RAPPORT D ATELIER ATELIER DE PARTAGE DES RESULTATS DES MISSIONS D IDENTIFICATION DES BESOINS EN FORMATION

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1 PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE GESTION RAPPORT D ATELIER ATELIER DE PARTAGE DES RESULTATS DES MISSIONS D IDENTIFICATION DES BESOINS EN FORMATION Hôtel L Océan, du 08 au 10 janvier 2007

2 SOMMAIRE 1. SIGLES ET ABREVIATIONS INTRODUCTION OBJET, OBJECTIFS ET RESULTATS DE L ATELIER Objet de l atelier Objectifs de l atelier Résultats attendus de l atelier PRESENTATION DES INSTITUTIONS DE FORMATION Présentation du CEFOC Présentation du MDPI Présentation de l ISADE APPORTS SUR DES METHODES D IBF Outil d évaluation des besoins Méthodologie du Plan Participatif de Renforcement des Capacités (PPRC) METHODOLOGIE D IDENTIFICATION DES BESOINS Productions des groupes de travail Rappel du canevas élaboré PRIORISATION DES THEMES DE FORMATION Grille de sélection Thèmes des projets appuyés par CEFOC Thèmes des projets appuyés par MDPI Thèmes des projets appuyés par ISADE REPERTOIRE GENERAL DES THEMES GESTION DES FORMATIONS SPECIALISEES Rappel des types de formations Formation spécialisées COMPOSANTES ESSENTIELLES D UN MODULE Echanges sur les composantes essentielles d un module Apport d information sur le concept de module Structure modulaire a retenir ESQUISSE D UN MODULE Choix d un thème Formulation des objectifs Enseignements tirés Proposition d outils d évaluation de la part des participants Apport d information sur des outils d évaluation Présentation d outils d évaluation Autres outils possibles Autres modèles en plus AGENDA EVALUATION GENERALE DE L ATELIER Aspects positifs

3 13.2 Aspects négatifs Suggestions PROGRAMME GENERAL DE L ATELIER ORGANISATION DE L ATELIER Gestion du temps Gestion de l espace Gestion des ressources LISTE DES PARTICIPANTS DOCUMENTS ANNEXES Annexe 1 : Annexe 2 : Annexe 3 : Annexe 4 : Annexe 5 : Annexe 6 :

4 1. SIGLES ET ABREVIATIONS Les sigles et abréviations ci-après ont été utilisés au cours de l atelier. 2iE : Institut International d ingénierie de l Eau et de l Environnement AMTA : Agricultural Management Training programme for Africa AOC : Afrique de l Ouest et du Centre CA Conseil d Administration CEFOC : Centre de Formation Continue CP Comité de Pilotage FIDA : Fonds International de Développement Agricole FRAO : Fondation Rurale de l Afrique de l Ouest IBF : Identification des Besoins en Formation IC : Institutions Coopérantes IRF Institut Régional de formation ISADE : Institut Supérieur Africain pour le Développement de l Entreprise MDPI : Management Development and Productivity Institute NENAMTA : Near East & North Africa Management Training in Agriculture PPRC : Plan Participatif de Renforcement des Capacités PRCG : Projet de Renforcement des Capacités de Gestion RH : Ressource Humaines SIG : Système Informatique de Gestion TDR : Termes de référence T-NAT : Training Needs Assessment Tool (Outil d évaluation des besoins) UNOPS : United Nations Office for Project Services WARF : West Africa Rural Foundation 4

5 2. INTRODUCTION La nécessité de mettre en place un programme de formation adapté en gestion avec des objectifs et une stratégie bien définis est avérée. En effet, plusieurs constats ont été faits parmi lesquels les suivants : capacité en gestion des projets demeurant toujours faible (rapports de supervision, de suivi des projets et ateliers de Cotonou et Mali) résultats des formations antérieures (AMTA, NENAMTA, etc.) non satisfaisants changements significatifs au FIDA (stratégie, politique, procédures, approches de mise en œuvre des projets, approches de suivi et évaluation, déclaration de Paris) modules des formations antérieures non adaptés, académiques, non flexibles, ne répondant pas aux besoins spécifiques des projets. Le PRCG vise à accroître de manière durable l impact et l efficacité des projets appuyés par le FIDA dans la lutte contre la pauvreté en milieu rural par le renforcement des capacités et l amélioration de la qualité de la gestion des projets en AOC. Suite à l atelier de lancement du PRCG tenu à Dakar les 07 et 08 juin 2006, les trois institutions de formation, MDPI, CEFOC et ISADE, ont mené la première phase du programme qui consiste à identifier les besoins de formation, après avoir échangé avec la FRAO. Pour cet atelier-ci, il y avait trois moments forts : restitution et partage des résultats des missions d identification des besoins consolidation des rapports par une proposition de méthodes et outils d identification, un choix des priorités que le programme prend en charge partage sur le développement des modules retenus (procédé, contenus, besoins d appui) et modalités de mise en œuvre. Il était attendu des travaux les résultats suivants : une méthodologie consolidée d identification des besoins de formation dans les projets FIDA un répertoire des besoins de formation dans les projets FIDA en AOC un répertoire des priorités à prendre en charge par le PRCG sur l année 2007 une démarche partagée de développement des modules un agenda précis de mise en œuvre des modules pour les formations initiales et ceux considérés comme prêts et disponibles pour les autres types de formations. Pour cela, plusieurs types de ressources humaines étaient invités : des représentants d institutions de formation, d équipes de projets, de la FRAO, de FIDAFRIQUE, de l UNOPS et des Consultants. 5

