SERVICE DES FINANCES FORMATION FINANCE. Automne 2015

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1 SERVICE DES FINANCES FORMATION FINANCE Automne

2 Plan de cours 1- Ventilation budgétaire 2- Formulaires & politiques 3- Facturation & compte à recevoir 4- Résultats & fin d année 5 Divers / période de questions Service des finances 2

3 Ventilation budgétaire 28 caractères importants : Unité budgétaire de regroupement Compte Financement CBS (non utilisé à Poly) Unité administrative Fonds (correspond au 1 er caractère de l UBR) Service des finances 3

4 UBR : Unité budgétaire de regroupement Service des finances 4

5 UBR : Dossier numérisé Date de fin : contrôle informatique. Une dépense faite après la date de fin bloquera dans SAFIRH. Fonction : nature de la dépense autorisée à imputer dans l UBR. (Présentation des dépenses par fonction universitaire aux états financiers de Polytechnique Montréal) Note et pièce jointe : information importante pour la prise de décision. Exemple : lettre d octroi de subvention, crédit temporaire autorisé par le BRCDT, etc Demande de financement : information importante pour la prise de décision. Cédule de versements. Dossier projet du BRCDT. Responsable : signataire autorisé. Être vigilant avant d imputer une dépense dans un UBR déficitaire : visualiser les notes, pièces jointes et la demande de financement. Service des finances 5

6 Compte L imputation comptable impacte sur la qualité de la reddition de comptes de l École. Reddition de comptes : Impact rapport financier SIFU du MEESR Information financière des universités et collèges canadiens (ACPAU et Statistique Canada) Impact rapport financier des organismes subventionnaires Qualité recherchée de l information financière : Uniformité d un exercice à l autre Comparabilité entre universités Fidélité avec la réalité financière L impact de l imputation comptable se retrouve également sur la réclamation des retours de taxes (ristournes). À chaque compte est associé un code de taxes. Service des finances 6

7 Compte Charte de comptes disponible sur 10XXX : Salaires Formulaire PAIE uniquement 20XXX : Avantages sociaux Formulaire PAIE uniquement 30XXX : Frais de représentation & déplacement 30144: Stationnement longue durée non imposable 30145: Stationnement longue durée imposable (employé) 30113: Stationnement journalier (avec facture) Aramark & tout autre traiteur : utiliser le compte # XXX : Achats matériels 50XXX : Services, Honoraires professionnels Entreprise (enregistrée au REQ) Formulaire DP Individu ne faisant pas partie du personnel régulier de l École (non enregistré au REQ) Formulaire Hon. Prof. 70XXX : Immobilisations 80XXX : Divers Cotisations : affiliation à des sociétés scientifiques. Cotisation non individuelle (ex: IEEE) Formulaire DP Cotisations : cotisation à un ordre professionnel via DP-cotisation prof. Remboursement de l employé. (imposable) Formulaire Paie Cotisations 80311: lorsqu on paie un organisme au nom d un individu (imposable) Formulaire DP Cotisation à l OIQ (professeur seulement): (signature des affaires professorales non requise) Formulaire DP 90XXX : Revenus Service des finances 7

8 Immobilisations 70XXX Impact sur le traitement comptable aux états financiers de l École. Un bien capitalisable est viré en fin d année à l actif du fonds d investissement et amorti sur X années. Comment déterminer si un achat est capitalisable : 40XXX (non capitalisable) ou 703XX (capitalisable)? 1- Est-ce que le bien appartient à Polytechnique? Location = NON 2- Est-ce que le bien a un impact net comptable (après ristourne) supérieur à 1000 $? 3- Est-ce que le bien a une durée de vie supérieure à 1 an? 4- Ajoute de la valeur à un bien. Amènera des avantages futurs Doit répondre «oui» à ces 4 points pour imputer dans 703XX Attention! Erreur fréquente: les logiciels! Qui a les droits? Est-ce que vous achetez un logiciel ou un droit (licence) d utilisation? Nouveau compte: pour les licences Service des finances 8

