FICHE DE DESCRIPTION DE POSTE

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1 FICHE DE DESCRIPTION DE POSTE Etablissement: Lycée français René Goscinny de Varsovie, Agence pour l Enseignement Français à l Etranger. Intitulé du poste Nature du poste Diplôme Expérience professionnelle Lieu d exercice Rémunération indicative Mission principale du service Composition du service (effectif) Positionnement de l agent dans l organigramme du service Finalité du poste IDENTIFICATION DU POSTE DIRECTEUR ADMINISTRATIF Administratif DIPLÔMES ET EXPERIENCE REQUIS Diplôme d études supérieures (minimum bac + 5) dans au moins l un des domaines juridique, économique, financier ou comptable Au moins 5 ans d expérience dans des fonctions administratives et/ou financières Lycée français de Varsovie Ul. Walecznych 4/ WARSZAWA PLN brut salarié (minimum) + prime annuelle + complémentaire santé PRESENTATION DU SERVICE Assurer la gestion et assurer l ensemble des opérations liées à l administration de l établissement 30 personnels administratifs, techniques, ouvriers, de santé et de service Responsable de l ensemble des fonctions administratives, sous l autorité du chef d établissement LES MISSIONS DU POSTE Assurer la mission de gestion matérielle et opérationnelle (administration, finance, ressources humaines, communication, sécurité ) de l établissement en coordination avec les organismes extérieurs (AEFE, Ambassade), sous l autorité du chef d établissement et en liaison avec l organisme gestionnaire. Mission 1 : Assurer la gestion matérielle de l établissement Missions et activités du poste A ce titre il doit, sous l autorité du chef d établissement : - superviser le bon fonctionnement opérationnel (non pédagogique) et administratif de l établissement - coordonner l ensemble des services administratifs - participer à la mise en œuvre de la politique de l établissement et veiller à son application opérationnelle au travers de la création et du suivi d indicateurs - mission particulière : assurer la gestion du projet immobilier de l établissement - assurer une veille juridique et administrative (respect des procédures et des délais )

2 Missions et activités du poste (suite) - travailler en étroite collaboration avec les conseils juridiques de l établissement (évolution du droit local, recouvrement des créances, etc) - élaborer les conventions relatives aux divers partenariats de l établissement (examens, actions culturelles, périscolaire ) - demander des devis (fournitures, matériel, réparations, travaux...) - assurer le suivi des travaux relatifs à l entretien et à la maintenance des bâtiments et des espaces attenants - assurer la maintenance courante du matériel et des installations - garantir les règles d hygiène et la sécurité des biens et des personnes - mettre en place les contrats obligatoires et nécessaires, en contrôler l exécution - suivre et mettre en place les procédures obligatoires (PPMS, exercices d évacuation, suivi des recommandations du coordonnateur en charge des questions de sécurité, ) - veiller au bon fonctionnement de l établissement et au respect des contrats passés avec des prestataires extérieurs (services : restauration, transport, nettoyage, gardiennage ) - être force de proposition en matière de construction, de réhabilitation et d extension immobilière - assurer l accueil et le conseil des équipes pédagogiques, la mise à disposition des moyens dédiés à la pédagogie - assurer le suivi des bourses scolaires (AEFE), en lien avec les services consulaires de l Ambassade de France - assurer le suivi et la mise en œuvre des subventions (AEFE, ) - siéger au sein des divers conseils et commissions de l établissement (Conseil d établissement, conseil d école, conseil de discipline, CHS, CESC, CVL, ) - rencontrer régulièrement l organisme gestionnaire (réunions mensuelles) et siéger au sein du Conseil d Administration - siéger au sein du Conseil consulaire des bourses AEFE pour les élèves français. Mission 2 : Etre garant de la gestion financière de l établissement A ce titre il doit, par délégation de l organisme gestionnaire auquel il rend compte : - superviser et contrôler l élaboration et l exécution budgétaire en collaboration avec le service comptable de l établissement (en liaison directe avec le chef d établissement et l organisme gestionnaire, principaux responsables) - présenter l exécution du budget en termes de recettes et de dépenses, balances et compte de gestion devant les instances concernées

