Excusés : Rémi Benoit, Sylvain Ruffier, Jean-Jacques Savioz, Sally Toll, Guillaume Vankerrebroeck, Thifaine Kuntz, Stuart Johnston

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1 Compte rendu du comité directeur du Club Alpin du Pays de Gex du mercredi 3 juin 2015 Présents : Philippe Calfayan, Sue Cheatham, Sarah Cristaller, François Cuvelier, Yves Humbert, Alexis Martin, Luc Oberli, Sylvain Raffourt, Patricia Tatzber, Jean-Charles Tournier Excusés : Rémi Benoit, Sylvain Ruffier, Jean-Jacques Savioz, Sally Toll, Guillaume Vankerrebroeck, Thifaine Kuntz, Stuart Johnston Invités : Prochain comité le mercredi 2 septembre 2015 Sujet Statut/Décisions Échéance Responsables et acteurs Approbation du PV du comité du 6 mai 2015 Site Internet: table ronde comité sur nos besoins et les contraintes d'évolution: maintenance du site actuel, migration vers un site type CAF Chambery (coût environ 3000 ), autre solution? Approuvé Différentes idées et commentaires sont exprimés. Beaucoup de questions et peu de réponses. Les points à revoir : 1. Pour une meilleure réactivité, serait-il possible d'éviter que les questions sur les activités ne transitent par la case commentaires et soient systématiquement envoyées aux encadrants d'activités concernés? 2. On se perd dans les menus. 3. Implémenter un outil de «work flow» pour la gestion des activités permettrait un meilleur suivi mais à contrario, cela risque d'inciter les membres à ne plus se déplacer aux réunions. 4. Une possibilité de n'ouvrir les inscriptions pour une sortie qu'à partir d'une certaine date et de pouvoir fermer les inscriptions. 5. Pouvoir demander dans le site que les participants se présentent un jeudi soir choisi par l'encadrant. 6. Améliorer l'actuel outil d'impression de la feuille de course. Octobre 2015? Philippe Calfayan et toutes les bonnes volontés

2 7. Comment éviter que des non membres puissent s'inscrire aux sorties (situation actuelle). 8. Mettre en place un module foire aux questions (âge mini pour pratiquer? quel matos? Etc etc...). 9. Le module gestion bibliothèque peut-il être amélioré? 10. L'interface du site courant devrait être modifiée en suivant la nouvelle charte graphique fournie par la FFCAM. 11. Outil note de frais. Commentaires et questions : 1. Est-ce qu'un investissement de 3000 se justifie? 2. Qu'en est-il de la gestion du code source? Qui? Comment? Quand? Dans la solution «CAF de Chambéry» le code source est fourni au club. 3. Voir si la FFCAM propose une solution clé en mains. A priori non, ce que la FFCAM fournit se limite à une charte graphique. 4. Il faudrait à minima mettre en place un module de gestion des sorties similaire à celui du site de Chambéry (inscription en ligne, contrôle automatique du profil de l'adhérent, statistiques ) 5. Le site, quand on en a pas besoin, ça va bien 6. Il faut avoir une approche différenciée entre la partie interface publique et les outils de gestion réservés aux cadres qui sont deux domaines indépendants du point de vue du traitement. 7. Dans un premier temps et avant de s'attaquer aux modules de gestion «encadrants et administrateurs» ce qui serait un très gros travail impliquant une refonte totale du site, on peut réfléchir à l'interface publique et essayer de préparer une version test construite sur la

3 charte graphique FFCAM. Décisions : Pour l'heure rien de très concret. Pas de décision sur l'achat du site type «Chambéry». Philippe propose de travailler avec tous ceux qui voudront bien l'accompagner dans cette aventure, sur un module FAQ (questions fréquemment posées) et une mise à jour de l'interface publique du site actuel. Point sur le groupe Facebook et réseaux sociaux (Google+), image du CAF, communication vers les jeunes Retour et suivi de la réunion Escalade du 2 juin Repoussé à une date ultérieure les responsables n'ayant pu venir (excusés). Les propositions et sujets discutés à l'occasion de la réunion du 2 juin ont été présentées. 1. Bonne nouvelle : L'utilisation du mur d'escalade du gymnase de l'annaz à Péron est désormais gratuit pour les adhérents du CAF Pays de Gex donc plus de cotisation «Mur de Péron» pour pouvoir y grimper. 2. Pour la saison un nouveau créneau de grimpe a été accordé par le SIVOS du Sud Gessien. Les créneaux seront les lundis de 19h à 21h, les mercredis de 20H à 22h, les vendredis de 19h à 21h pour la grimpe en autonomie et les mercredis de 18h 15 à 19h 45 pour l'école jeunes. 3. Vu la progression du nombre de grimpeurs, vu le créneau additionnel à Péron et afin de soulager les ouvreurs actuels, il faut recruter du monde pour ouvrir les murs. 4. Livret escalade FFCAM 5. Il faut trouver une solution afin d'aider les ouvreurs à contrôler aisément que ceux qui viennent grimper remplissent les critères voulus Septembre 2015 Alexis et les responsables et encadrants des murs, Guillaume. Jean-Charles et François pour l'achat des livrets escalade.

4 (adhésion et niveau). Plusieurs options ont été discutées: Livret escalade plus carte d'adhérent ou tableau pour carte d'adhérent à l'entrée de la salle ou bracelet de couleur (à changer chaque année) à fixer au baudrier Rééquipement des sites naturels de Malpas et Léaz. Décisions validées : 1. Du fait de la gratuité du mur rétroactive au 1 er janvier 2015, un crédit de fonctionnement d'environ 1270 (à confirmer par les trésoriers) a été dégagé qui sera utilisé à l'achat de prises et équipements pour le mur de Péron selon les préconisations des responsables (Sébastien et Stéfan). 2. Le passeport grimpe va être remplacé par le livret escalade publié par la FFCAM. Le niveau 2 du livret correspond au passeport grimpe en moulinette et le niveau 3 au passeport grimpe en tête. Les niveaux seront validés par les encadrants ayant les compétences correspondantes. 3. Les livrets escalade seront dans un premier temps financés par le club. 4. Le club va acheter pour la rentrée de septembre 200 livrets escalade (200x 2 =400 ). 5. Les responsables des murs d'escalades sont appelés à lister les ouvreurs potentiels. Une réunion sera organisée par Alexis fin août début septembre Guillaume se renseignera sur le coût des bracelet plastique «grimpeur autonome», et pour commencer il sera demandé aux grimpeurs de présenter carte d'adhérent et livret escalade pour avoir le droit de grimper en autonomie. 7. Le comité suggère un brassage entre grimpeurs

5 et ouvreurs de Gex et Péron et est ouvert à toute proposition en ce sens. 8. Le projet rééquipement des sites de Malpas et Léaz est validé sous réserve d'un accord avec les municipalités et/ou ceux qui s'en occupent (Alexis?). Point sur la fête de la montagne 28 juin et autres manifestations de l'été (juillet avec la MJC de Gex) Fête de la montagne : Le club participe en assurant une activité baptême escalade aux falaise de Vesancy (Sarah, Stuart, Jean- Michel, Yves) Une brève va être préparée par Alexis pour publication sur le site du club. Activité de Juillet avec la MJC de Gex : Jean-Michel cherche des comparses pour l'accompagner dans cette activité. Sarah, Michel (Hêche) et Sylvain (Raf) se sont déjà proposés. Sarah,, Alexis, Jean-Michel, Michel, Sylvain (Raf)