9 UA : unité administrative Utiliser seulement dans le fonds de fonctionnement «1» Utiliser pour la micro gestion : gestion du budget de fonctionnement. Ex. : isoler les dépenses d un projet, d un chantier, d un secteur du département, etc Exclusive pour les fonds permanents «3» & «5» Service des finances 9

10 Fonds Tous les fonds sont sous la responsabilité de l École et soumis aux règles adoptées par les instances décisionnelles. Sans égard au fonds payeur, tout paiement fait par le Service des finances est signé Polytechnique Montréal et doit être conforme au principe de saine gestion des fonds publics. Fonctionnement: activités courantes de l École Annuel : budget École (fonds 1) Permanent : fins particulières (fonds 5) Affectation d origine interne Investissement (fonds 2) Fonds avec restrictions (fonds 3) doit respecter, s il y a lieu, des règles plus strictes de l organisme subventionnaire. Sommes reçues et assujetties à des restrictions déterminées de l extérieur. Fiduciaire Recherche et non-recherche Examen CRSNG-CRSH-IRSC en janvier 2015 Service des finances 10

11 Fonds 5 Fins particulières Ces fonds proviennent principalement des frais indirects à la recherche «FIR» sur la facturation des contrats de recherche. 48 % des FIR sont versés mensuellement dans les «512* (KD)» et «510*(K)» MODALITÉS D APPLICATION DE LA POLITIQUE SUR L ADMINISTRATION DES FONDS DE RECHERCHE Les sommes versées doivent servir à défrayer les coûts indirects liés à la réalisation de projets de recherche (congrès scientifique, entretien/réparation d équipement, etc.) ou à l élaboration de nouveaux projets (salaire personnel de recherche, aides financières) Ces fonds sont soumis aux mêmes directives que pour le fonds de fonctionnement. Programme PIED (532*) : Durée 2 ans Tout montant non dépensé après 2 ans est retourné à la DRIAI et au département Soumis aux mêmes règles que le CRSNG Service des finances 11

12 Outils SAFIRH Calculette taxes: Utile pour : Voir l impact net comptable à l UBR; Lors de la préparation d un RD ou DP : trouver le montant à ventiler dans un UBR pour fermer ce dernier et ainsi éviter un transfert de fonds. Service des finances 12

13 Outils SAFIRH Calculette de jour Service des finances 13

14 Formulaires Service des finances 14

15 APPROBATION & DÉLÉGATION DE SIGNATURE Rôle de l approbateur : Évaluer la pertinence de la dépense; S assurer que toutes les pièces justificatives sont jointes à la demande; S assurer de la conformité de la dépense à la directive concernée par l UBR imputé; S assurer d avoir toutes les signatures requises. Ex. : FCI/FEI & HP => BRCDT. Le responsable de l UBR est l ultime responsable des charges qui sont imputées dans son UBR. Aucun membre du personnel n est habilité à s autoriser quelques dépenses que ce soit (Article 6.1). Nota Bene : Pour un frais de représentation, réception et/ou réunion, le supérieur hiérarchique doit prendre la facture. Les délégations de signature doivent être remises à Diane Lorion (diane.lorion@polymtl.ca). Spécifier les dates de début et de fin de la période de délégation. Précision : aucune délégation possible pour la signature des rapports financiers aux organismes. Service des finances 15

16 AVANCE DE VOYAGE Aide à faire un suivi plus rigoureux sur les rapports de déplacements. Permet de créer un engagement dans SAFIRH et de réserver les fonds dans un UBR. Minimum autorisé : 500 $ Limite de 6 semaines avant le déplacement au plus tôt à moins d avoir déjà payé des frais (remettre preuve de paiement). Aucune avance après le départ. Possibilité de faire une cédule de paiement. Présenter un rapport de déplacement au plus tard 30 jours de calendrier suivant la fin du déplacement (délai de 3 mois pour les périodes sabbatiques) S assurer de joindre l avance de voyage au rapport de déplacement Service des finances 16

