FOURNITURE D'UN SERVICE DE DEMATERIALISATION DES PROCEDURES DE MARCHES CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES

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1 FOURNITURE D'UN SERVICE DE DEMATERIALISATION DES PROCEDURES DE MARCHES CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES MAIRIE DE NICE Direction des Marchés et Appels d'offres NICE Cedex 4

2 SOMMAIRE 1. Objet de la Consultation 3 2. Description de l'organisation des procédures Ville de Nice Intervenants à la Ville de Nice Types de Procédures à la Ville de Nice L outil informatique à la Ville de Nice 4 3. Expression des besoins Volumétrie Publication des Dossiers de Consultation Téléchargement des Dossiers de Consultation Remise des plis Echanges entre la collectivité et les candidats Ouverture des candidatures Admission des candidatures Ouverture des offres Jugement des offres Fin de procédure Statistiques Contraintes Mise en œuvre de la solution Maintenance et suivi de la solution Disponibilité du service Evolution de la solution Support Hotline Responsabilités du candidat 15 2

3 1. Objet de la Consultation La présente consultation a pour objet la fourniture d'une plate forme externalisée de gestion électronique des procédures de passation des marchés (publication, réception des plis, ouverture des plis, ). Cette plate forme sera hébergée par le prestataire et livrée avec les prestations d accompagnement nécessaires (installation, formation, ). Ce marché aura une durée globale de trois ans. Code nomenclature : 6708 (infogérance d'un système d'information) 2. Description de l'organisation des procédures Ville de Nice 2.1. Intervenants à la Ville de Nice La Direction Centrale des Achats et Marchés Publics centralise les procédures relatives à la mise en concurrence des entreprises et la passation des marchés de toute nature. A ce titre, elle est chargée : D'assister et conseiller les services autonomes dans la constitutions des dossiers, De l'exécution de la procédure de passation, de la publicité à la notification, D'organiser les commissions d appel d offres, D informer les services sur l avancement de leurs procédures. Elle est également garante du respect des seuils et de la régularité des procédures. Pour mener à bien sa mission elle est composée de la Direction des Marchés et Appels d Offres et de la Direction des Marchés à Procédures Adaptées. Elle est également étroitement liée aux Personnes Responsables des Marchés, la Commission d Appels d Offres et aux Jury de maîtrise d œuvre Types de Procédures à la Ville de Nice Procédures formalisées : - Appel d offres ouvert, - Appel d offres restreint, - Maîtrise d'œuvre, - Marché négocié avec ou sans publicité, - Dialogue Compétitif. Marché à procédures adaptées. 3

4 2.3. L outil informatique à la Ville de Nice L'organisation actuelle des procédures à la Ville de Nice est basée sur l'établissement des dossiers de consultation (DCE) par chacun des services gestionnaires sous les formats.doc,.xls, pdf, pour les fichiers administratifs et sous les formats Jpg, Tiff ou Dwf pour les plans et photos associés. Ces dossiers sont ensuite validés par la Direction Centrale des Achats et des Marchés Publics (DCAMP), chargée de leur publicité dans les journaux d'annonces légales et sur le site sur lequel sont mises en ligne les pièces du marché. Pour transférer les publications sur Internet et gérer les marchés, la DCAMP utilise une solution développée par la Direction Centrale des Systèmes d'information et Télécommunication (DCSIT) fonctionnant autour d une base de données Access ou Oracle et des formulaires Intranet 3. Expression des besoins 3.1. Volumétrie Nombre de consultations estimées pour une année : - environ 250 Appels d'offres Ouverts ou Restreints dont 1/3 des procédures avec allotissement (500 lots au total), - environ 50 marchés à procédure adaptée, - des procédures spécifiques : 25 marchés négociés, 5 concours de maîtrise d œuvre. Fréquence minimum des Commission d'appels d'offres (CAO): 1 par semaine. Fréquence minimum des ouvertures par la PRM : 1 par semaine. Nombre d'utilisateurs de la plate forme : 30 environ Publication des Dossiers de Consultation La Direction Centrale des Achats et Marchés Publics utilise un ensemble d outils informatiques développés par la Direction Centrale des Systèmes d'information et Télécommunication pour gérer la totalité de ses procédures (Marchés Publics Formalisés ou à Procédure Adaptée). La solution proposée doit posséder une interface, un support et une assistance multi langues (Français, Anglais et Italien). Une procédure peut comprendre un lot unique ou plusieurs lots. 4

