COMPTE RENDU RENCONTRE DES CAFES CULTURELS ASSOCIATIFS 5 ET 6 NOVEMBRE AU REMUE-MENINGES (SAINT ETIENNE)

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1 COMPTE RENDU RENCONTRE DES CAFES CULTURELS ASSOCIATIFS 5 ET 6 NOVEMBRE AU REMUE-MENINGES (SAINT ETIENNE) Présents : La Clef (Brioude), Le remue-méninges (St étienne), Imagin'action (St étienne la Varenne), Layt'motiv (Lay), La cambuse (Langouët), L'Equitable Café (Marseille), Christian Présentation / Tour de table (détail des cafés qui n'étaient pas là à la dernière rencontre) La Clef (Brioude / 7000 habitants) 3 ans d'existence 4 salariés / 2 associations qui portent le projet / 12 administrateurs / 30 bénévoles actifs (en comptant le CA) café lecture ouverture du mardi au samedi environ 3 animations par semaine : résidences d'auteurs / ateliers... Fiscalisés par choix (40 000e de CA) licence 4 pas d'adhésion obligatoire pour boire un verre, 10e annuels pour ceux qui participent aux activités les salariés portent le café, cependant, le lieu est parfois laissé aux bénévoles (qui animent des événements) La Cambuse (Langouët 500 habitants - plus de commerces dans le village) Un appel à projet à été lancé pour l'ouverture de ce lieu, le local et la licence 4 appartiennent à la collectivité conevention d'un an (jusqu'en mars) actuellement pas de salarié, engagement actif de 3 personnes, 15 membres actifs - 55 adhérents qui sont majoritairement des habitants lieu de vie, lieu d'échange entre habitants mise à disposition des locaux pour les habitants pour des réunions, des échanges mise en avant du commerce de proximité + pépinière de l'ess (bcp de collectifs et néo-ruraux) Questionnement sur l'investissement bénévole, la possibilité de salariat Retour sur la charte des café-lecture Elle date de 2002, en 2009, ouverture des critères aux cafés- culturels, nouvel objet social, mais la charte n'a pas été revue. Ré-écriture prévue Christian = à valider à l'ag Demande de Layt'motiv d'avoir plus d'informations sur l'historique du réseau afin de bien s'approprier les étapes et les échanges inter-réseau Site internet L'objectif de cette échange est de construire ensemble l'architecture du site internet comme notre outil commun de visibilité mais aussi de défense de nos structures. Mise en avant du collectif. Sur la base du site des CREFAD, 2 entrées sont validées collectivement une par café / une par thématique (verticale et horizontale) Seront visibles sur le site nos activités par café, une petite présentation de chaque lieu faisant partie du collectif avec un lien sur les sites de chacun

2 une visibilité des cafés associatifs en France (même ceux qui ne font pas partie du réseau) sous forme de carte les différentes actions et documents ressources du collectif 4 rubriques en ressortent = Kezaco? présentation générale du réseau, Charte, différents membres, Statuts, bulletin d'adhésion = Outils du réseau fond solidaire, groupement d'employeur, Publication(s) (pour l'instant essentiellement le livre «comment créer un café-lecture» auquel sera ajouté la ré-écriture) avec bon de commande et sommaire mais pas de téléchargement en ligne, service civique = Vie du réseau Réunion, fonctionnement général, accompagnement = membres espace privé Les entrées par thématiques celles qui ressortent (liste non exhaustive) = enfant / Jeu / Lecture / Culture / Citoyen-alternatif / Échange / ruralité? l'idée n'est pas de cloisonner chaque café dans une thématique, car nombreux rentrent dans plusieurs, mais plutôt de donner une vision au grand public de ce que sont nos lieux, en travaillant sur une explication des thèmes qui reviennent dans nos différents cafés Répartition des chantiers Cédric master chef du site internet fait une proposition d'interface à la prochaine rencontre texte agrément service civique Julie Chacun envoyer un texte de présentation de nos projets de 700 charactères maximum ainsi qu'un visuel/logo de bonne qualité à envoyer à Cédric - association.imaginaction@gmail.com charte Christian Réflexion autour du bénévolat Retour sur le fonctionnement de chacun La Clef En général portage salarié renouvellement du CA en 2012 fondateurs partis administrateurs présents mais pas sur de l'orga manquent de gens pour relayer au bar Outils mailing réguliers avec les besoins du lieu + tableau sur lequel les bénévoles peuvent s'inscrire Apéro bénévole 1 fois par mois annoncé sur le programme Café programmation espace de proposition des animations, accueil des propositions, conseil Organisation mardi espace ouvert à la formation au bar et au projet qui se fait aussi sur le tas Atout SVE autonome, tjs un salarié au bar relayé par les adhérents si besoin Administrateurs présents sur du fonctionnement mais pas forcément derrière le bar Groupe de co-gestion administrateur/salarié Questionnement autour du «rôle employeur» et de l'implication du conseil d'administration Remue Méninges En Général équipe administratrice (surtout 2 personnes) porteuses du projet équipe salariée vient d'être renouvelée problème de l'identification des personnes coordinatrices du coup création d'un poste «coordination et vie associative» notamment pour la gestion des bénévoles et partenaires associatifs

