Cahier des charges Gestion des mandats de gérance Janvier 2012

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1 Cahier des charges Gestion des mandats de gérance Janvier 2012 H.2.I Renouvellement des mandats propriétaire 28/01/ Page 1 sur 14

2 Sommaire 1 PROJET Besoins Objectifs généraux Contraintes et définitions Rappel sommaire des traitements impactant ou impactés Contraintes Définitions ANALYSE FONCTIONNELLE Ajout de paramètres Modification de la fiche mandat du propriétaire Conservation des dates actuelles dans Aramis Création des dates du mandat papier Reprise de l existant Création de nouveau mandat Divers Traitement des renouvellements du mandat Liste des mandats à renouveler Menu Sélection Affichage Mise à jour du mandat et édition des documents Mise à jour du mandat Ecran impression du mandat Les variables H.2.I Renouvellement des mandats propriétaire 28/01/ Page 2 sur 14

3 1 PROJET 1.1 Besoins Les mandats de gérance signés avec les propriétaires ont une durée limitée. La formule la plus répandue est un mandat d un exercice avec une tacite reconduction d un exercice limité à 10 reconductions. Au delà de cette période l administrateur de bien doit refaire signer un mandat. Dans la pratique, il existe une certaine tolérance à la fin du mandat. Souvent bien que le mandat soit terminé, l administrateur de biens poursuit ses fonctions. Mais cette pratique est de plus en plus contestée. Il devient donc de plus en plus important de gérer le renouvellement des mandats (la signature à nouveau du mandat et non la tacite reconduction). La signature du nouveau mandat est un moment délicat. En effet, cette procédure rappelle au client qu il a la possibilité de renégocier son contrat. En conséquence, les administrateurs de bien préfère gérer le problème en individuel (rendez-vous ) plutôt qu en masse (circulaire à tous les propriétaires concernés). Actuellement ce renouvellement n est pas (ou mal) géré dans Aramis : - Il n est pas possible d obtenir une fin liste des mandats à renouveler - Il n y a pas de traitement pour renouveler les mandats (envoi des documents remplacement des dates) - La date de fin de mandat bloque certains traitements sans alerte (exemple quittancement). Or comme il n existe pas de procédure de renouvellement et qu il existe une «certaine tolérance», ce blocage provoque des oublis. Pour éviter ces oublis, il est de pratique courante de mettre comme date de fin de mandat «31/12/2099». (cf ticket : 69687) - Si on change la date de début de mandat (suite au renouvellement), dans certain traitement (exemple déclaration 2044/2072) les écritures antérieures ne sont pas prises en compte. Dans Aramis, Il faut donc : - Faire figurer les dates du mandat papier - Distinguer l arrêt de la fin des traitements de la date de fin mandat - Créer une procédure de renouvellement des mandats. 1.2 Objectifs généraux Dans Aramis, Il faut donc : - Faire figurer les dates du mandat papier distinct de la date de début de gestion et de fin de gestion - Créer une procédure de renouvellement des mandats. H.2.I - Renouvellement des mandats propriétaire 28/01/ Page 3 sur 14

4 Le but est de gérer la signature d un nouveau mandat au-delà de la tacite reconduction et non les reconductions tacites successives. 1.3 Contraintes et définitions Rappel sommaire des traitements impactant ou impactés Les dates de début et de fin de mandat figurant actuellement dans Aramis sont contrôlées dans pratiquement tous les traitements actuels en gérance (quittancement, acompte propriétaire, feuille bleue.) Elles figurent dans la table MANDAT dans les champs : - DATFINMAND (date codée) - DATDEBMAND (date codée) - DATE_DEBUT_MANDAT (date décodée) - DATE_FIN_MANDAT (date décodée) - SYS_DATE_FIN_MANDAT (date décodée) Contraintes Conserver l existant : Il est nécessaire de garder les dates de mandat figurant actuellement dans Aramis et l influence de celle-ci sur les traitements. H.2.I - Renouvellement des mandats propriétaire 28/01/ Page 4 sur 14

