WEEK-END NEW YORK 6 JOURS/4 NUITS DU 18/05/13 AU

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1 NEW YORK DU 18/05/13 AU 23/05/13 - Comité d'entreprise HPF - (14/01/2013) WEEK-END NEW YORK 6 JOURS/4 NUITS DU 18/05/13 AU 23/05/13 Page 1 / 9

2 SOMMAIRE - Classement - Conditions d'annulation - Paiement - Remboursement prè-acheminement employés de province VOYAGES - NEW YORK DU 18/05/13 AU 23/05/13 Page 2 / 9

3 CLASSEMENT AYANTS-DROIT Deux fois par an (saison été/automne et hiver/printemps), le CE HPF vous permet de louer des résidences appartenant à son parc ou sélectionnées par la commission résidence. Pour les contrats à durée déterminée (CDD, stagiaires, etc...), il faut être présent dans l'entreprise au moment de la délivrance de la prestation. Si, par exemple, vous avez un contrat à durée déterminée allant du 1er janvier au 30 juin, vous ne pouvez pas passer la commande d'un voyage ayant lieu en octobre et mis en ligne en avril, puisque vous ne serez plus dans l'entreprise à la date du voyage. SELECTION DES PARTICIPANTS En cas de demande dépassant l'offre, les résidences comme les voyages sont soumis à un principe de sélection par classement. L'historique de tous les évènements liés à la personne démarre à compter du 1 JANVIER 2012 (remise à zéro des évènements antérieurs liés à l'usage en raison de la fusion HPESF). Le classement est élaboré selon un critère : Pénalité liée à la consommation des résidences et voyages (évènements) ainsi que l'ancienneté. En cas d'égalité, la date d'entrée dans la société permet de départager (la date la plus ancienne ayant la priorité). A la clôture des inscriptions, les personnes qui sont sélectionnées peuvent transformer leur réservation en commande pendant un délai d'une semaine. En cas de désistement ou d'annulation, ceux qui suivent remontent dans le classement et les premiers deviennent à leur tour éligible (liste d'attente) pour confirmer ou pas leur sélection. POINTS DE PENALITE Les points de pénalité servent à attribuer les voyages le plus justement possible : le plus ancien chez HP (date d'entrée dans l'entreprise transmise par la direction) ainsi que celui dont c'est la première demande par rapport à celui qui est parti Vos pénalités seront : Pénalités liées à l'ancienneté dans l'entreprise (date d'entrée dans l'entreprise transmise par la direction) : 10 points entre 0 et 2 ans d'ancienneté dans l'entreprise. 8 points entre 2 et 5 ans d'ancienneté dans l'entreprise. 5 points entre 5 et 10 ans d'ancienneté dans l'entreprise. 0 points après 10 ans d'ancienneté dans l'entreprise. Pénalités pour avoir bénéficié d'une résidence ou d'un voyage : 5 points pour un voyage ou une résidence en période de vacances scolaires. 3 points pour un voyage hors période de vacances scolaires. 2 points pour un voyage durant un week-end. 1 point pour une résidence hors période de vacances scolaires. 0 point pour une résidence durant le week-end. A nombre égal de points la date d'entrée dans l'entreprise transmise par la direction l'emporte, et s'il y a de nouveau égalité un facteur aléatoire est ajouté. Page 3 / 9