6 3. OBJET, OBJECTIFS ET RESULTATS DE L ATELIER Les principaux référents de l atelier sont rappelés ci-après. 3.1 Objet de l atelier Partage des résultats des missions d identification des besoins de formation des projets financés par le FIDA en Afrique de l Ouest et du Centre. 3.2 Objectifs de l atelier Présenter l approche, la méthodologie et les résultats obtenus par chaque institution de formation suite aux missions d identification des besoins de formation S accorder sur une démarche et une méthodologie consolidée d identification des besoins de formation utilisable dans le cadre des projets financés par le FIDA Identifier les domaines prioritaires en matière de formation des cadres des projets financés par le FIDA qui seront au programme à partir de cette année. Partager nos expériences en matière de développement des modules identifiés comme prioritaires Discuter de l agenda et des modalités de mise en œuvre de la phase de développement des modules 3.3 Résultats attendus de l atelier une méthodologie consolidée d identification des besoins de formation dans les projets FIDA un répertoire des besoins de formation dans les projets FIDA en AOC un répertoire des priorités à prendre en charge par le PRCG sur l année 2007 une démarche partagée de développement des modules un agenda précis de mise en œuvre des modules pour les formations initiales et ceux considérés comme prêts et disponibles pour les autres types de formations. 6

7 4. PRESENTATION DES INSTITUTIONS DE FORMATION Il y a eu trois (03) présentations : La première est faite par l IRF CEFOC La deuxième est faite par l IRF MDPI La troisième est faite par l IRF ISADE 4.1 Présentation du CEFOC Elle porte sur l analyse des besoins en formation dans six (06) pays et comprend les rubriques suivantes : Contexte Zone d intervention du CEFOC Méthodologie appliquée Résultats obtenus Suggestions et recommandations. La présentation est disponible comme document annexe (annexe 1). 4.2 Présentation du MDPI Elle porte sur l analyse des besoins en formation pour neuf (09) projets dans trois (3) pays et comprend les rubriques suivantes : Méthodologie Objectifs Contenus Ecart de formation Formations recommandées. La présentation est disponible comme document annexe (annexe 2). 4.3 Présentation de l ISADE Elle porte sur l analyse des besoins en formation dans quatre (04) pays visités et trois (03) pays non visités et comprend les rubriques suivantes : Constitution de l échantillon Préparation des questionnaires Transmission des questionnaires Exploitation des résultats Missions sur sites Besoins identifiés Quelques recommandations. La présentation est disponible comme document annexe (annexe 3). 7

8 1 5. APPORTS SUR DES METHODES D IBF Les trois (03) Experts invités par la FRAO sont tous intervenus ; l une des interventions est une analyse des propositions faites par les différentes IRF (voir annexe 4) ; les deux autres proposent des approches en matière d identification des besoins en formation : Un premier porte sur un exemple d outil d évaluation des besoins Un deuxième porte sur la méthodologie du PPRC. 5.1 Outil d évaluation des besoins L outil permet de comparer les capacités actuelles avec les besoins au niveau du travail. Le processus se déroule en cinq (05) étapes : Première étape : Faire la liste des Connaissances / Habilités. Deuxième étape : Donner des scores selon les capacités et les besoins du travail Troisième étape : Remplir l outil. Quatrième étape : Faire l interprétation de l outil. Cinquième étape : Préparer le programme de formation La présentation est disponible comme document annexe (annexe 5). 5.2 Méthodologie du Plan Participatif de Renforcement des Capacités (PPRC) Les étapes d élaboration du PPRC sont les suivantes : 1. Introduction au processus 2. Diagnostic sommaire de l organisation 3. Exploration des Domaines de Compétences 4. Evaluation Participative des Capacités 5. Analyse des Scores et compte rendu 6. Détermination des orientations stratégiques 7. Planification Opérationnelle 8. Suivi-évaluation du processus de Renforcement des Capacités L évaluation des capacités se fait à travers sept (07) domaines de compétence : 1. Gestion de Ressources Humaines 2. Gestion des Ressources Financières 3. Gestion de la Participation Equitable 4. Pérennisation des Acquis du Programme 5. Développement du Partenariat 6. Organisation des apprentissages 7. Gouvernance (Gestion Stratégique) La présentation est disponible comme document annexe (annexe 6). 1 IBF : Identification des besoins en formation 8

