MPS - Managed Print Services (Gestion des Services d Impression) A la recherche de profitabilité dans le marché actuel

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1 Evatic France MPS - Managed Print Services (Gestion des Services d Impression) A la recherche de profitabilité dans le marché actuel Comment l automatisation des processus peut réduire vos coûts et augmenter vos marges

2 Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

3 Table des matières Avant-propos.... A qui s adresse ce livre blanc?..... Les fabricants d équipements (OEMs) Les revendeurs d équipements Les intégrateurs systèmes... Les fournisseurs de consommables.. Le problème de rentabilité (ou compétitivité)... Une forte baisse de la demande..... Les avancées technologiques.. Le respect de l environnement... Une augmentation des coûts Adapter les Services à la demande du marché.... Pas de valeur = gaspillage..... Pas d efficacité = pertes... Pas d automatisation = coûts plus élevés. Pas d analyses = opportunités manquées. Comment réduire les coûts et augmenter les marges.. Optimisation des processus. Automatisation des processus Gestion des Services d Impression Evatic MPS.. Evatic Service Mobile. Les avantages de la solution Evatic MPS... La gestion intelligente des toners... Les réductions des coûts toners La réduction des coûts administratifs Gestion des analyses Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

4 Table des matières (suite) Compteurs et gestion des contrats... Aide à la vente. Facturation.... Contrôle de gestion Rentabilité des contrats... Revenues (Chiffre d affaires)... Coûts... Installation rapide et facile... Plan de mise en œuvre.... Conclusion... Contact Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

5 1) Avant-propos Les sociétés du secteur bureautique, fabricants, revendeurs et/ou distributeurs de solutions d impression, imprimantes, photocopieurs, fax et autres machines sous contrats, font face à une diminution de leur profitabilité. Dans les grandes lignes, le constat est simple : la demande est en baisse alors que les coûts augmentent. Sans surprise, cela affecte leur capacité à assurer des niveaux élevés de qualité du service. Beaucoup de ces entreprises sont également incapables d'avoir un aperçu global de leurs activités. C'est souvent dû à une politique de gestion au quotidien «maintenance pompier» qui ne permet pas d anticiper les problèmes et donc de les résoudre rapidement. Autrement dit, ces sociétés se concentrent sur le court terme plutôt que sur le long terme. Le défi est de savoir comment réduire vos coûts et augmenter vos marges, tout en améliorant la qualité des informations et de l analyse. Réflexion faite, la plupart des entreprises seraient en mesure d'optimiser les processus de travail au sein de leurs activités. Cependant, elles peuvent encore être plus performantes avec une gestion proactive des services d impression (MPS). «Efficacité et productivité sont les maîtres mots». La meilleure solution MPS devra éliminer les processus manuels, pour éviter le double emploi (par exemple, la ressaisie des données dans plusieurs systèmes) et fournir des indicateurs de performances clés. Ces rapports vous permettront de piloter votre activité en temps réel avec un contrôle complet de vos services et la satisfaction de vos clients. Qui plus est, l outil MPS permet une gestion intelligente des toners et une gestion, des compteurs et des contrats, plus efficace. En effet, la solution MPS vous permet une gestion optimale de vos dépenses budgétaires, réduit les coûts d administration et améliore la gestion du temps. En parallèle, il faut aussi encourager une approche plus proactive des services et augmenter le taux de satisfaction client. Ce sont des défis de taille à relever. Toutefois, si une telle application répond à l ensemble de ces critères, alors elle s adresse à la majorité des besoins des sociétés dans le secteur bureautique. Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

