Trousse des DME. La mise en œuvre des dossiers médicaux électroniques dans les établissements de soins de santé primaires

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1 Trousse des DME La mise en œuvre des dossiers médicaux électroniques dans les établissements de soins de santé primaires

2 Notre mission est d'aider les Canadiens et les Canadiennes à maintenir et à améliorer leur état de santé. Santé Canada Les points de vue exprimés dans la présente publication ne reflètent pas nécessairement ceux de Santé Canada. Il est interdit de reproduire ce document à des fins commerciales, mais sa reproduction à d autres fins est encouragée, à condition que la source soit citée. On peut obtenir, sur demande, la présente publication en formats de rechange. On peut obtenir des renseignements ou des copies supplémentaires en communiquant avec: Publications Santé Canada PL 0900C2 Ottawa (Ontario) K1A 0K9 Tél.: Télécopieur: publications@hc-sc.gc.ca Ce document est également offert en version électronique (en format PDF et HTML) à l adresse suivante: Sa Majesté la Reine du chef du Canada, 2006 Cat.: H21-274/2006F-PDF ISBN:

3 À propos de la trousse d information des DME...1 Table des matières 1. En avant! Choisir les DME Préparation à la mise en oeuvre Mise en oeuvre et maintenance Optimisation des DME Histoires à succès canadiennes...95 Annexes...133

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5 À propos de la Trousse des DME À propos de la trousse d information des DME Table des matières En quoi consiste la trousse d information des DME?... 2 Responsables de l'élaboration de la trousse... 3 Public visé... 3 Formats offerts... 4 Pour de plus amples renseignements... 4 À propos de la Trousse des DME 1

6 À propos de la Trousse des DME En quoi consiste la trousse d information des DME? La trousse d information des DME (dossiers médicaux électroniques) se compose d'un manuel de ressources et d'un site Web appuyant la mise en application des dossiers médicaux électroniques dans les soins de santé primaires. Les prestataires de soins de santé primaires qui utilisent déjà les DME y trouveront des renseignements précieux sur l optimisation des DME et d autres avantages. L objectif de la trousse d information n est pas uniquement d appuyer le secteur des soins de santé primaires dans la sélection du matériel et des logiciels connexes à la mise en œuvre des DME, mais également de fournir une aide pour tirer le maximum des DME une fois qu ils seront en place. Par exemple, la qualité des données découlant de l'utilisation des DME à l'appui de la prise de décisions cliniques, ainsi que le recours aux DME pour simplifier le déroulement des opérations dans le secteur, constituent des éléments clés des avantages éventuels. L objectif à plus long terme est le suivant: renouvellement des soins de santé primaires en encourageant la mise en œuvre de technologies de l information dans le secteur des soins de santé primaires. Cette technologie a l'avantage de favoriser le partage de l information entre les membres d'une équipe, d'améliorer la qualité et la continuité des soins (en particulier dans le cas de la gestion des maladies chroniques), de soutenir les activités de planification et de responsabilité financière et enfin, de comporter des outils facilitant la prise de décisions cliniques. La trousse d information se compose des trois éléments principaux suivants: 1. Un guide narratif complet présentant toutes les étapes du projet. On trouve au début de chaque chapitre un «Aperçu» comportant des détails sur le chapitre pour chaque phase de planification et de mise en œuvre du projet des DME. 2. Des outils et des modèles pratiques pour la planification et la mise en oeuvre des DME. Chaque chapitre comprend une liste d outils, de modèles, de lectures supplémentaires, une «liste de contrôle» du chapitre et un espace réservé aux notes de l utilisateur. Les listes de contrôle à la fin des chapitres 1 à 5 fournissent à l utilisateur un mécanisme de suivi de l état d avancement du projet de mise en œuvre des DME. Lorsque la chose est possible, les outils existants ont été cités afin d éviter les répétitions inutiles et de miser sur les ressources déjà en place. Bien que certains outils proviennent des provinces, ils peuvent être applicables dans les différentes administrations et mis en oeuvre à l'échelle nationale avec peu ou pas de modifications. Ces outils sont offerts sous forme de 2 À propos de la Trousse des DME

7 À propos de la Trousse des DME liens dans la version en ligne de la trousse d information; la version papier, quant à elle, fournit des renseignements sur la façon de les obtenir. 3. Des «histoires à succès» qui présentent des exemples de mise en œuvre réussie des DME au Canada. Comme il s'agit d'une ressource à l échelle nationale, la trousse ne fournit pas de renseignements détaillés pour chaque province ou territoire. Elle fournit cependant les coordonnées pour chaque administration et cible les questions à poser au niveau de votre administration pour déterminer les ressources et le soutien à l échelle locale qui pourraient être utiles à l adoption des DME. Responsables de l'élaboration de la trousse L élaboration de la trousse d information relève de Santé Canada; le projet a été financé par le Fonds pour l adaptation des soins de santé primaires. Greymartin Consulting Inc., une entreprise-conseil du secteur privé, a été sélectionnée par suite d un processus concurrentiel d appel d offres pour l'élaboration de la trousse d information. Public visé La trousse est destinée à toute personne ou tout organisme qui souhaite mettre en œuvre les DME dans différents modèles et établissements du secteur des soins de santé primaires. Dans certains cas, un prestataire de soins de santé (un médecin par exemple) peut assumer la responsabilité directe de la mise en œuvre. Dans d autres cas, il se peut qu un groupe de prestataires délègue cette responsabilité ou retienne les services d'un conseiller à cette fin. De même, il est possible que les priorités et les points de vue de divers intervenants du secteur diffèrent. Compte tenu des besoins et intérêts divers, la trousse d information a été conçue pour être souple et fournir des renseignements à plusieurs niveaux afin que les utilisateurs puissent choisir l information qui répond le mieux à leurs besoins. Remarque sur le secteur multidisciplinaire: La trousse d information vise principalement le secteur des soins de santé primaires multidisciplinaires. Cependant, un grand nombre d outils existants ont été élaborés pour les médecins. Certains d entre eux peuvent être adaptés à un environnement multidisciplinaire, mais à mesure que la taille et la complexité des modèles augmentent, les questions, telles que l accès aux renseignements sur le patient entre les membres d'une équipe, deviennent plus complexes. Les outils liés aux DME conçus pour incorporer les nouveaux modèles du secteur constituent un élément important à l'avenir. La trousse d information cible les domaines dont les éléments sont particulièrement pertinents aux milieux multidisciplinaires. À propos de la Trousse des DME 3

