L a d é m a r c h e e t l e s o u t i l s p r o p o s é s

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1 Guide méthodologique pour la construction d un bilan quantitatif et qualitatif des contrats de territoire. L a d é m a r c h e e t l e s o u t i l s p r o p o s é s Il est proposé de bâtir le bilan avec essentiellement deux productions : un document de synthèse d une dizaine de pages et une annexe financière sous forme de tableau. Pour concevoir ces deux maquettes, il convient d élaborer en parallèle un guide méthodologique qui fait appel à des indicateurs quantitatifs et qualitatifs, de manière à définir ou préciser ce que chaque donnée recouvre. L important est qu il y ait une approche commune et convergente pour chaque indicateur. La maquette du bilan : Elle sera conçue sous «power point», ce qui présente plusieurs avantages : - un outil informatique dont dispose l ensemble des territoires, - facile à utiliser, - permet une mise en page agréable et communicante, - permet ensuite une projection du bilan 10 pages maximum étayées par un tableau financier La maquette comporte des rubriques obligatoires à renseigner (c est le socle commun sur lequel on doit se mettre d accord). Elle peut comporter : - des rubriques facultatives pour permettre au territoire de mettre en exergue certains points. Chaque partenaire pourra ensuite bâtir sa propre analyse à partir de ce document qui constitue le cadre commun. Un tableau synthétique, qui constitue l annexe financière du bilan, est en cours de conception. Il sera produit à partir d un tableau plus complet (matrice), ayant pour fonction de synthétiser des informations que les uns et les autres ont recensé dans leur propres outils de suivi. Cette matrice excel comportera des colonnes permettant de faire des tris et de renseigner par extraction un certain nombre d indicateurs, ainsi que le tableau de synthèse. Le guide méthodologique Recense et explicite les items que l on souhaite voir figurer dans la maquette power point de présentation du bilan. Centre de ressources du développement Territorial Haute Normandie 1/9

2 G u i d e m é t h o d o l o g i q u e (maquette bilan) Page 1 page de couverture Réalisation CRHN Les logos du territoire, de la Région et du Département concerné Avant propos en bas de page du bilan Power Point : «Il a été convenu d arrêter le bilan à la date du 31/12/2010. IL s agit donc d un bilan prévisionnel, sachant que certaines informations sont susceptibles d évoluer après cette date pendant la durée d exécution physique des actions» Il a été convenu d arrêter le bilan au 31/12/2010, même si certaines actions doivent encore passer en commission permanente avant la fin de l exercice. Page 2 page de présentation du territoire et du contrat Réalisation CRHN Une carte générale du territoire avec les principales infrastructures de transport Caractéristiques du territoire : - Département - nombre d habitants - km2 - nombres de com com - indications des documents ou schémas stratégiques approuvés ou en cours de réalisation - date de signature du contrat et période de référence du contrat - les signataires du contrat - l échéance du contrat Page 3 - Etat d avancement global du contrat Taux d exécution global du contrat Coût total prévisionnel du contrat : XX Cout prévisionnel des actions achevées et en cours : XX Taux d exécution global du contrat (1) : XX %, soit un montant de XX Méthode de calcul : montant prévisionnel des actions achevées et en cours de réalisation sur coût total prévisionnel du contrat. Outre ce taux, on pourra indiquer que une ou des fiches projets non budgétées initialement dans le contrat ont été réalisées et préciser ce montant supplémentaire. La méthode de calcul retenue sera expliquée en bas de page. L option d un calcul de ce taux avec les coûts actualisées des actions achevées et en cours n a pas été retenue, du fait qu elles peuvent présenter des surcoût importants qui auraient faussé le taux de d exécution. Centre de ressources du développement Territorial Haute Normandie 2/9

