimatif des dépenses sera fourni par le Ministère au bénéficiaire. État des revenus et des dépenses sera fourni par le Ministère au bénéficiaire. Exemple de rapport du vérificateur Page

3 - 3 - INITIATIVE CIBLÉE POUR LES TRAVAILLEURS ÂGÉS EXIGENCES EN MATIÈRE DE VÉRIFICATION ET DE RESPONSABILITÉ POUR LES BÉNÉFICIAIRES DÉFINITIONS 1. Entente S'entend de l'entente conclue entre le ministère et le bénéficiaire concernant la réalisation du projet d ICTA. Les exigences en matière de vérification et de responsabilité de l ICTA font partie de l'entente. 2. Immobilisations Aux fins du programme, les immobilisations (corporelles et incorporelles) sont des actifs identifiables qui respectent tous les critères suivants : elles sont détenues dans le but d'être affectés à la prestation de services, à des fins administratives, à la production de biens ou à l'entretien, la réparation, la conception ou la construction d'autres immobilisations; elles ont été acquises, construites ou conçues dans l'intention d'être utilisées de façon permanente; elles ne sont pas destinées à être vendues dans le cours normal des activités; elles ne sont pas détenues dans le cadre d'une collection. Les immobilisations corporelles comprennent les biens-fonds et immeubles et l équipement. Les immobilisations incorporelles sont des actifs non monétaires identifiables et sans substance physique. 3. Signataire de plusieurs ententes (SPE) Bénéficiaire qui a conclu au moins deux ententes avec le ministère, que ce soit dans une seule région ou dans plusieurs. 4. Comptabilité des projets Le financement du bénéficiaire peut provenir de plusieurs sources. Aux fins de cette définition, chaque source de financement est considérée comme étant un projet. La comptabilité du projet lie le financement du bénéficiaire aux activités réalisées dans le cadre du projet pour bien en suivre les progrès financiers. Lorsqu'un bénéficiaire gère plusieurs projets, tous les coûts doivent être attribués à des projets déterminés. Ces coûts et les sources de financement doivent ensuite faire l'objet d'un rapprochement afin d'assurer l'exactitude de la comptabilisation. CATÉGORIES DE FINANCEMENT Fonds de fonctionnement Les fonds de fonctionnement sont les frais généraux administratifs du bénéficiaire de l'icta qui sont nécessaires à l'administration de l'icta. Ils englobent les salaires et les coûts obligatoires liés à l'emploi du personnel administratif du projet, le matériel et les fournitures, les coûts d'assurance, les frais de

4 - 4 - location de locaux, les frais de services publics, le coût d'achat ou de location du matériel, les frais d'intérêts, les frais de déplacement, les coûts des services professionnels, les frais de location ou d'achat du matériel utilisé pour les activités de l'icta, ainsi que les frais d'indemnisation du travailleur ou les frais comparables de l'assurance privée du personnel. SEULE la partie des intérêts du paiement hypothécaire est considérée comme coût de fonctionnement. Incitatifs de placement pour les employeurs Les coûts payés aux employeurs qui embauchent des participantes ou des participants en vue de leur donner une expérience de travail. Ce financement aide à compenser les frais que doivent assumer les employeurs pour former ou perfectionner les participantes et participants. Coûts relatifs à l'emploi, à la formation et au soutien des participantes et participants Ces coûts comprennent les allocations de subsistance de base, l'aide financière aux participantes et participants admissibles pour la garde de personnes à charge, les besoins liés à un handicap, le transport et les autres besoins spéciaux et le coût des services offerts aux participants par d'autres organismes, notamment la formation, l'orientation vers le travail autonome et les clubs de recherche d'emploi. QUESTIONS D ORDRE FINANCIER a) Fonds (devant être versés conformément à l'annexe B de l'entente) Les bénéficiaires peuvent utiliser leurs fonds comme bon leur semble en respectant les paramètres suivants : les fonds de fonctionnement sont attribués en fonction d'un niveau de service établi; dans les cas où le projet cohabite avec d'autres programmes et services, les fonds du projet ne doivent servir qu'à couvrir les coûts directement reliés à la réalisation du projet; l'application des principes comptables au projet doit permettre d'atteindre cet objectif; les fonds de fonctionnement ne peuvent pas être affectés à des dépenses d'immobilisations importantes, telles que l'achat ou la construction d'installations. L'achat de matériel et de mobilier directement reliés au programme visé par le contrat est autorisé; le bénéficiaire doit obtenir l autorisation écrite du ministère avant de transférer des fonds entre des établissements ou collectivités financés; les fonds de fonctionnement peuvent en tout temps être transférés aux catégories Coûts relatifs à l'emploi, à la formation et au soutien des participantes et participants et (ou) Incitatifs de placement pour les employeurs. Le ministère doit être avisé de tout transfert de fonds de la catégorie Fonctionnement à une autre, mais aucune approbation préalable n'est requise. Les transferts de fonds des catégories Coûts relatifs à l'emploi, à la formation et au soutien des participantes et participants et (ou) Incitatifs de placement pour les employeurs peuvent uniquement avoir lieu avec l'approbation préalable écrite du ministère; le bénéficiaire ne doit pas s attendre à recevoir des fonds supplémentaires; il devrait cependant discuter de tout problème avec le ministère.

