Manuel "edocs Editor"

Transcription

1 CHAPITRE 1 Comprendre ce qu'est un "Manuel contrôlé Qu'est-ce qu'un "Document contrôlé"? Manuel "edocs Editor" Note: "edocs Editor" utiliser "Firefox" Navigateur uniquement

2 CHAPITRE 1 Comprendre ce qu'est un "Manuel contrôlé Qu'est-ce qu'un "Document contrôlé"? Comprendre ce qu'est un "Manuel contrôlé L'eDocs Editor est conçu pour créer une littérature professionnelle telle qu'un "manuel contrôlé " Qu'est-ce qu'un "Document contrôlé"? Un "document contrôlé" est un document officiel des procédures de fonctionnement. Un "document contrôlé" est sujet à des processus qui fournissent un contrôle positif du contenu, de la révision, de la publication, de la distribution, de la disponibilité et de la préservation. La documentation est nécessaire à l'opérateur pour garantir que les systèmes, les programmes, les politiques, les processus, les procédures et les plans soient mis en œuvre de façon standardisée, et pour assurer aussi qu'une telle mise en œuvre standardisée soit tenue sur une base continue. La documentation fournit les standards qui régissent la manière dont le personnel réalise ses tâches dans le cadre du système de gestion, et pendant le fonctionnement. De tels standards documentés sont nécessaires pour qu'un opérateur puisse fournir une continuité dans le flux d'information au personnel Contenu du "Manuel contrôlé Le "manuel contrôlé" est caractérisé par ce qui suit: 1. Nom du manuel 2. Table des matières 3. Liste de distribution 4. Enregistrement de la révision et sa date 5. Enregistrement de la révision temporaire et sa date 6. Liste des pages en vigueur 7. Numérotage professionnel des pages Tout ce qui est susmentionné est automatiquement créé par "edocs Editor" Comment manipuler les révisions? La première édition d'un manuel est nommée "Révision 0" ou "R0". A ce stade, toutes les pages du manuel seront marquées "Révision 0" et avec la même "Date". Après une certaine période, le manuel aura probablement besoin d'être mis à jour. La mise à jour sera nommée "Révision 1" (R1), par exemple, (bien que vous puissiez allouer un autre nombre), et une nouvelle date. Uniquement les pages qui ont été mises ont besoin d'être notées "R1", avec une nouvelle date. Toutes les autres pages du manuel resteront marquées "R0" avec la date d'origine. Le manuel sera maintenant nommé "Révision 1" avec une nouvelle date même si la modification n'affecte qu'une seule page! Si vous faites défiler vers le bas du "Manuel Révision 1", vous verrez que la plupart des pages sont marquées "Révision 0" avec la date d'origine et seule la page modifiée sera marquée de "Révision 1" avec la nouvelle date.

3 CHAPITRE 1 Comprendre ce qu'est un "Manuel contrôlé Révision temporaire (RT) Révision temporaire (RT) Les mêmes règles que toute autre "révision" s'appliquent aux "révisions temporaires". Les "révisions temporaires" sont des révisions qui portent une restriction de temps ou qui peuvent servir de mise à jour rapide avant une modification complète du livre en tant que nouvelle révision. La "révision temporaire" ne touche pas au nom de "révision" du manuel. Par exemple, le manuel peut être nommé: "Manuel d'opérations terrestres" R2 12-Jan-2010, TR1 20-Jul Liste des pages en vigueur La liste de pages en vigueur est une exigence légale de tout "manuel contrôlé". La Liste des Pages en Vigueur (LPV) inclut toutes les pages du manuel. Chaque page est imprimée d'un numéro de page, de sa date et de sa révision ou "révision temporaire". "edocs Editor" surveille toutes les pages du manuel et publie automatiquement la "liste des pages en vigueur".