8 À propos de la Trousse des DME Formats offerts Il est possible de consulter la trousse d information de plusieurs façons, notamment: Version interactive en ligne à l'adresse suivante: Version PDF en ligne imprimable: Reliure comprenant la version papier (disponible auprès de Publications Santé Canada): Publications Santé Canada PL 0900C2 Ottawa (Ontario) K1A 0K9 Tél.: Télécopieur: publications@hc-sc.gc.ca Le texte est disponible en français et en anglais. Les outils de source externe et cités comme références sont disponibles dans la langue d origine. Pour de plus amples renseignements Trousse d information des DME: Site Web du projet de la trousse d information des DME: À propos de la Trousse des DME

9 Chapitre 1 En avant! Chapitre 1 En avant! Les DME: Sommes-nous prêts? Table des matières Aperçu Quels sont les avantages des DME pour le secteur des soins de santé primaires? Quels sont les défis à relever lors de la mise en oeuvre des DME? Analyse de rentabilisation de la TI: la pratique a-t-elle besoin des DME? Évaluation des besoins Évaluation de l état de préparation Fixer les objectifs et les priorités de la mise en oeuvre des DME Établissement du budget Vers une pratique axée sur la technologie Outils et ressources Outils Autres lectures Liste de contrôle du Chapitre Notes de l utilisateur Chapitre 1: En avant! 5

10 Chapitre 1 En avant! Aperçu Que peuvent faire les DME pour le secteur des soins de santé primaires? Avant de mettre en œuvre un système de DME, il est nécessaire d'établir si les avantages justifient le coût du matériel informatique, des logiciels et de la formation du personnel. Les avantages possibles de l utilisation d un système électronique de tenue des dossiers des patients sont les suivants: Nous ne reviendrions pas au système sur support papier il n y a rien d intéressant à travailler sur support papier. Nous pouvons tout faire et même plus, avec un système de DME. La vie sera plus facile, mais il faut entrer les données et les habiletés à la saisie de données aident. - Dr. Tom Bailey 1. Amélioration de la qualité des soins par l'accroissement de la qualité et de la quantité de l'information, la réduction du nombre d'erreurs, l'amélioration des pratiques cliniques et la mise en place d'une approche uniforme à la gestion des problèmes cliniques. 2. Réduction des coûts par la prévention des examens superflus, la production de façon automatique des rapports et des demandes de remboursement, l'augmentation de la productivité du cabinet, la réduction des risques pour les patients et des risques de responsabilité et l'amélioration de la sécurité et de la disponibilité de l information. 3. Amélioration de la communication par le renforcement de la capacité de partage des données avec d autres professionnels et par un accès plus rapide à l information. 4. Amélioration de l analyse des données en matière de santé, y compris la simplification de l observation des tendances concernant la santé des patients sur une base individuelle et de l'ensemble des populations de patients, l amélioration de la capacité d analyse des données afin de soutenir le processus décisionnel de la gestion, ainsi que la démonstration de la compétence clinique à des fins de revalidation et d homologation. Cette section fournit des outils permettant d élaborer une «analyse de rentabilisation» ou une «proposition de valeur» afin d'établir si les DME sont requis. Elle fournit également des outils et de l information pour l'élaboration du budget, l évaluation des besoins du secteur, la détermination des objectifs et de la volonté à mettre de l'avant un projet sur les DME. 6 Chapitre 1: En avant!

11 Chapitre 1 En avant! Elle fournit également quelques idées permettant d'accepter plus facilement la notion de secteur à la fine pointe de la technologie: des outils et des ressources en ligne pratiques qui ont une certaine valeur clinique et qui exposent les utilisateurs aux avantages de la technologie de l information dans un environnement de soins de santé primaires. Chapitre 1: En avant! 7

12 Chapitre 1 En avant! 1.1 Quels sont les avantages des DME pour le secteur des soins de santé primaires? Pourquoi consacrer temps, efforts et argent dans la mise en oeuvre d un système de DME? Il ne s'agit pas uniquement d'une valeur financière. Les DME peuvent aider à simplifier les procédures actuelles et réduire le nombre d'erreurs médicales, renforcer l efficacité du cabinet et améliorer la documentation. Ils peuvent également servir à l'application de techniques, par exemple la comparaison des populations de patients, qui seraient plus difficiles à mettre en place, au moyen des systèmes de dossiers en format papier. Les histoires à succès liées aux DME au Canada présentées dans la présente trousse d information (voir le Chapitre 6) fournissent des exemples réels d'avantages de cette technologie dans différents établissements. En voici une: En dépit du changement de produit logiciel et du fournisseur à trois reprises en quatre ans, la clinique commence maintenant à réaliser l avantage clinique du système de DME en place depuis environ 18 mois. Le personnel utilise le logiciel, échange les données et prodigue des soins plus efficacement aux patients et commence à obtenir une valeur clinique des données qui se trouvent dans le système. Par exemple, les nouveaux programmes de lutte contre le diabète et l asthme ont été particulièrement réussis en raison du soutien décisionnel et de la disponibilité des données du système de DME: Les registres de patient ont été élaborés pour les deux programmes. Le système de DME permet de repérer facilement les besoins en matière de gestion et de rappel. Les mesures des processus cliniques fondés sur des lignes directrices (p. ex., proportions de patients diabétiques ayant eu au moins un HbA1C au cours des trois derniers mois) peuvent être suivies et les changements peuvent être surveillés au fil du temps. En ce qui a trait au programme de lutte contre l asthme, l infirmière praticienne et l inhalothérapeute fournissent des investigations de patient complètes, de même que des examens et l éducation médicale au patient, documentés et changés par l entremise du système DME. Le programme de lutte contre le diabète comprend une évaluation initiale d une heure, encadrée, avec l infirmière spécialisée en diabète et une diététicienne, dont les résultats sont consignés dans le dossier partagé du patient. Tous les fournisseurs consignent l information au dossier à partir du même système et mettent à jour les données pour les médecins sur une base régulière. Grâce à ce système, les données ne se dédoublent pas et les patients n ont pas besoin de répéter leurs historiques. Les fournisseurs (médecins et non-médecins) commencement à consulter «leurs données» et à percevoir le potentiel d amélioration des résultats pour la santé du patient grâce à une gestion de la population de patients axée sur les faits. Taber Associate Medical Centre 8 Chapitre 1: En avant!