9 6. METHODOLOGIE D IDENTIFICATION DES BESOINS Plusieurs types d expériences en matière d identification des besoins en formation ont été présentés : ceux des IRF et ceux des Experts. Il s agissait alors, à travers des groupes de travail, de partir de l ensemble de ces expériences pour bâtir une méthodologie commune et consensuelle en matière d identification des besoins en formation. 6.1 Productions des groupes de travail Les productions des différents groupes de travail ont été organisées, structurées puis titrées ; les titres proposent un canevas : Productions des groupes Accès aux documents décrivant les activités du projet Information sur le projet et son environnement Les outils présentés par les institutions de formation ont des éléments relevants et pertinents Tous les outils présupposent revue de littérature sur le projet, le personnel et l environnement Collecte d informations Information sur le personnel (CV, fiche de poste) N Eléments de canevas déduits 1 Faire la revue documentaire Elaboration d outils de diagnostic Evaluer l impact et capitaliser sur les formations reçues 2 Elaborer des outils de diagnostic Transformation des TDR agents en fiches de poste Diagnostic différent en fonction de la phase de mise en œuvre du projet Diagnostic individuel 3 Réaliser le diagnostic Niveau d évaluation à prendre en compte (Direction, Agents) Exploitation des données Inventaire des besoins 4 Analyser les données Priorisation des besoins Focus group et validation Valorisation et priorisation Tous les outils se complètent 5 Valider les besoins A Conclusion 9

10 Utiliser la méthodologie PPRC pour l identification des besoins en long terme Le staff du projet doit identifier les besoins ; dans ce cas, utiliser le T-NAT Pour l identification rapide des besoins, utiliser le T-NAT Proposition de formations à mettre en œuvre (par le projet, par PRCG) B Recommandations 6.2 Rappel du canevas élaboré La méthodologie consensuelle d identification des besoins en formation est rendue à travers le canevas ci-après : 1. Faire la revue documentaire 2. Elaborer des outils de diagnostic 3. Réaliser le diagnostic 4. Analyser les données 5. Valider les besoins Il s agit d une «méthodologie maison» appelée à être utilisée dans les Projets financés par le FIDA dans le cadre du Projet Renforcement des Capacité de Gestion. 10

11 7. PRIORISATION DES THEMES DE FORMATION Chaque Institution de formation avait identifié les besoins en formation des pays concernés ; il s agit à présent de sélectionner des thèmes de formation de façon plus organisée : en fonction de domaines de compétences et de capacités afférentes. 7.1 Grille de sélection La grille propose, pour chaque domaine de compétence, des capacités à installer et donc des thèmes de formation à prévoir. Domaines de compétence Gestion des ressources humaines Capacités Former le personnel Motiver le personnel Evaluer les performances Thèmes de formation Gestion des ressources financières Gérer selon les procédures Allouer les fonds selon les priorités Décaisser périodiquement Gestion de la participation équitable Promouvoir l équité Impliquer à toutes les étapes S adapter aux changements Pérennisation des acquis du programme Tenir compte de la durabilité environnementale Tenir compte de la durabilité institutionnelle Tenir compte de la durabilité économique Organisation des apprentissages Impliquer les différentes unités Partager régulièrement les informations Impliquer dans la prise de décision Gouvernance et gestion stratégique Impliquer le CA/CP selon les rôles Ouvrir le CA/CP aux groupes cibles Encourager l engagement 11

12 La grille était simplement indicative : elle a été modifiée ou complétée en fonction des spécificités de la sous région concernée ; c est ainsi que les espaces prévus à cet effet ont été parfois exploités. 7.2 Thèmes des projets appuyés par CEFOC Domaines de compétence Gestion des ressources humaines Capacités Recruter le personnel Former le personnel Motiver le personnel Evaluer les performances Gérer le temps Thèmes de formation Leadership Gestion des ressources humaines Gestion des ressources financières Gérer selon les procédures Gestion des projets : Allouer les fonds selon les priorités - Comptabilité Décaisser périodiquement - Analyse financière Planifier les dépenses - Evaluation Gestion de la participation équitable Pérennisation des acquis du programme Organisation des apprentissages Gestion de l approche contractuelle Promouvoir l équité Impliquer à toutes les étapes S adapter aux changements Tenir compte de la durabilité environnementale Tenir compte de la durabilité institutionnelle Tenir compte de la durabilité économique Capitaliser les expériences Planifier les activités Valoriser les expériences Gérer la mise en œuvre des contrats Analyse socio-économique selon genre Ingénierie de la mobilisation sociale Suivi-évaluation des projets Méthodologie de capitalisation des expériences Planification et gestion des projets : application avec logiciel informatique Elaboration de PTBA Team building Elaboration des TDR Passation de marchés et gestion des contrats 12