3 Détail de l exécution du contrat nombre % Coût prévisionnel Coût actualisé (3) Nombre actions contrat (1) NC XX XX Actions achevées (2) XX XX Actions en cours de réalisation (2) XX XX Actions retardées XX XX Actions annulées XX XX Illustration dans la maquette : - camembert pour les % - histogramme pour les valeurs financières (1) Actions mobilisant un financement dans le contrat. Indication à côté du nombre de fiches projets (2) Pour ces deux catégories Indication du coût prévisionnel et du coût actualisé. Permet de mieux apprécier le poids des actions démarrées. Pour les contrats : indiquer en colonne observations les actions prévues à compter du 1 er janvier 2011 (3) le coût actualisé est le dernier coût connu Terminologie : - actions RETARDEES Ce sont les actions inscrites au contrat et prévues d être réalisées sur la période , non démarrées au 31/12/2010, mais qui restent toujours d actualité. Soit elles se feront sur la période transitoire entre le contrat actuel et la renégociation d un nouveau contrat ou avenant ; soit elles seront proposées à la renégociation du nouveau contrat ou avenant. - actions ANNULEES Ce sont les actions inscrites au contrat qui sont abandonnées. Le projet ne se fera plus sous la forme définie dans la fiche-action. - actions ACHEVEES : les projets soldés financièrement, même s il reste des réserves à lever - actions EN COURS DE REALISATION : l appréciation de la date de démarrage diffère selon les cas suivants : Investissement réalisation d un équipement, d un aménagement : à partir de la phase concours ou de l attribution du marché de maîtrise d œuvre (ou intervention de l architecte pour les projets qui ne font pas l objet d études de maîtrise d œuvre) pour les études de faisabilité qui doivent déboucher sur un projet d investissement, on considère qu il s agit d investissement et non de fonctionnement. Elles sont démarrées à compter de la notification au prestataire retenu. Fonctionnement Réalisation d études : elles sont démarrées à compter de la notification au prestataire retenu. Pour les actions récurrentes, plusieurs cas de figure se présentent : financement d un poste : on peut considérer que l action est démarrée à compter du 1 er jour de la période financée. financement d une action se déroulant chaque année (manifestation, événement ) : On considère que l action est démarrée à la date où se tient cet événement Centre de ressources du développement Territorial Haute Normandie 3/9

4 Page 4 Synthèse des financements mobilisés sur le contrat Fonds Synthèse des financements mobilisés sur la durée du contrat Maitres Département Région Etat d ouvrage (1) européens Participation XX XX XX XX XX prévisionnelle Participation XX XX XX XX XX actualisée Illustration dans la maquette : histogramme + % d engagement Indication des taux d engagements des financeurs. (2) Autres XX XXX Total (3) XX XX Questionnement : connaître le niveau réel, au 31/12/2010, des contributions des différentes partenaires. Renvoi - vers le tableau de financements annexe pour le détail (1) La part du maitre d ouvrage actualisée se calcule par différentiel entre le coût actualisé de l action - et les subventions obtenues. (2) - Indication en bas de page que le niveau d engagement est lié aux modalités propres d engagement (3) Les montants totaux sont à calculer en se reportant aux différentes colonnes financeurs figurant dans le tableau de saisie. Il n y a pas de macro automatisant cette information Page 5 Zoom sur les maîtres d ouvrage des actions du contrat Les maitres d ouvrages Nature Maitre d ouvrage (choix menu déroulant) nb Participation prévisionnelle XX Participation actualisée au 31/12/2010 XX Illustration : - 1 camembert sur le nombre de projets en fonction de la nature des maitres d ouvrages (prévisionnel) - 1 camembert sur le nombre de projets démarrés par maître d ouvrage - 1 histogramme sur le poids financier des projets par nature de MO en dissociant les participations prévisionnelles et actualisées au 31/12/2010 Centre de ressources du développement Territorial Haute Normandie 4/9

5 Page 6 actions retardées et annulées / effet levier du contrat (zoom sur les investissements) Analyse des actions annulées ou reportées Nombre d actions annulées ou Montant total des actions retardées: XX annulées ou retardées: XX Le poids financier et le % de ces actions dans le contrat : XX % Classement ou commentaire présentant les motifs d abandon ou de retard. 4 grandes rubriques : financement, administrative, technique, de portage/animation (1) Questionnement : - Connaître le poids des actions non réalisées. - Connaître les motifs de l abandon ou du différé de certaines actions. (1) Méthode : Analyse des motifs de retard ou d'annulation des actions : on s appuie sur une décomposition en 14 critères d analyse qui détaillent les 4 rubriques. Si concomitance de plusieurs motifs, c est le «motif principal» qui doit être choisi. Dans le power point ne seront repris que les 4 rubriques d agrégations de ces items : financement / administratif / technique / portage FINANCEMENT FINANCEMENT FINANCEMENT FINANCEMENT ADMINISTRATIF 1/3 ADMINISTRATIF plan de financement non bouclé défaillance d'un partenaire surcoût important : mauvaise estimation préalable surcoût important non prévisible marché infructueux, défaillance entreprises, procédure spécifique, recours d'un phasage opération "opérations tiroir" TECHNIQUE TECHNIQUE TECHNIQUE foncier (autorisation, vente ), changement de localisation complexité du programme problème technique imprévu (marnière ) PORTAGE/ ANIMATION absence de mobilisation PORTAGE/ ANIMATION changement ou défaillance du maitre d'ouvrage et/ou d'acteurs PORTAGE/ ANIMATION changement politique impactant la maîtrise d'ouvrage PORTAGE/ ANIMATION changement de priorité pour le territoire PORTAGE/ ANIMATION redéfinition du projet Effet levier du contrat Texte : «Globalement, au 31/12/2010, les actions d investissement démarrées ont bénéficié de XXX de subventions, ce qui représente un taux moyen de subvention de XX%» Au global le contrat a bénéficié d un taux d aide moyen (toute subventions confondues)de : XX % Effet levier du 276 Effet levier du contrat Montant des investissements générés par le contrat : XX Montant des subventions accordées sur ces projets : XX Effet levier du 276: XX (1) (1) L effet levier est calculé comme suit : coût actualisé des actions d investissement achevées et en cours de réalisation / total des subventions 276 engagées. Ainsi permet de savoir l effet démultiplicateur d un euro de subvention. Centre de ressources du développement Territorial Haute Normandie 5/9