13 Chapitre 1 En avant! Les avantages potentiels de la mise en œuvre et de l utilisation des DME peuvent se répartir en quatre catégories, notamment: 1. La qualité des soins et la sécurité des patients. Les DME peuvent améliorer la qualité des soins aux patients en: o offrant des renseignements de meilleure qualité sur le patient; o réduisant les erreurs cliniques; o aidant les prestataires de soins à tenir des dossiers plus complets en tenant compte du besoin de consigner davantage de renseignements et en recueillant l'information au fil du temps et entre les milieux de soins; o o o o veillant à ce que l on mette l accent sur les renseignements essentiels (p. ex., les maladies chroniques) grâce au recours à des rappels automatisés (rappels fondés sur des règles); offrant aux praticiens une certaine aide en matière décisionnelle; offrant une certaine aide pour l'amélioration des initiatives cliniques (p. ex. fournir des modèles et des lignes directrices cliniques afin d intégrer la pratique fondée sur l expérience clinique dans les soins courants); favorisant une approche uniforme à l'égard de la gestion des problèmes cliniques. 2. Avantages du coût des soins. Les DME peuvent permettre de réduire les coûts en: o limitant les examens et services superflus en raison de la non-disponibilité des résultats d examens; o diminuant les frais d administration par la production automatique de rapports et le transfert des demandes de remboursement par voie électronique; o o augmentant la productivité par la diminution: du temps passé à chercher des dossiers ou à attendre les dossiers déjà en utilisation; de la saisie des données superflues; du temps requis pour la saisie ou l examen des données; du temps passé à préparer les renseignements sur les activités, p. ex. de quelle façon mesure-t-on le temps consacré par les membres du personnel, quelles sont les activités qui doivent être menées à bien? limitant les risques pour le patient, et par conséquent les coûts inutiles des soins en raison des éléments suivants: Chapitre 1: En avant! 9

14 Chapitre 1 En avant! o o o décisions retardées en raison de l incapacité à trouver de l information ou à y accéder; répétition d interventions et de tests effractifs; interaction ou effets non souhaités qui découlent de la prescription d'un médicament par des praticiens ignorant l'état clinique complet du patient. limitant les risques de responsabilité en raison de dossiers médicaux inadéquats, incomplets ou introuvables lorsqu ils sont requis; limitant la probabilité de la disparition de renseignements; améliorant la sécurité des renseignements. 3. Avantages en matière de communication. Les DME peuvent améliorer la communication en: o offrant un meilleur accès aux renseignements cliniques sur les patients; o offrant un accès plus rapide aux résultats de la pathologie ou de la radiologie; o o o o permettant un meilleur partage de l information en matière de santé entre les prestataires de soins de santé primaires; permettant une meilleure circulation de l information entre les groupes chargés des soins secondaires et tertiaires; rendant les notes plus lisibles; fournissant aux patients un meilleur accès à leur propre dossier. 4. Avantages en matière d analyse. Les DME peuvent améliorer l analyse de données liées à la santé en: o fournissant une meilleure observation des tendances et des modèles en matière de santé d un patient ou d un groupe de patients, ce qui rendra plus facile la vérification clinique, l évaluation des résultats et la recherche; o renforçant la capacité d'analyse des données à l'appui du processus décisionnel de la gestion; favorisant la démonstration de la compétence clinique à des fins de revalidation et d homologation. 1.2 Quels sont les défis à relever lors de la mise en oeuvre des DME? La conversion d'un cabinet à un système de dossiers électroniques n est pas un exercice futile et exige une réflexion et une planification minutieuses. On doit tenir 10 Chapitre 1: En avant!