13 7.3 Thèmes des projets appuyés par MDPI Domaines de compétence Gestion des ressources humaines Gestion des ressources financières Gestion de la participation équitable Pérennisation des acquis du programme Organisation des apprentissages Gouvernance et gestion stratégique Capacités Former le personnel Motiver le personnel Evaluer les performances Gérer selon les procédures Allouer les fonds selon les priorités Décaisser périodiquement Promouvoir l équité Impliquer à toutes les étapes S adapter aux changements Tenir compte de la durabilité environnementale Tenir compte de la durabilité institutionnelle Tenir compte de la durabilité économique Impliquer les différentes unités Partager régulièrement les informations Impliquer dans la prise de décision Impliquer le CA/CP selon les rôles Ouvrir le CA/CP aux groupes cibles Encourager l engagement Thèmes de formation - Formation des formateurs - Techniques d identification des besoins en formation - Team building - Techniques de facilitation - Délégation des tâches - Suivi évaluation / Techniques d appréciation du staff - Procédures de décaissement et d achat auprès d autres partenaires - Comptabilité et documentation financière - Planification financière Gestion des décaissements financiers - Genre et insertion sociale - Team building et techniques participatives - Approche des moyens d existence durable - Capitalisation et management des connaissances - Techniques d appréciation et management des impacts environnementaux - Développement et renforcement des institutions et dynamiques de groupe - Techniques de participation dans le processus de décision - Coordination et management des réunions - Développement du partenariat - Plaidoyer - Management du changement - Planification stratégique 13

14 7.4 Thèmes des projets appuyés par ISADE Domaines de compétence Gestion des ressources humaines Capacités Elaborer plan de formation Motiver le personnel Evaluer les performances Recruter le personnel Thèmes de formation Gestion de la formation / Suivi évaluation de la mise en œuvre Rémunération / Leadership et motivation des équipes Elaboration et mise en œuvre d une méthodologie d évaluation du personnel Organisation et acquisition des RH Gestion des ressources financières Gestion de la participation équitable Allouer les fonds selon les priorités Décaisser périodiquement Elaborer et planifier le budget Mettre en place un SIG Promouvoir l équité Impliquer à toutes les étapes Motivation S adapter aux changements Gestion financière et comptable selon procédures Suivi planification et exécution des budgets Planification budgétaire Contrôle de gestion / Audit et contrôle interne Formation genre dans les projets de développement / Gestion équitable des ressources Pérennisation des acquis du programme Tenir compte de la durabilité. environnementale Tenir compte de la durabilité institutionnelle Tenir compte de la durabilité économique 14

15 8. REPERTOIRE GENERAL DES THEMES Il s agit d une récapitulation des thèmes retenus par l ensemble des Institutions de Formation ; cela permet de comparer les besoins en formation des différentes Institutions d un domaine de compétence à un autre ; cela dévoile ainsi les spécificités. Domaines de compétence Capacités Thèmes de formation CEFOC MDPI ISADE Gestion des ressources humaines Recruter le personnel Elaborer un plan de formation Former le personnel Motiver le personnel Evaluer les performances - Leadership - Gestion des ressources humaines - Formation des formateurs - Techniques d identification des besoins en formation - Team building - Techniques de facilitation - Délégation des tâches - Suivi évaluation / Techniques d appréciation du staff - Organisation et acquisition des RH - Gestion de la formation / Suivi évaluation de la mise en œuvre - Formation des formateurs Rémunération / Leadership et motivation des équipes Elaboration et mise en œuvre d une méthodologie d évaluation du personnel

16 Domaines de compétence Capacités Thèmes de formation CEFOC MDPI ISADE Gestion des ressources financières Gérer selon les procédures Allouer les fonds selon les priorités - Procédures de décaissement et d achat auprès d autres Gestion des projets : partenaires - Comptabilité et - Comptabilité documentation financière - Analyse financière - Planification financière - Evaluation - Gestion des décaissements financières - Gestion financière et comptable selon procédures Décaisser périodiquement - Suivi planification et exécution des budgets Planifier les dépenses - Planification budgétaire Mettre en place un SIG - Contrôle de gestion / Audit et contrôle interne Gestion de la participation équitable Promouvoir l équité Impliquer à toutes les étapes S adapter aux changements - Analyse socio-economique selon genre - Ingénierie de la mobilisation sociale - Genre et insertion sociale - Team building et techniques participatives - Formation genre dans les projets de développement / - Gestion équitable des ressources 16