5 Lots secondaires : Dans un projet parallèle, il est prévu d ajouter les lots secondaires sur les mandats. Il faut tenir compte de ces données pour le contrôle de chevauchement des dates de mandat. (Projet Tdn) Définitions Dates d entrée et de sortie du mandat : sont les dates actuelles de début et fin de mandat d Aramis Dates de début et de fin de contrat : sont les dates figurant sur le contrat papier signé par le propriétaire. La date de fin est la date de la dernière reconduction automatique. Renouvellement du mandat : signature d un nouveau contrat et non les tacites reconductions prévues par le contrat. 2 ANALYSE FONCTIONNELLE 2.1 Ajout de paramètres Dans les paramètres Gérance Pro > Gestion Pro, on rajoutera un paramètre durée du mandat propriétaire (en année). H.2.I - Renouvellement des mandats propriétaire 28/01/ Page 5 sur 14

6 2.2 Modification de la fiche mandat du propriétaire Conservation des dates actuelles dans Aramis On conserve les dates actuelles de début et de fin de mandat. On les considérera comme date d entrée et date de sortie dans Aramis. Sur l écran on remplacera le libellé «du» / «au» par «Entrée» / «Sortie» Création des dates du mandat papier On crée 2 nouvelles dates : - La date de début de contrat - La date de fin de contrat Ce seront des dates obligatoires. On crée également une coche renouvelé Reprise de l existant On charge les dates de début et de fin de contrat par les dates d entrée et de sortie du mandat (DATE_DEBUT_MANDAT - DATE_FIN_MANDAT) H.2.I - Renouvellement des mandats propriétaire 28/01/ Page 6 sur 14

7 2.2.4 Création de nouveau mandat On précharge : - Date d entrée (date existante actuellement) à la date du jour - Date de sortie (date existante actuellement) à la date du 31/12/ Date de début de contrat (nouvelle date) à la date du jour - Date de fin de contrat (nouvelle date) à la date de début de contrat + la durée des mandats propriétaires des paramètres (paramètre à ajouter cf 2.1) - La coche «renouvelé» est décochée Elles sont modifiables. On contrôlera : - Que l utilisateur remplisse la date de fin de contrat - Que la date de début de contrat soit supérieure ou égal à la date de début de mandat - Que pour le même bien (EI tout locatif sur l immeuble ; et EI en syndic ou en locatif partiel sur l EI-Lot), que tout les mandats existants (lot principal ou lot secondaire si projet tdn abouti) ont une date de sortie (fin de mandat actuel) inférieure strictement à la date d entrée (début de mandat actuel) Divers On profite de la modification de l écran mandat propriétaire pour corriger : - Sur la zone «acompte» que les cases «modes de règlement» et «mode de calcul» s affichent si on choisit une cadence sans qu on soit obligé de faire une tabulation. - Masquer la zone «fiscalité» (frais divers et % de déduction) qui ne servent plus (information reportée au niveau du lot contexte fiscal). - Si la coche «groupé» est cochée dans la zone «règlement des acomptes» de la fiche propriétaire. On reporte le mode de règlement des acomptes de la fiche propriétaire sur le mode de règlement des acomptes. - Si la coche «groupé» est cochée dans la zone «règlement des arrêtés» de la fiche propriétaire. On reporte le mode règlement des arrêtés de la fiche propriétaire sur le mode de règlement des arrêtés. 2.3 Traitement des renouvellements du mandat La signature du nouveau mandat est un moment délicat. En effet, cette procédure rappelle au client qu il a la possibilité de renégocier son contrat. En conséquence, les administrateurs de bien préfère gérer le problème en individuel (rendez-vous ) plutôt qu en masse (circulaire à tous les propriétaires concernés). Il est donc inutile de prévoir un traitement de masse. H.2.I - Renouvellement des mandats propriétaire 28/01/ Page 7 sur 14

8 On établit une liste des mandats à renouveler. A partir de cette liste, on accède au mandat en question. Il est alors possible de le modifier (correction des dates) et d éditer le nouveau mandat Liste des mandats à renouveler Il s agit d établir une liste dans un écran d Aramis. Elle est imprimable Menu La liste figurera dans le menu Gérance > Gestion propriétaire Sélection Les critères de sélection sont : - Le groupe de gestion propriétaire - Une tranche de propriétaire - Le groupe de gestion EI - Le signataire EI - Une tranche d immeuble - Le type de mandat (cf fiche mandat) : par défaut tous les types - La date de fin de contrat : par défaut la date du jour. On sélectionne tous les mandats dont la fin de contrat (nouvelle date) est inférieure ou égale à la date du jour. On ne sélectionne que les mandats actifs, c'est-à-dire les mandats n ayant pas de motif de fin de gestion Affichage On affiche : - Le N mandat - Le Nom et le prénom du propriétaire - L adresse du bien - La date de début de contrat (nouvelle date) - La date de fin de contrat (nouvelle date) - La coche «renouvelé» - La date d entrée du mandat (ancienne date) - La date de sortie du mandat (ancienne date) - Le type du mandat - Les informations des arrêtés de comptes (idem tableau mandat du dossier pro) - Les informations des acomptes (idem tableau mandat du dossier pro) - Les informations des honoraires (idem tableau mandat du dossier pro) - Le groupe de gestion propriétaire H.2.I - Renouvellement des mandats propriétaire 28/01/ Page 8 sur 14