17 RAPPORT DE DÉPLACEMENT & REPRÉSENTATION Principes fondamentaux : Utilisation raisonnable et justifiable des ressources financières Utilisation du moyen de transport le plus économique Pièce justificative : document original qui contient les éléments suivants : Date de la transaction Montant Nature de la dépense Nom de l émetteur Nom du payeur (carte de crédit) Numéros TPS/TVQ Service des finances 17

18 RD Cas problématiques et erreurs fréquentes Buts du déplacement : Indiquer le but du déplacement à l endroit prévu au RD Recherche: l objet du déplacement doit démontrer le lien direct à la recherche subventionnée - obligation du CRSNG Pour tout autre fonds - non-recherche = bonne pratique de détailler le but du déplacement par souci de transparence. Tout RD est sujet à une vérification externe. Dans la plupart des cas, seulement le nom de la conférence à laquelle le demandeur a participé apparaît, ce qui n est pas suffisant Exemple de bonnes pratiques: Présentation d un article ou d un résultat de recherche Invitation pour donner une conférence Aller chercher une expertise en lien avec sa recherche Service des finances 18

19 RD - Cas problématiques et erreurs fréquentes Service des Finances 19

20 RD - Cas problématiques et erreurs fréquentes Frais de représentation (avec quelqu un de l extérieur): Documenter s il s agit d une dépense pour une activité de réseautage ou de recherche Congrès, colloque ou séminaire: Fonds avec restrictions: la documentation d'appui officielle (prospectus ou programme précisant les dates des conférences ou des ateliers) est requise (article 7.5) Repas inclus lors d un événement: ne pas réclamer de per diem pour ce repas Inscription Québec ou Hors-Québec (selon lieu de l événement) => #80110 Inscription Hors-Canada (selon lieu de l événement) => #30119 Service des finances 20

21 RD - Cas problématiques et erreurs fréquentes Avion: Le prix du billet en classe économique est remboursé Vol intérieur au Canada au départ du Québec => #30113 Vol intérieur au Canada au départ d'une autre province => #30116 (Cocher HQ) Vol au départ du Canada vers les États-Unis =>#30116 Tout autre vol vers l étranger (sauf vers États-Unis) => #30119 Per diem: indiquer les per diem sous forme de tableau (dates, repas réclamés). Un choix entre facture ou per diem doit être fait par jour (sauf en situation de représentation). Service des finances 21

22 RD - Cas problématiques et erreurs fréquentes Frais de sièges d avion: Fonds de recherche Frais de sièges standards admissibles Frais de sièges privilégiés non admissibles => ex: allée de la cloison ou ligne de sortie Exception: admissible si le chercheur a une note du médecin nécessitant l espace additionnel pour les jambes Avance de voyage: Question à se poser: Est-ce qu une avance de voyage a été versée pour ce déplacement? Service des finances 22

23 RD - Cas problématiques et erreurs fréquentes Rapport payé en devise: Accepté pour un professeur invité/chercheur invité/étudiant invité. (ex. : soutenance de thèse) Joindre la lettre d invitation au rapport Indiquer la devise à l endroit prévu au rapport Toutes les dépenses doivent être présentées dans la devise du paiement Exemple: paiement en Euros => Toutes les dépenses doivent apparaitre en Euros à l annexe du RD SAFIRH : Données saisies en devises étrangères et le système fait la conversion de taux (taux à la date du rapport) Consultation des données en $CAN: voir bouton Rapport d un étudiant: Indiquer le matricule «employé» (6 caractères) et non le matricule «étudiant» (7 caractères). Si l étudiant est boursier, un matricule «employé» lui a été donné. Si aucun matricule «employé» n est associé à l étudiant et s il est peu probable que l étudiant reçoive un autre remboursement dans le futur, svp utiliser le numéro de fournisseur #8859 «étudiants divers» Service des finances 23