5 Paramètres associés à la publication du marché : Afin d éviter une re-saisie des paramètres d un marché sur la plate forme externalisée (date de lancement, objet du marché, ), il est impératif que la solution permette de recevoir la totalité des paramètres pour mener à bien l opération de publication du marché. La Direction Centrale des Systèmes d'information et Télécommunication fournira un fichier au format XML contenant tous ces renseignements, fichier qu elle pourra adapter en fonction des besoins de mise en œuvre de la solution. De la même manière, un envoi automatique de ces données et paramètres vers les sites du BOAMP et du JOUE est nécessaire pour éviter une re-saisie avec obligation de rendre certaine la date d'envoi (Accusé de Réception). Documents publiés du marché : La solution proposée doit permettre de publier tout format de fichiers issus de produits bureautiques ou de progiciels métiers dans la limite de la taille maximale du dossier renseignée au chapitre 4 (Contraintes). La solution doit garantir pour la mise en ligne des DCE : - un temps de transfert correct (cf chapitre contraintes), - la preuve de la complétude du transfert, - une reprise sur incidents. Si la solution utilise des documents sécurisés (documents signés par certificats électroniques), le candidat devra proposer une personnalisation de ces derniers selon les recommandations de la Ville de Nice et la possibilité de les remplacer par des documents non sécurisés. La solution proposée doit permettre à la Direction Centrale des Achats et Marchés Publics de préparer la publication des DCE avant sa mise en ligne réelle sur Internet qui doit s'effectuer par simple changement d état du jour désiré de publication (ex. : état pré-publié -> à publier). Rectificatifs : La Direction Centrale des Achats et Marchés Publics doit pouvoir modifier "en ligne" un ou plusieurs documents d'un DCE publié sur Internet et si nécessaire, remplacer la totalité de ce DCE. Toute modification, qu elle soit partielle ou totale, doit générer un envoi automatique d'un mail aux candidats qui ont retiré le dossier pour les alerter de ces modifications. La solution doit respecter les délais de report de publication visés dans le Code des Marchés Publics. 5

6 3.3. Téléchargement des Dossiers de Consultation La plate forme doit permettre l identification (enregistrement des coordonnées des candidats) qui retirent un dossier afin de : - leur adresser un mail automatique si une modification des documents survient en cours de procédure, - tenir à jour un registre avec coordonnées des entreprises (raison sociale de la société, nom, qualité, adresse mail, numéro de téléphone et fax de la personne retirant les DCE), date et heure des retraits, - produire des statistiques de retrait comme définies au chapitre 3.11 (statistiques). Toutefois, les candidats doivent être autorisés à consulter et télécharger l avis de publicité sans avoir à passer par cette procédure d identification. Option facultative : La solution doit permettre aux candidats déjà identifiés sur un marché, de ne pas avoir à se ré-identifier à chaque retrait de dossier pour d autres marchés, et cela pendant une année à partir de leur première identification (le candidat précisera le procédé utilisé pour remplir cette fonction). La solution doit prendre en considération l'éventualité de non numérisation de certains documents composant le DCE. La solution doit garantir pour le retrait des DCE : - un temps de transfert correct (cf chapitre contraintes) - la preuve de la complétude du transfert, - une reprise sur incidents Les DCE en ligne doivent s archiver et ne plus être accessibles dès l heure et date limites de remise des offres atteintes. Procédures avec sélection préalable des candidats : La solution doit permettre : - de générer pour chaque candidat admis à participer à la phase de remise d une offre, que leur candidature ait été électronique ou papier un moyen d accès aux dossiers de consultation publiés sur la plate forme (code d accès, certificat temporaires,..), - de produire tous les courriers électroniques informant les candidats admis des modalités d accès à leurs dossiers, les candidats non admis des motifs de leur rejet. (les contenus des courriers doivent être paramétrables en fonction des besoins de la Ville de Nice). 6