6 Page 7 Cartographie des investissements et CRHN pour la cartographie Représentation spatiale Cartographie des investissements sur le territoire Carte 1 : localisation des investissements prévus au contrat avec des codes couleurs selon leur état d avancement Questionnement - : Connaître la localisation géographique des projets d investissement Apprécier l effet de dispersion ou de concentration des actions. Sans pour autant aller jusqu à matérialiser le poids des investissements (avec des cercles de taille proportionnelle aux montants des investissements), on peut proposer deux cartes de localisation. - Nécessité de géo-référencer les actions d investissement avec la commune d implantation et le code INSEE Cartographie des investissements sur le territoire Carte 2 : localisation sur le territoire des investissements par thématiques (1) Questionnement : - Connaître les thématiques traitées par le contrat - Nécessité de référencer les actions avec le code postal et le commune INSEE Méthode : 9 -thématiques sont proposées : - Economie - Sport - Culture - Tourisme - Services à la population - Aménagements divers - Environnement et énergie - Transports et déplacements Autres Les actions transversales ayant une forte valeur ajoutée pour l ensemble du territoire peuvent faire l objet d un commentaire sous la carte. Centre de ressources du développement Territorial Haute Normandie 6/9

7 Page 8 Les actions de fonctionnement Les actions de fonctionnement du contrat Investissement / fonctionnement Coût prévisionnel Investissement XX XX % Fonctionnement XX XX % dont études XX XX % dont ingénierie du territoire XX XX % dont manifestations XX XX % dont autres XX XX % actions de fonctionnement récurrentes XX XX % action de fonctionnement ponctuelles XX XX % Illustration : 2 camemberts Questionnement : - Connaître la répartition des financements du contrat en terme d investissement et de fonctionnement. - Connaître ce qui relève du fonctionnement récurrent (animation du contrat, programmation culturelle et touristique ) et du fonctionnement ponctuel (études stratégiques qui vont définir de nouvelles orientations). L ingénierie pour la mise en œuvre du contrat Ingénierie du contrat Le nombre de personnes permanentes et leur fonction Le recours régulier à des stagiaires longue durée Page 9 Actions phares du contrat Les actions phares du contrat Zoom actions emblématiques Texte décrivant certaines actions et leur impact sur le territoire Illustration : photos Questionnement - : quels sont les projets «innovants» ou emblématiques initiés et/ou réalisés grâce au contrat? et quel - est leur impact sur le territoire? quelles sont les démarches transversales ayant mobilisé de nombreux partenaires Démarches stratégiques Liste des études ou expertises menées par le pays au cours du contrat Commentaire pour mettre en exergue les démarches stratégiques et leurs interactions questionnement : le contrat a-t-il permis d initier ou de conduire des démarches d analyses stratégiques pour le territoire? ex travail sur le périmètre du territoire, lancement des études pour un Scot, étude ou poste pour un agenda 21, pour un schéma culturel. Permet de montrer la dimension prospective et comment la synergie des démarches stratégiques concourent au développement du territoire. Cette page de libre expression du territoire peut donc être complétée. Ex : -quelles ont été les difficultés ou contraintes particulières rencontrées dans l exécution du contrat. - Impact du contrat sur la construction ou consolidation de l intercommunalité. Centre de ressources du développement Territorial Haute Normandie 7/9