5 - 5 - b) Intérêts courus Le bénéficiaire doit déposer les fonds dans un compte portant intérêts sur tout le solde des fonds versés au compte. Il faut indiquer les intérêts courus sur les fonds dans les rapports estimatifs des dépenses et l'état des revenus et dépenses. Les intérêts courus, y compris les intérêts réputés, et tous les fonds non dépensés seront recouvrés conformément au paragraphe 4.7 et à l'article 15 de l'entente, respectivement. Si le bénéficiaire omet de faire état des intérêts courus dans le ou les rapports estimatifs des dépenses et dans l'état des revenus et dépenses, les mesures suivantes s'appliqueront : i) le ministère doit estimer le montant des intérêts courus en fonction de la moyenne des fonds non dépensés déclarés dans le ou les rapports estimatifs des dépenses et dans l'état des revenus et dépenses en utilisant le taux d'intérêt en vigueur qu'applique la province de l'ontario aux comptes débiteurs. Ce montant réputé des intérêts devra être considéré comme étant un revenu du bénéficiaire aux fins du ou des rapports estimatifs des dépenses et de l'état des revenus et dépenses; ii) cette omission sera considérée comme étant un défaut aux termes du paragraphe 14.1 de l'entente. c) Compte bancaire Même si l'ouverture d'un compte bancaire distinct pour le financement reçu du ministère n'est pas obligatoire aux termes de l'entente, il est fortement recommandé de le faire. d) Immobilisations Les bénéficiaires ne sont pas tenus de déclarer les dépenses en immobilisations au ministère. Toutefois, le bénéficiaire doit tenir un registre distinct des dépenses en immobilisations aux fins de vérification conformément au paragraphe 7.2 de l'entente. e) Aliénation d'éléments d'actif Le bénéficiaire doit obtenir l'approbation préalable écrite du ministère pour vendre, louer ou aliéner de quelque autre façon tout élément d'actif acheté avec les fonds, si le coût était supérieur à $ au moment de l'achat, conformément au paragraphe 5.2 de l'entente. Tous les fonds provenant de l'aliénation d'éléments d'actif doivent être déclarés dans l'état des revenus et dépenses ainsi que dans tout autre rapport précisé par le ministère. f) Déficits Les bénéficiaires sont responsables de la gestion de leurs fonds et sont tenus de respecter le financement approuvé qui leur est alloué pour chaque établissement financé (conformément à l'annexe B de l entente). Les bénéficiaires doivent demander l'approbation préalable écrite du ministère pour tout dépassement prévu. Chaque demande est évaluée individuellement. Les bénéficiaires doivent joindre à leurs rapports financiers une copie des documents d'approbation de dépassement reçus du ministère. Cela permettra de réduire les délais requis pour mettre la dernière main au rapport de rapprochement annuel du ministère.

6 - 6 - g) Déclaration des dépenses associées au programme du ministère après déduction des remboursements de taxe EXEMPLE Montant que le bénéficiaire a dépensé en biens et services : 100,00 $ Montant des taxes payées (exemple : 13 %) : 13,00 $ Moins le montant de la remise de taxes demandée (lorsque la remise correspond à 80 %) : -10,40 $ Montant de la dépense au titre des taxes : 2,60 $ Montant déclaré au titre des dépenses du programme du ministère : 102,60 $ Suivi Le suivi, dans le cadre de l'entente, se fera en collaboration entre le personnel du ministère et les bénéficiaires. Voici quelques exemples d activités qui devraient être entreprises tout au long de la durée de l entente : o activités et rapports financiers; o visites de conformité et d évaluation sur place; o discussions au téléphone; o correspondance (poste ou courriel).