7 3.4. Remise des plis Les entreprises doivent s authentifier lors de la remise des plis afin de créer un "Registre" électronique des dépôts qui contient : - date et heure certaine du dépôt (horodatage), - numéro d ordre du dépôt, - coordonnées de la société, Ce registre doit pouvoir être extrait dans un format standard. Des statistiques de dépôt doivent pouvoir être produites comme définies au chapitre 3.11 (statistiques). La solution proposée doit permettre : - d insérer dans les enveloppes de candidatures et d offres des fichiers de tout format, - de déposer des plis dans la limite de la taille maximale renseignée au chapitre 4 (Contraintes), - de garantir un temps de transfert correct (cf chapitre contraintes), - de fournir la preuve de la complétude du transfert, - de permettre une reprise sur incidents. Option facultative : La solution doit permettre aux candidats déjà identifiés sur un marché, de ne pas avoir à se ré-identifier à chaque dépôt de pli pour d autres marchés, et cela pendant une année à partir de leur première identification (le candidat précisera le procédé utilisé pour remplir cette fonction). Lorsque la remise est effective, un accusé de réception est adressé à l'entreprise. L'entreprise doit pouvoir modifier ("annule et remplace") tout ou partie des documents de sa candidature ou de son offre jusqu'à la date limite de remise des candidatures ou des offres. La solution doit prendre en compte les plis parvenus hors délais ainsi que l'éventualité de dossiers dont une partie des documents est non numérisable (échantillons, plans trop importants, ). Le principe de la "double enveloppe" en appel d offres ouvert doit être respecté. Quelque soit le type de procédures, chacune des enveloppes doit être signée et scellée par le biais d une signature électronique, la solution devant garantir la confidentialité des plis ainsi que leur inviolabilité.. La solution doit permettre aux candidats d apposer leur signature électronique sur les enveloppes et/ou sur les documents sécurisés. La solution doit empêcher la remise des plis une fois la date limite de remise expirée. 7

8 3.5. Echanges entre la collectivité et les candidats Lors d une consultation, des échanges peuvent avoir lieu entre la collectivité et les candidats, en particulier : questions-réponses, négociation, pièces manquantes, précisions sur les offres, courriers électroniques. Questions-réponses lors de la consultation : La plate-forme doit permettre en respectant la confidentialité de l identité des candidats: - la mise en ligne des questions par les candidats et la collectivité, - la mise en ligne des réponses, - de communiquer à l ensemble des candidats présents et futurs l existence de ces renseignements Pièces manquantes et précisions : La plate-forme doit permettre : - de préciser à un candidat la pièce manquante d un dossier et la date limite de remise de cette pièce, - de demander à un candidat une précision sur son offre ou sa candidature en lui indiquant la date limite de remise de cette information, - le dépôt de ces documents par les candidats, - la mise à jour du registre. Négociation : La plate-forme doit permettre : - des échanges sécurisés entre la PRM et les candidats, - de permettre des dépôts et ouverture multiples de plis. La solution doit garantir pour ces échanges : - un temps de transfert correct (cf chapitre contraintes) - la preuve de la complétude du transfert, - une reprise sur incidents, - la sécurité des transactions (authentification, intégrité et confidentialité). Quelque soit le type de procédure, la solution proposée doit empêcher la remise de plis ou de documents une fois la date limite de remise expirée Ouverture des candidatures La solution doit permettre de transférer depuis la plate forme externalisée les enveloppes de candidatures après l'expiration de la date limite de remises des plis sur le Système d'information de la Ville de Nice de façon sécurisée et confidentielle sans rupture des scellés des enveloppes. L authentification et l identification de la personne responsable du rapatriement des enveloppes de candidature doit se faire par le biais d un certificat électronique. 8