8 G u i d e m é t h o d o l o g i q u e (tableau financier) Rappel : l objectif n est pas de remplacer les tableaux de suivi existants des différents partenaires. Cela pourra être un objectif à se fixer pour la prochaine génération contrat et notamment comment enrichir et faire vivre ces outils?. Il s agit de mutualiser des éléments de suivi financier et qualitatif permettant de construire le bilan. Il ne peut donc être exhaustif. Un - fichier sous excel par territoire avec : - une feuille de saisie - Une feuille de synthèse des données Une feuille «graph» avec les données et des graphiques qui se remplissent automatiquement et serviront à alimenter le power point par «copier collé» Comment remplir la feuille de saisie? Pour créer des lignes de saisie : ne pas faire CTRL W ni insertion ligne mais procéder comme suit : - sélectionner et copier une ligne vierge - se positionner à l emplacement choisi et avec un clic droit choisir «insérer les cellules copiées» 2 symboles : Un menu déroulant vous propose de choisir une réponse par un simple clic Vous devez saisir une information Seuls les pavés de couleur jaune sont à remplir par le territoire. Les explications suivantes renvoient à l ordre des colonnes du tableau : Col A - actions : entrer les actions dans l ordre du contrat Col B - N : numéro de l action figurant dans le contrat. Pour les actions se décomposant en actions annuelles, introduire après le numéro une lettre en minuscule. Col C - Maitre d ouvrage : indication du nom Col D - Maitre d ouvrage : indication de la nature juridique du M.O (menu déroulant) Col E - localisation de l action: indication de la ville d implantation pour les investissements Col F - localisation de l action: indiquer le code INSEE (cf. base de données Zonages sur le site web de l INSEE) Col G - investissement / fonctionnement : activer le menu déroulant et choisir entre investissement / fonctionnement ponctuel/ fonctionnement récurrent Col H - qualification du fonctionnement : activer le menu déroulant et choisir entre ingénierie / études / manifestations / Autres. Par convention, on considère que pour ce bilan les études de SCOT sont classées en fonctionnement. Col I thématique de l action : ne concerne que les actions d investissement. Activer le menu déroulant et choisir entre les 9 thématiques proposées : Economie / Sport / Culture / Tourisme / Services Centre de ressources du développement Territorial Haute Normandie 8/9

9 à la population / Aménagements divers / Environnement et Energie / Transports et déplacements / Autres Col J - date de démarrage prévisionnelle Col K - date de démarrage effective Col L- coût total : prévisionnel : indiquer le cout initial inscrit au contrat Col M - coût total : actualisé : indiquer le dernier coût connu au moment où on remplit ce tableau Col N - coût total : final : indiquer le cout réel après achèvement (le total de cette colonne donnera un coût partiel évolutif) Col O participation prévisionnelle du maitre d ouvrage : telle que prévue au contrat Col P participation actualisée du maitre d ouvrage : différentiel avec coût actualisé ou final de l action et les subventions obtenues Col R- état d avancement : activer le menu déroulant et choisir entre (action) : en cours / achevé / retardé / annulé. Pour les contrats dont l échéance est postérieure au 31/12/2010, une colonne observation permet d indiquer les opérations dont la réalisation est prévue au-delà du 1 er janvier 2011 Col S - niveau de démarrage : ne concerne que les actions d investissement. Activer le menu déroulant et choisir entre : études préalables (faisabilité, opportunités )/ étude de Maitrise d œuvre/ Appel d offre entreprises / travaux / réception des travaux/. On se place du point de vue du territoire. Il s agit d une photo à un instant T et il ne peut y avoir d historique dans cette colonne. Col T - motif du retard ou de l annulation : Activer le menu déroulant et choisir entre les 14 items. Choisir un seul item : celui correspondant au motif principal. Dans le power point ne seront repris que les 4 rubriques d agrégations de ces items : financement / administratif / technique / portage Col U - observation du territoire : permet d indiquer une opération en cours ou réalisée grâce à une solution alternative qui ne mobilise pas le contrat tel que prévu initialement. Permet d indiquer la date prévisionnelle de démarrage d une action pour des contrats allant jusqu en 2013 Suivent 4 pavés successifs bâtis sur le même modèle pour les financements des différents partenaires Région, Département, Etat, Fonds européens, autres. Col W- montant inscrit : Col X Type d aide : indiquer le type de fonds (ex FRAT, FEADER.) Col Y Date de dépôt du dossier Col AB - date de la CP :( Commission Permanente) Col AC - Montant engagé Col AF soldé : répondre par O (oui) Col AG - observations: Les territoires remplissent les pavés Etat, Europe et Autres Centre de ressources du développement Territorial Haute Normandie 9/9

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