4 CONDITIONS D'ANNULATION Au niveau de l Assurance annulation : Les motifs garantis sont les suivants : Maladie grave (y compris rechute ou aggravation de maladies antérieures) hospitalisation, décès de l assuré, d un membre de la famille, du compagnon de voyage également assuré Maladie psychiques, nerveuses ou mentales (hospitalisation de plus de 4 jours consécutifs) Complications imprévisibles de grossesse (avant l entrée dans la 28ème semaine) Licenciement économique Préjudices graves au domicile ou aux locaux professionnels Modifications des congés préalablement accordés (exclusions: dirigeants, professions indépendantes, RTT) Annulation de la personne voyageant avec l assuré et inscrite au même bulletin d inscription au voyage Prise en charge des frais de single engendrés par l annulation garantie de l accompagnant CONDITIONS D'ANNULATION : L'ANNULATION EMANANT DU SALARIE ENTRAINE LE VERSEMENT DE FRAIS VARIABLES SELON LES MODALITES SUIVANTES : -PLUS DE 30 JOURS AVANT LE DEPART : 30 EUROS PAR PERSONNE DE FRAIS DE DOSSIER -DE 30 JOURS A 21 JOURS AVANT LE DEPART : 25 % DU MONTANT DU VOYAGE -DE 20 A 8 JOURS AVANT LE DEPART : 50 % DU MONTANT DU VOYAGE -DE 7 A 2 JOURS AVANT LE DEPART : 75 % DU MONTANT DU VOYAGE -MOINS DE 2 JOURS AVANT LE DEPART : 100 % DU MONTANT DU VOYAGE. Page 4 / 9

5 PAIEMENT Lors de la confirmation de votre participation sur le web, il vous sera demandé automatiquement la totalité du règlement de votre voyage dans la semaine pour le valider définitivement : un chèque d'acompte de 25 % qui sera encaissé immédiatement. le solde, qui peut s'effectuer en 4 versements. Le premier chèque sera encaissé lors du retour du voyage. Sans réception des chèques, vous recevrez un mail vous informant l'annulation de votre inscription. Votre place sera proposée automatiquement aux salariés sur liste d'attente. Tous les chèques doivent être libellés à l'ordre du CE HPF. Cartes bleues non acceptées. Page 5 / 9

6 REMBOURSEMENT PRÈ-ACHEMINEMENT EMPLOYÉS DE PROVINCE Preacheminement Frais de préacheminement REMBOURSEMENT PRE-ACHEMINEMENT POUR LES EMPLOYES DE PROVINCE Le CE a établi un mode de remboursement des Préacheminements. en cas d'abus, le CE se réserve le droit de contester voir de refuser le réglement de vos demandes. Transport par Train TGV 2ème Classe Les employés Travaillant sur les sites suivants : Lille/Lézennes, Lyon/L'Isle d'abeau, Nantes, Rennes, Rouen. Transport avion classe économique Les employés travaillant sur les sites suivants : Toulouse, Aix en Provence, Sophia Antipolis, Strasbourg, Bordeaux. Selon l'horaire de départ du voyage (convocation de départ avant 12H00), l'employé devant arriver la veille bénéficiera d'un remboursement de frais d'hôtellerie sur présentation des justificatifs. Prix hotel + petit dejeuner: 1 pers. 2 pers. 2 adultes + 2 enf. 2 adultes + 3 enf. Prix diner/pers. Prix dej/pers euros euros euros euros euros euros Attention : sur présentation des justificatifs, la commission voyages remboursera aux frais réels si le plafond du forfait n'est pas atteint. A l'ensemble des employés : ne seront pas remboursés les frais de taxi domicile-lieu de départ, les navettes, les frais de liaisons (métro et rer), taxis ainsi que les frais de parking. Merci de bien vouloir informer le CE pour accord si vous devez engager des frais avant votre départ pour le pré-acheminement. Page 6 / 9