7 - 7 - Rapports requis et dates d'échéance Les rapports seront réputés incomplets sans la signature d'un signataire légalement autorisé du bénéficiaire. Les paiements seront retardés en l'absence de réception de rapports complets avant la date d'échéance prévue. RAPPORT ESTIMATIF DES DÉPENSES DATES D ÉCHÉANCE Exercice juillet septembre octobre décembre janvier avril 2016 Le rapport indiquera les dépenses totales estimatives de chaque établissement pour la période définie, à l'aide des renseignements les plus précis disponibles au moment de sa préparation, ainsi que les dépenses prévues au 31 mars de chaque année que couvre l'entente. Le rapport des prévisions des dépenses sera fourni par le Ministère au bénéficiaire. Les paiements pourront être rajustés selon chaque rapport des prévisions des dépenses. ÉTAT DES REVENUS ET DES DÉPENSES DATE D ÉCHÉANCE Exercice juin 2016 Les bénéficiaires ne sont pas tenus de soumettre les états financiers vérifiés de leur organisme au ministère. L'état des revenus et dépenses sert de fondement au rapport de rapprochement annuel du ministère. L état des revenus et des dépenses sera fourni par le Ministère au bénéficiaire. Le ministère exige que le bénéficiaire approuve l'état des revenus et dépenses afin de s'assurer que : le financement du projet a été affecté uniquement aux coûts qui sont liés directement au projet;

8 - 8 - le financement et/ou les dépenses d'autres sources n'ont pas été inclus dans le rapport; les dépenses liées au projet sont déclarées après déduction des remises de taxes, des crédits et des remboursements visés au paragraphe 4.9 de l'entente; les coûts partagés ont été imputés correctement au projet suivant les principes comptables applicables au projet; l'intérêt couru sur les fonds du projet a été crédité au projet; les fonds provenant de l'aliénation d'éléments d'actif ont été crédités au projet et conservés dans un compte bancaire portant intérêts; les fonds du projet dont l'utilisation est reportée ont été conservés dans un compte bancaire portant intérêts. RAPPORT DU VÉRIFICATEUR DATE D ÉCHÉANCE Exercice juin 2016 Un rapport du vérificateur est obligatoire lorsque le total des fonds du bénéficiaire (conformément au paragraphe 1.2 de l'entente) se monte à $ ou plus. L'état des revenus et des dépenses doit être vérifié par un vérificateur externe conformément aux normes de vérifications généralement reconnues au Canada. Le vérificateur doit au moins s'assurer que des comptes et des dossiers sont correctement tenus pour les fonds et les dépenses du programme associés à chaque poste budgétaire. Le rapport de vérification doit comprendre un avis sur l'état des revenus et des dépenses. Un exemple de rapport de vérification qui satisfait aux exigences du ministère est disponible sur le site Web d EPEO. Les bénéficiaires doivent demander à leur vérificateur de préparer le rapport de vérification conformément aux exigences du ministère. REMARQUE IMPORTANTE : Si des détails supplémentaires ou des corrections doivent être apportés à l'état des revenus et dépenses d'un bénéficiaire, le vérificateur externe du bénéficiaire doit vérifier par écrit chacune des modifications apportées. Le ministère ne peut accepter aucun renseignement non vérifié remis par un bénéficiaire à l'appui de son état des revenus et dépenses.

9 - 9 - Exemple de rapport du vérificateur RAPPORT DE VÉRIFICATION AU GOUVERNEMENT DE L'ONTARIO MINISTÈRE DE LA FORMATION ET DES COLLÈGES ET UNIVERSITÉS À la demande de (nom du bénéficiaire), nous avons vérifié l'état des revenus et des dépenses de l'icta de (nom du bénéficiaire) pour l'exercice terminé le 31 mars 2016 conformément aux exigences en matière de vérification et de responsabilité de l'icta du ministère de la Formation et des Collèges et Universités pour les bénéficiaires pour l exercice Ces données financières relèvent de la compétence de la direction de (nom du bénéficiaire). Notre responsabilité consiste à exprimer une opinion sur ces données financières en nous fondant sur notre vérification. Nous avons effectué notre vérification conformément aux normes canadiennes de vérification généralement reconnues. Suivant ces normes, nous devons respecter les exigences déontologiques et planifier et effectuer une vérification de manière à fournir l assurance raisonnable que les états financiers sont exempts d inexactitudes importantes. Une vérification comporte un examen, par sondage, des preuves à l appui des montants et des renseignements fournis dans les états financiers. Une vérification comporte également l'appréciation de l'adéquation des politiques comptables appliquées et de la vraisemblance des estimations comptables, s il en est, faites par la direction, ainsi que l évaluation de la présentation générale des états financiers. À notre avis, ce rapport présente fidèlement, à tous égards importants, les revenus et les dépenses du projet pour l'exercice terminé le 31 mars 2016 conformément aux exigences en matière de vérification et de responsabilité de l'icta du ministère de la Formation et des Collèges et Universités qui s'appliquent aux bénéficiaires pour l exercice Expert-comptable titulaire d un permis délivré en vertu de la Loi de 2004 sur l expertise comptable (Date)

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