15 Chapitre 1 En avant! compte des difficultés potentielles suivantes au moment de la mise en application des DME: Les coûts liés aux nouveaux ordinateurs, à l infrastructure du réseau, à l achat de logiciels et à la formation. La baisse temporaire de la productivité du personnel, ou de revenus, pendant que les membres du personnel se familiarisent avec le nouveau système. La peur du changement et de la périmation -- certains membres du personnel ne seront pas à l aise qu on leur demande de travailler d une manière différente. La conversion des dossiers papier actuels. La «lassitude par rapport au changement» associée aux grands projets, qui pourrait avoir ou non un avantage certain pour les utilisateurs finaux. Le manque de participation de tous les membres de l équipe de la pratique: les contextes politiques complexes et les opinions divergentes au sujet des objectifs et des priorités peuvent entraver la réussite d un projet de DME. REMARQUE: On peut consulter d autres documents sur les avantages 1 et les défis 2 que présente l adoption des DME (Computerization and Going Paperless in Canadian Primary Care (L informatisation et la conception zéro papier au sein des soins de santé primaires au Canada) de la D re Nikki Shaw) sur le site Web de la trousse d information des DME ( 1.3 Analyse de rentabilisation de la TI: la pratique a-t-elle besoin des DME? Pour mener à bien une «analyse de rentabilisation» (justification de la mise en œuvre d un système de DME), il convient d'examiner le guide «Élaboration d une analyse de rentabilité de la TI» 3 (disponible en anglais seulement), de l OntarioMD, qui comprend un modèle de rentabilisation de la TI 4. Ce manuel et ce modèle peuvent aider à déterminer les facteurs principaux de la prise de décisions, consigner les résultats des discussions sur la mise en œuvre de la TI et clarifier le raisonnement sous-jacent aux décisions prises. L American Academy of Family Physicians fournit une feuille de travail coûts-avantages 5 (disponible en anglais seulement) qui peut également être utile pour la réalisation d une analyse de rentabilisation. REMARQUE: Bien que ces outils aient été élaborés pour des administrations en particulier, ils s appliquent à d autres prestataires et à d autres administrations avec peu ou pas de modifications. La chose est également vraie pour tous les outils cités dans la trousse d information. Chapitre 1: En avant! 11

16 Chapitre 1 En avant! Certaines administrations (p. ex. gouvernements provinciaux-territoriaux ou régie régionale de la santé) peuvent offrir des programmes de soutien pour la sélection et la mise en oeuvre des DME. La section «Personnes-ressources» (voir les Annexes) contient les noms des personnes-ressources régionales de chaque province et territoire et comprend une liste de questions à poser au sein de chaque administration. 1.4 Évaluation des besoins L'élément clé des analyses de rentabilisation vise les raisons pour lesquelles les DME, à votre avis, auront une incidence positive sur le secteur Une «analyse des besoins» aidera à déterminer la façon dont les DME pourraient avoir une incidence sur le secteur et à savoir si les dépenses et le temps nécessaires au passage à un système de DME sont justifiés. OntarioMD fournit une série de modèles d analyse des besoins de la pratique 6 (disponible en anglais seulement) pour les processus opérationnels et cliniques essentiels. Ces modèles suggèrent d énumérer de façon détaillée chaque «zone de travail» dans le secteur, d'établir les approches efficaces, celles qui ne le sont pas, de cerner les champs à améliorer d après l analyse et les répercussions des changements mis de l'avant au niveau du secteur (p. ex., plus grande efficacité, meilleurs résultats pour la santé des patients). Tous les processus liés au secteur des soins de santé primaires (de l inscription des patients, l établissement du calendrier et la gestion des documents/dossiers, à la saisie de la consultation clinique, au rappel, à l établissement de rapports, au renvoi et à la communication aux autres prestataires membres de l équipe) peuvent être considérés comme des secteurs potentiels qui pourraient tirer avantage de la mise en œuvre de la technologie ou d un changement dans l'utilisation de la technologie actuelle. Dans le cas d'un cabinet où uniquement les dossiers en format papier sont utilisés, il est essentiel de tenir compte de la «façon dont vous faites actuellement les choses», en plus des avantages liés à l'automatisation des activités: par exemple, les capacités liées à un rappel fondé sur des règles automatisées, les rappels de rendez-vous, l analyse des tendances liées aux résultats d examens de laboratoire de patients en particulier ou de groupes de patients avec le temps, les alertes visant les résultats anormaux et les rappels de médicaments ou les contreindications, la capacité d élaborer et de gérer le registre des patients pour ceux qui présentent des facteurs de risque particuliers comme le diabète ou l hypertension et la capacité de mener à bien une auto-vérification du succès des membres de votre équipe en matière de respect des mesures fondées sur les lignes directrices cliniques pour les soins. 12 Chapitre 1: En avant!

17 Chapitre 1 En avant! En plus des outils d évaluation de l état de préparation dans la section «Évaluation de l état de préparation», le processus d élaboration d une évaluation des besoins aidera toute l équipe à cerner la valeur, les avantages, les défis et les occasions liés à la mise en oeuvre des DME pour leur propre environnement. 1.5 Évaluation de l état de préparation Il est également essentiel à l'analyse de rentabilisation de déterminer si les membres du secteur ont les compétences et le niveau de dévouement nécessaires pour effectuer le passage à un système de DME. Il faut procéder à une «évaluation de l état de préparation» pour cerner les éléments suivants: L engagement des prestataires; L engagement du personnel; La compréhension des exigences en matière de gestion du système; Le besoin et la volonté d acquérir des connaissances en informatique; Les répercussions de l automatisation sur les fonctions et sur le déroulement des opérations. Le POSP de l Alberta dispose d'un questionnaire sur l évaluation de l état de préparation lié à l automatisation 7 (disponible en anglais seulement). Pour les établissements de plus grande taille (p. ex. les cabinets regroupant 30 prestataires et plus), il faut tenir compte de l évaluation de l état de préparation pour les grands cabinets 8 (disponible en anglais seulement) élaborée par Info-Tech Research Group. 1.6 Fixer les objectifs et les priorités de la mise en oeuvre des DME Prenez en considération les résultats de l'analyse des besoins et des évaluations du secteur, puis consultez les autres membres de l équipe pour établir les objectifs de la mise en oeuvre des DME. Fixez des objectifs à court (<6 mois), moyen (6 à 12 mois) et long termes (>12 mois), ainsi que des objectifs mesurables qui permettront d'évaluer les progrès en vue de l'atteinte de ces objectifs. Ils doivent être réalistes et accessibles, en plus de tenir compte de l infrastructure actuelle et ultérieure de la clinique. Par exemple, il faut bien comprendre le système sur papier actuel et la façon dont le personnel clinique et administratif l utilise afin de mieux fixer les objectifs liés à la mise en oeuvre des DME 9 (disponible en anglais seulement). Chapitre 1: En avant! 13

