Vue d'ensemble de Document Portal

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1 Pour afficher ou télécharger cette publication ou d'autres publications Lexmark Document Solutions, cliquez ici. Vue d'ensemble de Document Portal Lexmark Document Portal est une solution logicielle qui permet de stocker et de traiter à la demande des formulaires préimprimés. Elle évite au client de devoir constituer un stock de formulaires préimprimés. Vous devez disposer d'internet Explorer pour exécuter Document Portal. Document Portal est constitué des éléments suivants : Logiciel Document Server Outil d'administration de Document Portal Vous disposez également de deux options client : Document Portal sur un MFP (Multifunction Printer) Nouveau! Document Portal sur un bureau Interface de bureau pour votre application Document Portal. Outil d'administration de Document Portal L'outil d'administration de Document Portal permet de créer des solutions Document Portal personnalisées pour vos clients. L'outil d'administration permet d'effectuer les opérations suivantes : ajouter et supprimer des formulaires ; ajouter et supprimer des scripts ; gérer les MFP ; gérer des Document Portal sur un bureau ; créer des catégories personnalisées ; créer des rapports sur l'utilisation des formulaires. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section page 3. Document Portal sur un MFP Document Portal sur un MFP est accessible à l'aide de l'écran tactile d'un des MFP à écran tactile Lexmark. Vue d'ensemble de Document Portal 1

2 Document Portal sur un bureau Document Portal sur un bureau permet d'accéder à l'application Document Portal à partir de votre ordinateur. Document Portal sur un bureau offre les mêmes possibilités que la version MFP. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section «Outil Utilisateur (MFP et bureau)» page 2. Qu'est-ce qu'un formulaire? Les formulaires peuvent être des fichiers PDF standard pouvant être associés à un script en vue de leur traitement (impression, envoi par fax, courrier électronique, archive) ou des fichiers.fdd pouvant être fusionnés à partir d'une source externe (par exemple, une base de données, un fichier plat, etc.). Utilisation de Document Portal Document Portal est constitué de deux parties distinctes : une interface utilisateur permettant de sélectionner et de traiter les formulaires (versions MFP et de bureau), ainsi qu'un outil d'administration pour gérer les formulaires. Outil Utilisateur (MFP et bureau) L'interface utilisateur est constituée de certains composants essentiels : Recherche d'un formulaire à l'aide de catégories Informations sur le formulaire Traitement d'un formulaire Recherche d'un formulaire à l'aide de catégories Vous pouvez détecter un formulaire en effectuant une recherche basée sur les catégories. Les catégories sont un moyen de regrouper des formulaires possédant certaines caractéristiques communes. Elles sont créées par l'administrateur. Les catégories qui contiennent des formulaires sont affichées en noir. Celles dépourvues de tout formulaire sont affichées en gris et ne peuvent pas être sélectionnées. Il est possible d'afficher plusieurs catégories simultanément. Remarque : Le nombre de catégories est illimité. Si une catégorie ne contient qu'un formulaire, ce dernier est sélectionné par défaut. Si une catégorie contient plusieurs formulaires, aucun formulaire n'est sélectionné. Document Portal sur un bureau 2

3 Informations sur le formulaire Lorsque vous avez sélectionné un formulaire particulier, les informations suivantes s'affichent : Miniature Petite version graphique du formulaire Titre du formulaire Titre du formulaire Numéro du formulaire Numéro du formulaire Révision Date de la dernière révision du formulaire Résumé Brève description du formulaire Nbre de pages Nombre de pages dans le formulaire Remarque : Le champ Révision affiche «Formulaire d'origine» si le formulaire n'a pas été révisé. Si le formulaire a été modifié depuis son ajout au système, le champ Révision affiche #<numéro de révision> (la date et l'heure de la révision). Par exemple, si un formulaire a été modifié à une reprise depuis son ajout au système, le champ Révision contient la ligne suivante : #1 (1/18/02 3:09 PM). Traitement d'un formulaire Lorsqu'un formulaire est sélectionné, vous pouvez le traiter en spécifiant le nombre de copies, en activant éventuellement la case à cocher Remplissage automatique (si le formulaire peut être rempli automatiquement), puis en appuyant sur Démarrer. L'outil Administration est l'interface utilisateur permettant de gérer Document Portal. Cet outil est exécuté par un navigateur (Internet Explorer). Connexion Connectez-vous à l'outil d'administration de Document Portal à l'aide du mot de passe que vous avez créé pendant l'installation. Si vous souhaitez modifier le mot de passe, cliquez sur l'onglet Préférences. 3

