SERVICES EN LIGNE DES SUBVENTIONS ET GUIDE DE L UTILISATEUR PRÉSENTATION D UNE DEMANDE CONTRIBUTIONS À EMPLOIS D ÉTÉ CANADA

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1 SERVICES EN LIGNE DES SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS GUIDE DE L UTILISATEUR PRÉSENTATION D UNE DEMANDE À EMPLOIS D ÉTÉ CANADA JANVIER 2016

2 TABLE DES MATIÈRES À retenir... 3 A. Fonction de délai d activité... 3 B. Compatibilité avec les navigateurs web... 3 C. Enregistrement... 3 D. Limite de téléchargement vers les SELSC... 3 E. Champs obligatoires... 4 F. Questions... 4 G. Notifications par courriels PRÉSENTATION D UNE DEMANDE POUR EMPLOIS D ÉTÉ CANADA (EÉC) Comment accéder à la demande Remplir les demandes Adresse postale Personnes-ressources de l organisme Sommes dues Lieux des activités Description de l emploi Clauses de l entente Revoir et soumettre Certification et soumission de la demande Un signataire Plusieurs signataires Copier et Modifier Page 2

3 À RETENIR A. FONCTION DE DÉLAI D ACTIVITÉ Les Services en ligne des subventions et contributions (SELSC) possèdent une fonction de délai d activité. Après 20 minutes d inactivité du compte, ils vous préviendront de la fermeture de la session (voir la figure 1) si vous n appuyez pas sur le bouton «Continuer la session» avant la fin du délai indiqué dans le message. Pour reprendre la session, vous devrez ouvrir une nouvelle session avec les SELSC. Figure 1 Message d avertissement de la fin de la session B. COMPATIBILITÉ AVEC LES NAVIGATEURS WEB Les SELSC sont compatibles avec les navigateurs suivants : Internet Explorer 8 de Windows Firefox de Mozilla Chrome de Google Safari d Apple C. ENREGISTREMENT Comme les SELSC ne sauvegardent pas automatiquement l information, il faut de fréquentes sauvegardes pendant la session. D. LIMITE DE TÉLÉCHARGEMENT VERS LES SELSC La taille d un document envoyé aux SELSC ne peut pas excéder 15 mégaoctets (Mo). Toutefois, rien ne limite le nombre de documents qu on peut leur envoyer. Page 3

4 E. CHAMPS OBLIGATOIRES Dans les SELSC, un champ obligatoire non complété empêche de sauvegarder ou de soumettre l écran et il engendre un message d erreur (p. ex. : «Erreur 1 : Vous devez entrer le demandeur principal»). Tant que le champ obligatoire n est pas rempli, cela empêche de soumettre la demande. F. QUESTIONS Vous pouvez poser des questions techniques et autres directement à l équipe des SELSC en cliquant d abord sur le bouton «Contactez-nous» du haut de la fenêtre «Liste des entreprises» (voir la figure 2). À partir du moment ou vous accédez à l écran «Liste des entreprises», le menu «Contactez-nous» restera accessible dans le haut de chaque fenêtre. Vous pouvez aussi envoyer des questions directement à l adresse suivante : Figure 2 Contactez-nous Page 4

5 Page 5

6 Nota : Les numéros et les renseignements de ce tableau correspondent à ceux de la figure 2 (l astérisque [*] dénote un champ obligatoire). N o Champ Description 1 J aimerais une réponse par* : Précisez le moyen par lequel vous préférez pour recevoir la réponse d Emploi et Développement social Canada (EDSC) à votre question. A. Courriel B. Téléphone 2 Prénom* Le prénom de la personne qui pose la question 3 Nom de famille* Nom de famille de la personne qui pose la question 4 Adresse courriel Adresse courriel de la personne qui pose la question 5 Numéro de téléphone C. Indicatif régional (à 3 chiffres) D. Numéro de téléphone (à 7 chiffres; p. ex ) E. Numéro de poste téléphonique (celui qui correspond à son numéro de téléphone) 6 Province ou territoire* La province ou le territoire d où la personne pose la question. 7 Ma question est* : Choisir l une des options du menu déroulant. 8 Identifiant de la page* 9 Programme pour lequel vous faites une demande* 10 Question* 11 Numéro de projet 12 Numéro de confirmation en ligne On peut le trouver dans la partie inférieure droite de la page où se pose le problème. Menu déroulant : Choisir le programme pour lequel vous faites une demande ou qui correspond à votre projet. Posez votre question dans ce rectangle, en donnant le plus de détails possible. Pour permettre une meilleure évaluation de la question, inscrivez : le nom légal de votre organisation; le numéro d entreprise de votre organisation; le fait que vous êtes agent principal ou représentant (en précisant les responsabilités qui vous ont été confiées); des détails sur le contexte en cours quand le problème est survenu dans les SELSC; une capture d écran du message d erreur ou de l écran où le problème est survenu. Si une entente a été conclue pour la demande de financement présentée, le numéro de projet sera affichée sur la première page. Vous pouvez aussi le trouver sur le site des SELSC en atteignant la page «Demandes et projets» et en cliquant sur «Gérer» à côté de votre projet actif. Le numéro de projet sera affiché dans le haut de la boîte du sommaire. EDSC produira un numéro de confirmation en ligne une fois que la demande de financement en ligne a été complétée et soumise. Ce numéro figurera dans l écran de confirmation ainsi que dans le tableau récapitulatif des demandes et projets. Page 6