18 Chapitre 1 En avant! Il est important que tous les membres de l équipe du cabinet (clinique et administrative) participent à l établissement d objectifs pour le cabinet afin de veiller à ce que tous les secteurs puissent tirer profit des avantages des DME. Le scénario fictif suivant pourrait favoriser l établissement d'objectifs dans votre milieu de soins de santé primaires. Scénario: Le personnel du cabinet a remarqué qu étant donné qu il ne dispose pas d'un très bon service de garde sur appel pendant les fins de semaine et après les heures de travail, les patients se rendent souvent à l urgence ou à la clinique sans rendez-vous à proximité pour les affections bénignes ou les blessures superficielles plutôt que d attendre pour consulter un des médecins de la clinique. Même si les patients consultent un des médecins de la pratique de garde, ce dernier n a pas accès aux renseignements sur le patient qui proviennent de l'extérieur. Le cabinet veut mettre en place un «groupe de garde partagée» pour tous les médecins afin qu ils puissent offrir un service pendant les fins de semaine et après les heures de travail. Les DME mettraient les dossiers de chaque patient à la disposition de tous, peu importe la personne de garde. Objectif de la pratique: Meilleur service de garde sur appel pour une meilleure continuité des soins offerts aux patients. Avantages des DME: Meilleur accès aux renseignements sur le patient pour tous les prestataires de soins du cabinet, qu ils soient sur place ou non, et que le patient soit «le leur» ou celui d un autre. 1.7 Établissement du budget Établissez un budget pour l'ensemble du projet. Il devrait comprendre non seulement le coût initial des logiciels de DME, mais également le coût total du projet, y compris les coûts initiaux et continus comme ceux décrits brièvement cidessous. Coûts initiaux possibles: o Logiciels, matériel et systèmes d exploitation de DME. o Infrastructure du réseau, y compris l accès Internet. Les médecins et l infirmière utilisaient les DME depuis environ 10 ans. Lorsque le coordonnateur des SSP a été embauché pour intégrer les soins et les services aux patients dans tout le centre de soins de santé, un des objectifs de ce projet était de s assurer que toute l équipe clinique utilise les DME. - Central Interior Native Health Services 14 Chapitre 1: En avant!

19 Chapitre 1 En avant! o o o o o Logiciels permettant d'accroître la productivité du personnel de bureau, par exemple Microsoft Word et Excel, et des applications de courriels. La formation. Les rénovations pour que les salles d examen puissent recevoir du matériel informatique et pour installer les câbles réseau et les mises à niveau en alimentation électrique, le cas échéant. Coûts liés au personnel pour le temps consacré au projet des DME et pour les jours de productivité perdus ou les jours prévus pour la formation et la mise en œuvre. Pour certains prestataires de soins de santé, cet exercice signifiera une perte de revenus (p. ex., les médecins rémunérés à l acte qui participent aux réunions de planification du projet ne génèrent pas de revenus, car ils ne voient pas de patients). Les coûts liés à la gestion du projet en ce qui concerne les grandes cliniques en particulier, il pourrait être utile de retenir les services d'un gestionnaire de projet qui s occuperait des détails du projet de DME sur une base quotidienne. Il se peut que cet investissement soit rentabilisé par une réduction du temps total alloué à ce projet et par une réduction du temps consacré par les autres prestataires et membres du personnel clinique étant donné que le gestionnaire se consacrera au projet de mise en application des DME, plutôt que de tenter de mettre le projet en application «par temps perdu». Secteurs possibles de coûts continus: o Support technique pour les logiciels, le matériel et le réseau des DME. o La maintenance les mises à niveau sont-elles comprises dans les coûts initiaux des DME? La maintenance des logiciels de DME, des logiciels de bureautique, du matériel, du système d exploitation et du réseau exige sans doute des frais annuels et également des coûts de remplacement après quelques années (p. ex. 3 à 5 ans). o L amélioration des produits certaines améliorations devraient être comprises dans le coût initial des logiciels et du matériel, mais bon nombre d entre elles exigeront des dépenses supplémentaires (ententes touchant la prestation de services ou ententes sur le niveau de service auprès des prestataires). o Les coûts d abonnement pour les services suivants: L accès Internet L aide à la décision clinique et les services informatiques, par exemple les formulaires de médicaments ou les autres outils de référence cliniques. Chapitre 1: En avant! 15