9 L'ouverture des candidatures électroniques doit être réalisée par la Personne Responsable des Marchés avec une authentification et une identification par le biais d un certificat électronique. La solution doit garantir pour ce rapatriement : - un temps de transfert correct (cf chapitre contraintes) - la preuve de la complétude du transfert, - une reprise sur incidents, - la sécurité des transactions (authentification, intégrité et confidentialité), - l intégration à nos systèmes antiviraux et firewall. Toutes ces opérations doivent être inscrites dans un journal pour permettre la traçabilité de ces dernières. L ouverture des candidatures doit pouvoir générer un Procès Verbal d ouverture des candidatures avec les renseignements que la Ville de Nice jugera probants Admission des candidatures Selon le type de procédure, la Personne Responsable des Marchés ou la Commission d'appels d'offres ont la nécessité d admettre les candidatures. La solution doit : - prendre en compte cette obligation, - permettre l authentification et l identification de la personne responsable de cette admission par le biais d un certificat électronique, - dès l'ouverture des candidatures, permettre la gestion des plis réceptionnés hors délais (non ouverture des plis), non conformes (non ouverture des secondes enveloppes) et des candidatures entachées d un virus, - générer un mail automatiquement, adressé aux sociétés pour lesquelles les candidatures ont été déclarées hors délais, non conformes ou entachées d un virus, dont le contenu est entièrement paramétrable selon les besoins de la Ville de Nice, - permettre de supprimer l enveloppe du candidat non conforme, hors délais ou entachées d un virus avec preuve de non ouverture du pli, - supprimer l enveloppe du candidat non conforme ou hors délais avec preuve de non ouverture de l offre et de suppression des fichiers concernés, L admission des candidatures doit générer un Procès Verbal électronique d admission des candidatures mentionnant des renseignements que la Ville de Nice jugera probants. Toutes ces opérations doivent être inscrites dans un journal pour permettre la traçabilité de ces dernières. 9

10 3.8. Ouverture des offres Selon le type de procédure, l'ouverture des offres électroniques doit être réalisée, soit lors de la Commission d'appels d'offres, soit en présence de la Personne Responsable des Marchés, et par le biais d un certificat électronique qui authentifie et identifie le Président de la Commission d'appel d'offres ou la Personne Responsable des Marchés. La solution doit garantir pour ce rapatriement : - un temps de transfert correct (cf chapitre contraintes) - la preuve de la complétude du transfert, - une reprise sur incidents, - la sécurité des transactions (authentification, intégrité et confidentialité), - l intégration à nos systèmes antiviraux et firewall. L ouverture des offres doit générer un Procès Verbal d ouverture des offres avec les renseignements que la Ville de Nice jugera probants. Toutes ces opérations doivent être inscrites dans un journal pour permettre la traçabilité de ces dernières Jugement des offres En procédure formalisée, le jugement des offres doit être réalisé uniquement lors de la Commission d'appels d'offres et par le biais d un certificat électronique qui authentifie et identifie le Président de la Commission d'appels d'offres. En marchés à procédure adaptée, ce jugement doit s'effectuer par le biais d un certificat électronique qui authentifie et identifie la Personne Responsable des Marchés. Le jugement des offres doit générer un Procès Verbal de jugement des offres avec les renseignements que la Ville de Nice jugera probants. La solution doit générer un mail automatiquement adressé aux sociétés non retenues ou hors délais (procédures spécifiques), dont le contenu est entièrement paramétrable selon les besoins de la Ville de Nice. Toutes ces opérations doivent être inscrites dans un journal pour permettre la traçabilité de ces dernières. 10

11 3.10. Fin de procédure Envoi préfecture : La Ville de Nice met en place un interface avec la CDC dans le cadre du projet FAST ACTES pour ses échanges avec le contrôle de légalité. La solution devra tenir compte de cette interface qui nécessite la création d une enveloppe métier (fichier XML des méta-données accompagné de toutes les pièces du dossier converties au format PDF, fusionnées en un seul fichier) pour envoi sur la plate forme FAST et pour obtenir le visa du contrôle de légalité. Processus de notification : Si la solution gère la signature électronique sur certains documents, elle doit également permettre d y apposer une co-signature électronique, celle de la PRM. En tout état de cause, la solution doit permettre à la collectivité de re matérialiser l offre du titulaire afin de clore la procédure. Emission des publicités de résultats : La solution doit réaliser un envoi automatique de la publicité de résultat vers les sites du BOAMP et du JOUE ou autres journaux d annonces légales, avec obligation de rendre certaine la date d'envoi (Accusé de Réception). Archivage et conservation des documents : La solution doit permettre la restitution des éléments suivants à des fins d archivage : - la totalité des documents échangés sur la plate forme (courrier, DCE, avis de publicité, ), - les données et transactions applicatives (registre, éléments de traçabilité, ) Le format et le support fournis, le contenu détaillé ainsi que la périodicité de la restitution de ces éléments seront proposés dans la solution Statistiques La solution doit permettre d élaborer des statistiques entièrement paramétrables selon les besoins de la Ville de Nice, portant en général sur : - les retraits des dossiers de consultation, - les dépôts des candidatures et des offres.. - les paramètres techniques de la plate forme Le détail de ces statistiques sera à définir lors de la première réunion de mise en œuvre de la solution. 11