6 A qui s adresse ce livre blanc? Les fabricants d équipements (OEMs) Ces sociétés conçoivent et produisent des machines qui sont l'épine dorsale de l industrie bureautique. Les solutions d impression, les imprimantes, photocopieurs, télécopieurs et autres périphériques multifonctions sont tellement omniprésents dans le milieu de travail - ainsi qu à la maison que de nombreux équipementiers sont devenus des noms familiers. Par exemple, Canon, Epson, HP, Konica Minolta, Kyocera, Lexmark, Océ, OKI, Ricoh, Samsung, Sharp Toshiba et Xerox produisent tous des solutions d impression que cela soit pour une utilisation professionnelle ou personnelle. Les revendeurs d équipements Ces organisations se concentrent sur les transactions B to B et, contrairement aux fabricants, demeurent généralement inconnus du grand public. Pour élargir et accroître la base de leur clientèle, de nombreux revendeurs proposent désormais un service après-vente pour assurer un revenu récurrent et fidéliser une clientèle de plus en plus exigeante sur la qualité du service rendu. Les intégrateurs systèmes La plupart des entreprises déjà connues pour leur expertise en système d information (IT) - comme Accenture, Capgemini, Computacenter, Fujitsu Services ou HCL technologies - offrent également dorénavant un service d impression, dans le cadre de leurs contrats existants comme les nouveaux contrats de services informatique. Les fournisseurs de consommables Bien qu'il existe quelques acteurs majeurs dans ce segment de marché (par exemple Staples), celui-ci est dominé par un grand nombre de PME qui offrent toner, cartouches et autres consommables bureautique. Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

7 2) Le problème de rentabilité (ou compétitivité) Avec une diminution de la demande et la hausse des coûts dans le secteur bureautique, le marché devient plus difficile pour les sociétés qui proposent des solutions d impression, imprimantes, copieurs, fax et autres équipements sous contrat de service. Le rapprochement des marchés de l imprimante et du copieur a pour conséquence une concurrence accrue et une forte pression à la baisse sur les prix. Cet environnement entraîne une réorganisation permanente des sociétés de distribution et une redéfinition des limites du secteur. Il devient très difficile de dégager des profits face à la qualité des niveaux de service qu ils contractent avec leurs clients. Comment les fabricants, revendeurs et autres intervenants dans le secteur bureautique répondent à cette problématique? Leur recherche de relais de croissance et de rentabilité sera-t-elle fructueuse? Pour trouver des réponses, nous allons commencer par approfondir les questions soulevées. Une forte baisse de la demande Le monde de la bureautique sait que le coût à la page (le prix de l impression par page) et celui de l impression à grand volume (le nombre total de pages imprimées) sont tous deux en baisse. Une des principales raisons de la chute du coût à la page est le niveau de concurrence sur le marché avec une pression sur les prix. Fabricants, fournisseurs de consommables et autres acteurs du secteur tentent constamment de réduire leurs propres coûts, pour rester compétitifs au niveau des prix pratiqués chez les clients, et accroissent leur rentabilité. Une autre façon de voir les choses est de reconnaître le fait que les clients - et, par conséquent, le marché - sont très sensibles au prix. Tous les acteurs cherchent à atteindre le coût unitaire le plus «bas» pour les copies et les impressions, et à monter en gamme, avec des matériels de production à grand volume d impression (et donc de revenus). Cela dit, les quantités d'impression à travers le monde sont en baisse et il y a deux explications : i) Les avancées technologiques L'amélioration des technologies de l'information et la prédominance des solutions numériques dans les entreprises de toutes tailles signifie que les sociétés n'ont plus besoin d'imprimer leurs documents pour les sauvegarder. En effet, la démocratisation des outils informatiques avec un «PC sur chaque bureau» était annoncée par les observateurs avec une tendance vers le «zéro papier». L entreprise «zéro papier» n est pas pour demain. Moins d imprimante dans les bureaux, des écrans interactifs en couleur, des échanges électroniques, un archivage numériques et des logiciels améliorés ont fait une différence au niveau des quantités d'impressions. Les tendances à travailler sur un dossier papier (pour lire, éditer ou même approuver un document) sont virtuellement possible via un écran. En outre, les logiciels d archivage qui sont actuellement disponibles rendent le stockage rapide (ainsi que l'extraction de données) de l'information et de manière simple. Cela est d autant plus vrai si on compare le temps passé (physique) dans l utilisation et la gestion des documents. Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