7 NEW YORK DU 18/05/13 AU 23/05/13 NEW YORK DU 18/05/13 AU 23/05/13 Etats-Unis WEEK-END NEW YORK 6 JOURS/4 NUITS (Pentecôte) SUR VOLS REGULIERS AIR FRANCE DU 18/05/13 AU 23/05/13 Toute personne sélectionnée, devra fournir impérativement la photocopie de son passeport biométrique au CE. Voyage réservé aux employés HP et conjoint(es) inscrits sur le site internet du CE Dans le cas d un remplacement du conjoint en tant qu accompagnateur unique et afin de faire bénéficier du voyage à son enfant adulte (de 18 ans jusqu à 26 ans révolus), l employé devra justifier de l inscription de cet enfant à notre mutuelle MERCER ou de celle de son conjoint ou tout autre type. La chambre individuelle est en supplément (Voir dans "le prix ne comprend pas") Du samedi 18 mai 2013 au jeudi 23 mai 2013 La sélection aura lieu le 28 janvier 2013 A compter de cette date, vous avez 1 semaine pour confirmer votre participation sur le web, il vous sera demandé automatiquement la totalité du règlement de votre voyage dans la semaine pour le valider définitivement : un chèque d'acompte de 25 % qui sera encaissé immédiatement. le solde, qui peut s'effectuer en 4 versements. Le premier chèque sera encaissé lors du retour du voyage. Sans réception des chèques, vous recevrez un mail vous informant l'annulation de votre inscription. Votre place sera proposée automatiquement aux salariés sur liste d'attente. Tous les chèques doivent être libellés à l'ordre du CE HPF. Cartes bleues non acceptées. Vous trouverez les conditions générales d'annulation dans les "conditions générales". Points forts JOUR 1 PARIS / NEW YORK Rendez vous des participants à l aéroport de PARIS CDG Départ le 18/05 sur le vol AF 012 à 10h30 arrivée à NEW YORK à 12h35 Formalités de douanes. Accueil par notre représentant sur place Transfert à votre hôtel Best Western Bowery Hanbee 3* ou similaire Après midi libre Dîner libre et nuit à l hôtel. JOUR 2 A JOUR 4 : NEW YORK Petit déjeuner continental Journée libre Dîner libre et nuit à l hôtel JOUR 5 : NEW YORK / PARIS Petit déjeuner continental Transfert à l aéroport avec assistance Retour le 22/05 sur le vol AF 011 à 21h55 arrivée le 23/05 à 11h10 Page 7 / 9

8 Assistance aux formalités d enregistrement. Dîner et nuit à bord JOUR 6 : PARIS Petit déjeuner à bord. Arrivée à Paris CDG BEST WESTERN BOWERY HANBEE 3* OU SIMILAIRE NEW YORK Etats-Unis Points spécifiques FORMALITES Pour les ressortissants français : - passeport biométrique valide 6 mois après la date de retour, IMPORTANT Il est obligatoire pour les ressortissants français de détenir un passeport électronique pour se rendre aux États-Unis et pour y transiter, cependant les passeports à lecture optique (modèle «DELPHINE») délivré avant le 25 octobre 2005 sont toujours valables. De plus, à compter du 12 janvier 2009, les ressortissants français devront avoir obtenu des autorités américaines, avant leur départ, une autorisation électronique d entrée aux USA à remplir en ligne sur le site internet de l ESTA (Système Electronique d Autorisation de Voyage) https://esta.cbp.dhs.gov Pour plus d information, consulter le site : Le prix inclut : - L assistance aux aéroports. - Le transport aérien PARIS / NEW YORK / PARIS sur vols réguliers directs AIR FRANCE - Le transfert aéroport/hôtel et hôtel/aéroport avec assistance francophone, - Hébergement de 4 nuits en chambre double à l hôtel BEST WESTERN BOWERY HANBEE 3*ou similaire - 4 Petits déjeuners continentaux - Les pourboires au chauffeur - Les assurances obligatoires assistance, rapatriement, annulation et bagages, retour impossible. Le prix n'inclut pas : - La fiche ESTA à remplir individuellement sur internet : 14 dollars - Les dépenses personnelles, - Les repas, - Les boissons, - Supplément chambre individuelle : Tranche A : 203 euros Tranche B : 248 euros Tranche C : 293 euros Tranche D : 338 euros Tranche E : 383 euros Dates disponibles Du Au MAI mai 2013 sam. 23 mai 2013 jeu. Prix en euros Période tarifaire Vendue par 18 mai mai jours [ par sélection ] Conjoint Tranche d'imposition Tarif (EUR) A B C D E Employé Tranche d'imposition Tarif (EUR) A Page 8 / 9

9 B C D E Page 9 / 9

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