17 Domaines de compétence Pérennisation des acquis du programme Capacités Tenir compte de la durabilité environnementale Tenir compte de la durabilité institutionnelle Tenir compte de la durabilité économique Capitaliser les expériences Thèmes de formation CEFOC MDPI ISADE - Approche des moyens d existence durable - Capitalisation et management des connaissances - Techniques d appréciation et management des impacts environnementaux - Suivi-évaluation des projets - Développement et - Méthodologie de renforcement des institutions capitalisation des expériences et dynamiques de groupe Organisation des apprentissages Impliquer les différentes unités Partager régulièrement les informations Impliquer dans la prise de décision Planifier les activités - Planification et gestion des projets : application avec logiciel informatique - Elaboration de PTBA Valoriser les expériences - Team building - Techniques de participation dans le processus de décision - Coordination et management des réunions 17

18 Domaines de compétence Capacités Thèmes de formation CEFOC MDPI ISADE Gouvernance et gestion stratégique Impliquer le CA/CP selon les rôles Ouvrir le CA/CP aux groupes cibles Encourager l engagement Gérer la mise en œuvre des contrats - Elaboration de TDR - Passation de marchés et gestion des contrats - Développement du partenariat - Plaidoyer - Management du changement - Planification stratégique Note : La «Gestion de l approche contractuelle» proposée par le CEFOC est finalement incluse dans le domaine «Gouvernance et gestion stratégique» ; ainsi, la capacité «Gérer la mise en œuvre des contrats» rejoint la liste des capacités afférentes. 18

19 9. GESTION DES FORMATIONS SPECIALISEES Pour commencer, il a fallu d abord rappeler et expliquer les différents types de formations retenus par le Projet de Renforcement des Capacité de Gestion ; il fallait en effet lever les équivoques. 9.1 Rappel des types de formations Le PRCG prévoit quatre (04) types de formations : La formation initiale vise les nouveaux projets et les compétences sélectionnées de façon rigoureuse. La formation continue consiste à approfondir ou à compléter les formations déjà reçues en y intégrant le suivi (pour apprécier l utilisation des formations reçues) ; il s agit d une extension de la formation initiale. La formation spécialisée répond à des besoins spécifiques identifiés par les projets, le FIDA ou les experts des Institutions Coopérantes (IC) ou des IRF ; elle concerne une demande spécifique mais faite par plusieurs projets. La formation ad hoc est prévue pour régler des problèmes particuliers à un projet ; par exemple, lors d une mission de suivi, en cas de conflit à régler d urgence, une session peut être organisée. 9.2 Formation spécialisées Il s agit d identifier les formations spécialisées, donc spécifiques et communes à un grand nombre de projets. Les thèmes suivants ont été identifiés par zone : Zone CEFOC : Gestion de bases de données Zone MDPI : Gestion de la durabilité Zone ISADE : Gestion des conflits Stratégie de pérennisation Gestion des ressources naturelles Gestion de la durabilité environnementale Etude d impact environnemental et social. Il importera d exploiter les rapports des IRF pour identifier la fréquence des demandes de formations (exploitation des statistiques fournies par les IRF).

20 10. COMPOSANTES ESSENTIELLES D UN MODULE Les réflexions ont commencé par un brainstorming en sous-groupes ; les idées produites ont été par la suite organisées pour permettre de formater une structure modulaire, une «structure maison» Echanges sur les composantes essentielles d un module Les propositions des trois (03) groupes de travail sont les suivantes : Groupe de travail CEFOC MDPI ISADE N Propositions 1 Contexte 2 Durée 3 Public cible 4 Responsable pédagogique 5 Objectifs 6 Partenaires 7 Contenu indicatif Sensibilisation à la problématique Formulation de la problématique Cas ou exercice d application Développement théorique et méthodologie Simulation, visite sur site, exposé Evaluation 1 Contexte 2 Objectifs 3 Durée 4 Thème 5 Méthodologie, outils de formation 6 Evaluation 1 Code 2 Intitulé 3 Pré requis 4 Objectifs 5 Méthodes pédagogiques 6 Animateur 7 Conditions de participation 8 Evaluation 9 Sanctions 20