9 - L adresse personnelle du propriétaire (3 colonnes : Rue-Localité, Code postal, Ville- Pays) Elle est classée par nom du propriétaire. Un double clic sur la ligne ouvre le mandat du propriétaire (fiche corrigée cf 2.1) Mise à jour du mandat et édition des documents Dans la liste des mandats à renouveler, un double clic sur une ligne ouvre le mandat du propriétaire On utilise les fonctions actuelles de la fiche mandat : - L icône «modifier» pour mettre à jour les zones «dates de contrat» et la coche «renouvelé». - L icône «imprimer» pour l impression du mandat. Les écrans sont modifiés pour pouvoir éditer plusieurs documents (mandat, lettre d envoi ) Remarque : les modifications proposées ci-dessous peuvent s appliquer à ces écrans de façon générale (dossier propriétaire, nouveau mandat ) Mise à jour du mandat L icône «modifier» permet de mettre à jour le mandat, en particulier la zone date de contrat et la coche «renouvelé». Si on modifie le «début de contrat», la «fin de contrat» est automatiquement recalculé (début de contrat + paramètre durée de mandat cf 2.1) et la coche «renouvelé» est cochée H.2.I - Renouvellement des mandats propriétaire 28/01/ Page 9 sur 14

10 Ecran impression du mandat On modifie l écran impression du mandat pour pouvoir imprimer plusieurs documents. On peut associer les écrans actuels avec l écran «courrier propriétaire» du dossier propriétaire. On corrige également la date d acquisition : on prend par défaut la date d acquisition du lot (cf lot en copropriété). Cette case doit être modifiable (lots EI en gérance) Exemple d écran : On supprime la sélection du document de cet écran On enchaine sur le 2 e écran H.2.I - Renouvellement des mandats propriétaire 28/01/ Page 10 sur 14

11 On enchaine sur l écran d impression : Les variables On corrige les variables actuelles NOM NOMJ Variable Libellé Modification à faire Nom Prénom du pro Nom de jeune fille du pro H.2.I - Renouvellement des mandats propriétaire 28/01/ Page 11 sur 14

12 DEN FAM DATNAIS LNAIS NATIO PROF DENOM ADR2 ADR3 CP VILLE DATEPRO Dénomination Situation familliale Date de naissance Lieu de naissance Nationalité Profession Nom complet (nom+prénom) Rue Localité Code postal Ville Date de propriété Erreur à corriger sur l écran A remplacer par la date d acquisition du lot NOMN Nom du notaire Rajouter le prénom ADR2N Rue du notaire ADR3N Localité du notaire CPN Code postal du notaire VILLEN Ville du notaire LOT1 Lot rattaché n 1 (cf fiche lot) erreur affiche le n lot principal LOT2 Lot rattaché n 2 (cf fiche lot) erreur affiche le n lot principal LOT3 Lot rattaché n 3 (cf fiche lot) erreur affiche le n lot principal LOT4 Lot rattaché n 4 (cf fiche lot) erreur affiche le n lot principal NOML EI ADR2L Rue de l'ei ADR3L Localité de l'ei CPL Code postal de l'ei VILLEL Ville de l'ei SURFL Surface réelle du lot CAD Cadence reddition DATEJ Date du jour REGISTRE Registre du mandat Ne fonctionne pas cf fiche mandat HON1L Libellé honoraire 1 HON1M Montant honoraire 1 HON1B Base honoraire 1 HON2L Libellé honoraire 2 HON2M Montant honoraire 2 HON2B Base honoraire 2 HON3L Libellé honoraire 3 HON3M Montant honoraire 3 HON3B Base honoraire 3 HON4L Libellé honoraire 4 HON4M Montant honoraire 4 HON4B Base honoraire 4 HON5L Libellé honoraire 5 HON5M Montant honoraire 5 HON5B Base honoraire 5 HON6L Libellé honoraire 6 HON6M Montant honoraire 6 HON6B Base honoraire 6 HON7L Libellé honoraire 7 HON7M Montant honoraire 7 HON7B Base honoraire 7 HON8L Libellé honoraire 8 HON8M Montant honoraire 8 HON8B Base honoraire 8 H.2.I - Renouvellement des mandats propriétaire 28/01/ Page 12 sur 14

