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1 DEMATERIALISATION? Soyons clair ou bien essayons de l être. Depuis le dernier trimestre 2015, le syndic a effectivement la possibilité d envoyer aux copropriétaires les convocations, procès-verbaux d assemblées générales et mises en demeure en lettre recommandée avec demande d avis de réception (LRAR) par voie électronique. Mais, ATTENTION! que l on se comprenne bien! Cet envoi ne peut pas se faire directement depuis la boîte MAIL du SYNDIC. L'envoi d'une lettre recommandée électronique doit remplir plusieurs conditions essentielles que ne permet pas un envoi simple par la messagerie du SYNDIC, notamment : le tiers chargé de l'acheminement doit garantir l'identité de l'expéditeur et du destinataire ; les dates d'expédition et de réception doivent être garanties et vérifiables ; un avis de réception doit être retourné à l'expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver comme preuve «de dépôt». Les principaux risques encourus par le SYNDIC qui tenterait d envoyer vos convocations, procès-verbaux d assemblées générales et mises en demeure recommandés par messagerie électronique sont les suivants : que les assemblées générales soient tout simplement contestées pour des problèmes d irrégularité sur les modalités de notifications ; que le syndicat des copropriétaires soit débouté devant le tribunal en cas de procédure en recouvrement de charges. Une autorisation doit être donnée au syndic pour vous transmettre les notifications par lettre recommandée électronique Le décret n , relatif à la dématérialisation des notifications daté du 21 octobre 2015 a été publié au Journal Officiel le 23 octobre 2015 date d entrée en vigueur. Quels actes peuvent être transmis par voie électronique en copropriété? Par le syndic (Section IX Disposition diverses - art. 64 et 65 décret du 17 mars 1967, en bas de page) Le syndic peut valablement envoyer par voie électronique les actes suivants : la convocation des copropriétaires aux assemblées générales ; le procès-verbal des assemblée générales pour les copropriétaires opposants à une décision ou ceux absents ; l'exercice du droit de priorité des copropriétaires lors de la vente de place de stationnement au sein de la copropriété lorsque le permis de construire a été délivré conformément à un plan local d'urbanisme ou à d'autres documents d'urbanisme imposant la réalisation d'aires de stationnement (loi du : art. 8-2) ;

2 la notification aux copropriétaires concernés par l'exercice d'un droit de délaissement par les deux tiers des copropriétaires (loi du : art. 18 III) ; la notification du droit de priorité en cas de surélévation de l'immeuble au profit des copropriétaires du dernier étage (loi du : art. 35) ; la mise en demeure pour le recouvrement d'une créance justifiée à l'encontre d'un copropriétaire (loi du : art. 10-1). ATTENTION : a - à la différence de l envoi postal, chaque syndic va négocier avec un opérateur le coût d un envoi électronique, coût sur lequel le cabinet de syndic rajoutera une marge de façon presque systématique. B - avant de vous adresser des envois électroniques, le syndic doit recueillir préalablement l'autorisation écrite et l'adresse électronique de chaque copropriétaire qui conserve la possibilité de modifier l'adresse communiquée ou de revenir sur sa décision de recevoir les notifications et les mises en demeure par voie électronique. Par les copropriétaires (art. 3 / loi du : art. 64 et 65) Les copropriétaires peuvent valablement envoyés par voie électronique les actes suivants : la mise à l'ordre du jour de l'assemblée générale de l'examen d'une question ou d'un point ; la notification de la décision de participer à l'emprunt collectif (loi du : art. 26-4) ; la convocation à l'assemblée générale par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires (décret du : art. 8 et 50) ; la mise en demeure du syndic ou du président du conseil syndical de convoquer une assemblée générale et la convocation à l'assemblée générale par un copropriétaire habilité par le président du TGI (décret du : art. 8 et 50) ; la notification au syndic par des copropriétaires qui n'ont pas voté en faveur de la réalisation de travaux d'amélioration d'échelonner leur paiement sur dix ans (loi du : art. 33). Par le président du conseil syndical (art. 4 / décret du : art. 64-4) Le président du conseil syndical peut valablement envoyer par voie électronique les actes suivants : la mise en demeure au syndic de convoquer une assemblée générale (décret du : art. 8 et 50) ; la convocation des copropriétaires à l'assemblée générale lorsque la mise en demeure citée ci-dessus est restée infructueuse pendant au moins 8 jours (décret du et 50). Par l'administrateur provisoire (art. 4 / décret du : art. 64-4) Peuvent valablement être envoyés par voie électronique, toutes les notifications et mises en demeure faites par un administrateur provisoire désigné dans une copropriété où l'équilibre financier est gravement compromis ou qui est dans l'impossibilité de pourvoir à la conservation de l'immeuble (loi du : art. 29-1). Comment procéder pour adresser des notifications et mises en demeure par voie électronique? (art. 4 /décret du : art. 64-1) L'autorisation préalable des destinataires est requise pour pouvoir leur adresser une lettre recommandée électronique (LRE). L'autorisation préalable (art. 4 / décret du : art. 64-1) Pour pouvoir adresser des notifications et des mises en demeure par voie électronique, le syndic doit préalablement avoir obtenu l'accord écrit et individuel du ou des copropriétaire(s) : au cours d'une assemblée générale avec la consignation de l'autorisation dans le procèsverbal ; à tout moment, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par lettre recommandée électronique (LRE). Cette autorisation est inscrite au registre des procès-verbaux (décret du : art. 17).