7 G. NOTIFICATIONS PAR COURRIELS Une correspondance automatisée sera envoyée par le système. L adresse courriel qui vous enverra cet avis est : SV-SF-CSOS. Afin d éviter que les courriels soient accidentellement triés comme indésirables ou mis à la corbeille par votre système de messagerie, veuillez ajouter l adresse courriel suivante à vos contacts: Vous ne pourrez pas répondre cette adresse courriel. 1. PRÉSENTATION D UNE DEMANDE POUR EMPLOIS D ÉTÉ CANADA (EÉC) 1.1 COMMENT ACCÉDER À LA DEMANDE Une fois la connexion établie, pour accéder au module «Appel de proposition d EEC», vous devrez passer par une série d étapes : saisissez votre nom d utilisateur et votre mot de passe; cliquez sur «Continuer»; cliquez sur «Nom de votre organisation»; cliquez sur «Services en ligne des S et C»; cliquez sur le nom légal de votre entreprise dans la fenêtre «Liste des entreprises»; l appel de proposition d EEC sera affiché sous la rubrique «Appel de proposition ouvert», dans le bas de la fenêtre de bienvenue (voir la figure 3) Figure 3 Accéder à l appel de proposition d EEC Page 7

8 Nota : Les champs et les renseignements du tableau correspondent à ceux de la figure 3 (l astérisque [*] dénote un champ obligatoire). Champ Identificateur de l AP / Guide du demandeur Appel de proposition Programme Date de fermeture de l AP Échéance de l AP Fonctions Description Identifiant propre à l appel de proposition. En cliquant sur l identificateur de l AP, le guide du demandeur s ouvre dans un nouvel onglet. Le nom de l appel de proposition en question Le programme associé à l appel de proposition La date de fermeture de l appel de proposition Le nombre de jours, d heures et de minutes qui restent avant l échéance. Pour soumettre une demande de financement en réponse à un appel de propositions, vous DEVEZ cliquer sur le bouton «Soumettre une demande», qui se trouve sous «Fonctions». 1.2 REMPLIR LES DEMANDES En cliquant sur le lien «Soumettre une demande», dans le tableau «Appel de proposition ouvert», vous serez redirigé vers la fenêtre «Sélection de programme» (voir la figure 4). les champs «Groupe de programmes» et «Programme» seront pré-complétés; on peut se servir de l hyperlien «Lignes directrices du programme» pour trouver la réponse à des questions précises sur le programme pendant qu on remplit la demande; pour faciliter la reconnaissance du projet, donnez-lui un titre descriptif; précisez le nombre d employés à temps plein qui travaillent au Canada; cliquez sur «Suivant». Figure 4 Sélection de programme Page 8

9 1.3 ADRESSE POSTALE La fenêtre «Adresse postale» (voir la figure 5) sert à choisir l adresse postale propre à la demande de financement. On peut ajouter des adresses postales en suivant les étapes suivantes : cliquez sur le menu «Admin de l organisation» dans la partie supérieure gauche de la fenêtre cliquez sur «Mes organisations»; cliquez sur «Nom de l organisation»; cliquez sur «Gestion des adresses»; cliquez sur «Ajouter une adresse». Les adresses sauvegardées seront affichées dans la fenêtre «Adresse postale» de votre projet avec EEC. Figure 5 Adresse postale Page 9