8 L'aménagement des espaces de travail entre également en jeu: les fichiers électroniques prennent beaucoup moins de place que leurs homologues physiques, entrainant des économies en termes de surface pour la location ou l achat de locaux. Sans oublier un retour sur investissement. ii) Le respect de l environnement La prise de conscience environnemental au sein de l'entreprise et de la population a affecté la consommation de papier (et d impression). Réduire la consommation de l'imprimé représente donc un enjeu écologique, mais pas seulement. Les entreprises sont, d une part, soucieuses de leur impact sur l'environnement, et d autre part, de leur image auprès du publique, elles veulent améliorer cette dernière en réduisant la première. Réduire le gaspillage de papier est un moyen relativement facile pour les entreprises d'atteindre ces deux objectifs. Gagner en visibilité pacque l on est «vert» est aussi simple que d'ajouter une ligne au bas de chaque envoyé par la société. Un exemple typique : «Réfléchissez avant d'imprimer. S'il vous plaît pensez à l'environnement avant d'imprimer cet ". La plupart des entreprises font beaucoup plus que cela pour le bien de l'environnement - et pour améliorer leur image de marque. «Nos imprimantes n'impriment que si le collaborateur vient présenter son badge à la machine». Toutefois, un paramètre important reste le gain financier et les économies réalisées avec la réduction de consommation de papier et d'impression.... une augmentation des coûts La menace de la hausse des coûts continue de hanter le secteur de la bureautique, qui s accompagne d une baisse de la demande. Les entreprises voient leurs charges variables augmenter tels que les coûts salariaux, de l'énergie et du transport - par conséquent elles essayent de faire des économies qui passe par une amélioration de la qualité et l efficacité des services ou une refonte et une industrialisation des processus. Par exemple, en travaillant d une façon plus intelligente et plus efficace qui s accompagne d un changement des mentalités et des bonnes pratiques vers l utilisation des nouvelles technologies et l automatisation des processus. Le secteur bureautique est donc en cours de «redéfinition», marquée par une forte évolution vers les services aux entreprises. Une solution plus radicale serait une réorganisation des méthodes et des perspectives de délocalisation ou de sous-traitance voire d externalisation des fonctions réalisées jusque-là en interne. Quoi qu'il en soit, la volonté générale des entreprises est de mettre en place un modèle à bas coût pour l ensemble des activités backoffice (fonctions administratives et techniques), tout en optimisant constamment la couverture commerciale. Ce qui se répercute directement sur les salariés du secteur. Comme la centralisation de l organisation pour réduire les coûts impose un redéploiement des effectifs voire une diminution. Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

9 Adapter les services à la demande du marché Bien que beaucoup d entreprises de divers pays prônent un modèle de service de proximité, on retrouve des similitudes avec nos contrats de type SLAs (garantie du niveau de service) qui ont cours en Europe, Afrique du Sud et Extrême-Orient (par exemple Singapour). Typiquement, c est un contrat qui définit la qualité de service requise entre un prestataire et un client final. Cet engagement peut spécifier les niveaux de disponibilité, de temps de réponse, la fourniture des machines elles-mêmes, ainsi que des consommables et la maintenance récurrente. Dans le cadre de cet accord, il est fréquent que les pièces (toners, cartouches d encre ) et mains d œuvre (réparation, changement, visites préventives) soient inclus. De telles dispositions tendent à fournir les éléments suivants: i) Pas de valeur = gaspillage Le client ne prend pas en compte les aspects financiers des fournitures telles que les toners ou cartouches d'encre - ou plutôt, n y accorde aucun intérêt étant incluses dans le forfait de la prestation. Cela encourage une consommation excessive et le gaspillage avec une «sous-utilisation» du produit (par exemple changer le toner alors que le niveau est à 20% de capacité) et le stockage. Dans ce dernier cas, les utilisateurs conservent plus de stock qu'ils ne doivent, pour parer aux éventuels retards de livraison et les ruptures de stock du fournisseur. Toutefois, avec ces pratiques, ils ignorent les coûts cachés de stockage et les dégradations des stocks potentiels. ii) Pas d efficacité = pertes Il incombe habituellement au prestataire de service la relève des compteurs, afin de contrôler les seuils et niveaux d utilisation en accord avec les clauses du contrat SLA. Si un client utilise beaucoup plus de toner et/ou de cartouches que prévu, le fournisseur devra faire face à des pertes de rentabilité sur ce contrat et devra répondre à la demande de consommable dès que possible. Dans certains cas, le prestataire devra aussi envoyer des techniciens sur les sites clients pour des raisons de maintenance, de réparations, de relevés de compteur, de vérification des niveaux de stocks ainsi que la fourniture de pièces de rechange. Les coûts de déplacement et d intervention d une telle prestation ne sont qu un aspect du service. Pour une bonne efficacité il faut prendre en compte les délais d intervention, les compétences du technicien et les réservations des pièces ce qui implique un inventaire du stock véhicule du technicien à jour. iii) Pas d automatisation = coûts plus élevés Que ce soit le client ou le fournisseur qui effectue les relevés de compteurs et les contrôles des niveaux de stocks, sans système automatisé en place cela signifie qu'un grand nombre de tâches soient effectuées manuellement. Si l'automatisation pouvait être possible pour certaines (voir toutes) les tâches administratives, il resterait uniquement les aspects opérationnelles à traiter. Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