24 RD - Cas problématiques et erreurs fréquentes Frais de repas: indiquer visiblement le nombre de personnes, leurs noms et si un invité est de l externe de la communauté Polytechnique (indiquer son lieu de travail) Frais de réunion entre employés: maximum 40 $ par personne incluant boisson, taxes et pourboire (Article 7.4 de la Directive) Party de bureau: Documenter si contribution des employés Zone grise: Documenter sur l annexe et/ou dans la zone «Commentaire» de la 1 ère page! Justifier! Soyez précis et détaillé! Le rapport doit être compris par un vérificateur externe. Toute dérogation aux directives sera présentée au directeur de l Administration avant traitement. Service des finances 24

25 RD - Approbation Déplacement imputé dans une subvention Signature du titulaire de la subvention Signature du directeur de département (fonds avec restrictions: aucune délégation à l adjoint du département) Fonds 5 (K): Dépenses > 300 $ Signature du titulaire du fonds K Signature du directeur de département Fonds 1 : Délégation permanente à l adjointe Service des finances 25

26 RD Contrôle interne Service des finances fait des tests de contrôles internes sur base statistique après que le règlement ait eu lieu Demandes d informations supplémentaires (pièces justificatives ou explications) Dans le cas d une erreur, nous demandons un remboursement de la part du bénéficiaire Remboursement par un ajustement sur un RD ultérieur Remboursement par chèque: seulement s il est peu probable que le bénéficiaire fera un nouveau RD dans les mois à venir. Service des finances 26

27 DEMANDE DE PAIEMENT Indiquer l entité Il est fortement recommandé de regrouper les factures d une même entité sur une même DP. Important de se poser la question avant de remplir une DP : Est-ce que j ai un engagement (commande, entente) dans SAFIRH sur cette facture? Ne jamais altérer une facture. Si une facture n est pas conforme à l achat effectué, demander au fournisseur de la refaire, incluant les taxes. Pour un même compte de dépense, si plusieurs factures ont un traitement de taxes différent: ajouter une ligne de ventilation par type de traitement de taxes. S assurer que le lien entre la description et la ventilation soit clair Numéroter les pièces jointes pour faciliter la vérification Mini dépense seulement : utilisation petite caisse. Attention : opération comptant = à risque! Être vigilant! Petite caisse accordée = $ protégé dans endroit sécuritaire (limiter l accès) + factures. Important de faire signer le demandeur lors du paiement Service des finances 27

28 DP La facture «fournisseur» détaillée Éléments essentiels à retrouver sur une facture sinon on ne peut pas la traiter : Date de la facture Numéro de facture Nom de l entreprise Description détaillée Bien : item par item : prix unitaire et quantité. Date de livraison. Service : période couverte (les dates) Honoraires professionnels : taux horaire et nombre d heures Montant à payer Facturé à Polytechnique Montréal sinon refusé par RQ (uniquement l employé ou le département ne suffit pas) Numéro de TPS & TVQ Indication du nom de la taxe (seulement «sales tax» ou «taxes estimées» n est pas suffisant) Numéro d entente ou de bon de commande, s il y a lieu Service des finances 28

29 DP- Achat par internet (ex: Amazon, Apple) Il est important d aller jusqu au bout du processus d achat WEB afin d imprimer une facture. Une confirmation de commande ou une «liste de prix» ne suffit pas. Une preuve de paiement par carte de crédit est nécessaire. Faire preuve de vigilance pour des demandes de remboursement tardives afin de limiter le risque de paiement en double. Service des finances 29

30 DP Achat étranger Demande de paiement toujours saisie en devise. Impact net à l UBR en $ canadien converti au taux du jour de la facture. Mode de paiement habituel : traite bancaire. Attention : délai poste internationale (souvent 1 mois) Dédouanement : Fournisseur : Affiliated DP lié à la DS Frais de courtage d Affiliated à la charge du demandeur dans l UBR L autre partie de la dépense d Affiliated = remise TPS. Imputé bilan et annulé lors de la saisie de la facture par autocotisation. Service des finances 30