20 Chapitre 1 En avant! o o La formation à mesure que la nouvelle fonctionnalité du logiciel de DME est disponible. Le temps consacré par le personnel pour apprendre de nouvelles caractéristiques et pour participer à la formation. Pour de nombreux prestataires de soins de santé, l'établissement d'un budget pour un projet de TI, tel que la mise en oeuvre des DME, est difficile aux premières étapes de la planification. Cette situation est attribuable, en grande partie, au manque de connaissance des exigences liées au projet de TI et à la difficulté à évaluer le temps que devra consacrer le personnel à l'appui de ce projet. Il sera utile, pour de nombreuses pratiques, de cibler quelques produits de DME qui pourraient être appropriés et de discuter avec les fournisseurs et les utilisateurs dans des milieux semblables pour obtenir des estimations des coûts d après leur expérience. Ces estimations peuvent servir de guide pour le processus budgétaire. Si votre administration offre un programme de soutien lié aux DME, il se peut que le personnel de ce programme soit en mesure de fournir des conseils et des estimations des coûts liés à l établissement d un budget pour votre cabinet. Veuillez noter que les coûts et la complexité du processus budgétaire diffèrent selon la taille, la composition et les besoins. L exercice Tom a effectué des démarches auprès du groupe dans le but de partager les coûts relatifs à l adoption d un système de DME. Environ dix des médecins ont jumelé leurs forces dans le but de partager les coûts en vue d acheter et d obtenir le soutien du matériel et du logiciel du système de DME. - Dr. Tom Bailey d établissement des objectifs aidera à adapter vos exigences de façon à permettre aux fournisseurs de vous donner une estimation initiale des coûts. Il se peut que certains fournisseurs hésitent à fournir des estimations des coûts à un niveau supérieur pour vous aider à établir le budget, en raison de la crainte que cela les oblige à respecter ces chiffres. Le chapitre «Choisir les DME» fournit de plus amples renseignements sur la définition de vos exigences détaillées en ce qui a trait à la pratique et à l élaboration d une «demande de proposition» (DDP) qui permettront d obtenir des estimations détaillées de la part des fournisseurs. Consultez le modèle de budget de TI 10 d OntarioMD (disponible en anglais seulement) et les outils de comparaison des coûts dans le chapitre «Choisir les DME» pour de plus amples renseignements sur l établissement d un budget, sur la détermination des exigences de votre cabinet et sur l évaluation des fournisseurs. 16 Chapitre 1: En avant!

21 Chapitre 1 En avant! 1.8 Vers une pratique axée sur la technologie À ce stade, vous devriez avoir une bonne idée du moment où vous aimeriez mettre en œuvre les DME et de la façon vous aimeriez le faire. Si vous êtes prêt à mettre en œuvre les DME, il se peut que vous préfériez passer directement au Chapitre 2, «Choisir les DME». Si vous n êtes toujours pas certain de la mise en oeuvre complète des DME, vous pourriez vouloir prendre en considération quelques stratégies de transition qui permettront d introduire la technologie et de mettre en oeuvre les DME de façon progressive. Il existe un grand nombre de solutions de rechange pratiques qui vous permettront de vous familiariser, ainsi que vos collègues, avec la notion de pratique axée sur la technologie; de nombreux outils et ressources informatiques pratiques sont accessibles. Ils ajoutent de la valeur clinique et font découvrir aux utilisateurs les avantages de la technologie de l information dans le secteur des soins de santé primaires. Les exemples fournis dans «Vers une pratique axée sur la technologie Présentation» 11 ne sont que quelques-unes des façons dont le secteur des soins de santé primaires peut commencer à utiliser la technologie pour soutenir les soins aux patients; tout ce qu il est possible de faire pour renforcer ou accroître l utilisation de la technologie dans la pratique clinique peut améliorer votre «état de préparation» lié à la mise en oeuvre des DME. Si vous décidez d entreprendre des activités pour l'adoption de la technologie, n oubliez pas de réévaluer votre état de préparation aux DME de façon régulière vous pourriez être prêt plus rapidement que vous ne le pensez! Chapitre 1: En avant! 17

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23 Chapitre 1 En avant! Outils et ressources Chapitre 1: En avant! 19

24 Chapitre 1 En avant! Tous les outils et références supplémentaires ci-dessous sont présentés dans la version en ligne de la trousse d information à l adresse suivante: Outils Les références sont disponibles dans la langue de l auteur. 1 Benefits of adopting an EMR (Bienfaits de l adoption d un DME) Reproduit avec l autorisation de Computerization and Going Paperless in Canadian Primary Care (L informatisation et la conception zéro papier au sein des soins de santé primaires au Canada), Nicola T. Shaw. Publié par Radcliffe Publishing, Challenges of adopting an EMR (Défis de l adoption d un DME) 3 Reproduit avec l autorisation de Computerization and Going Paperless in Canadian Primary Care (L informatisation et la conception zéro papier au sein des soins de santé primaires au Canada), Nicola T. Shaw. Publié par Radcliffe Publishing, Building an IT Business Case User Guide (Élaboration d une analyse de rentabilité de la TI) Guide d élaboration d une analyse de rentabilisation de TI décrit le processus d élaboration d une analyse de rentabilisation et montre comment clarifier les objectifs et prendre les bonnes décisions de TI (OntarioMD). 4 IT Business Case Template (Modèle de rentabilisation de la TI) 36 Modèle et exemple d analyse de rentabilisation du document «Building an IT Business Case» -- fournit un mécanisme permettant de résumer les objectifs, les besoins, les options, les répercussions, le budget, la décision et la mise en oeuvre du projet de DME (OntarioMD). 5 Cost/Benefit Worksheet (Feuille de travail coûts-avantages) 20 Chapitre 1: En avant!

25 Chapitre 1 En avant! Chiffrier Microsoft Excel servant à calculer un résumé des coûtsavantages de la mise en oeuvre des DME (American Academy of Family Physicians). Practice Needs Analysis Templates (Modèles d analyse des besoins de la pratique) lysis%20v1.0.doc Une série de modèles servant à consigner et à évaluer la façon dont un cabinet gère les tâches et la charge de travail (OntarioMD). Automation Readiness Assessment Questionnaire (Questionnaire sur l évaluation de l état de préparation lié à l automatisation) Liste de contrôle de questions à prendre en considération au moment de mettre en oeuvre les DME chacun des sujets dans la liste de contrôle devrait être abordé avant de poursuivre (POSP de l Alberta). Readiness Assessment for Large Practices (Évaluation de l état de preparation pour les grands cabinets) c Feuille de travail de l évaluation de l état de préparation qui fournit aux utilisateurs un aperçu de la capacité de leur organisation à adopter avec succès une solution de dossiers médicaux électroniques (DME). On trouve, à la fin de ce document, une section d interprétation des résultats (infotech Research Group). 9 Records Management (Système de gestion des dossiers) Guide permettant d aider les prestataires de soins de santé à déterminer leurs objectifs relativement à la transition des dossiers médicaux sur papier aux dossiers médicaux électroniques (OntarioMD). 10 IT Budget Template (Modèle de budget de TI) Chiffrier Microsoft Excel avec un exemple complet de budget de TI et un modèle de budget de TI à remplir (OntarioMD). Chapitre 1: En avant! 21