10 La plupart des entreprises bureautiques rémunèrent relativement peu son personnel qui gère les tâches administratives au regard des autres populations : commerciaux, techniciens qui requiert des compétences et qualifications donc mieux payés. La gestion prévisionnelle de l emploi et des compétences n apparaît pas à la hauteur des évolutions en cours ou à venir. Elle se limite trop souvent à gérer l attrition progressive des effectifs. Même si les parties administratives sont traitées cela reste un processus papier lourd à gérer. La collecte et la saisie des données (mise à jour des compteurs, des niveaux de stock ) sont faites manuellement par des opérateurs - traitement long et souvent différé (plusieurs jours de calculs pour avoir un listing des produits en stock, ou la gestion des règlements). Ceci entraîne la saisie d'un formulaire (compte-rendu d intervention, bon de commande ) et sa conservation avec l'envoi d un exemplaire au client ou au fournisseur. Le fournisseur devra en retour émettre une facture ou un reçu. Le coût est prohibitif pour les petites entreprises. La complication supplémentaire d'une telle procédure, c'est qu'elle n est pas à l abri d une erreur humaine (faute de saisie, document manquant ), ce qui engendre des coûts administratifs plus élevés et une perte de revenu. Un système d information automatisé ne se résume pas à un assemblage de technologies, loin s en faut. En effet, l objectif final est de stocker, préserver, exploiter et échanger des informations pour automatiser des tâches récurrentes de façon plus sécurisée que ne le ferait une intervention humaine, ou fournir à des utilisateurs les informations indispensables pour leur permettre d agir à bon escient et plus vite. iv) Pas d analyses = opportunités manquées Pour contrôler son activité, la direction d une entreprise a besoin de s appuyer sur des données et/ou des rapports fiables et significatifs. Sans cela, les dirigeants ne seront pas en mesure de tirer profit de leurs données pour accroître la visibilité, aligner les opérations sur la stratégie, obtenir ainsi de meilleurs résultats et réduire l exposition aux risques en identifiant et corrigeant les tendances négatives (problèmes sur le long terme), ou ponctuels (problèmes à court terme). Par exemple, être incapable de savoir quels sont les contrats en fin de période ou les machines en fin de vie, ralenti le processus de renouvellement. Cela peut conduire à des pertes financières, en raison de l arrêt des paiements de la fin du contrat et la non reconduction de ce dernier sans un nouvel accord. Une telle situation peut aussi laisser la responsabilité à l'utilisateur final de contacter le fournisseur, de poser des questions sur la reconduction du contrat ou le remplacement de la machine. Ce qui n améliore pas les relations, le taux de satisfaction client, ni encourage une meilleure perception de la qualité de service. Autrement dit, les entreprises qui répondent à ce types de question (fin de contrat, machine ) et optimisent tous les types de décisions grâce à leur accès à des rapports et des analyses, sont mieux préparées que les autres à transformer les défis en opportunités. Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

11 Compte tenu de tout ce qui précède, comment, les acteurs clés de la bureautique peuvent réduire leurs coûts, optimiser les processus de travail et la gestion de l information, garder le contrôle, améliorer leurs performances et augmenter leur efficacité? Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

