Dématérialisation et Carte d achat

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1 Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) Dématérialisation et Carte d achat Détails et explicitations dans les commentaires du document

2 Préambule Présentation de l ensemble des modules de formation proposés 2 Domaines Modules de formation associés Budget La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Transverse Engagement juridique marché Comprendre les processus de la dépense Engagement juridique hors marché Le service fait Gérer les référentiels Dépenses Demande de paiement sur EJ Retenues de garantie Demande de paiement hors EJ Gestion des avances et des acomptes Mise en paiement Gestion des pénalités La démarche de contrôle Carte d achat et dématérialisation 15 Présentation du processus standard de la recette Recettes Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes Cas particuliers Recettes au comptant Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

3 Sommaire 3 La dématérialisation Principes Gains La carte d achat Introduction Processus Quiz Quiz

4 La dématérialisation 4

5 La dématérialisation Principes 1 5 La dématérialisation du processus (workflow) et des échanges A pour objectif la disparition des supports papiers : échange direct sous un format numérique. Concerne l ensemble des : Pièces : Engagement juridique, service fait, factures, pièces justificatives. Etapes de la vie d une pièce : de son initialisation à son archivage. Acteurs du processus : fournisseur, client, gestionnaire, responsable, comptable. Acheteur Tutelles Clients En application de l ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique, les fournisseurs des acheteurs publics devront, à partir du 1 er janvier 2017, progressivement dématérialiser la transmission des factures. Flux dématérialisés Gestionnaire Organisme Comptable Acteurs externes Fournisseurs Cour des Comptes Organismes de contrôle Les organismes publics devront traiter les factures dématérialisées reçues de leurs fournisseurs et émettre des factures dématérialisées à leurs clients à compter du 1 er janvier 2017 Avantages : gain de temps, amélioration de l exploitabilité des données, amélioration de la qualité des données échangées, harmonisation et automatisation des contrôles.

6 La dématérialisation Gains 1 6 Gains de temps Génération automatique des actes de gestion Gains financiers Réduction des frais d impression, d expédition Amélioration de la qualité des données échangées Réduction des erreurs liées aux resaisies manuelles Amélioration de l exploitabilité des données Amélioration du temps de préparation des restitutions budgétaires et comptables Accès commun aux pièces justificatives stockées Diminution des frais d archivage et de stockage Harmonisation des procédures Automatisation des procédures Amélioration de la traçabilité des données Renforcement de la confidentialité des données

7 La carte d achat 7

8 La carte d achat Introduction 1 8 La carte d achat est un moyen de paiement auquel peuvent recourir les entités publiques comme modalité d exécution des achats publics. Elle donne lieu à un traitement spécifique pour l enregistrement de l EJ et la certification du SF. Le recours à la carte d achat permet de simplifier et de fluidifier le circuit de la dépense. La carte d achat permet de réduire les coûts de traitement d une commande, en rendant le processus de paiement plus rapide, sans risque d intérêts moratoires. La carte d'achat est utilisée pour des dépenses présentant un volume d actes important et difficilement compressible, mais dont les enjeux budgétaire et comptable restent limités (faibles montants).

9 La carte d achat Processus Niveau 1 2 Le processus de la carte d achat est similaire à la 3ème variante du processus de la dépense : DP sans EJ préalable et consommation des AE et SF concomitant à la DP 9 1 Achat Organismes publics Envoi d un ROB mensuel 3 Banque 2 Règlement du fournisseur Fournisseur 4 Prise en charge et validation de la DP 5 Paiement à la banque Consommation de CP Comptabilisation de l écriture de trésorerie Consommation d AE Comptabilisation de la charge ou immobilisation

10 La carte d achat Processus Niveau 3 2 Le processus de la carte d achat est similaire à la 3ème variante du processus de la dépense : DP sans EJ préalable et consommation des AE et SF concomitant à la DP 10 1 Achat dans le cadre d un marché formalisé Organismes publics Envoi d un ROB mensuel 3 Banque 2 Règlement du fournisseur Fournisseur 4 Prise en charge et validation de la DP 5 Paiement à la banque Consommation de CP Comptabilisation de l écriture de trésorerie Consommation d AE Comptabilisation de la charge ou immobilisation

11 Quiz 11

12 Quiz 1 12 Question 1 Quelles sont les dépenses concernées par la carte d achat? Réponse : La carte d'achat est utilisée pour des dépenses présentant un volume d actes important et difficilement compressible, mais dont les enjeux budgétaire et comptable restent limités (faibles montants).

13 Quiz 2 13 Question 2 A quels moments sont consommés les AE et les CP dans le cas d une dépense par carte d achat? Réponse : Les AE sont consommées à la validation de la DP (DP correspondant au ROB) et les CP sont consommés au paiement.

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