Vérification des procédures de démarcation de l encaisse en fin d exercice Rapport de vérification interne

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1 Vérification des procédures de démarcation de l encaisse en fin d exercice Rapport de vérification interne Octobre 2011

2 TABLE DES MATIÈRES 1.0 INTRODUCTION CONTEXTE ÉVALUATION DES RISQUES OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION, MÉTHODES ET CRITÈRES DE VÉRIFICATION ÉNONCÉ D ASSURANCE... 4 OPINION DE LA VÉRIFICATION CONSTATATIONS, RECOMMANDATIONS ET PLANS D ACTION... 4 ANNEXE A : ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION, MÉTHODES ET SECTEUR D INTÉRÊT ET CRITÈRES DE VÉRIFICATION... ANNEXE B : SIGLES

3 1.0 INTRODUCTION 1.1 CONTEXTE Depuis 2001, le gouvernement du Canada emploie la méthode de la comptabilité d exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers. Pour appuyer la comptabilité d exercice, le Manuel du receveur général de prévoit que les sommes négociées au plus tard le 31 mars 2011, mais non créditées par la Banque du Canada ou tout autre établissement financier, sont classées en tant que fonds en transit. Pour l exercice , l Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a déclaré des fonds en transit d une valeur de 1,7 milliard de dollars. L ASFC perçoit chaque année environ 21 milliards de dollars de recettes. Afin de s assurer que les encaissements sont inscrits dans le bon exercice, la Direction générale du contrôle transmet des directives vers la fin de chaque exercice aux points d entrée et aux bureaux régionaux pour qu ils puissent traiter les paiements en espèces reçus à la fin de l exercice. Pour sa vérification annuelle des comptes publics de l ASFC, le Bureau du vérificateur général (BVG) compte sur le travail de vérification effectué par la Vérification interne de l ASFC relativement aux procédures de démarcation des encaissements en fin d exercice et à la consignation des sommes dans l exercice approprié. La Direction de la vérification interne et de l évaluation des programmes procède à l attestation financière relative à la démarcation des encaissements en fin d exercice et assure une vérification indépendante du calcul des fonds en transit afin de donner l assurance au BVG quant au montant des fonds en transit déclarés à la fin de l exercice par l ASFC. 1.2 ÉVALUATION DES RISQUES Durant la phase de planification de la vérification, un risque clé a été signalé concernant l exactitude de la date inscrite comme date d encaissement pour les transactions traitées à la fin de l exercice. Si les points d entrée et les bureaux régionaux n identifient pas correctement l exercice approprié où l encaisse a été reçue, cette encaisse peut être enregistrée dans le mauvais exercice et le montant des fonds en transit déclaré peut être incorrect. 1.3 OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION La vérification avait pour objectif de donner l assurance que les procédures de démarcation de l encaisse en fin d exercice étaient appropriées pour s assurer que les fonds en transit ont été consignés dans l exercice approprié. 1.4 ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION, MÉTHODES ET CRITÈRES DE VÉRIFICATION L annexe A comprend l étendue de la vérification, la stratégie et les méthodes, ainsi que le secteur d intérêt et les critères de vérification. 3