3 Les partenaires sont incités à tenir le bar durant leurs activités autonomie à la fermeture du lieu Actuellement une 10aine d'actifs formés au bar en plus de l'équipe fixe mais ne ferment pas seuls Outils mailing avec le programme pour s'inscrire aux permanences Pas de nouveaux accueils d'animation par les bénévoles car le programme est déjà établit Formation au bar informelle avec la personne présente au projet beaucoup référence à l entraînement mental pour les outils et méthodes d'animation de projet Questionnement autour de la notion de désir/plaisir du bénévole comment le favoriser? Manque de moments fédérateurs qui réunissent les bénévoles Le projet n'est pas au service du bénévole mais le bénévole au service du projet quel temps d'investissement cela implique? Layt'motiv En général bureau peu voir pas présent CA 15/20 personnes 2 salariés porteurs de projet l'organisation bénévole se fait en auto-organisation, chacun se rend compte qu'il est acteur du lieu, manque un peu de monde Postes décortiqués en commissions Animation / Gestion des produits / Communication / circuits-courts, consommation (commandes groupées) les bénévoles sont pêchés dans les adhérents, ils tiennent le bar de manière autonome le dimanche (souvent binôme habitué/débutant) Outil tableau d'inscription au bar programmation fiche de proposition au bar La Cambuse En général le lieu est porté par les 3 bénévoles actifs qui ont répondu à l'appel à projet sous forme de commissions Gestion des stocks / communication / programmation 2 types de bénévoles opérationnel (qui font fonctionner le lieu au quotidien) / politique (CA surtout sous forme de réunion) problème sur le partage des tâches et sur la répartition des postes ce que peut faire le bénévole «ponctuel» et ce qui doit être porté par un permanent car suivi dans le temps Les formations se font bien pour ce qui est de la gestion du lieu Question autour du fonctionnement associatif? Quelle relation entre l'opérationnel (bar) et le fonctionnement (gestion)? Quel rapport de contrainte par rapport au bénévole? Qui impose quoi à qui? Équitable Café En général dynamique bénévole a toujours existée dans le café, se formalise depuis 1an1/2 environ un quart temps dédié au bénévolat 5 salariés - 12 administrateurs une 40aine de bénévoles actifs l'entrée bar fonctionne bien besoin d'une à 3 personnes par soir en plus du permanent les bénévoles ne ferment jamais seuls // ouverture aux autres activités de l'association (programmation / centre de documentation / ateliers / aménagement) ex espace revue autogéré par un administrateur programmation un salarié coordonne, les commissions programmation sont à géométrie variable en fonction des thématiques Outils bar = inscription par internet (agora) calendrier en ligne avec prog'/permanents au bar/différentes réunions ou... certains sentent quand il y a besoin de monde en passant au café le soir une newsletter bénévole par mois une réunion par mois un apéro par trimestre un séminaire avec la totalité de l'équipe (salariés/ca) par an de plus en plus d'autonomie dans le fonctionnement général du lieu (prise d'initiative sur les travaux, prog' régulières etc...) + une salle spéciale pour les bénévoles