4 CHAPITRE 2 Comment un livre est-il construit? Chapitre 0 Général Comment un livre est-il construit? En ouvrant un "nouveau livre " avec "edocs Editor", deux chapitres sont automatiquement générés: Chapitre 0 "Général" un chapitre automatique. Chapitre 1 Utilise le nom alloué Chapitre 0 Général Le chapitre "Général" contient ce qui suit: 1. Couverture du livre (voir l'image ci-dessus) avec le nom du livre, comme celui-ci apparaît dans le formulaire complété. 2. Enregistrement de la table des révisions Tableau enregistré automatiquement. 3. Enregistrement des révisions temporaires - Tableau enregistré automatiquement. 4. Table de notification de révision Tableau à compléter par vous-mêmes. 5. Liste de distribution Tableau à compléter par vous-mêmes. 6. Table des matières - Tableau automatique qui obtient ses données des chapitres. 7. Liste des pages en vigueur Tableau automatique qui obtient ses données mises à jour de chaque page. Le chapitre "Général" ne peut être effacé et la plupart de son contenu est inséré automatiquement.

5 CHAPITRE 0 Chapitre Chapitre 1 Le chapitre 1 porte son nom du formulaire que vous avez complété en ouvrant un Nouveau livre. Tous les chapitres contiennent une "Table des matières" automatiquement générée qui apparaît sur une des premières pages. Les pages suivantes apparaissent comme suit:

6 CHAPITRE 3 Démarrage rapide Chapitre Démarrage rapide Le "Démarrage rapide" fournit un ordre d'actions recommandé à utiliser pour créer et éditer le "Manuel contrôlé" en utilisant "edocs Editor". "edocs Editor" utilise beaucoup l'automatisation pour créer des liens internes et des mises à jour d'interréférence. Le processus d'automatisation économise du temps et des erreurs et garantit que les règles du "Manuel contrôlé" soient respectées; Pour mieux comprendre toutes les fonctions d'"edocs Editor", il est fortement recommandé de lire le chapitre "Manuel complet" Cliquez sur le bouton "edocs Editor" (1) puis sur "Créer un livre" (2): Complétez les informations sur le Livre et "Sauvegardez ":

7 CHAPITRE 3 Démarrage rapide Chapitre Ouvrez votre Livre dans la Liste des livres Voici la manière dont il apparaîtra au début: Editeur de livre utilisé pour contrôler les révisions, ajouter et effacer des chapitres. 2. Editeur de page utilisé pour éditer et contrôler les pages. 3. Ouvrir un autre chapitre utilisé pour naviguer entre les chapitres. 4. Remarque le chapitre "Général" est déjà disponible.

8 CHAPITRE 3 Démarrage rapide Chapitre Vue détaillée Numéro de chapitre, nom et nom de Heading 2 automatiques. 2. Numérotage de page professionnel, numéro de révision et date automatisés. 3. Heading 2 Notez que Heading 1 est le chapitre donc aucun bouton Heading 1 n'est nécessaire!! 4. Heading 3 le numérotage est automatique (Heading 4 est aussi disponible). 5. Boutons d'en-têtes utilisés pour insérer de nouvelles en-têtes sur la page. Utiliser le "Haut de page Heading 2" créera "Heading 2" en haut de la nouvelle page. 6. Boutons de modification Passer sur un bouton avec la souris fera surgir la fonction du bouton. 7. Bouton de marque de révision Bouton destiné à marquer les révisions. 8. Remarque - Appuyer sur ce bouton modifiera le numéro de révision de la page et sa date. Apprenez-en plus dans le chapitre "Manuel complet".

9 CHAPITRE 4 Manuel complet Ouvrir/ Editer un livre Manuel complet Référez-vous au chapitre 2 "Comment un livre est construit?" pour mieux comprendre le processus Ouvrir/ Editer un livre Appuyez sur l'icône pour entrer dans la liste des Livres. 2. Bouton Créer un livre Pressez pour créer un nouveau livre. 3. Pressez pour ouvrir un Livre pour modifier son contenu. 4. Editer Appuyez pour ouvrir et éditer les détails du livre.