4 1.5 ÉNONCÉ D ASSURANCE La mission de vérification a été planifiée et réalisée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. 2.0 OPINION DE LA VÉRIFICATION La vérification a permis de constater que les procédures de démarcation de l encaisse en fin d exercice étaient appropriées et qu elles permettaient de consigner les fonds en transit pour l exercice se terminant le 31 mars CONSTATATIONS, RECOMMANDATIONS ET PLANS D ACTION Le montant des fonds en transit pour l exercice devrait inclure tous les rapports financiers K10 reçus au plus tard le 31 mars 2011 qui n ont pas encore été déposés à la Banque du Canada ou dans tout autre établissement financier, avant la date de démarcation de la comptabilité d exercice préétablie. Des mécanismes de contrôle adéquats et des méthodes d échantillonnage appropriées devraient être en place pour assurer l exactitude et l intégralité des fonds en transit à la fin de l exercice. Processus de surveillance de la Direction générale du contrôle Des processus de surveillance et de suivi cohérents et en temps opportun doivent être utilisés par la Direction générale du contrôle pour faire en sorte que les points d entrée et les régions soient parfaitement informés des procédures de démarcation de l encaisse en fin d exercice. Le sous-système G11 du Système des douanes pour le secteur commercial (SDSC) 1 et les renseignements sur les K10 2 devraient être échantillonnés et examinés par la Direction générale afin d en vérifier l intégralité et l exactitude. La vérification a permis de conclure que l Agence avait respecté ce critère. Afin d évaluer la pertinence des méthodes de surveillance et d échantillonnage utilisées par la Direction générale du contrôle, une entrevue et un examen des méthodes ont été effectués auprès de l employé de la Division de la comptabilisation des recettes et des rapports (DCRR) responsable des activités de contrôle et d échantillonnage. Les méthodes de surveillance et d échantillonnage ont été jugées conformes aux méthodes de l exercice précédent et appropriées pour repérer les anomalies relatives aux fonds en transit avant la date de démarcation de la comptabilité d exercice. La Direction générale a contrôlé toutes les transactions d un montant supérieur à $ effectuées du 31 mars au 14 avril 2011, ce qui représentait plus de 1,5 milliard de dollars de recettes. Toutes les erreurs constatées dans ces transactions ont été corrigées par la Direction générale. Un examen de ces erreurs a révélé qu elles étaient attribuées 1 Le sous-système G11 du SDSC est un système de données d information de la gestion de l ASFC qui permet de saisir les recettes de l ASFC déposées au crédit du receveur général du Canada. 2 La feuille de travail des recettes K10 est un formulaire papier que l on utilise pour consigner avec précision tous les dépôts, les pertes et les rajustements. Ces données sont saisies chaque jour dans le G11 du SDSC par les points d entrée ou les bureaux régionaux qui reçoivent les fonds. 4

5 au fait que l exercice enregistré sur les documents justificatifs K10 ne correspondait pas à l exercice enregistré dans le système G11 du SDSC, ou au fait que la date à laquelle les paiements avaient été reçus avait été incorrectement saisie dans le système. Calcul des fonds en transit Le calcul des fonds en transit effectué par la Direction générale du contrôle devrait concorder avec les renseignements et les données contenus dans le sous-système G11 du SDSC. La vérification a permis de constater que tel était le cas. La vérification a permis d examiner le calcul des fonds en transit effectué par la Direction générale du contrôle et de rapprocher les transactions relatives aux fonds en transit avec les renseignements contenus dans le système G11 du SDSC. La vérification a permis de constater que le calcul des fonds en transit avait été effectué conformément aux méthodes documentées de la Direction générale et que toutes les transactions de grande valeur relatives aux fonds en transit avaient été correctement consignées dans l exercice approprié. Durant l examen du montant des fonds en transit final calculé à l aide du Moteur de comptabilité d exercice (MCE) 3, aucune rectification manuelle importante n a été nécessaire pour rapprocher le montant du calcul des fonds en transit effectué par la Direction générale du contrôle. Consignation des documents «K» dans l exercice approprié Les points d entrée et les bureaux régionaux sont tenus de consigner les paiements reçus dans l exercice approprié, en fonction de la date où le paiement a été accepté. La vérification a permis de constater que l Agence avait partiellement respecté ce critère. Afin de donner l assurance que les encaissements ont été consignés dans l exercice approprié à la fin de l exercice, tous les rapports financiers K10 de grande valeur dont le montant était supérieur à $ pour la période allant du 1 er au 11 avril 2011 ont été sélectionnés aux fins d examen. Au total, 17 éléments dont le montant s élève à $, soit 43 % de la valeur totale (qui se monte à $) durant la période visée, se sont retrouvés dans cette catégorie. L échantillon visait six des huit régions de l ASFC. La vérification a permis de constater que les montants K10 ont été signalés et consignés dans l exercice approprié, à l exception d un rapport financier K10 qui correspondait à $ ou 21 % de la valeur totale des 17 éléments ayant fait l objet d un essai. L échantillon contenait aussi deux exceptions qui avaient été consignées à l origine dans le mauvais exercice. Les deux exceptions avaient déjà été repérées par la Direction générale du contrôle durant ses activités de contrôle internes et avaient été rectifiées de façon appropriée. L erreur de $ avait aussi été repérée dans l échantillon sélectionné par la Direction générale du contrôle dans le cadre de son processus de surveillance mais celle-ci avait été rectifiée de façon erronée. Elle avait été consignée comme une transaction «du nouvel exercice» 3 Le Moteur de comptabilité d exercice est un outil utilisé par la Direction générale du contrôle pour calculer les rectifications requises aux montants actuels des recettes dans le Grand livre des recettes afin d obtenir les soldes comptables appropriés à la fin de l exercice. 5

