SMDOC. Celle ci à été assisté lors de sa création par l innovation luxembourgeoise, Celle-ci à participé au concourt 123go Networking.

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2 La Société BTBeurope Entreprise créer en janvier Celle ci à été assisté lors de sa création par l innovation luxembourgeoise, Celle-ci à participé au concourt 123go Networking. Stratégie BTBeurope Btbeurope conçoit et commercialise des applications spécifiques. Smdoc : Logiciel de gestion Qualité BTB : Logiciel d achat vente et pilotage Kardex Nos Référence Clients : Industrie Etablissement Public Bureaux d étude Reiff GMBH IFCC Luxembourg AirField Luxair Twinerg Electrabel Kardex IMF Italie BiospeedHome Faynot Industrie Besins Crown Tarket Sommer Proximam Etalle Agro Alimentaire IT Services Finances Luxviande Agriplan Elgon SA Credit Agricole

3 Présentation de SMDOC Smdoc est un outil accessible à tout le monde, nous l avons développé avec le principal souci, de simplicité, d efficacité, et surtout de simplification du déploiement. Smdoc s appuis sur la technologie ASPNET et est dé lors installer uniquement sur un serveur. Considération Techniques Partie Serveur : Os : Windows 2000,xp,vista, windows serveur 2000/2003/2008 Web: IIS 5.0 minimum avec ASPNet 2.0 Base de données : Sql Server, oracle, Messagerie compatible SMTP Partie Client : Internet Explorer 5.0 et supérieur

4 Présentation Générale SMDOC Ce document présente les principales fonctionnalités du logiciel : a) Paramétré le system de management du system documentaire b) Création des processus, types de documents, c) Publier les documents, d) Rédiger des fiches d amélioration et de qualités e) Alerter les acteurs de la qualité f) Mesuré la qualité. g) Recherche et consultation des documents h) Piloter le système documentaire a) Paramétré le system de management du system documentaire Le paramétrage de votre système de gestion documentaire s effectue très rapidement et s articule autours de 2 grands axes : A) Qui fait quoi a. Niveaux de pouvoirs (utilisateur, administrateur,..) L utilisateur est caractérisé par sont id, son nom prénoms, sont s ainsi que son rôles et que sont niveaux d utilisation dans l application Processus affectées (dans quels processus l utilisateur a le droit d agir) B) Comment classer les documents Catégorie, processus, typologie, mots clés

5 b) Création des processus, types de documents, Le classement des documents Ces les points essentiels d une bonne structure documentaire, celle-ci permettra une recherche facile et aisée si elle est bien réalisée. Nous avons articulé le classement des documents autours de 2 grands axes : a) Les processus de la société : (Ensemble d'activités corrélées ou interactives qui transforment les éléments d'entrée en éléments de sorties. Ces éléments sont soit des objets matériels soit des informations, soit les deux.) Lors de la création du processus l administrateur de la société peut attribuer un certain nombre de possibilité à celui-ci : Responsable du processus, code couleur, Ces différentes possibilités permettront alors une recherche plus aisée, ou un suivi des actions par envoi de message aux responsables.

6 b) Les types de documents Le classement par type de document permet de trouvé rapidement un document voulus par sont type, formulaire, document,

7 c) Publication et visualisation des documents, La publication des documents s effectue au travers d une page de mise en ligne. Celle-ci permet la gestion des documents aux niveaux des historiques, des versions de révision, ainsi que les différents liens qui lie les différents documents. Cette interface gère automatiquement les transformations des documents au format PDF (non modifiable) ainsi que sont mode de consultation (copie de l originale ou PDF)

8 Consultation du document La consultation ce fait au travers d une page de navigation, qui permet à la fois la navigation et la consultation des documents.

9 d) Rédiger des fiches d amélioration et de qualités La rédaction des demandes d amélioration ou des non conformités sont réalisé à l aide d une forme spécifique, qui est paramétrable en fonction de la norme recherchée. Cette forme comprend 4 stades qui sont : - La création - La validation - L action - La vérification Tout au long de sont trajet les acteurs de la fiches sont tenus au courant des phases déroulé, au moyen d .

10 e) Alerter les acteurs de la qualité f) Les acteurs sont également avertis des tâches qu'ils ont à réaliser par un envoi d' automatique. Un lien permet d'accéder directement au document à lire. Ces s sont paramétrables et sont envoyés à différents moments du cycle de vie (du rédacteur à l approbateur). Ces mails permettent l interopérabilité avec tous les logiciels de messagerie standard, ce qui permet très facilement de consulter ou de planifier les actions à entreprendre

11 g) Mesuré la qualité. Le premier objectif des tableaux de consultation est de donner une information synthétique afin de retrouver le plus facilement la fiche que l'on recherche (accessible par un lien hypertexte). Il s'agit également d'un outil puissant pour faire un point sur les actions en cours. Il est alors possible de connaître exactement les enregistrements pour une période donnée. Chaque module possède donc une fonction statistique dont les critères et filtres sont paramétrables en fonction des objets inclus dans les formulaires. Ils permettent d'extraire les données à la manière d'un tableau croisé dynamique dans Excel la convivialité en plus! Pour obtenir des données pertinentes, il est important d'inclure des objets paramétrés (liste, double liste, arbre) ou des objets type oui/non et des champs numériques.

12 h) Recherche et consultation des documents Un module de recherche du type Google à été intégré dans l application, pour en simplifier l utilisation.

13 i) Piloter le système documentaire SMDOC Un module de contrôle et de mesure est intégré à la page Default. Celui-ci permet de contrôle et de manager les Actions à entreprendre tous au long de leurs déroulement, les différentes actions sont automatiquement classée en fonction de leurs importance, de leurs date d activité, de leurs type, de leurs états ainsi que de la personne devant faire l action.

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