4 Gestion des formulaires Les formulaires peuvent être ajoutés, supprimés et modifiés en sélectionnant l'onglet Formulaires. Ajout d'un formulaire Pour ajouter un formulaire à un Document Portal, sélectionnez l'onglet Formulaires. Cette vue affiche la liste des formulaires actuellement présents sur le système. Pour ajouter un formulaire, cliquez sur Ajouter. Lors de l'ajout d'un formulaire, trois sections sont dignes d'intérêt : Informations sur le formulaire Catégories Paramètres de l'imprimante Informations sur le formulaire Permet de spécifier le type de formulaire, le fichier de formulaire, le titre, le numéro, les mots clés, le script, le Script AF (pour les formulairess) et un résumé du formulaire particulier. Seuls les champs Fichier de formulaire et Titre du formulaire sont obligatoires. Catégories Permet de regrouper un jeu de formulaires dans une catégorie. Un formulaire ne doit pas être nécessairement associé à une catégorie. Un formulaire peut appartenir à plusieurs catégories. Paramètres de l'imprimante Permet de définir les paramètres par défaut de l'imprimante lorsque vous choisissez d'imprimer un formulaire particulier. Modification d'un formulaire Sélectionnez l'onglet Formulaires. Pour modifier un formulaire particulier, sélectionnez-le dans la liste et le côté droit de l'écran affiche les informations actuelles sur ce formulaire. Suppression d'un formulaire Sélectionnez l'onglet Formulaires. Sélectionnez le formulaire que vous souhaitez supprimer et cliquez sur Supprimer. Gestion des scripts Les scripts sont créés à l'aide du logiciel Lexmark Workflow Composer. Ces scripts sont utilisés pour traiter les formulaires (impression, télécopie, message électronique, etc.). Vous pouvez ajouter, supprimer et associer des scripts à des formulaires dans votre Document Portal. 4

5 Ajout d'un script Lorsqu'un script est créé à l'aide de Workflow Composer, vous pouvez ajouter le script à votre Document Portal. Sélectionnez l'onglet Scripts et cliquez sur Ajouter. Suppression d'un script Un script peut être supprimé du serveur Document Portal s'il n'est associé à aucun formulaire. Sélectionnez l'onglet Scripts, mettez le script en surbrillance et cliquez sur Supprimer. Association d'un script à un formulaire L'association d'un script à un formulaire peut s'effectuer lors de l'ajout du formulaire sous l'onglet Formulaires. Pour plus d'informations sur l'association de scripts à des formulaires, consultez le Guide d'administration de Document Portal. Gestion de Document Portal sur un MFP Permet d'ajouter, de modifier et de supprimer Document Portal sur un MFP de votre réseau. Ajout de Document Portal sur un MFP 1 Sélectionnez l'onglet MFP. Cette vue affiche la liste des Document Portal actuellement présents sur le système. 2 Pour ajouter un Document Portal, cliquez sur Ajouter. Par défaut, le titre de l'icône Document Portal est «Formulaires». Vous pouvez modifier cette valeur par défaut sous l'onglet Préférences. Modification d'un Document Portal Pour modifier un Document Portal particulier, sélectionnez-le dans la liste et le champ du côté droit de l'écran affiche les informations actuelles sur ce Document Portal. Suppression d'un Document Portal Pour supprimer un Document Portal du système, sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer. Ajout de licences Document Portal L'onglet MFP affiche également le nombre total de licences disponibles actuellement pour vos MFP. Pour ajouter des licences, cliquez sur Licences. 5