12 4. Contraintes La solution proposée doit répondre aux contraintes techniques et fonctionnelles suivantes : - Plate forme totalement externalisée fonctionnant 24/24H et 7/7J afin de garantir la continuité du service public, - Plate forme à haute disponibilité à l'appui de laquelle doivent être fournis des schémas et précisions techniques : o taux de disponibilité, o procédures et moyens de sauvegardes de la plate forme Hardware, o procédures et moyens de sauvegardes des applications et des données, o procédures de redémarrage après sinistre, o protection physique de la plate forme, o redondance des liens et équipements, o schémas de flux et de protocoles échangés, o - Personnalisation de la plate forme selon la charte graphique Ville de Nice, avec intégration des bandeaux, couleurs et polices choisies par la Ville de Nice, - Compatibilité de la solution avec nos outils de protection antivirale et nos «firewall», - Fourniture d une bande passante confortable vis à vis des liens hauts débits de la Ville de Nice (temps de réponse à une requête inférieur à 2 secondes), - Temps de réponse acceptables pour des liaisons à faibles débits (RTC,RNIS) (préciser le temps moyen de réponse à une requête), - Accès pour les entreprises et pour les utilisateurs de la Ville de Nice à un centre de support (Hot Line) dont la plage horaire minimale est du lundi au samedi de 8h00 à 18h00 sans interruption, - Sécurité et confidentialité des échanges basées sur l utilisation des outils de confiance électronique (certificats, cryptographie et horodatage) : préciser les moyens et procédures mis en œuvre, - Solution permettant la transmission par la Ville de Nice de la totalité des paramètres nécessaires à l opération de publication du marché par le biais d'un fichier au format XML, - Une publicité est associée à une procédure, une procédure pouvant comporter plusieurs lots, et non à un lot, - La taille totale d un Dossier de Consultation des Entreprises à publier doit pouvoir atteindre une taille maximum de 20 Mo par dossier, - La taille totale d une réponse électronique d un candidat (candidature + offre) doit pouvoir atteindre une taille maximum de 20 Mo par réponse, - Toutes les adaptations, corrections ou évolutions sont comprises dans le service et ne peuvent donner lieu à un réajustement tarifaire., - Respect de la réglementation en vigueur dans le domaine concerné par le présent cahier des charges, - Accessibilité à la plate forme sans discrimination technique : o Compatibilité avec les navigateurs courants et les versions de système d exploitation courants, o Pas d installation «lourde» sur les postes clients des entreprises voulant soumissionner, - Inviolabilité du coffre fort des offres pour la totalité des profils d utilisateurs y compris pour les administrateurs techniques de la plate forme, - Démarrage en production au plus tard le 01 janvier 2005, 12

13 - Prise compte de l utilisation d un «canal de secours» disponible à la Ville de Nice comprenant un accès Internet de type ADSL pour le lien avec la plate forme ainsi qu une boîte aux lettres associée. Remarque : La solution devra tenir compte du fait que la Ville de Nice gère de façon autonome ses certificats électroniques et en possède déjà plus de 30 au format TOKEN USB. 5. Mise en œuvre de la solution Paramétrage de la plate forme : Le candidat s engage à paramétrer complètement la plate forme pour répondre entièrement au présent cahier des charges et aux besoins de personnalisation de la Ville de Nice. Formation : La Ville de Nice met à disposition du candidat une salle de formation entièrement équipée (8 postes de travail, accès Internet haut débit, ). Le candidat s engage à former l ensemble des utilisateurs Ville de Nice de la plate forme (cf article 3.1 volumétrie). Cette formation se déroulera en plusieurs sessions selon le type d acteurs et la nécessité de continuité de service. Plate forme de Test : Le candidat fournira un espace de test sur sa plate forme pour permettre aux utilisateurs de la Ville de Nice de : - vérifier et valider les paramétrages et fonctionnalités de la solution avant la mise réelle en production, - vérifier et valider les différentes modifications apportées par le candidat dans le cadre de la maintenance de la solution. Assistance au démarrage : Le candidat devra assister et accompagner intra muros la Ville de Nice lors des 5 premières procédures, de la publication à la notification, y compris les commissions d Appels d Offres et réunions de la PRM. Documentation : Le soumissionnaire devra fournir une documentation en langue française de sa solution. Cette documentation peut être mise à disposition au format électronique (Word ou HTML). La documentation devra être tenue à jour et communiquée à la collectivité en fonction des évolutions et des changements de versions. Déclaration CNIL : La déclaration CNIL est à la charge du titulaire. Equipe Projet Ville de Nice : La Ville de Nice mettra à disposition du candidat : - un Chef de Projet Informatique, - un Chef de Projet Marchés Publics. 13