4 Formations 2 formations accueil et bar gérées par un administrateur et un permanent par groupes de 3 / 4 environ 2 à 3 fois par mois puis le reste sur le tas avec les permanents CA surtout présent sur la veille du projet et de la prise de décision aux niveau des actions, décalage dans le temps sur de la gestion de lieu, quelques administrateurs très impliqués tout de même et les salariés demandent plus de présence Groupes de travail avec un référent salarié/un référent administrateur = prog' / chantiers divers de mise au normes les bénévoles sont invités à participer aux diverses actions associatives depuis 6/8 mois et il y a un bon répondant Questionnement quel autonomie du bénévole? Rapport au pouvoir des salariés qui ont une vision plus globale du projet et en face le besoin de temps pour comprendre les différentes facettes du projet pour le bénévole. Rôle des administrateurs? Qui sollicite qui? Besoin de relai des salariés qui s'épuise sur une gestion de bar. Pistes Formations pour les administrateurs, importance de la transmission Possible d'établir des plan de formation auprès des organismes collecteurs type UNIFORMATION (spécialisés en gestion associative et ESS) quota d'heure de formation financables en fonction de l'opca = à faire en fin d'année pour l'année suivante il ne faut pas hésiter à les appeler, à demander du conseil, à négocier avec eux. Le plan de formation est simple à monter (2 pages + devis et programmes) valable pour toutes les formations agrées Rôle employeur Est ce au CA de jouer ce rôle? Aujourd'hui, il y a souvent des directeurs/coordinateurs dans les structures associatives, n'est ce pas au CA de remplir cette fonction? cela demande d'avoir des compétences en animation, des outils pour que cela soit réfléchit dans les 2 sens (salariés/bénévoles «élus»), de clarifier la notion de plaisir car le rôle employeur demande de se taper des dossiers pas forcément funkys, est ce que cela doit être partagé en groupe de travail avec les salariés? actions qui fonctionnent vis à vis des CA = envoyer des mails d'information clairement rédigés = les solliciter sur des groupes de travail = clarifier le degré d'urgence et d'importance de certaines actions car le rapport au temps n'est pas le même pour quelqu'un qui n'est pas au quotidien dans la structure = avoir un bon échange sur les échéances données = possibilité de fonctionner en binôme CA/ salarié = que chaque salarié ai un référent au CA à qui faire remonter des besoins et inversement Il ressort qu'il est nécessaire de clarifier les niveaux de décision, pour savoir quand il est important de mobiliser le CA. Il est également important de se voir, même pour boire un coup, qu'il y ai un contact physique avec la structure et ses permanents. Dans la transmission d'information, il paraît évident que les informations doivent être claires, mais ce n'est pas toujours le cas. Faire attention à la forme (faire des phrases dans les compte rendu et pas une écriture «sms»), à comment ils sont transmis, où ils sont stockés. Possibilité d'inviter le CA à participer aux réunions d'équipe. Faire des «CA SEXY», avec des dégustations de bières par exemple ;-) Bien organiser les rdv en déterminant en amont un ordre du jour auquel chacun peut réagir pour enlever/rajouter des points et ainsi éviter la «réunionnite» et des rdv qui durent des heures! Outil «pyramide de l'entraînement mental» pour déterminer les échelles de valeur, les priorités, sans oublier les moyens (voir avec le remue méninges ou Christian pour plus d'infos) permet

5 de créer des outils écrits avec les valeurs / les moyens / les principes établit (qui peuvent bouger mais avec des fondements) Qui est au service de Qui?? Bénévole / Salarié / Projet? = rapport aux tâches à faire - qui demande à qui? Quelle place à l'autonomie? les processus d'accueil et de formation doivent être assez poussés pour permettre à chacun de se sentir à l'aise, ce qui demande d'être attentif à comment transmettre et comment le bénévole se sent en fonction des tâches PROCHAINE RENCONTRE MARS à Marseille (date à préciser à priori deuxième quinzaine) Assemblée générale ordre du jour à construire collectivement SEPTEMBRE dans le Beaujolais!!