10 1.4 PERSONNES-RESSOURCES DE L ORGANISME La fenêtre «Personnes-ressources de l organisme» (voir la figure 6) sert à ajouter toutes les personnes-ressources de l organisation pour une demande particulière, y compris à saisir des renseignements généraux sur chacune d elles. Le bouton «Ajouter» vous conduira à la fenêtre «Coordonnées de la personne-ressource» (voir la figure 6a). Figure 6 Personnes-ressources de l organisme Page 10

11 Figure 6a Coordonnées de la personne-ressource Page 11

12 Nota : Les numéros et les renseignements du tableau correspondent à ceux de la figure 6a (l astérisque [*] dénote un champ obligatoire). N o Champ Description 1. Prénom* Le prénom de la personne-ressource 2. Nom de famille* Nom de famille de la personne-ressource 3. Titre du poste Titre, dans l organisation Type de personne-ressource* Langue de communication préférée Écrite* Langue de communication préférée Parlée* Adresse de la personne-ressource* 8. Adresse Ligne 1* 9. Adresse Ligne Ville* 11. Province ou territoire* Menu déroulant : Vous DEVEZ avoir au moins une personne-ressource principale pour la demande. Vous pouvez ajouter des personnes-ressources (p. ex. signataire autorisé, personne-ressource pour les activités du projet). La langue dans laquelle la personne-ressource préfère recevoir des communications écrites Anglais Français La langue dans laquelle elle préfère transiger oralement Anglais Français Indique si l adresse de la personne-ressource est la même que celle de l organisation : choisir l adresse de la personne-ressource dans le menu déroulant ou en ajouter une autre; le choix d une adresse dans la liste entraîne la saisie automatique des champs d adresse. Il ne restera à remplir que le champ des numéros de téléphone. La partie de l adresse de la personne-ressource qui correspond au numéro civique et à la rue La partie complémentaire de l adresse de la personne-ressource correspondant à la rue La partie de l adresse postale de la personne-ressource qui correspond à la ville La partie de l adresse de la personne-ressource qui correspond à la province ou au territoire 12. Code postal* La partie de l adresse de la personne-ressource qui correspond au code postal 13. Pays Par défaut, c est le Canada. 14. Numéro de téléphone* 15. Numéro de télécopieur L indicatif régional du numéro de téléphone de la personne-ressource Numéro de téléphone de la personne-ressource Numéro de poste de la personne-ressource, le cas échéant L indicatif régional du numéro de télécopieur de la personne-ressource Numéro de télécopieur de la personne-ressource 16. L adresse courriel* Adresse courriel de la personne-ressource Page 12

13 En tout temps, vous pouvez modifier ou supprimer les inscriptions correspondant à des personnes-ressources de votre organisation. Vous devez cependant toujours conserver une personne-ressource principale pour la demande de financement. 1.5 SOMMES DUES Si votre organisme doit de l argent au Gouvernement du Canada en raison d un défaut de paiement ou d un paiement en souffrance, on doit ajouter la valeur de chaque somme due dans la fenêtre «Détails de la somme due» (voir la figure 7) en cliquant sur «Ajouter» dans la fenêtre «Sommes dues». Le champ «Somme due» n autorise que des chiffres. Les espaces, les virgules ou les signes de dollar ($) ne sont donc pas permis. Dans le rectangle prévu pour l ajout de texte, saisissez la nature des sommes en souffrance ou en arriéré dues par votre organisation au Gouvernement du Canada. Figure 7 Détails de la somme due 1.6 LIEUX DES ACTIVITÉS Par défaut, l adresse de votre organisation sera considérée comme le principal lieu des activités. Si les activités proposées auront lieu en divers endroits, vous devez vous assurer qu ils se trouvent dans la même circonscription. Cette fenêtre vous permet de supprimer ou d ajouter des lieux (voir la figure 8). Figure 8 Lieux des activités Page 13

14 1.7 DESCRIPTION DE L EMPLOI Cette fenêtre vous permettra de décrire selon l ordre des priorités les emplois que vous demandez. Vous devez fournir des renseignements distincts pour chaque titre de poste différent. Si vous avez l intention d embaucher plus d un étudiant sous le même titre de poste, décrivez ce poste une seule fois. Si votre demande est approuvée, il se peut que ce ne soit pas pour tous les postes, pour toutes les semaines ou pour les nombres d heures par semaine demandés. La première fois que vous ouvrirez cette fenêtre, il vous sera demandé de cliquer sur «Ajouter» (voir la figure 9), pour commencer la saisie de renseignements sur l emploi. La saisie terminée, un tableau sommaire (voir la figure 9a), pré-complété, sera présenté, relativement à tous les emplois reliés à votre demande. Figure 9 Description de l emploi Page 14