26 Chapitre 1 En avant! 11 Vers une pratique axée sur la technologie - Présentation Enabled_Practice.doc Vue d ensemble des avantages de l adoption progressive de la TI dans le secteur des soins de santé primaires. Comprend un choix d outils et de ressources électroniques servant à améliorer les soins cliniques et l efficacité du cabinet ( Greymartin Consulting) Autres lectures 50 Reasons to Buy an EMR: Why it s Time to Purchase an Electronic Health Record System: An EMR Primer: Selecting an EMR with Confidence: Establishing a Business Case (White Paper): pdf Getting an EMR up and Running: EMR Lessons in Small Practices: EMR: Return on Investment: Economics of EMRs in large practices: ementingemroutpatient.pdf DOQ-IT Business Case: 22 Chapitre 1: En avant!

27 Chapitre 1 En avant! 1.11 Liste de contrôle du Chapitre 1 Liste de contrôle En avant! Avez-vous discuté de la mise en oeuvre des DME avec tout le personnel du cabinet? Est-ce que tous comprennent les avantages des DME pour le cabinet? Est-ce que tout le personnel s est engagé à adopter un système de DME? Y a-t-il un consensus lié aux objectifs et priorités pour les DME? Avez-vous examiné les programmes régionaux et provinciaux, les politiques et les normes qui pourraient avoir une incidence sur vos décisions (p. ex. le budget ou le choix du fournisseur de DME)? Avez-vous établi votre budget? Chapitre 1: En avant! 23

28 Chapitre 1 En avant! 1.12 Notes de l utilisateur 24 Chapitre 1: En avant!

29 Chapitre 2 Choisir les DME Chapitre 2 Choisir les DME Comment y arriver? Table des matières Aperçu Cibler vos exigences Mener à bien des recherches sur les logiciels et les vendeurs de DME Évaluation des fournisseurs et des systèmes de DME Passation d'un marché avec le(s) fournisseur(s) Outils et ressources Outils Autres lectures Liste de contrôle du Chapitre Notes de l utilisateur Chapitre 2: Choisir les DME 25

30 Chapitre 2 Choisir les DME Aperçu Le choix du bon système de DME pour la pratique de soins de santé primaires exige un examen minutieux. Il faut tenir compte des étapes suivantes qui font partie du processus de sélection: 1. Évaluer les besoins de la pratique: évaluer la fonctionnalité des logiciels, les normes de données, l interopérabilité des systèmes, les exigences en matière de l infrastructure, ainsi que les normes en matière de législation et de politiques. L'élaboration d'une liste détaillée des exigences aidera à définir la «Portée des travaux» pour ce projet. certains fournisseurs de DME ne répondaient pas quand la clinique demandait des renseignements ou répondaient plusieurs semaines après la demande. La clinique s est servie de ce facteur comme indicateur du niveau de service auquel elle pouvait s attendre après la mise en œuvre. - Haig Clinic 2. Effectuer des recherches sur les systèmes et les fournisseurs de DME disponibles: déterminer si votre administration dispose d'une liste de fournisseurs «préapprouvés»; élaborer des listes de contrôle et des questionnaires servant à comparer les produits; préparer une demande de propositions (DP). 3. Dresser une liste de critères de sélection de fournisseurs, puis évaluer les fournisseurs et les logiciels: examiner les réponses à la DP; ordonnancer les démonstrations; vérifier les références; utiliser les outils/modèles éprouvés pour évaluer et comparer les fournisseurs de façon uniforme. 4. Passer des marchés avec les vendeurs choisis: inclure ou utiliser le document «Portée des travaux»; cerner les responsabilités et établir les calendriers; inclure les exigences en matière de formation et de soutien initiales et continues; cerner les exigences en matière de conversion des données (tableau); arrêter définitivement les critères d acceptation. 26 Chapitre 2: Choisir les DME

31 Chapitre 2 Choisir les DME 2.1 Cibler vos exigences Il faut prendre en considération les cinq éléments suivants au moment de dresser la liste des exigences de la pratique: 5. La fonctionnalité des logiciels de quelle façon les logiciels de DME répondent-ils aux différentes exigences en matière de déroulement des opérations et de «circulation des données» comme la facturation, l établissement du calendrier, la consignation au dossier, la rédaction d ordonnances, les renvois, les rappels, etc.? 6. Les normes en matière de données de quelle façon les données sont-elles saisies, p. ex. un mélange de codes et de texte libre? Quel système de codage utilise-t-on, p. ex. ICD, SNOMED, ICPC, DSM? 7. L interopérabilité du système communique-t-il avec d autres systèmes au besoin (p. ex., laboratoire, hôpital, systèmes de facturation, registres provinciaux ou régionaux comme les registres de pharmacie, de gestion des maladies chroniques ou de santé publique)? 8. Infrastructure technique de quelle façon tient-elle compte des besoins en matière de sécurité, d accès multiutilisateurs, d options de bases de données, de client-serveur ou de fournisseur de services applicatifs, etc.? 9. Les normes en matière de législation et de politique: de quelle façon satisfont-elles aux besoins en matière de protection de la vie privée, de conservation des données médico-légales et d exigences de vérification, etc.? En vous fondant sur les objectifs et sur les priorités de la pratique (élaborés dans le chapitre «En avant!») et sur toute exigence en matière de DME propres à votre administration, travaillez avec votre équipe pour dresser une liste des exigences principales en matière de DME 1 (disponible en anglais seulement) pour la pratique. On trouve ci-dessous les éléments dont il faut tenir compte lors de l élaboration de cette liste. Exigences propres à l'administration Il se peut que votre administration, p. ex. le ministère provincial de la Santé ou la régie régionale de la santé, ait des normes ou des exigences en rapport à l un des cinq secteurs décrits ci-dessus ou à l'ensemble de ces derniers (voir les annexes pour une liste des personnes-ressources régionales). La liste de questions dont on doit tenir compte au moment de communiquer avec l'administration (voir les annexes) peut aider à cibler, s il y a lieu, le soutien ou les ressources offerts pouvant aider la pratique dans la planification et la mise en oeuvre des DME. Exigences de la pratique Chapitre 2: Choisir les DME 27