6 alors qu il s agissait d une transaction de «l exercice précédent». Aucune correction supplémentaire n a été faite pour cette exception étant donné que la période de comptabilisation pour l exercice était déjà close et que la Direction générale du contrôle avait conclu que l exception n était pas suffisamment importante pour rouvrir la période de comptabilisation étant donné que le montant n aurait pas d incidence matérielle sur les comptes de l ASFC ou les comptes publics du Canada. Par conséquent, des tests plus poussés ont été effectués. Aucune erreur importante n a été repérée dans ces échantillons. Chèques d un montant supérieur à 25 millions de dollars La transmission de paiements sur support papier d un montant supérieur à 25 millions de dollars ne devrait pas être acceptée pour traitement dans les points d entrée ou les bureaux régionaux. La vérification a permis de constater que l Agence ne respecte pas ce critère. Le Manuel de Contrôle, Volume des finances, chapitre 10, stipule : «3.3 Acceptation de chèques Le plafond de 25 millions de dollars imposé par l Association canadienne des paiements a. L ASFC n accepte pas les chèques non certifiés d un montant supérieur à 25 millions de dollars (CAN). Cette politique s applique à tous les clients, y compris ceux qui ont déposé une garantie auprès de l ASFC afin de bénéficier des privilèges de la présentation de chèques non certifiés, conformément au plafond de 25 millions de dollars imposé par l Association canadienne des paiements (ACP). b. Une opération de paiement où sont présentés de multiples chèques d un montant inférieur à 25 millions de dollars respectivement dans le but de contourner le plafond de 25 millions de dollars ne peut être acceptée par l ASFC. Nota : Les clients qui sont tenus de faire un paiement à l ASFC d un montant supérieur à 25 millions de dollars doivent présenter le chèque et une pièce de versement à leur établissement financier pour que le paiement soit fait à l ASFC au moyen du Système de transfert de paiements de grande valeur (STPGV) de l établissement financier (voir l Avis des douanes N-503**)». ** Il est à noter que l Avis des douanes N-503 a été remplacé par le Mémorandum D17-1-5, Enregistrement, déclaration en détail et paiement pour les marchandises commerciales. Le but de la politique susmentionnée est d améliorer la sécurité et la stabilité du système de paiements canadien. Les paiements d un montant supérieur à 25 millions de dollars doivent être réglés par virement télégraphique. La possibilité de risque de défaillance associée à ces paiements de valeur élevée est éliminée lorsqu un virement télégraphique est utilisé étant donné que la transaction, ou le paiement, est instantanée, lorsqu on la compare à un chèque qui n est pas compensé automatiquement et expose ainsi l ASFC à un risque de défaillance. 6