12 3) Comment réduire les coûts et augmenter les marges Alors que les fabricants, revendeurs et autres acteurs du secteur bureautique ne peuvent pas faire grand-chose quant à la baisse de la demande, il existe d autres leviers et actions possibles. Renforcer leur offre de services aux entreprises, par exemple, par la mise en place d Accords de Service SLAs - dédiés et plus rentables. Alors, comment ces organisations peuvent-elles tirer les coûts vers le bas sans pour autant compromettre le niveau de service offert aux clients? Sur le plan de la réduction des coûts, l'optimisation des processus constitue la meilleure approche. Cette étape, facilite la mise en place de nouvelles activités et métiers. Pour rentabiliser une prestation de service les entreprises doivent se pencher sur une solution de gestion des services d'impression. Optimisation des processus La modélisation des tâches de l ensemble de la chaîne service, de la prise d appel à la livraison du produit sous contrat implique de multiples actions. Ce processus métier plus ou moins complexe représente les interactions sous forme d'échange d'informations entre divers acteurs tels que : des Hommes, des applications ou services et des processus tiers. Il fournit en outre, à chacun des acteurs, les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche qui varie en fonction du temps passé et sa réalisation. Toutefois, des erreurs se produisent lorsque le personnel inadapté effectue les mauvaises opérations. Cela implique des procédures de contrôle qui sont: Au-delà de la charge de travail s assurer que pour des tâches chronophages qu il y a la (ou les) ressource(s) nécessaire(s) pour leurs réalisation. Au-delà de la charge de travail s assurer que la réalisation de la tâche ne coûte pas plus cher qu'elle ne devrait parce que la personne est surqualifiée / surpayée par rapport à l'activité. Automatisation des processus Pour améliorer cette situation, les entreprises décomposent la chaîne en étapes, et décident quelles compétences les salariés doivent avoir pour la réalisation de chaque tâche pour obtenir un processus métier efficace. Ensuite, l'entreprise doit définir avec précision qui sera en charge de la validation des tâches. Mettre la bonne personne au bon poste peut aider les entreprises à améliorer leur efficacité, la valeur ajoutée viendra de l'automatisation des processus métiers. En effet, il est logique de penser que si l'efficacité (gain de temps), l industrialisation des services et les réductions de coûts sont possibles par l'affectation des bonnes ressources aux tâches les plus appropriées, que les économies seraient encore plus importantes au moyen de processus de standardisation et d automatisation. Pour le secteur bureautique, il est possible d'automatiser une large gamme de fonctions - de données et d activer des procédures automatiques, concernant : Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

13 L entretien des machines les alertes de dysfonctionnement via la remontée de code erreurs machine, déclenche des projets pour une maintenance curative, anticipant la demande d intervention du client pour signaler la panne et optimisant le temps et les tâches des techniciens - service proactif. La fourniture de consommables les seuils d alarme des niveaux de toners/cartouches, déclenchent des commandes de réapprovisionnement (internes ou externes) avec la prise en compte des délais de livraison fournisseurs, anticipant les besoins du client en changement de toners et optimisant la disponibilité des machines et les tâches logistiques (flux tendu) - service proactif. Les relevés des compteurs l automatisation de la collecte de données des compteurs, déclenche la génération de factures voire la maintenance préventive basée sur les compteurs (en accord avec les contrats, type SLAs ), optimisant le temps et les tâches administratives & techniques. Encore plus impressionnant, l'industrie voit apparaître maintenant des solutions logicielles qui combinent l'automatisation des processus avec des fonctions métiers. Il s'agit notamment de tableaux de bord en temps réel, du suivi des parcs machines, la gestion technique & SAV, la gestion des contrats, la gestion de la relation client (CRM) et les aspects financiers comme la facturation et la gestion des prélèvements qui s'intègrent parfaitement avec les outils comptables en place. Gestion des services d impression L'Association Managed Print Services (MPSA) est une organisation internationale indépendante à but non lucratif dans le domaine de l infogérance du secteur de la bureautique. Sur son site Internet (http://yourmpsa.org), l'association définit les services d'impression gérés (MPS) comme «La gestion active et l'optimisation des dispositifs de production de documents et de processus opérationnels connexes." L'organisation élargit cette définition en expliquant que le MPS implique «la gestion des périphériques d impression (photocopieurs, imprimantes, appareils multifonctions et télécopieurs) de façon unique." Les éléments essentiels du MPS sont les suivants: i) Gestion des informations et compatibilité avec un logiciel de comptabilité (par exemple SAP, Microsoft Dynamics NAV, SAGE ) ii) Gestion de la maintenance proactive du parc machine iii) Gestion automatisée des commandes et livraisons des consommables iv) Optimisation continue de l'environnement tout au long de la durée du contrat Pour répondre à ces quatre éléments, une solution MPS doit combiner un logiciel de gestion intégrée des processus de vente et de service et la possibilité de s interfacer avec une solution comptable & financière. Cela permet de garantir que le prestataire de services est en mesure de gérer un parc de machines - et l'ensemble des activités associées en intégrant les processus métiers jusqu à la facturation. En mettant en place une politique d'impression efficace, vous n'améliorerez pas uniquement vos flux de travail et vos processus métiers, mais la productivité de toute votre entreprise. Alors, où un prestataire de services peut-il trouver une solution qui optimise l'administration des données, la gestion du temps et des coûts? Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