21 10.2 Apport d information sur le concept de module L apport d information sert essentiellement à alimenter la réflexion des groupes de travail Définitions possibles du module Un module est un composant, une unité d'apprentissage, une entité autonome et indépendante d'une série planifiée d'activités d'apprentissage. Ces activités d'apprentissage sont préparées pour aider l'apprenant à atteindre des objectifs bien définis. Le module peut être conçu, modifié et adapté en fonction des besoins et des souhaits individuels. Il peut s'articuler à d'autres modules (il est intégrable). Il peut être pluridisciplinaire Structures possibles du module Un module est un montage structuré d objectifs, d outils d évaluation, de stratégies et d activités d apprentissage. Il peut être structuré de différentes manières Premier exemple de structure Un module est un ensemble de documents structurés selon trois composantes : 1. les documents d entrée 2. le corps du module 3. les documents de sortie. Documents Corps du Module Documents d entrée de sortie OG OS1 Processus1 Procédures1 Contenus1 EF1 OS2 Processus2 Procédures2 Contenus2 EF2 OS3 Processus3 Procédures3 Contenus3 EF3 ES OG : objectif général OS : objectif spécifique EF : évaluation formative ES : évaluation sommative Deuxième exemple de structure Il n y a pratiquement pas de différence avec le premier exemple: il suffit de comprendre que le module est un système composé essentiellement de cinq éléments en interaction. 21

22 Ces éléments sont eux-mêmes des systèmes avec leurs composantes spécifiques: 1. le système des objectifs 2. le système des évaluations 3. le système des processus 4. le système des procédures 5. le système des contenus Structure modulaire a retenir La question est la suivante : pour un «module maison» quelles sont les composantes qui, pour nous, sont essentielles? Il s agissait de se mettre d accord sur une structure minimale et selon un esprit de partage : par exemple, un module de l ISADE doit pouvoir être aisément lu par le CEFOC. Finalement, après divers échanges, les participants se sont mis d accord sur le modèle de module suivant : 1. Intitulé 2. Justification 2 3. Objectifs 4. Public cible 5. Durée 6. Lieu 7. Contenu indicatif 3 8. Méthodes pédagogiques 9. Evaluation Dans chaque système, quelques éléments ont été retenus. 2 Il est suggéré, par module, un (01) objectif général et trois (03) objectifs spécifiques 3 Exemples : exposés, visites de terrain 22

23 11. ESQUISSE D UN MODULE Il restait à essayer de s entendre sur une façon d élaborer un module. A cause du manque de temps, il n a pas été possible d élaborer tout un module, mais les participants ont pu échanger sur la formulation des objectifs et sur des outils d évaluation Choix d un thème Il s agissait de choisir un thème sur lequel tous les participants allaient travailler pour «concevoir» un module ; le thème devait être familier à tous pour faciliter le travail. Finalement, le thème retenu est ainsi intitulé : «Approche participative» Formulation des objectifs La mise en commun des propositions des trois groupes de travail a permis de retenir le système d entrée ci-après. Objectif général Objectifs spécifiques Découvrir les concepts et principes de la démarche participative Appliquer l approche participative dans la planification et la mise en œuvre du programme Utiliser des outils appropriés Elaborer des outils d évaluation de la participation 11.3 Enseignements tirés Les différentes interactions entre participants et experts ont permis de retenir les enseignements suivants : L objectif n'est plus le projet du formateur ; il est reporté, centré sur l'apprenant. C'est que saura, sera ou fera l'apprenant ; il décrit un résultat attendu ; il doit donc pouvoir être atteint. Il ne donne pas lieu à plusieurs compréhensions ; il est univoque. Il est défini en termes de comportement, en termes de fait observable, une extériorité qui est ce qui précisément le rend clair ; on utilise alors un verbe d'action de type comportemental (par opposition au verbe d action de type mentaliste), un seul verbe par objectif. 23

24 11.4 Proposition d outils d évaluation de la part des participants Les propositions des trois groupes de travail peuvent se résumer ainsi : Jeu de rôle pour valider l appropriation Fiche d enquête : évaluation qualitative effectuée dans le temps, par exemple à six mois d intervalle, avec appui conseil qui pourra intervenir au niveau des étapes importantes Capitalisation des éléments mis en œuvre tels que reflétés dans les rapports Exercices Etude de cas 11.5 Apport d information sur des outils d évaluation Il s agit essentiellement de compléter le travail des groupes Présentation d outils d évaluation N Désignation Définition Forme C est une question à laquelle le - La question directe La question à participant répond par un mot ou 1 - Le test de closure réponse courte un nombre qu il inscrit dans un - La phrase à compléter espace réservé à cette fin Elle comporte une partie initiale - Une seule bonne réponse La question à 2 (le tronc) et un certain nombre de - La meilleure réponse choix multiples réponses suggérées - Le classement dans un ordre 3 L appariement Elle prend ordinairement la forme de deux listes d éléments qui doivent être associés entre eux selon une règle donnée - La forme simple - La forme composée Elle comporte deux réponses - La forme de base possibles entre lesquelles le 4 L alternative - La forme faisant intervenir la participant doit choisir (vrai/faux réciproque ; oui/non ; correct/incorrect) Elle consiste à replacer dans un ordre donné (logique, - La forme de base Le 5 chronologique...) une série - La forme limitée par un choix réarrangement d'énoncés ou d éléments de réponses présentés dans le désordre Elle se caractérise par le fait que Question - La question à réponse limitée le participant doit organiser sa 6 ouverte ou à - La question à réponse réponse et l exprimer en ses développement élaborée propres mots 24