15 Figure 9a. Description de l emploi tableau automatiquement pré-complété Page 15

16 Page 16

17 1.8 CLAUSES DE L ENTENTE La fenêtre «Information pour l entente» (voir la figure 10) permet de produire une version PDF des clauses de l entente. Figure 10 Information pour l entente Une fois les clauses lues et la demande prête à être soumise, accédez à la fenêtre «Revoir et soumettre» à partir du menu de gauche. 1.9 REVOIR ET SOUMETTRE La fenêtre «Revoir et soumettre» (voir la figure 11) résume la totalité des renseignements saisis dans la demande. Elle vous permet de les revoir et, au besoin, de les modifier. Elle vous avertit aussi de l omission d un champ obligatoire en affichant un message d erreur dans le haut de la fenêtre. Quand tous les champs obligatoires sont remplis, chaque section disparaîtra, mais vous pourrez les ouvrir pour les relire. Vous pourrez imprimer une version de votre demande à partir de cette fenêtre. Pour soumettre votre demande de financement, cliquez sur le bouton «Soumettre», ce qui vous conduira à la fenêtre «Certification» (voir la figure 11). Page 17

18 Figure 11 Revoir et soumettre 1.10 CERTIFICATION ET SOUMISSION DE LA DEMANDE Pour être admissible, la demande de financement doit être remplie par le ou les représentants officiels de votre organisation, conformément à vos règlements internes ou à d autres documents constitutifs. Le premier paragraphe donne le nombre de signatures requises pour soumettre la demande. Le nombre de signatures requises peut être vus en cliquant sur le menu «SELSC», dans le haut de la fenêtre, et en choisissant le sous-menu «Identification de l organisme» UN SIGNATAIRE Lisez le texte en regard de la case à cocher dans la fenêtre de certification, puis cochez la case. Cliquez ensuite sur le bouton «Suivant». Répondez à la question de sécurité. Cliquez sur le bouton «Soumettre». Si tout s est bien déroulé, un message de confirmation contenant un numéro de confirmation s affiche. Ce numéro vous sera aussi envoyé par courriel (voir la figure 12). Une confirmation par courriel sera envoyée au signataire par l adresse suivante : Page 18

19 Figure 12 Certification un signataire PLUSIEURS SIGNATAIRES Lisez le texte en regard de la case à cocher dans la fenêtre de certification, puis cochez la case. Cliquez ensuite sur le bouton «Suivant». Répondez à la question de sécurité. Avant de cliquer sur le bouton «Soumettre», la liste des représentants à qui le pouvoir de soumettre des demandes de financement a été délégué sera soumise à votre attention. Vous pourrez alors, à votre choix, les aviser par courriel (voir la figure 13). Cliquez sur le bouton «Soumettre». Les signataires choisis recevront un courriel les avertissant de ce qu on attend d eux. Ils pourront accéder à leur propre compte et chercher le projet ayant un statut «En attente de Signataires». Ils devront cliquer sur le bouton «Action», et prendre connaissance de l information avant de la soumettre au ministère. Quand tous les signataires auront rempli la fenêtre de déclaration, le dernier obtiendra un message de confirmation. Une confirmation par courriel sera envoyée au dernier signataire par l adresse suivante : Page 19

20 Figure 13 Certification plusieurs signataires Page 20

21 1.11 Copier et Modifier La fonction «Copier et Modifier» offre un moyen rapide de créer une nouvelle demande de financement en utilisant le contenu d une demande déjà soumise. Cette fonction devrait être utilisée lorsque plusieurs demandes de financement doivent être soumises car les activités proposées auront lieu dans divers circonscriptions. Important: Complétez un seul formulaire si tous les emplois demandés sont à l intérieur de la même circonscription. Le lieu des activités proposées détermine la circonscription. Si les activités proposées auront lieu dans plusieurs lieux, vous devez vous assurer qu elles sont à l intérieur de la même circonscription. Afin de déterminer la circonscription, consultez le site web d Élections Canada. Page 21

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