14 Evatic MPS Fondée en Norvège en 1991, Evatic possède une expérience de plus de 20 ans dans secteur de la bureautique et du service. Développé spécifiquement pour ce marché, Evatic MPS combine la planification des ressources et la gestion des contrats de service, intégrant le traitement rapide des activités logistiques et les règles de gestions pour la facturation. Evatic Service aide les entreprises à gérer leurs parcs de solutions d impression plus efficacement en optimisant toutes les tâches administratives et en fournissant un service complet, pour contrôler les dépenses tout en gagnant un temps précieux. Evatic MPS automatise les processus qui représentent un défi quotidien pour de nombreuses entreprises: Gestion de contrats sophistiqués incluant tous les termes et conditions - les factures sont automatiquement générées sur la base des accords contractuels y compris les relevés de compteurs. Gestion automatique des appels de service - Administration simplifiée Planification et attribution efficace des ressources - Performance renforcée Gestion des stocks et de la livraison des consommables - Génération automatique des commandes de toners Facturation des opérations terminées - aucune saisie manuelle ou déléguée Evatic Mobile Service On peut dématérialiser les activités de services avec l application Evatic Mobile pour donner aux techniciens nomades l'accès sécurisé aux informations et aux systèmes dont ils ont besoin, à tout moment, où qu'ils se trouvent et avec la possibilité de mettre à jour les données et la création automatique d un compte-rendu d activité incluant les pièces utilisées, les temps passés, les signatures électroniques, etc La solution Evatic Mobile inclut également une notion de mode opératoire pour un suivi complet des différentes étapes de l intervention dans le but d assurer un service de haute qualité. Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

15 Une solution mobile permet d augmenter la productivité et la flexibilité des techniciens et d améliorer les prises de décision sur site. Non seulement ils disposent d une vue à 360 sur la gestion du service client avec un historique complet et l accès aux stocks en étant sur le terrain, mais ils peuvent aussi recevoir de nouvelles interventions à distance. L'optimisation du planning de travail en temps réel réduit également le besoin des techniciens de retourner au bureau pour terminer - ou transmettre- diverses tâches administratives. Autre avantage, le cycle de facturation est réduit. Un des facteurs clés de succès dans le marché de la gestion de services est la maîtrise de platesformes mobiles. Pour Evatic cela signifie supporter différents systèmes d'exploitation ios (Apple), Android (Google) et Windows, une formation simplifiée et - dans la plupart des cas - peu d'investissements dans le matériel. Les avantages du module Evatic MPS Evatic MPS procure les avantages suivants : 1) La gestion intelligente des toners Le module Evatic MPS tient compte de la configuration du modèle : type de compteur et de toner (et couleurs) utilisés pour chaque machine - et tous les contrats - dans le parc installé. Configuration du modèle Couverture de toner par couleur Le logiciel calcule aussi bien le nombre de jours restant avant d atteindre le seuil limite (prédéfini), que la durée de vie restante du niveau de toner, permettant ainsi d assurer une livraison en «juste-àtemps». Par expérience et selon nos calculs, la livraison en «juste-à-temps» se traduit généralement par une réduction du stock de toner de 30% et par un meilleur rendement d utilisation du toner. Evatic assure que cette amélioration de la consommation se traduit par le changement des toners à environ 5% de leurs capacités, plutôt qu'à 14% voire 18% en moyenne. De toute évidence, Cela permet d allonger la productivité des périphériques d impression, d optimiser les stocks de consommables, de réduire le gaspillage et de libérer du temps pour vos employés donc de dégager des économies d argent. Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