7 La vérification a permis de tester toutes les transactions consignées dans le sous-système G11 pour la période allant du 1 er au 11 avril 2011 d un montant supérieur à 25 millions de dollars afin de donner l assurance qu aucun chèque d un montant supérieur à 25 millions de dollars n avait été accepté pour être traité dans les points d entrée ou les bureaux régionaux. La vérification a aussi permis d appliquer des procédures pour s assurer que plusieurs chèques n avaient pas été présentés pour une seule transaction de paiement afin de contourner le plafond de 25 millions de dollars (c.-à-d. fractionnement des chèques). Pour la période visée par l examen, la vérification a permis de signaler 12 postes de dépôt d un montant supérieur à 25 millions de dollars dans le cadre du sous-système G11. Les documents justificatifs ont été obtenus pour chacun de ces postes, pour inclure les K10 et les listes de chèques connexes en provenance des points d entrée ou des bureaux régionaux. En outre, les vérificateurs ont décelé trois erreurs relativement à l échantillon examiné. La vérification a permis de révéler deux cas durant la période visée où des chèques d une valeur supérieure au plafond de 25 millions de dollars avaient été acceptés à deux points d entrée différents. Les montants respectifs étaient de $ et de $. Une enquête plus poussée a permis de découvrir que l acceptation de ces chèques était due à une politique ambiguë entourant l acceptation des chèques d un montant supérieur à 25 millions de dollars provenant de clients dont le compte bancaire se trouve dans le même établissement financier que le bureau de douanes utilisé par le client pour les dépôts de paiements sur papier (c.-à-d. chèques bancaires). La vérification a permis de constater que quelques points d entrée et bureaux régionaux acceptaient des chèques d une valeur supérieure au plafond de 25 millions de dollars de certains clients si ces derniers avaient leur compte bancaire dans le même établissement financier que les bureaux de l ASFC. Après un examen plus poussé, la vérification a permis de noter que ni le Manuel de Contrôle, ni le Mémorandum D ne fournissent de directives claires dans ce domaine, particulièrement lorsqu il s agit de savoir si les bureaux de l ASFC peuvent accepter des chèques d une valeur supérieure à 25 millions de dollars dans certaines circonstances. Grâce à leur examen de l échantillon, les vérificateurs se sont aussi aperçu qu un des points d entrée a accepté plusieurs chèques d un courtier, tous d un montant inférieur à 25 millions de dollars, en règlement d une transaction valide dont le montant était supérieur à 25 millions de dollars. Cela n est pas conforme à la politique et expose l Agence à un risque de non-paiement. Les autres éléments identifiés avaient été traités de façon appropriée par les points d entrée. RECOMMANDATION 1 Le vice-président de la Direction générale du contrôle devrait clarifier et communiquer la politique concernant l acceptation des paiements d un montant supérieur à 25 millions de dollars, particulièrement lorsqu ils proviennent de clients dont le compte bancaire se trouve dans le même établissement financier que celui du bureau de douanes. De plus, la politique concernant le fractionnement des chèques devrait être renforcée et communiquée. Des mécanismes de contrôle devraient être mis en œuvre pour assurer que ces politiques sont respectées. 7

8 Plan d action de la direction 1. La Division de la comptabilisation des recettes et des rapports (DCRR) de la Direction générale du contrôle a acheminé une note de service aux bureaux régionaux dans laquelle elle précisait les exigences en matière de la politique et de l exception touchant l acceptation de paiements d une valeur supérieure à 25 millions de dollars. Cette note de service a également permis de souligner l importance du respect de la politique sur le fractionnement des chèques. 2. La DCRR s engage à faire la mise à jour du chapitre 10 du Volume des finances du Manuel de Contrôle. 3. La DCRR fera le suivi auprès des responsables de la Direction générale des programmes afin d assurer une mise à jour du Mémorandum D pour clarifier la politique connexe et préciser l exception au sujet de la limite financière de 25 millions de dollars imposée par l Association canadienne des paiements. 4. La DCRR effectuera la mise à jour de la liste de contrôle de l examen de la gestion de la trésorerie, laquelle est utilisée pour faire le suivi et assurer le respect des deux politiques visées. Date d achèvement juillet 2011 octobre 2011 novembre 2011 octobre

9 ANNEXE A : Étendue de la vérification, méthodes et secteur d intérêt et critères de vérification Étendue La vérification a été effectuée d avril à juin Elle consistait à examiner les procédures et les processus en fin d exercice à la Direction générale du contrôle, relativement au suivi, à la surveillance et à la consignation des fonds en transit à la fin de l exercice. L étendue de la vérification était axée sur l examen des rapports des recettes des douanes (rapports financiers K10), dont les données sont saisies dans le sous-système G11 du SDSC afin de vérifier l intégralité du calcul des fonds en transit. Du 1 er au 11 avril 2011, les rapports financiers K10 d une valeur supérieure à $ ont été sélectionnés dans tous les points d entrée et tous les bureaux régionaux de l ASFC. Le seuil de $ a été fixé en consultation avec le BVG afin de respecter ses exigences concernant l étendue de la vérification des comptes publics du Canada. La période cruciale après la fin de l exercice a été jugée représenter les transactions à risque élevé; les encaissements qui, en raison du champ «date de réception» 4 dans le sous-système G11 peuvent avoir été inscrits dans le «nouvel exercice» alors que les paiements ont été en fait reçus durant l «exercice précédent». Cela pourrait avoir une incidence sur les calculs des fonds en transit étant donné que ces transactions pourraient être incorrectement signalées comme des fonds non en transit. Les rapports financiers K10 dont le champ «date de réception» était lié aux transactions de l exercice précédent (du 29 au 31 mars 2011) n ont pas été sélectionnés étant donné que cette période a été considérée à faible risque. En outre, les vérifications précédentes des procédures de démarcation de l encaisse n avaient signalé aucune erreur dans ce domaine. L étendue de la vérification comprenait aussi des examens de toutes les lignes d articles dans le sous-système G11 dont la valeur était supérieure à 25 millions de dollars, du 1 er au 11 avril 2011, afin de s assurer qu aucun paiement d une valeur supérieure à 25 millions de dollars n avait été accepté pour être traité dans les points d entrée ou les bureaux régionaux en infraction à la politique 5. Stratégie et méthodes La vérification a utilisé la stratégie suivante pour recueillir les éléments de preuve : Étudier les rapports du Grand livre des recettes provenant des téléchargements du Système des douanes pour le secteur commercial (SDSC) pour y vérifier l exactitude des champs d écran du G11 et analyser un échantillon de lots de rapports financiers des douanes (K10), afin de déterminer la date de réception et de la comparer avec le champ «date de réception». La taille de l échantillon a été choisie durant la phase d examen de la vérification et dépendait de la population des articles de transactions à valeur élevée 4 La date réelle de l encaissement reçu à l Agence. 5 Manuel de Contrôle, Volume des finances, chapitre 10, section 3.3 «Acceptation des chèques»; Mémorandum D17-1-5, Enregistrement, déclaration en détail et paiement pour les marchandises commerciales. 9