3 L'envoi par lettre recommandée électronique (LRE) (art. 4 / loi du : art. 64-3) Les notifications et les mises en demeure par voie électronique sont effectuées par LRE selon un procédé permettant d'identifier le tiers, de désigner l'expéditeur, de garantir l'identité du destinataire et d'établir si la lettre a été remise ou non au destinataire (Code civil : art ). Information par courrier électronique de l'envoi d'une LRE Cet envoi doit être fait par un tiers qui informe le destinataire, par courrier électronique, qu'une LRE va lui être envoyée et qu'il a la possibilité, pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, de l'accepter ou de la refuser. Le destinataire n'est pas informé de l'identité de l'expéditeur de la LRE. Envoi du contenu de la LRE par courrier électronique Dès acceptation par le destinataire de recevoir la LRE, le tiers chargé de son acheminement envoie la LRE à destination de l'adresse électronique qui lui a été transmise par l'expéditeur. Possibilité de recevoir par courrier postal la LRE imprimée sur papier Lorsque l'expéditeur ou le destinataire non professionnel demande la distribution de la LRE imprimée sur papier, le tiers chargé de l'acheminement procède à l'impression sur papier de la LRE et à sa mise sous enveloppe. Sa distribution est assurée par un prestataire de services postaux. Date de réception de la LRE Le courrier électronique est réputé avoir été reçu à compter du lendemain de l'envoi au destinataire du courrier électronique par le tiers chargé de son acheminement. Lorsque le destinataire demande à recevoir la LRE sur support papier, le délai court à compter du lendemain de la première présentation de la LRE imprimée sur papier avec demande d'avis de réception au domicile du destinataire. Comment modifier son adresse électronique ou revenir sur sa décision de recevoir par voie électronique les notifications et mises en demeure? (art. 4 / décret du : art. 64-2) Le copropriétaire peut à tout moment notifier au syndic, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par LRE, sa décision de ne plus être destinataire de notifications ou de mises en demeure par voie électronique. Cette décision prend effet le lendemain du jour de la réception de la lettre recommandée par le syndic. Le syndic en fait mention sur le registre des procès-verbaux (loi du : art. 17). Où les adresses électroniques des copropriétaires sont-elles conservées? (art. 2 / décret du : art. 32) L'adresse électronique des copropriétaires figure dans la liste des copropriétaires établie et mise à jour par le syndic. L'autorisation des copropriétaires est inscrite au registre des procès-verbaux. Entrée en vigueur de la dématérialisation La possibilité d'adresser des notifications et des mises en demeure par voie électronique est ouverte depuis le 24 octobre 2015 (sous réserve de l'accord écrit du copropriétaire / cf. Où les adresses électroniques des copropriétaires sont-elles conservées?). Cette autorisation est inscrite au registre des procès-verbaux (décret du : art. 17). NOTA : Ce décret a pour objectif de permettre une réduction des charges au profit des syndicats de copropriétaires. Deux dépenses sont particulièrement concernées : le coût des photocopies (exemple : Ordre du jour A.G., Procès-verbal d A.G.) ainsi que les frais d affranchissement. C est pour cela qu il faudra vérifier :