16 Les livraisons en «juste-à-temps» En outre, Evatic MPS simplifie le cycle de livraison. Gestion automatique multi-toners par machine, et prend en compte plusieurs machines à la même adresse. Cela réduit les coûts de réception, d'emballage, de transport et de personnel de la chaîne de livraison. Les économies potentielles associées à la méthode du «juste-à-temps» semblent impressionnants, mais Evatic insiste sur le fait que les chiffres varient selon les cas. Par conséquent, les exemples d'économies de coûts, ci-dessous, sont à titre d exemple uniquement. Les réductions des coûts - toners Considérons les réductions qu implique le changement de capacité des toners à 5% au lieu de 15% : machines (dont 500 couleurs); cartouches de toner livrées chaque année Prix de vente moyen du toner = % - 5% = économie de 10% = par an Il est intéressant de noter que 10% de tous les autres coûts (frais de port, achat, stockage, etc ) liés aux toners sont également supprimés avec la méthode du «juste-à-temps» (réappro automatique et délais de livraison). Les utilisateurs finaux bénéficieront, aussi, de cette gestion automatisée du «juste-àtemps», car elle réduira la quantité de leur propre stock de toner. En prenant en compte un ratio de deux toners stockés par machine, en moyenne : machines (dont 500 couleurs); toners (2 /machine) en stock chez le client final. Prix de vente moyen du toner = 100 1,4 toners stockés par le client final au lieu de 2 = toners stockés au lieu de Amélioration de la trésorerie de Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

17 La réduction des coûts - administratifs Aujourd'hui, le coût administratif est en moyenne de 80 heures par session, par trimestre : machines (dont 500 couleurs); 750 factures de relevés de compteurs Taux horaire moyen d un employé = 50 Avec Evatic MPS, les tâches administratives se réduisent à 1 heure, contre les 80 heures qu'il faut quand c est fait manuellement. Multiplier par 4 trimestres = 4 heures au lieu de 320 heures Soit des économies de par an 2) Gestion des analyses La base de données Evatic MPS offre la possibilité de suivre quotidiennement des données provenant des transactions de l activité service et du parc installé et d effectuer toute sorte de rapports et d analyses de résultats (contrôle) et des suivis de processus (pilotage). Base de Données Evatic MPS Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

18 Ces données renforcent également la visibilité sur les engagements des niveaux de service (SLAs) et leur renouvellement produisant toutes les analyses et rapports nécessaires pour réévaluer les contrats si nécessaire. 3) Compteurs et gestion des contrats Evatic est un système de gestion du service sophistiqué pour un contrôle total de la chaîne de services liée aux compteurs et contrats, de la prospection commerciale à la facturation du client. Aide à la vente Grâce au module Calcul de vente d Evatic (Evatic SalesCalc), vous pouvez calculer les prix de vente, les remises, les niveaux de commissions, la rentabilité des contrats et la marge bénéficiaire de l entreprise. Toutes les informations nécessaires pour faire une offre commerciale avec la fusion dans un modèle de document pour soumission. La génération de données du calcul de vente créer automatiquement une commande de vente avec la machine et ses accessoires, le(s) contrats associé(s), une intervention programmée pour l installation dans le planning des techniciens et sur la fiche client - mise en parc de la machine (avec un numéro temporaire) et son Contrat. En établissant une interconnexion entre les départements commerciaux, les services, l administration des ventes, celui des finances, des achats et facturation, le module calcul de vente simplifie les processus de travail, et permet une synergie entre les départements. Il en résulte une réduction de la charge administrative, la baisse des frais de personnel et l'amélioration des services aux clients. Facturation Avec Evatic MPS, il est possible de créer des factures basées sur les relevés compteurs pour des milliers de contrats - en seulement quelques minutes. Cette approche automatisée permet de gagner des dizaines d'heures de temps de travail nécessaires à la production de factures de façon manuelle, tout en éliminant la possibilité d'une erreur humaine (par exemple les fautes de frappe dans la ressaisie des données). Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