31 DP Honoraires professionnels Utiliser le formulaire «Honoraires professionnels» & remettre le document au SRH. Le formulaire sera traité par le secteur de la Paie. Émission d un relevé fiscal T4A en fin d année. Sensibiliser vos consultants que tout frais de déplacement doit être inclus dans leur facture avec leurs honoraires. NE JAMAIS FAIRE DE RD POUR UN CONSULTANT. Un seul statut par personne. Un employé de Polytechnique ne peut pas recevoir d honoraires professionnels. Attention sur le statut de la personne payée Obligation fiscale différente pour Polytechnique si travailleur autonome (HP) ou salarié (Paie). En cas de doute, vous êtes invités à communiquer avec nous. Quelques critères fournis par Revenu Québec : Le lien de subordination Le critère économique (ex. : Polytechnique est le seul client du consultant) L utilisation des ressources de travail (ex. : bureau et équipement de Polytechnique) Intégration des travaux effectués et résultat du travail Service des finances 31

32 TRANSFERT DE FONDS Pour les transferts de dépenses : Doivent être faits de compte à compte. Doivent être une dépense RÉEL de l année financière. Joindre pièce justificative. On doit voir la preuve SAFIRH de l IMPACT NET de votre dépense à transférer. # Matricule lorsque salaire ou aide financière. Regrouper les transferts pour un même responsable. Ajouter un tableau si requis. Maximum transférable : $ salaire $ A.S. % A.S. 7827/29568=26% Service des finances 32

33 FACTURATION/COMPTE À RECEVOIR Facture : envoyer vos copies de facture à caroline.soo@polymtl.ca en indiquant toujours l entité externe (numéro de client). Suivi : une facture enregistre le revenu à l UBR et crée un compte à recevoir dans le bilan de l École. Attention! L argent n est pas nécessairement encaissé. Vous avez la responsabilité de faire le suivi de vos comptes à recevoir. Le suivi devrait être fait régulièrement, mais il est essentiel de le faire au 31 mars et au 30 avril. Advenant le cas que la facture doit être annulée, envoyer un courriel à Caroline Soo. Service des finances 33

34 RÉSULTATS Suivi des engagements pour un bon suivi budgétaire. Ne pas oublier que les bons de commande comme les avances réservent de la disponibilité budgétaire; mais ne sont pas du «RÉEL» Bon de commande: faire le suivi des commandes ouvertes; vérifier la réception & la facturation. Service et/ou marchandise reçu, mais non encore facturé : voir avec les comptes à payer. Relancer le fournisseur s il y a lieu. Fermeture commande annulée : écrire à damienne.boutonnet@polymtl.ca Fermeture solde résiduel sur une commande reçue et payée : écrire à damienne.boutonnet@polymtl.ca Avance de voyage: respecter le délai de 30 jours (3 mois pour les sabbatiques) Démarcation : Définition : processus comptable d appariement des revenus et dépenses dans la même année financière. C est une norme comptable dont l École est tenue de respecter. 4 dates importantes à retenir: o Au 31 octobre : présentation à la Direction de la situation financière des fonds 1 & 5 (1 er semestre de l exercice financier) o Au 31 janvier : présentation à la Direction de la situation financière des fonds 1 & 5 (3 e trimestre de l exercice financier). Ces résultats servent de base à la préparation du budget annuel fonds 1 de l exercice suivant o Au 31 mars : préparation des rapports annuels aux organismes subventionnaires (fonds 3) o Au 30 avril : préparation des états financiers audités de l École Service des finances 34

35 Présentée par : Brigitte Côté, adjointe à la directrice, Comptabilité & Fidéicommis Mélissa Mirabella, analyste comptable Olivier St-Germain-Lavoie, analyste comptable Service des finances 35