3 - élaborer les documents et informations permettant l analyse par les services de l Agence de la situation administrative, financière et patrimoniale de l établissement - développer des éléments d analyse financière et des outils d aide à la décision - veiller à la maîtrise des risques comptables et financiers en collaboration avec le service comptable - gérer la trésorerie des fonds (placement de valeurs) en collaboration avec le service comptable - mettre en place et assurer le suivi des inventaires et des stocks - veiller au respect des règlementations en s informant de toutes les évolutions - garantir le respect de la procédure de la politique d achat arrêtée - privilégier la communication autour des questions financières et des projets de l établissement en déclinant leurs conséquences sur l évolution du budget (voyages scolaires, actions pédagogiques pilotes, sorties pédagogiques, intervenants extérieurs ) - remplir une fonction de conseiller permanent auprès du chef d établissement et de l organisme gestionnaire - apporter son conseil à l organisme gestionnaire dans un souci de dialogue. Mission 3 : Assurer l encadrement et la gestion des ressources humaines A ce titre il doit, en liaison avec le chef d établissement et l organisme gestionnaire: - participer au suivi de la carte des emplois des personnels de droit local et de son évolution - participer activement au recrutement des personnels administratifs et techniques - organiser le travail des agents administratifs et techniques - favoriser la formation des personnels placés sous sa responsabilité en proposant au chef d établissement des formations adaptées aux besoins de ces personnels - animer et mobiliser les équipes (réunions, gestion de conflits ) - réaliser l évaluation professionnelle (bilan de l année, objectifs à atteindre, besoin en formation ) - assurer le suivi administratif et financier de tous les agents de droit local - fournir une expertise (analyse/indicateurs) dans l évolution de la politique salariale - être garant du respect des obligations sociales et fiscales

4 - Mettre à jour et faire évoluer le règlement du travail pour l ensemble des personnels locaux - collaborer avec les autorités de tutelle (AEFE, Ambassade) et les différents partenaires. Mission 4 : Assurer le suivi des opérations de sécurité des biens et des personnes A ce titre il doit sous l autorité du Chef d établissement : - participer à la rédaction et la mise en place du PPMS (Plan particulier de Mise en Sûreté) participer activement à la réalisation et au suivi des exercices de sécurité - travailler avec l Officier de sécurité de l Ambassade sur la recherche des évolutions nécessaires liées au Plan Vigipirate - organiser et favoriser la formation des personnels induite par la mise en place efficiente du PPMS - animer et mobiliser les équipes sur les questions de sécurité des biens et des personnes dans un établissement scolaire - réaliser l évaluation (bilan de l année, objectifs à atteindre, besoin en formation ) du PPMS annuel et présenter au CE et au CA les résultats de cette évaluation Mission 5 : Assurer la gestion et le suivi des outils de communication interne et externe A ce titre il doit : - suivre l évolution législative liée à la protection des données personnelles et conseiller le Chef d établissement sur les évolutions nécessaires - être capable de gérer le site internet de l établissement - en lien avec l informaticien de l établissement, suivre la mise en sûreté des outils internes et externes de communication (mèl, Facebook, blogs, ) - contrôler le respect des droits liés à l image et au son

5 COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE Profil du poste Savoir : - Gestionnaire avec démonstration d au moins une expérience significative en gestion de projet et/ou gestion de service administratif - Solides connaissances en analyse financière (états financiers, contrôle de gestion, élaboration de budget )- bonnes notions des règles et techniques de la comptabilité privée polonaise - bonnes notions des règles et techniques de la paye en droit polonais - connaissances en droit du travail polonais - notions de comptabilité publique française - langue française (niveau C1 minimum) - langue polonaise (niveau B2 minimum) - langue anglaise appréciée - maîtriser l outil informatique, les nouvelles technologies et les applications - courantes ou spécifiques- utilisées au sein de l établissement (suite bureautique Microsoft Office, particulièrement Word, Excel, Powerpoint, la connaissance de logiciels de gestion comptable sera appréciée, ) - maîtriser les réglementations qui s appliquent dans les établissements scolaires du réseau AEFE (hygiène et sécurité, gestion des ressources humaines ) - connaître le fonctionnement d un établissement conventionné AEFE et l organisation du système éducatif français - communiquer efficacement avec les différents interlocuteurs - s adapter au changement et l accompagner, le sécuriser juridiquement - participer à l identification des priorités et des aléas pour les gérer - actualiser ses connaissances et les perfectionner (formation continue ) Savoir-faire : - travailler en équipe et toujours dans l intérêt de l établissement - travailler en autonomie et savoir prendre des responsabilités - savoir déléguer à bon escient - savoir rendre compte oralement et à l écrit - savoir organiser et manager une équipe - tenir compte des orientations définies par le chef d établissement - animer des projets, des réunions - avoir l esprit d initiative et être force de proposition - gérer au mieux son emploi du temps

6 - avoir le sens de la concertation - savoir faire preuve d autorité - avoir le sens de l écoute et du dialogue - savoir s adapter aux aléas et aux personnes - faire preuve d un devoir de réserve et de discrétion Profil du poste (suite) Savoir-être : - loyauté - diplomatie - rigueur - maîtrise de soi - disponibilité - adaptabilité - neutralité Contraintes particulières liées au poste : - s adapter au calendrier de l établissement - s adapter au calendrier de l AEFE - s adapter aux différents interlocuteurs et publics - s adapter aux nécessités de service