19 Le résultat est une qualité de service de haut niveau et un niveau de satisfaction client en hausse, une réduction des coûts due à un processus et une génération automatique. En fait, le système envoie les factures par courrier électronique plutôt que par la poste, il minimise encore les coûts administratifs et diminue les délais et coûts de réception. Contrôle de gestion Ce workflow personnalisé et automatisé intègre, dans le module MPS d Evatic, l ensemble des services et toutes les étapes du processus de gestion des contrats. Du calcul initial à l offre commerciale en passant par un circuit de validation et d approbation jusqu à la clôture du contrat, cette solution permet de se concentrer sur les services clients plutôt que l administration. Grâce à cette homogénéité et ce contrôle, on obtient une visibilité des coûts directs et indirects, une maîtrise des coûts fixes et variables avec une analyse détaillée/gouvernance. Les utilisateurs peuvent se détendre en sachant que le système les aide à maintenir le contrôle total de : Enregistrement et gestion des données de base concernant : Machines Accessoires associés Contrat Niveau de service (SLAs) Facturation pour : Les prix fixes Volumes d engagement (compteurs) Conditions spéciales - remises Unités pré-payés M2M Le processus de gestion inclut différents modules financiers qui permettent aux utilisateurs de gérer les types de calcul suivants: Crédit-Bail (leasing) Location Location multiple Location de machines d'occasion Vente Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

20 Les utilisateurs peuvent également voir les données dynamiques détaillées de la facture - dans l'exemple d'écran ci-dessous, pour le leasing: Le système donne aux utilisateurs la possibilité de fixer un prix de départ avec une date de validité et de notifier un (des) changement(s) de prix à une date donnée. Comme dans l exemple ci-dessous : Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

21 La solution MPS d Evatic permet aux utilisateurs de trier et d'analyser différents groupes de contrat: Une seule machine, compteur unique (noir) Une seule machine, plusieurs compteurs (couleur, numérique, noir) Plusieurs machines, compteur individuel Plusieurs machines, plusieurs compteurs Contrats groupe avec le calcul et la facturation d un compteur unique Contrats groupe avec le calcul et la facturation de compteurs multiples Niveau de service (SLA) et types de contrat Payé d avance; arriérés - pour des périodes différentes, avec différentes mises en page des factures Le module contrat intègre, également, 8 méthodes différentes de calcul de contrat, bien qu en moyenne nos clients en utilisent une, voire deux. Code Description 001 Volume périodique, annuel 002 Volume périodique, total cumulé ou coût total 003 Volume libre sur une période donnée 004 Utilisation au réel 005 Volume du contrat courant, avec date limite 006 Volume du contrat courant, sans date limite 007 Utilisation au réel avec acompte 008 Volume du contrat courant, avec date limite seulement Les utilisateurs peuvent configurer des rapports réguliers - voir la copie d écran ci-dessous - sur la base des fréquences ou périodes de lectures compteurs des machines sous contrat : Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

22 Rentabilité des contrats Evatic MPS donne aux utilisateurs la possibilité d augmenter la rentabilité des contrats à travers le contrôle des revenus et des coûts. Revenus (Chiffre d affaire) : Les fonctions automatisées du processus de facturation des contrats permettent de réduire les coûts administratifs liés à la collecte des recettes. Sans aucune intervention humaine, le logiciel génère: Les prix fixes / forfaits, variables 1-12 mois à l'avance Les volumes d engagement par trimestre / semestre / année, à termes échus. Une totale maîtrise des budgets par un contrôle périodique des revenus. Coûts : Amélioration des processus de gestion des projets de service, grâce au transfert automatique de données depuis le parc machine des clients finaux dans la base de données Evatic service. A travers le module de planification, les entreprises, peuvent paramétrer des horaires de travail logiques et efficaces avec des plans de charges et des feuilles de route intelligentes avec un contrôle complet des distances, itinéraires et des tâches non attribuées. Il en résulte une optimisation des ressources, une réduction des temps de trajet et d intervention et donc une tendance générale des coûts à la baisse. Evatic service va également générer les Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

23 commandes de pièces de rechange / matériels, nécessaires pour les réservations et la mise à jour du stock véhicule - via la solution mobile d Evatic - des techniciens itinérants. D autre part le module MPS permet de gérer les niveaux de stocks et les livraisons à travers une arborescence avec des codes couleurs - et les coûts associés des consommables comme les toners. Le système vous donne une vue à 360 des besoins de vos clients en matière de consommable ou remplacement de toner ce qui permet de réduire voire supprimer le stockage des fournitures et les ressources nécessaires au suivi des réapprovisionnements. Evatic MPS vous donne les moyens de réduire les coûts administratifs liés aux demandes des clients pour de nouveaux consommables, en partie parce que la fréquence de ces demandes a diminué. Managed Print Services = Gestion des services d impression - A la recherche de profitabilité - Evatic SAS

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