10 CHAPITRE 4 Manuel complet Détails du livre Détails du livre Appuyez sur les boutons "Nouveau livre" ou "Editer" pour entrer dans les Détails du livre Titre le Nom du livre apparaîtra dans la Liste de livre et sur la Couverture avant du Livre. 2. Révision/ Révision temporaire pour une Nouveau livre Utilisez "0" ou "R0" (zéro) Le numéro de révision apparaîtra automatiquement sur chaque page. 3. Date de révision La date de révision apparaîtra automatiquement sur chaque page. 4. Texte libre sur la gauche du bas de page. 5. Texte libre sur la droite du bas de page alignez le texte à la droite pour de meilleurs résultats. 6. Logo de la compagnie Utilisez un logo de 150x60 pixels pour de meilleurs résultats. 7. Sauvegarder, Aperçu, Effacer Effacer effacera le Livre avec tous ses contenus!! 8 8. Nom du premier chapitre apparaîtra en ouvrant un nouveau livre le nom apparaîtra sur l'entête de chaque page du chapitre 1.

11 CHAPITRE 4 Manuel complet A l'intérieur du livre A l'intérieur du livre Vue normale de page Editeur de livre Contrôle les révisions, les dates et les chapitres. 2. Editeur de page contrôle l'édition de la page. 3. Ouvrir un autre chapitre Navigateur de chapitre 4. En-tête créé et entretenu automatiquement par "edocs Editor". 5. Bas de page zone de texte libre, à entrer à partir du bouton "Editer" de la Liste des livres. 6. Fonctions Publier et Sauvegarder. 7. Headings 1 et 2.

12 CHAPITRE 4 Manuel complet Editeur de livre Editeur de livre C'est l'editeur de livre après que tous les boutons + aient été cliqués Nom du livre Cela peut être édité depuis la page "Détails du livre". 2. Initiales Peut être édité depuis la page "Détails du livre". 3. Révision révision actuelle du livre Date Date actuelle du livre 4. Nouvelle révision Donnez un nom ou un numéro (par exemple: "R1") et appuyez sur "Go" Le numéro de révision sera mis à jour au nouveau numéro et le Livre sera référé comme "R1" (par exemple) La modification n'affectera que les pages qui sont éditées après la modification de la Révision!! Le résultat de la modification est que la plupart des pages du livre sera de Révision "0" (par exemple) et les pages qui auront été modifiées recevront la marque de la nouvelle Révision dans l'en-tête. 5. Nouvel RT (Révision temporaire) Allouez un nom ou un numéro à la RT et appuyez sur "Go". Les pages modifiées recevront le numéro de la RT. 6. Nouvelle date de Révision/ RT Fixez la date de la nouvelle révision /RT cela affectera les pages modifiées. 7. Ajouter/ effacer un chapitre Donnez un nouveau nom au chapitre et appuyez sur "Go" (ligne 7) 8. Effacer le chapitre Effacez le chapitre actuel.

13 CHAPITRE 4 Manuel complet Editeur de page Editeur de page Navigateur de page 2. Aller à Ouvrez la fenêtre et sélectionnez une En-tête dans la liste. 3. Heading 2 Placez le curseur sur la page et appuyez sur bouton "Heading 2" Heading 2 sera créé avec un numéro. 4. Haut de page Heading 2 Heading 2 sera créé en haut d'une nouvelle page. 5. Heading 3 & 4 Placez le curseur sur la page et appuyez sur le bouton "Heading 3 ou 4" Heading 3 ou 4 sera créé avec un numéro. Remarque une table des matières automatique sera créée en utilisant Headings. 6. Effacer le paragraphe Effacez le paragraphe sélectionné. 7. Déplacer à la page suivante Déplacez le paragraphe à la page suivante. 8. Editer les boutons de gauche à droite: Formatage de bande Très utile après utilisation de Copier/coller d'un autre éditeur, pour les erreurs d'édition de bande. Fixer X.X en haut Déplacez le Heading 2 en haut de la page. Gras, italique, souligné, liste désordonnée, liste ordonnée. 9. Boutons "Ajouter" de gauche à droite Ajouter une image, Effacer un tableau, Ajouter un tableau, insérer des lignes et des colonnes. 10. Marquer une révision Voir l'explication complète dans la page suivante Paragraphe Créer un signet Sélectionnez un mot et appuyez sur le bouton. Donnez un nom au signet pour usage ultérieur. 12. Créer un lien Un lien peut être créé à un signet depuis la liste des signets ou peut être assigné à d'autres URLs. 13. Fonctions Défaire et Refaire