10 qui ont été traités. Un taux de vérification minimal de 40 % de la valeur des encaissements du 1 er au 11 avril 2011 a été obtenu, tel qu exigé par le BVG 6. Examiner le processus suivi par la Direction générale du contrôle en ce qui a trait à la directive sur les procédures de démarcation de l encaisse en fin d exercice fournie aux régions et le travail de suivi et de surveillance ultérieur exécuté par la Direction générale. Examiner le processus de surveillance et d échantillonnage des K10 qui ont été utilisés par la Direction générale du contrôle dans le cadre du processus de finalisation de la démarcation de l encaisse en fin d exercice. Examiner le calcul des fonds en transit effectué par la Direction générale du contrôle afin de s assurer qu il concordait avec les renseignements sur les transactions des fonds en transit contenus dans le système G11 du SDSC. Obtenir les rapports financiers du SDSC du 1 er au 11 avril et s assurer qu aucun chèque individuel d une valeur supérieure à 25 millions de dollars n avait été accepté aux fins de traitement dans les points d entrée ou les bureaux régionaux. Secteurs d intérêt et critères de vérification Secteur d intérêt Consignation des encaissements Critère de vérification 1.1 Le champ «date de réception» dans l écran G11 du SDSC confirme la date à laquelle les paiements ont été réellement reçus, tel qu indiqué sur le document «K» approprié. 1.2 Des processus de surveillance et de suivi cohérents ont été utilisés par la Direction générale du contrôle pour s assurer que les régions étaient informées en temps opportun des procédures de démarcation de l encaisse en fin d exercice, et que les renseignements figurant dans le G11 et sur les K10 étaient échantillonnés et examinés de façon appropriée. Respecté/partiellement respecté/non respecté Partiellement respecté Respecté 6 Il est à noter que le BVG a exigé que la Direction de la vérification interne et de l évaluation des programmes de l ASFC examine toutes les transactions d une valeur supérieure à un million de dollars et a obtenu un taux de vérification de 40 à 55 % de la valeur des transactions du 1 er au 11 avril 2011 afin de pouvoir se fier au travail effectué par la Direction dans le cadre de la vérification des comptes publics du Canada. 10

11 Secteur d intérêt Critère de vérification 1.3 Le calcul des fonds en transit effectué par la Direction générale du contrôle concorde avec les renseignements contenus dans le système G11 du SDSC. 1.4 Aucun chèque individuel d un montant supérieur à 25 millions de dollars n est accepté aux fins de traitement. Respecté/partiellement respecté/non respecté Respecté Non respecté 11

12 ANNEXE B : Sigles ACP ASFC BVG DCRR SDSC STPGV Sigle Définition Association canadienne des paiements Agence des services frontaliers du Canada Bureau du vérificateur général Division de la comptabilisation des recettes et des rapports Système des douanes pour le secteur commercial Système de transfert de paiements de grande valeur 12

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