25 11.7 Autres outils possibles 1. Productions critériées 2. Situations, observations critériées 3. Grilles d analyse 4. Inventaires de contrôle (check-list) 5. Questionnaires à réponses ouvertes à réponses dichotomisées à réponses multiples (choix personnel) à choix multiples (Q.C.M) à réponses préformées à ordonner mixtes 6. Graphismes cibles roues étoiles espaces, silhouettes, carrés, thermomètres, diagrammes, moulins Q. sort (sélection d opinion) 8. Entretiens Individuel, groupal non directif, semi-directif, directif Appréciations situation réelle (liste de réactions...) étude de cas auto évaluation + assistée Projections création plastique sonore vidéo poétique scénique... autoscopie photolangages B.D, bulles vides Figures 11.8 Autres modèles en plus des schémas à compléter, à faire, à lire, à interpréter; des tableaux à remplir, à compléter, à établir des comptes rendus d expériences des textes à trous des réponses à cocher des résultats à formuler des grilles à remplir des textes à commenter des bandes dessinées scientifiques à commenter... 25

26 12. AGENDA La planification est indicative ; en effet, il n a pas été possible de programmer de façon participative l ensemble des activités dans le temps. Il suffit de comprendre que certaines activités devront être mises en œuvre dans les six mois qui suivent (de janvier à juin 2007). Activités en er semestre 2 e semestre Nouveaux projets Formations initiales Esprit d équipe Esprit d équipe Esprit d équipe Elaboration du PTBA / Procédures IFAD - Approche des moyens d existence durable Projets en cours Formations initiales Formations spécialisées Formation ad hoc - Passation des marchés Esprit d équipe Gestion financière et comptable selon les procédures Elaboration du PTBA / Procédures IFAD Gestion des conflits - Passation des marchés - Système de suivi-évaluat - Approche participative Coordination Structure Comité Technique 1 Comité Technique 2 Comité Technique 3 26

27 Renforcement des IRF (partage) 4 Développement des modules X X X X X X X 5 4 Quoi et quand? 5 L élaboration des modules s étale sur toute l année (production de nouveaux modules comme adaptation de modules existants) 27

28 13. EVALUATION GENERALE DE L ATELIER L atelier a été évalué par les trois groupes de participants, à travers des cartes et selon trois rubriques : aspects positifs, aspects négatifs, suggestions Aspects positifs Atelier très participatif Participation et modération Bonne qualité de la participation Bonne animation Débats riches (équilibre théorie et pratique) Bonne traduction Objectifs atteints 13.2 Aspects négatifs Beaucoup de documents en français Difficulté dans la gestion du temps 13.3 Suggestions Documents en deux langues (français et anglais) Tenir compte de l équité (genre) Respecter le timing Immediate follow up action 28

29 14. PROGRAMME GENERAL DE L ATELIER Le programme était provisoire et pouvait subir des modifications au cours de l atelier. Jour 1, lundi 08/01/07 : Partage des résultats Horaires Activités Observations 08H30 Installation des participants Ouverture de l atelier Présentations réciproques Présentation de l atelier - Coordinateur du Programme - Directrice Exécutive de la FRAO - Tour de table - Badges - Objet / Objectifs / Résultats - Programme - Organisation 11H00 Petite pause Présentation de l institution 1 : CEFOC Discussions - Méthodologie - Outils - Résultats (thèmes, modules) - Contributions - Interrogations - Echanges 13H00 Grande pause Présentation de l institution 2 : MDPI Discussions - Méthodologie - Outils - Résultats (thèmes, modules) - Contributions - Interrogations - Echanges 16H30 Petite pause Présentation de l institution 3 : ISADE Discussions - Méthodologie - Outils - Résultats (thèmes, modules) - Contributions - Interrogations - Echanges 18H00 Fin de journée 29

30 Jour 2, mardi 09/01/07 : Consolidation des méthodes d identification des besoins en formation et identification des thèmes de formation prioritaires Horaires Activités Observations 09H00 Reprise des travaux Introduction des travaux Méthode d identification des besoins en formation : Apports d informations Eléments de méthodologie pour l identification des besoins en formation - Rappel du programme - Présentation de l objectif du jour - Présentation de l organisation - Mamanding KUYATEH - Mouhamed BA - Gilles van WIJK - Travaux de groupes 11H00 Petite pause Eléments de méthodologie pour l identification des besoins en formation Présentation du canevas consensuel - Rapport des groupes de travail - Systématisation - Réajustements éventuels - Validation 13H00 Grande pause Priorisation des thèmes de formation : Apport d informations Priorisation des thèmes de formation - Présentation d une grille de détermination des capacités - Travaux de groupes (Institution de formation, Projets, FRAO) 16H30 Petite pause Priorisation des thèmes de formation - Rapport des groupes de travail - Systématisation - Réajustements éventuels Présentation du répertoire général - Validation - Brainstorming en sous-groupes Gestion des formations spécialisées - Structuration des idées - Systématisation 18H00 Fin de journée 30