14 CHAPITRE 4 Manuel complet Fonction révision Fonction révision En définissant une Nouvelle Révision (ou une RT) et une nouvelle date, toutes les pages qui sont éditées ou affectées par la moindre modification, recevront la marque de Nouvelle révision et al nouvelle date ce processus est effectué automatiquement par le logiciel. Dans le chapitre "Général" la Liste des pages en vigueur et la liste des révisions seront-elles aussi mises à jour automatiquement. Exemple: Votre livre contient 200 pages et est actuellement marqué comme "Révision 0" (Première édition). Toutes les pages du Livre seront marquées "R0" et auront la même date. Après une certaine période, une révision est nécessaire pour seulement deux pages la page 15 et la page 120. Vous définirez la Nouvelle révision comme "R1" et donnerez une nouvelle date maintenant vous êtes prêts à modifier les pages (qui très probablement apparaîtront dans différents chapitres). Lorsque vous sauvegardez le Livre, vous remarquerez que le numéro de révision et sa date sont mis à jour sur ces deux pages. Remarque si vous avez inséré un nouveau paragraphe dans les pages, la modification peut aussi affecter les pages suivantes. Dans ce cas, les pages suivantes porteront aussi le nouveau numéro de révision et sa date. Le résultat sera la Révision du livre et sa date seront modifiées dans la nouvelle révision. La plupart des pages resteront avec la Révision précédente et sa date. Seules les pages modifiées seront marquées de la Nouvelle révision.

15 CHAPITRE 4 Manuel complet Fonction révision Fonction Marque de révision La fonction "Marque de révision" vous permet d'indiquer quelles lignes ont été revues pendant l'édition. Cela se fait en sélectionnant les lignes qui ont été modifiées et en appuyant sur le bouton "Marque de révision". La lettre R apparaîtra à droite du texte signifiant que cette ligne a été revue. Remarque Ajouter une "Marque de révision" à une ligne sur une page qui n'a pas été modifiée, changera le Numéro de révision de la page!! Pourquoi la "marque de révision" est effectuée manuellement? Les marques de Révision automatiques dans les autres programmes de traitement de texte tendent à marquer la moindre frappe, entrée ou mouvement de lignes ou de paragraphes, même si aucune modification significative n'a été effectuée. Ce processus remplit la page d'un nombre considérables de marques de révision la plupart d'entre elles étant superflues. En indiquant les lignes modifiées manuellement, vous avez un contrôle total sur le processus, et seuls les réels changements seront marqués. C'est un des endroits où la 'touche humaine' vaut mieux que l'automatisation!!!

16 CHAPITRE 4 Manuel complet Sauvegarder et publier Sauvegarder et publier La fonction "Sauvegarder" marche constamment pour sauvegarder votre travail. Afin de "Sauvegarder maintenant", appuyez sur le bouton "Sauvegarder" manuellement. "Sauvegarder sous le nom" vous permet de sauvegarder votre Livre sous un nom différent. En faisant cela, une copie de votre livre d'origine est préservée, pour un usage ultérieur. "Publier en PDF" Appuyez sur le bouton "Publier en PDF" pour créer une copie PDF de votre livre. Remarque ce processus peut prendre jusqu'à 20 minutes, selon la longueur du livre. Ne fermez pas la page web pendant ce processus toutefois, vous pouvez ouvrir d'autres pages pour travailler.