13 HON9L Libellé honoraire 9 HON9M Montant honoraire 9 HON9B Base honoraire 9 HON10L Libellé honoraire 10 HON10M Montant honoraire 10 HON10B Base honoraire 10 HON11L Libellé honoraire 11 HON11M Montant honoraire 11 HON11B Base honoraire 11 LOTP Lot principal DEBMDT Début de mandat FINMDT Fin de mandat TY Type de lot ET Etage MANDAT N Mandat Aramis NLOT1 Nature lot rattaché n 1 (cf fiche lot) NLOT2 Nature lot rattaché n 2 (cf fiche lot) NLOT3 Nature lot rattaché n 3 (cf fiche lot) NLOT4 Nature lot rattaché n 4 (cf fiche lot) erreur affiche la même nature que le lot 3 LOTC N Lot copropriété (cf fiche lot) On rajoute les variables suivantes : - Date de début de contrat (nouvelle date) cf fiche mandat - Date de fin de contrat (nouvelle date) cf fiche mandat - Mandat renouvelé (O/N) cf fiche mandat - Dénomination du notaire cf fiche fournisseur désigné sur la fiche propriétaire - Dénomination en claire du notaire cf ci-dessus - Dénomination en claire du propriétaire cf fiche propriétaire - Téléphone du propriétaire cf fiche propriétaire - Mail du propriétaire cf fiche propriétaire - Situation matrimonial du propriétaire (célibataire, marié ) cf 1 e écran impression mandat - Régime matrimonial du propriétaire cf 1 e écran impression mandat - Conjoint également propriétaire (O/N) cf 1 e écran impression mandat - Nom du conjoint cf fiche propriétaire - Nom de jeune fille du conjoint cf 1 e écran impression mandat - Date de naissance du conjoint cf 1 e écran impression mandat - Lieu de naissance du conjoint cf 1 e écran impression mandat - Nationalité du conjoint cf 1 e écran impression mandat - Profession du conjoint cf 1 e écran impression mandat - Nom de la clé de répartition cf 2 e écran impression mandat - Numérateur du lot dans la clé de répartition cf 2 e écran impression mandat et clé EI - Dénominateur de la clé de répartition cf 2 e écran impression mandat et clé EI - Commentaire cf 2 e écran impression mandat - Cadence des acomptes cf fiche mandat - Mode de règlement des acomptes - cf fiche mandat - Mode de calcul des acomptes - cf fiche mandat - Montant ou taux des acomptes - cf fiche mandat - Mode de règlement des arrêtés de compte - cf fiche mandat - RIB du propriétaire fiche propriétaire - IBAN du propriétaire fiche propriétaire H.2.I - Renouvellement des mandats propriétaire 28/01/ Page 13 sur 14

14 - BIC du propriétaire fiche propriétaire - Domiciliation du propriétaire fiche propriétaire - Titulaire du propriétaire fiche propriétaire - Contexte fiscal du lot (Besson ) cf fiche lot (pour les EI Tout locatif, on fait la liste des contextes des lots) - Déclaration 2044 (O/N) cf fiche propriétaire - Déclaration 2072 (O/N) cf fiche propriétaire - Déclaration TVA (O/N) cf fiche propriétaire - Déclaration ISF (O/N) cf fiche propriétaire - Déclaration DAS2 (O/N) cf fiche propriétaire - Assurance perte de loyer (O/N) cf fiche mandat - Assurance vacance locative (O/N) - Présence du propriétaire à l état des lieux (O/N) cf fiche mandat - Loi carrez (O/N) - cf fiche lot - Liste des lots secondaires du mandat : N et Nature (cf projet Tdn) H.2.I - Renouvellement des mandats propriétaire 28/01/ Page 14 sur 14