6 Gestion de Document Portal sur un bureau Un nouvel onglet Bureaux a été ajouté à l'outil d'administration de Document Portal. L'onglet Bureaux est constitué de trois champs : Gestion d imprimante Paramètres de l'imprimante Gestion des licences Gestion d imprimante Le champ Gestion d'imprimante permet de définir les imprimantes réseau que l'utilisateur final peut sélectionner. Il est possible d'ajouter, de supprimer ou de modifier des imprimantes prises en charge dans la liste des imprimantes disponibles. Paramètres de l'imprimante Le champ Paramètres de l'imprimante permet de déterminer la quantité de contrôle que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur final en ce qui concerne la liste des imprimantes disponibles. Vous disposez des options suivantes : permettre aux utilisateurs de sélectionner des imprimantes dans une liste d'imprimantes définie par l'administrateur ; permettre aux utilisateurs de spécifier une imprimante réseau prise en charge en fournissant une adresse IP et une description. Gestion des licences Le champ Gestion des licences indique un rapport d'état à jour concernant le nombre de licences Desktop en cours d'utilisation. Pour afficher ou ajouter des licences, cliquez sur le bouton Licences. Gestion des catégories Une catégorie représente la manière dont vos formulaires sont regroupés. Par exemple, vous pouvez regrouper tous vos formulaires 401K sous la catégorie «Avantages». La gestion des catégories est principalement constituée de la possibilité d'ajouter, de modifier et de supprimer des catégories de formulaires. Ajout d'une catégorie Pour ajouter une catégorie au système Document Portal, sélectionnez l'onglet Catégories. Cette vue affiche la liste des catégories actuellement présentes sur le système. Pour ajouter une catégorie, cliquez sur Ajouter. Lors de l'ajout d'une catégorie, vous devez spécifier son nom. Vous pouvez également indiquer les formulaires qu'elle contient, ainsi que les Document Portal qui y ont accès. 6

7 Modification d'une catégorie Pour modifier une catégorie, sélectionnez l'onglet Catégories. Sélectionnez la catégorie dans la liste et la partie droite de l'écran affiche les champs modifiables avec les informations actuelles sur la catégorie. Suppression d'une catégorie Pour supprimer une catégorie du système, sélectionnez l'onglet Catégories. Sélectionnez la catégorie à supprimer et cliquez sur Supprimer. Création d'un rapport Cette opération permet d'assurer le suivi de l'utilisation de vos Document Portal. Chaque fois que vous envoyez un formulaire, plusieurs informations sont recueillies (par exemple, le formulaire qui a été envoyé le plus souvent, le Document Portal le plus utilisé, etc.). Ces informations peuvent vous aider à allouer des ressources aux endroits qui en ont le plus besoin. Pour afficher un rapport, sélectionnez-le, puis spécifiez la période qui vous intéresse. Certains rapports permettent de spécifier des informations supplémentaires (telles qu'un formulaire particulier ou un Document Portal qui vous intéresse). Vous pouvez aussi exporter vos informations de rapports dans un fichier. Dans ce but, cliquez sur Exporter le rapport. Préférences Cet onglet permet à l'administrateur de : modifier le mot de passe ; définir les paramètres par défaut de l'imprimante ; définir le script par défaut ; définir certaines options de débogage ; définir le titre par défaut du Document Portal ; définir le nombre de jours pendant lesquels un formulaire est considéré comme nouveau ou mis à jour. L'outil Administration peut définir le nombre de jours pendant lesquels un formulaire est considéré comme nouveau ou mis à jour dans une période comprise entre 1 et 31 jours. 7

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