14 Planning prévisionnel : Le candidat doit impérativement fournir un planning prévisionnel de la mise en œuvre complète de la solution qui tiendra compte de la date butoir de mise en production au 1 er janvier Maintenance et suivi de la solution 6.1. Disponibilité du service L ensemble des fonctionnalités offertes par le service de dématérialisation des marchés publics doit être disponible 7 jours sur 7, 24 heures sur 24. Garantie de Temps de Rétablissement : - incidents critiques : 98% des incidents résolus en 10 minutes Incident entraînant un blocage ou une dégradation notable d une fonctionnalité ou d un service. Le titulaire met en œuvre le plus rapidement possible les moyens nécessaires à la résolution de l incident et travaille sur la période de service attendu jusqu à la résolution complète ou le contournement du problème. - incidents non critiques : 98% des incidents résolus sous 2 jours ouvrés Incident entraînant des difficultés à accomplir des tâches pour un utilisateur ou un petit nombre d utilisateurs. Le titulaire travaille à la résolution du dysfonctionnement pendant les heures ouvrées Evolution de la solution Le titulaire est responsable du service proposé. Il assure le développement de sa solution et s oblige à y intégrer les évolutions réglementaires dans un délai conforme à la date de mise en application. Il assure la correction de toutes les anomalies constatées par la Ville de Nice, les développements spécifiques nécessaires pour répondre à des besoins fonctionnels de la Ville de Nice. Ces adaptations, corrections ou évolutions sont comprises dans le service et ne peuvent donner lieu à un réajustement tarifaire. Ces modifications devront être présentées à la Ville de Nice et déployées sur l espace de test aux travers des comités de pilotage et par la fourniture des nouvelles versions des documentations associées (fonctionnels et techniques). 14

15 6.3. Support Hotline Le titulaire doit fournir 6/7j du lundi au samedi, de 8H00 à 18H00 : - un numéro d appel direct pour les utilisateurs de la Ville de Nice, - un numéro d appel unique pour les candidats, multi langues (Français, Anglais et Italien). Ce numéro d appel assurera un accueil téléphonique professionnel de qualité avec un temps de réponse maximum de 30 secondes. Le titulaire devra posséder un outil de gestion des incidents avec rapports et statistiques mensuels à fournir à la Ville de Nice (détail des éléments fournis à définir lors de la mise en œuvre de la solution). En complément, le candidat décrira: - les délais d'intervention, de réparation, de contournement, - les plages d indisponibilité du service (phase de maintenance, sauvegarde, ) - les plages horaires d'assistance, - le nombre de versions diffusées annuellement, - le mode de gestion des évolutions réglementaires, - les modalités de diffusion des versions. 7. Responsabilités du candidat Le titulaire assurera la gestion du séquestre (publicité, plis, courriers et transactions, ) qu il héberge. Il est, à ce titre : - responsable de la confidentialité et de l intégrité des documents contenus dans le séquestre, - en mesure d assumer les conséquences techniques et juridiques d incidents avec la Ville de Nice ou les candidats. Le candidat décrira précisément sa démarche et ses moyens pour assurer la gestion de ce séquestre. Les administrateurs de la plate forme sont soumis au secret professionnel. Ils ont l obligation de préserver la confidentialité des informations auxquelles ils peuvent accéder à des fins de diagnostic et d administration ; de même, ils ne doivent pas les altérer. Il est rappelé que la plate forme est soumise à des contraintes de délais réglementaires opposables. L'ENTREPRISE Mention manuscrite, "Lu et approuvé" Date, cachet et signature, 15