32 Chapitre 2 Choisir les DME En plus des normes propres à l'administration et des objectifs précis de la pratique, il faut tenir compte des caractéristiques de chacune au moment de déterminer les exigences de la pratique. Voici quelques exemples de questions à prendre en considération: La pratique est-elle multidisciplinaire? Quels prestataires font partie de votre équipe? Quelles exigences uniques, s il y a lieu, ces éléments introduisent-ils, p. ex. les logiciels soutiennent-ils les plans de soins? Quelle quantité de travail devez-vous effectuer avec les membres de l équipe de la pratique pour veiller à ce que les besoins de tous soient respectés? p. ex. au plan clinique? administratif? Les membres de votre équipe utilisent-ils tous les mêmes normes cliniques de codage? Les différents membres de l équipe ont-ils des exigences différentes en matière de facturation ou de présentation de rapports? La pratique est-elle située dans un endroit où il n y a qu une seule clinique ou y a-t-il des prestataires à de nombreux endroits? L accès est-il nécessaire à partir de plusieurs emplacements? p. ex. clinique, bureau, maison, hôpital, etc.? De quelle façon les logiciels de DME répondront-ils à ces besoins? De quelle façon ces besoins auront-ils une incidence sur vos choix de matériel et de réseau? Si la pratique est rurale, l accès Internet haute vitesse est-il offert? Votre choix de fournisseurs sera-il limité aux solutions ASP (Internet) et locales (sur place)? Si votre administration offre du soutien ou des normes de DME, a-t-elle des recommandations sur la meilleure façon d obtenir l accès Internet? Quelles exigences précises en matière d interopérabilité avez-vous avec d autres systèmes par exemple, les La clinique fonctionne comme une clinique co-située, multidisciplinaire, réunissant un groupe utilisant partiellement le système DME depuis environ dix ans. Toutefois, son expérience au cours des deux dernières années montre l évolution en vue d offrir des soins intégrés aux patients, interdisciplinaires en utilisant une approche d équipe, entièrement appuyée par un système de DME partagé. - Central Interior Native Health Services laboratoires locaux, les cliniques, les hôpitaux, les registres régionaux de santé publique/maladies et les systèmes de facturation privés et publics? Il se peut que votre administration ait établi des normes d interopérabilité pour certains systèmes, mais pas nécessairement pour tous. La pratique a-t-elle des exigences précises en matière de rapport au ministère ou autres organisations liées au contrôle des résultats sur la santé des patients, pour des populations précises de patients ou pour l auto-vérification des prestataires? 28 Chapitre 2: Choisir les DME

33 Chapitre 2 Choisir les DME 2.2 Mener à bien des recherches sur les logiciels et les vendeurs de DME Assurez-vous de vérifier si votre administration a dressé une «liste des fournisseurs préqualifiés», et s il est obligatoire ou non de choisir un fournisseur à partir de cette liste. Déterminez également si votre administration est en mesure de fournir du soutien supplémentaire (ou peut-être même du financement) pour vous aider à faire un choix et à planifier la mise en œuvre. La section «Personnes-ressources régionales» contient les questions supplémentaires (voir les annexes) à poser à votre administration. Que votre région dispose ou non d'une liste de fournisseurs préqualifiés, prenez en considération l élaboration d une «liste de contrôle des fournisseurs» 2 (disponible en anglais seulement) pour aider à cibler les besoins (objectifs) précis auxquels les logiciels de DME doivent satisfaire cette liste aidera à choisir les bons DME et le bon fournisseur pour votre pratique, d après les objectifs d ensemble fixés au chapitre précédent. La liste de contrôle vous aidera à comparer de façon constante les logiciels des différents fournisseurs et leur capacité à répondre aux objectifs et aux exigences prédéfinis de votre pratique. Cette méthode est beaucoup plus efficace que la comparaison entre fournisseurs d après leurs documents promotionnels, et peut servir de fondement à l'évaluation des réponses à une Demande de propositions (DP) officielle. L objectif de la DP est de consigner les exigences et les attentes (p. ex. la fonctionnalité, le soutien, la formation, l interopérabilité, le prix, les contraintes de temps et la réputation du fournisseur), afin que les fournisseurs puissent répondre d une manière normalisée, ce qui permet d'évaluer les réponses plus facilement. Qu il y ait ou non une liste de fournisseurs préqualifiés pour l'administration, vous devriez peut-être officialiser le processus de sélection à l'aide d'une DP. Cet exercice permettra de fournir un ensemble d exigences normalisées aux fournisseurs et d'établir un format standard pour les réponses. Cette officialisation permettra d'uniformiser les documents reçus des fournisseurs et de veiller à ce qu il soit possible pour l équipe de la pratique d examiner et d évaluer les réponses des fournisseurs de façon juste et équitable. Demandez aux personnes-ressources (voir les annexes) si elles disposent d'un modèle de DP 3 (disponible en anglais seulement) qu il est possible d'utiliser. Si tel n'est pas le cas, songez à modifier un modèle existant pour répondre aux exigences de la pratique. Chapitre 2: Choisir les DME 29