31 Jour 3, mercredi 10/01/07 : Développement des modules Horaires Activités Observations 09H00 Reprise des travaux Introduction des travaux Echanges sur les composantes du module Apports d informations - Rappel du programme - Présentation de l objectif du jour - Présentation de l organisation - Brainstorming en sous-groupes - Structuration des idées - Présentation du modèle obtenu - Mamading KUYATEH - Mouhamed BA - Gilles van WIJK 11H00 Petite pause Systématisation Présentation de la structure modulaire consensuelle - Rappel des composantes - Sélection de composantes - Structuration - Réajustements éventuels - Validation - Recensement de thèmes Proposition de thèmes de formation - Sélection d un thème - Constitution de groupes de travail 13H00 Grande pause Indications méthodologiques TG : Esquisse de modules - Formulation des objectifs - Structuration des contenus - Choix d outils d évaluations - Travaux de groupes - Rapport des groupes de travail - Systématisation 16H30 Petite pause 18H00 Modalités des mises en œuvre Evaluation de l atelier Clôture de l atelier - Agenda - Développement des modules - Besoins en appuis - Aspects positifs - Aspects négatifs - Suggestions - Coordinateur du Programme - Directrice Exécutive de la FRAO 31

32 15. ORGANISATION DE L ATELIER Les informations relatives à l organisation de l atelier sont faites selon trois rubriques : la gestion du temps, la gestion de l espace et la gestion des ressources Gestion du temps Période retenue : janvier 2007 Durée de l atelier : 03 jours Horaires : Matin : 09h00-13h00 / Petite pause à 10h30 Grande pause : 13h00-14h30 Après midi :14h30-18h00 / Petite pause à 16h Gestion de l espace Lieu Salle Plénière Hébergement Pause Restauration : Hôtel L Océan : Salle de conférence : Pour les participants autres que ceux de Dakar : Restaurant attenant à la salle de travail : Restaurant attenant à la salle de travail 15.3 Gestion des ressources Ressources Humaines Participants au total : 15 Instituts de formation : 03 (CEFOC, MDPI, ISADE) Représentants des Projets : 03 Partenaires Tech. et Financiers : 02 (FIDAFRIQUE, UNOPS) Membres Equipe de la FRAO : 04 Consultants : Ressources Matérielles Essentiellement matériel de visualisation : Technique Metaplan Matériel informatique Autre matériel Ressources Financières Transport Hébergement Repas Pauses : 01 valise Zopp garnie (markers, cartes) : 02 ordinateurs 01 imprimante 01 vidéoprojecteur : 01 Flip chart 05 rouleaux de papier Padex Pris en charge par le Projet (PRCG) 32

33 16. LISTE DES PARTICIPANTS Pour cet atelier, il y avait une quinzaine de participants. Représentants des 3 IRF : M. ZAME Martin Yao (MDPI) M. OUATTARA Paul (CEFOC) M. SAMBE Falilou (ISADE) Représentants des Projets par zone couverte par chaque IRF : M. AHMED Mohammed (Coordonnateur NORPREP Ghana) M. GOLIELE Jean Bruno (Coordonnateur PRODER-Nord Congo) M. KEBE (Chargé du Suivi Evaluation PADV Sénégal) Experts/formateurs Consultants : M. BA Mohamed M. KUYATEH Mamanding M. VAN WIJK Gilles Représentants FRAO / PRCG : Mme FALL Ndèye Coumba, Directrice Exécutive FRAO M. TOURE Ousmane Timéra, Responsable de Programme, Formateur FRAO M. MBAO Ngagne, Coordonnateur PRCG Mme LALYRE Catherine, Assistante PRCG Représentant FIDAFRIQUE : M. MERSADIER Gilles, Coordonnateur Représentant UNOPS : M. DIOP Djiby, Chargé de Portefeuille Une traduction simultanée français anglais / anglais français (assurée par un cabinet de traduction représenté par deux personnes) a été assurée durant de l atelier. 33

34 17. DOCUMENTS ANNEXES 17.1 Annexe 1 : Présentation du CEFOC 17.2 Annexe 2 : Présentation du MDPI 17.3 Annexe 3 : Présentation de l ISADE 1 et Annexe 4 : Analyse des méthodes d IBF proposées par les IRF 17.5 Annexe 5 : Outil d évaluation des besoins en formation (T-NAT) 17.6 Annexe 6 : Méthodologie du PPRC (Plan Participatif de Renforcement des Capacités) 34