4 Si le syndic réduit le montant de ses honoraires en fonction de la diminution des photocopies que cela va engendrer, conformément au coût affiché dans les «anciens» contrats. Si le syndic présente dans son contrat un coût différencié de la mise en demeure selon qu elle soit envoyée sous format papier ou par voie électronique. Si le syndic reporte, sur le compte du syndicat des copropriétaires, le coût réel de la notification électronique facturé par l opérateur, sans prendre de marge, comme cela est le cas actuellement pour l affranchissement postal. Si le syndic n impose pas aux copropriétaires la notification électronique sans obtenir au préalable leur consentement exprès. Décret du 17 mars Section IX : Dispositions diverses. Article 64 : Toutes les notifications et mises en demeure prévues par la loi du 10 juillet 1965 susvisée et le présent décret sont valablement faites par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Le délai qu'elles font, le cas échéant, courir a pour point de départ le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire. Ces notifications et mises en demeure peuvent également être valablement faites par voie électronique dans les conditions et selon les modalités fixées aux articles 64-1 à Toutefois, la notification des convocations prévues au présent décret ainsi que celle de l'avis mentionné à l'article 59 ci-dessus peuvent valablement résulter d'une remise contre récépissé ou émargement. Article 64-1 : Lorsque l'accord exprès du copropriétaire mentionné à l'article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée est formulé lors de l'assemblée générale, il est consigné sur le procès-verbal de l'assemblée générale mentionné à l'article 17 du présent décret. Lorsqu'il n'est pas formulé lors de l'assemblée générale, le copropriétaire le communique par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par lettre recommandée électronique au syndic, qui l'enregistre à la date de réception de la lettre et l'inscrit sur le registre mentionné à l'article 17. Article 64-2 : Le copropriétaire peut à tout moment notifier au syndic, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par lettre recommandée électronique, qu'il n'accepte plus d'être rendu destinataire de notifications ou de mises en demeure par voie électronique. Cette décision prend effet le lendemain du jour de la réception de la lettre recommandée par le syndic. Le syndic en fait mention sur le registre mentionné à l'article 17. Article 64-3 :Les notifications et mises en demeure par voie électronique peuvent être effectuées par lettre recommandée électronique dans les conditions définies à l'article du code civil. Dans ce cas, le délai qu'elles font courir a pour point de départ le lendemain de l'envoi au destinataire, par le tiers chargé de son acheminement, du courrier électronique prévu au premier alinéa de l'article 3 du décret n du 2 février 2011 relatif à l'envoi d'une lettre recommandée par courrier électronique pour la conclusion ou l'exécution d'un contrat. Dans le cas où il est fait application des articles 4 et 5 du même décret, le délai court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier avec demande d'avis de réception au domicile du destinataire. Article 64-4 : Les articles 64-1 à 64-3 sont applicables lorsqu'un administrateur provisoire est désigné en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ou lorsque l'assemblée générale est

5 convoquée par le président du conseil syndical ou par un copropriétaire dans les conditions définies aux articles 8 et 50. Article 65 : En vue de l'application de l'article 64, chaque copropriétaire ou titulaire d'un droit d'usufruit ou de nue-propriété sur un lot ou une fraction de lot notifie au syndic son domicile réel ou élu ainsi que son adresse électronique, s'il a donné son accord pour recevoir des notifications et mises en demeure par voie électronique. Les notifications et mises en demeure prévues par l'article 64 sont valablement faites au dernier domicile ou à la dernière adresse électronique notifiée au syndic. Les notifications, mises en demeure ou significations intéressant le syndicat sont valablement faites au siège du syndicat ou au domicile du syndic.

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